| Organisatie | Nijmegen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Onderzoeksprotocol onderzoek vermoeden integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand gemeente Nijmegen 2023 |
| Citeertitel | Onderzoeksprotocol onderzoek vermoeden integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand gemeente Nijmegen 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-10-2023 | Vervangende regeling | 03-10-2023 | Collegebesluit d.d. 3 oktober 2023, nr. 3.3 |
In het ‘Onderzoeksprotocol onderzoek vermoeden integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand gemeente Nijmegen 2023’ (hierna: onderzoeksprotocol) staat beschreven hoe een onderzoek naar een vermoeden van een integriteitsschending, waaronder ongewenst gedrag (hierna: vermoeden van een integriteitsschending), misstand, waaronder een (dreigende) inbreuk op de regelgeving van de Europese Unie, het Unierecht, (hierna: vermoeden van een misstand) binnen de gemeente Nijmegen uitgevoerd dient te worden. Dit onderzoeksprotocol is zowel van toepassing op onderzoeken die door een medewerker van de gemeente Nijmegen worden uitgevoerd als door een externe onderzoeker.
Verhouding ten opzicht van meldregeling gemeente Nijmegen
In de ‘Regeling melden vermoeden integriteitsschending, ongewenst gedrag of misstand gemeente Nijmegen 2023’ (hierna: meldregeling) staat beschreven hoe een melding kan worden gedaan. In die meldregeling wordt gerefereerd aan het onderzoeksprotocol. Dit onderzoeksprotocol is daarmee een uitwerking van de meldregeling en richt zich tot eenieder die belast is met beoordeling van de melding en/of de uitvoering van een onderzoek naar aanleiding van een melding.
Dit onderzoeksprotocol dient te worden gelezen in samenhang met genoemde meldregeling. Waar in het onderzoeksprotocol de positie van degene(n) op wiens handelen het onderzoek betrekking heeft (hierna: betrokkene) centraal staat, staat in de meldregeling de positie van de melder centraal. Het bevoegd gezag heeft zich aan beide regelingen te houden. In dit onderzoeksprotocol wordt, indien relevant, verwezen naar de meldregeling.
Het onderzoeksprotocol bestaat uit de volgende onderdelen:
In dit protocol wordt verstaan onder:
Schending van het Unierecht: een handeling of nalatigheid die: a. onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of b. het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;
Misstand: een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij een schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu en/of een gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
een inbreuk op het Unierecht of een poging tot het verhullen van een inbreuk op het Unierecht.
Ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f Arbeidsomstandighedenwet, alsmede gedrag dat een persoon als lichamelijk of geestelijk bedreigend of beschadigend ervaart en waarvan de veroorzaker weet of behoort te weten dat deze door de ander als zodanig wordt ervaren.
Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder, dat binnen de gemeente Nijmegen sprake is van een misstand of (dreigende) inbreuk op het Unierecht voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de gemeente Nijmegen heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
Alvorens onderzoek wordt ingesteld dient een melding of vermoeden te worden beoordeeld. Dit wordt gedaan door het intern meldpunt. Zie ook artikel 7 van de meldregeling.
Beoordeling melding door het intern meldpunt
Na registratie van een melding beoordeelt het intern meldpunt de melding. Daarbij wordt in ieder geval beoordeeld of:
Naar aanleiding van de beoordeling van de melding zijn verschillende uitkomsten denkbaar:
De beoordeling van de melding wordt door het intern meldpunt voorgelegd aan het bevoegd gezag met daarbij een voorstel voor het vervolg (zie ook onder ‘Uitvoering onderzoek en rapportage’). Het bevoegd gezag neemt een besluit over het vervolg.
3. Uitvoering onderzoek en rapportage
In het geval is besloten over te gaan tot uitvoering van een onderzoek dan geldt daarvoor een vaste procedure met vaste uitgangspunten. Deze wordt onderstaand beschreven. Achtereenvolgens komt aan bod:
Bij de uitvoering van een onderzoek dienen in ieder geval de volgende uitgangspunten in acht te worden genomen.
De onderzoeker heeft kennis van en ervaring met het verrichten van feitenonderzoek. De expertise en ervaringen van de onderzoeker is afgestemd op de onderzoeksvraag. Betreft het (deels) een persoonsgericht onderzoek dan dient de onderzoeker daartoe bevoegd te zijn.
De onderzoeker mag niet vooringenomen zijn ten aanzien van uitkomsten van het onderzoek. Ook de schijn van vooringenomenheid dient te worden vermeden. Dat betekent dat een onderzoek uitgevoerd dient te worden door personen die op geen enkele manier betrokken zijn bij de te onderzoeken kwestie.
Subsidiariteit en proportionaliteit
Elk onderzoek moet voldoen aan de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit. In algemene zin betekent dit dat het onderzoek en de gebruikte methoden in verhouding moeten staan tot de aard en ernst van het vermoeden. Meer specifiek houdt subsidiariteit in dat de minst ingrijpende onderzoeksmethode moet worden ingezet om het doel te bereiken. Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode moet worden afgewogen of het uiteindelijke doel ook met een lichter onderzoeksmiddel kan worden bereikt. Meer specifiek houdt proportionaliteit in dat de inzet van een bepaalde onderzoeksmethode wordt beperkt tot de handelingen die echt nodig zijn, en tijdens een zo kort mogelijke periode. De lasten van het onderzoek worden anders voor de betrokkene te zwaar in verhouding tot het onderzoeks- of organisatiebelang.
De melder en de betrokkene dienen de mogelijkheid te krijgen hun verhaal te doen. Ook dient de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft de mogelijkheid te krijgen tot wederhoor. Dat betekent dat bij voorkeur bij aanvang van een onderzoek met de betrokkene wordt gesproken en in een later stadium om diegene te confronteren met geconstateerde feiten en omstandigheden. Alvorens een rapport wordt opgeleverd aan het bevoegd gezag dienen personen waarover in het rapport uitspraken worden gedaan en/of oordelen worden geveld de mogelijkheid te krijgen daarop te reageren.
Van de onderzoeker wordt verwacht dat hij of zij vertrouwelijkheid betracht ten aanzien van alles wat hij gedurende het onderzoek te weten komt. Dat betekent onder andere dat informatie door de onderzoeker niet wordt gedeeld met personen die niet bij behandeling van of het onderzoek naar een melding betrokken zijn. Maar ook dat de identiteit van melder en onderzochte(n) niet worden gedeeld met personen die geen recht hebben op deze informatie. Zie ook artikel 9 van de meldregeling. In het verlengde van de uitgangspunten vertrouwelijk en proportionaliteit en subsidiariteit geldt dat het onderzoek in lijn moet zijn met wetgeving op het gebied van privacy. Bij elke stap in het onderzoek dient het belang van de privacy van betrokkene te worden (mee)gewogen. Ook dient op een veilige manier te worden omgegaan met persoonsgegevens en indien noodzakelijk een verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.
Voordat gestart wordt met uitvoering van het feitenonderzoek dienen keuzes gemaakt te worden over:
Het intern meldpunt doet in overleg met P&O een voorstel voor een onderzoeksvraag, een onderzoeker, een eventuele ordemaatregel, de omgang met informatie en resultaten van het onderzoek en de begeleiding van het onderzoek. Het bevoegd gezag neemt hierover het besluit.
Het doel van het onderzoek bepaalt de onderzoeksvraag. Is het doel van het onderzoek puur gericht op het in kaart brengen van relevante feiten en omstandigheden (Wat is er gebeurd? Klopt het vermoeden?) dan beperkt de onderzoeksvraag zich ook daartoe. Is het doel van het onderzoek tevens een oordeel te vellen over de geconstateerde feiten en omstandigheden (Is sprake van schending van de Gedragscode voor ambtenaren gemeente Nijmegen 2023 en/of andere wet- en/of regelgeving?) dan dient dit onderdeel uit te maken van de onderzoeksvraag.
Deze onderzoeksvraag dient te worden vertaald in een onderzoeksopdracht aan de onderzoeker met daarin:
Deze onderzoeksopdracht kan in overleg met de onderzoeker nader worden aangescherpt en ingevuld. Denk daarbij aan de inzet van onderzoeksmethoden, het bepalen van de kring van geïnterviewden, te bestuderen documentatie en informatie en inzet van onderzoeksmethodieken. Gedurende het onderzoek kan door het bevoegd gezag, naar aanleiding van bevindingen, besloten worden tot uitbreiding of wijziging van het onderzoek.
Het bevoegd gezag besluit, op voorstel van het intern meldpunt, of het onderzoek wordt uitgevoerd door een interne of externe onderzoeker. Bij deze afweging spelen de aard van het onderzoek, vereiste deskundigheid en objectiviteit een rol. Bij de keuze voor onderzoeker dient te worden voldaan aan de uitgangspunten zoals geformuleerd in dit onderzoeksprotocol. Dit betekent dat de onderzoeker professioneel en onafhankelijk moet zijn.
Er dient beoordeeld te worden of vanwege het organisatie- of dienstbelang een ordemaatregel (doorgaans schorsing) genomen moeten worden jegens een of meerdere personen op wiens handelen het onderzoek betrekking heeft. Het bevoegd gezag neemt hierover het besluit, op advies van P&O.
Overwegingen die hierbij een rol kunnen spelen zijn of er een gevaar is op herhaling of dat de aanwezigheid van de persoon op wie het vermoeden betrekking heeft een verstorende effect heeft op de werkvloer.
Niet alleen aan het begin van het onderzoek maar ook tijdens (of na) het onderzoek kan besloten worden een ordemaatregel op te leggen.
Omgang met informatie en resultaten onderzoek
Voorafgaand aan het onderzoek moet worden nagedacht over de omgang met de informatie die tijdens het onderzoek wordt verzameld en de onderzoeksresultaten. Dit is van belang voor de communicatie richting betrokkene en geïnterviewden. Vragen die beantwoord moeten worden zijn:
Afhankelijk van het doel en de verwachte implicaties van het onderzoek dienen bovenstaande vragen te worden beantwoord.
Het bevoegd gezag is opdrachtgever van het onderzoek. Dat betekent dat het bevoegd gezag de opdracht verstrekt aan de onderzoeker. De (dagelijkse) begeleiding van het onderzoek kan door het bevoegd gezag worden belegd bij het intern meldpunt of elders. De begeleiders van het onderzoek zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor aanlevering van documentatie, het contact leggen met geïnterviewden en de voorbereiding van tussentijdse bespreking van de onderzoeker met het bevoegd gezag.
Uitvoering van het feitenonderzoek
Hoe de uitvoering van het onderzoek eruit ziet is afhankelijk van de onderzoeksopdracht. Onderstaand worden op hoofdlijnen de stappen beschreven die bij de uitvoering van het onderzoek worden doorlopen.
Indien het onderzoek specifiek het handelen van een of meerdere personen betreft, wordt deze persoon/personen voordat het onderzoek wordt ingesteld door het bevoegd gezag op de hoogte gebracht van het onderzoek en de onderzoeksvraag. Dit kan achterwege blijven wanneer het onderzoeksbelang zich daartegen verzet.
Tijdens het onderzoek kunnen verschillende methoden worden ingezet. Welke methoden worden ingezet is afhankelijk van het doel van het onderzoek en de onderzoeksvraag. De belangrijkste methoden zijn het afnemen van interviews en documentonderzoek.
Tijdens het feitenonderzoek kunnen zowel degene op wie het vermoeden betrekking heeft als eventuele getuigen worden geïnterviewd.
Indien er sprake is van een melder dan start het onderzoek doorgaans met een interview door de onderzoeker met de melder. Tijdens dit gesprek krijgt de melder de kans de melding toe te lichten aan de onderzoeker.
Doorgaans vindt daarna een interview plaats met degene op wie het vermoeden betrekking heeft. Dit gesprek heeft een open karakter waarin de betrokkene wordt gevraagd naar zijn of haar lezing. Met deze betrokkene wordt doorgaans ook aan het einde van het onderzoek gesproken om geconstateerde feiten en omstandigheden te toetsen.
Verder kunnen tijdens het onderzoek getuigen worden geïnterviewd. Dit kunnen collega’s zijn, een leidinggevende of partners van de gemeente.
Met betrekking tot de interviews geldt een aantal regels:
Van het interview wordt door de onderzoeker een gespreksverslag gemaakt dat ter verificatie aan de geïnterviewde wordt aangeboden. Geïnterviewde dient binnen een vooraf gestelde termijn op het gespreksverslag te reageren waarna deze reactie in het gespreksverslag wordt verwerkt. Kunnen de onderzoekers en de geïnterviewde het niet eens worden over de tekst van het verslag, dan wordt de afwijkende mening van de betrokkene opgenomen in een apart verslag. Dat wordt aan het gespreksverslag gehecht.
Documentonderzoek en data-analyse
Naast het afnemen van interviews vormen documentonderzoek en data-analyse vaak de basis voor een feitenonderzoek. Gedacht kan worden aan correspondentie rondom een bepaald dossier, gespreksverslagen, notulen, personeelsdossiers, evaluaties, contracten, projectplannen, kasboeken, leveranciersoverzichten, facturenoverzichten, etc.. Documentonderzoek en data-analyse kunnen zowel fysiek als digitaal plaatsvinden.
In het geval de onderzoeker de beschikking wenst te hebben over geheime documentatie wordt daartoe een verzoek ingediend bij het bevoegd gezag die daar vervolgens een beslissing over neemt.
Na afronding van de onderzoekswerkzaamheden wordt door de onderzoeker een conceptrapport opgesteld. Het rapport bevat in ieder geval:
Eventueel bevat het rapport een weging van de geconstateerde feiten en omstandigheden in het licht van een normenkader. In een normenkader kunnen bijvoorbeeld normen uit de Gedragscode voor ambtenaren gemeente Nijmegen 2023 worden opgenomen. Dit is afhankelijk van de onderzoeksvraag.
Alvorens het conceptrapport door de onderzoeker wordt opgeleverd aan het bevoegd gezag hebben betrokkenen het recht om de op hem of haar betrekking hebbende delen van het conceptrapport in te zien. In het geval het onderzoek zich richt op één persoon dan zal deze persoon doorgaan recht hebben op inzage in het integrale conceptrapport.
Betrokkenen hebben het recht om binnen een redelijke termijn een reactie te geven op het rapport richting de onderzoeker. Deze reactie kan betrekking hebben op de feiten of op een eventueel oordeel. Het is aan de onderzoeker hoe deze reactie (al dan niet) in het rapport wordt verwerkt.
In het geval een oordeel wordt gegeven over het handelen van een of meerdere personen kan ervoor gekozen worden betrokkenen tweemaal inzage te geven. Eenmaal op de feiten en eenmaal op de feiten en het oordeel. Deze beoordeling is aan de onderzoeker.
Oplevering (concept)rapportage
Door de onderzoeker wordt de conceptrapportage opgeleverd aan het bevoegd gezag. Door het bevoegd gezag wordt aangegeven of door de onderzoeker is voldaan aan de onderzoeksopdracht. Als dat het geval is dan wordt de rapportage definitief gemaakt door de onderzoeker en opgeleverd aan het bevoegd gezag.
Is niet voldaan aan de onderzoeksopdracht dan kan het nodig zijn aanvullende onderzoekswerkzaamheden uit te voeren of zaken in het conceptrapport te verduidelijken. Door het bevoegd gezag mag geen invloed worden uitgeoefend op de inhoud van de rapportage.
Na afronding van het onderzoek is het aan het bevoegd gezag om daar opvolging aan te geven. Daarin worden in ieder geval de volgende stappen genomen. Zie ook artikel 8 van de meldregeling.
Nadat het definitieve rapport door de onderzoeker is opgeleverd zendt het bevoegd gezag het integrale onderzoeksrapport aan betrokkene. Betrokkene kan daar binnen twee weken zijn of haar reactie op geven. Vervolgens kan het bevoegd gezag met betrokkene in gesprek treden over het onderzoeksrapport en zijn of haar reactie daarop.
Naar aanleiding van het onderzoeksrapport, de reactie daarop van betrokkene en een eventueel gesprek daarover tussen het bevoegd gezag en betrokkene neemt het bevoegd gezag een besluit over eventuele arbeidsrechtelijke consequenties voor betrokkene.