De raad van de gemeente Tynaarlo;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 juli 2023;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; gelet op de controleverordening
B E S L U I T:
de volgende verordening vast te stellen:
de Verordening auditcomité gemeente Tynaarlo 2023
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. comité: het auditcomité;
b. raad: de gemeenteraad;
c. lid: lid van het auditcomité;
d. voorzitter: voorzitter van het auditcomité;
e. college: het college van burgemeester en wethouders;
e. accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de
Controleverordening Tynaarlo.
Artikel 2. Auditcomité
Er is een comité dat door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als het auditcomité.
Artikel 3. Samenstelling
- 1.
Het comité bestaat uit minimaal vijf leden, van iedere fractie maximaal één vertegenwoordiger, aangevuld met de wethouder financiën en ambtelijke vertegenwoordiging.
- 2.
Leden kunnen zijn raadsleden en beëdigde steunfractieleden
- 3.
Het comité kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen.
Artikel 4. Benoeming en ontslag
- 1.
De raad benoemt de leden die namens de raad zitting hebben in het comité.
- 2.
De zittingsperiode van de raadsleden in het comité eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 3.
De raad kan een raadslid als lid van het auditcomité ontslaan.
- 4.
Een raadslid kan te allen tijde ontslag nemen als lid van het auditcomité.
Artikel 5. Voorzitter en secretariaat
- 1.
Het comité kiest uit de in het comité zitting hebbende raadsleden een voorzitter.
- 2.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het comité, het leiden van de vergaderingen.
- 3.
De ambtelijke ondersteuning verzorgt het secretariaat.
Artikel 6. Vergaderingen, quorum en verslaglegging
- 1.
Het comité vergadert zoveel als zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.
- 2.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
Leden kunnen zich tot op de dag van de vergadering, voor 12.00, afmelden voor het overleg.
- 4.
De vergaderingen van het auditcomité zijn niet openbaar. Raads- en beëdigde steunfractieleden die geen lid zijn van het auditcomité, kunnen als toehoorder bij de vergadering aanwezig zijn.
- 5.
Van iedere vergadering worden notulen gemaakt onder verantwoordelijkheid van de ambtelijke
ondersteuning. De notulen worden vastgesteld door het comité.
- 6.
De besluiten en adviezen van het comité zijn openbaar, tenzij het comité anders bepaalt.
Artikel 7. Taken en bevoegdheden
- 1.
Het comité voert namens de raad het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant zoals bepaald in artikel 4, derde lid, van de Controleverordening gemeente Tynaarlo 2023.
- 2.
Het auditcomité fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering, eventuele tussentijdse bijstellingen, de interim-controle en de eindejaarscontrole op basis van het concept- en definitief rapport van bevindingen.
- 3.
In het auditcomité stemt de vertegenwoordiging van de raad de volgende zaken af:
- •
het advies van het college aan de raad over het rapport van bevindingen naar aanleiding van
de jaarrekeningcontrole;
- •
het jaarlijks door de raad vast te stellen controleprotocol. In dit protocol is de reikwijdte voor de accountantscontrole opgenomen;
- •
het advies van het college aan de raad over de opdracht aan de accountant;
- •
bij een aanbestedingstraject voor de accountant: het aanbestedingsproces, het programma van eisen en het voorstel van het college aan de raad voor benoeming van de accountant;
- •
afstemming van de onderzoeken die door de Rekenkamer en de accountant worden uitgevoerd.
- 4.
In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
- f.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de gemeentelijke taakvelden, producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 5.
In afwijking van het gestelde in lid 5, letters f en g kan het auditcomité in het programma van eisen opnemen, dat het jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke taakvelden en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
- 6.
In geval van aanbesteding van de accountantscontrole stelt het auditcomité voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en de bijbehorende weging vast.
- 7.
Het auditcomité is het platform waar de werkzaamheden van de accountant kunnen worden
Artikel 9: Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter
Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding
- 1.
De verordening wordt aangehaald als: “Verordening auditcomité gemeente Tynaarlo 2023”.
- 2.
De verordening treedt in werking een dag na bekendmaking en met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.
- 3.
De verordening auditcomité gemeente Tynaarlo 2020 wordt per 1 januari 2023 ingetrokken.