| Organisatie | Hollands Kroon |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Hollands Kroon 2023 |
| Citeertitel | Beleidsnota activeren en afschrijven Hollands Kroon 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Beleidsnota activeren en afschrijven, vastgesteld op 21 juni 2018.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-10-2023 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 21-09-2023 |
In de Financiële verordening 2023 (opgesteld op basis van artikel 212 van de Gemeentewet) wordt voor financiële beleidsafspraken verwezen naar verschillende nota’s en verordeningen. De Beleids-nota activeren en afschrijven maakt hier onderdeel van uit. In de nota staat beschreven hoe we met investeringen omgaan, welke beleidsregels we hiervoor hanteren en op welke momenten we over de investeringen rapporteren.
Bij het opstellen van deze nota zijn de voorwaarden zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) als uitgangspunt gehanteerd.
In deze nota worden een aantal termen gebruikt die hieronder worden uitgelegd.
Investeringen in duurzame goederen worden geactiveerd. Dat geldt niet voor elke aankoop. De investering moet een zekere omvang hebben en bovendien een gebruiksnut van meerdere jaren. We hanteren in Hollands Kroon de volgende criteria:
Als investeringen aan beide voorwaarden voldoen worden ze geactiveerd.
Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, maar hierop wordt niet afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2).
3.1 Vaststelling financiële waarde
Het totale bedrag van een investering wordt geactiveerd. Gemeenten mogen bijvoorbeeld geen bedragen uit een reserve halen en in mindering brengen op de investering om de (structurele) kapitaallasten te verlagen.
Een uitzondering hierop zijn bijdragen van derden die in directe relatie staan met een investering. Deze mogen op het actief in mindering worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld een subsidie zijn die specifiek voor een bepaalde investering wordt verstrekt.
De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.
De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand:
De investering voor de te onderscheiden samenstellende delen wordt op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd.
Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn, op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld.
Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn:
In bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Deze levensduur is bepaald aan de hand van ervaringsgegevens en algemeen gebruikelijke normen. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze Nota activeren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast.
Gronden nemen een bijzondere plaats in onder de activa omdat ze niet aan slijtage onderhevig zijn. Op gronden wordt daarom niet afgeschreven. Wel is het mogelijk dat een op- of afwaardering plaatsvindt als de grond op basis van bestemmingswijziging een waardeverandering ondergaat.
4.2.3 Methoden van afschrijving
Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waaraan de lasten worden toegerekend. De te gebruiken methode is een vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijving.)
4.2.4 Wijziging van methode van afschrijving
De methode van afschrijven mag alleen om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotings-jaar. Een dergelijke systeemwijziging is administratief ingrijpend en wordt daarom vermeden.
Afwaarderen is verplicht als de boekwaarde van het activum hoger is dan het verwachte toekomstige (economische) nut. Dit geldt ook voor gronden.
De restwaarde van de meeste investeringen is moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is; de investering wordt volledig afgeschreven.
Indien bij inruil of verkoop van een productiemiddel sprake is van een restwaarde levert dit een boekwinst op. Deze boekwinst wordt ten gunste van de exploitatie gebracht. De boekwinst kan bij de resultaatbestemming eventueel ten gunste van een reserve worden geboekt.
Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen wordt gerekend met een omslagpercentage. Die komt erop neer dat de betaalde rente wordt uitgedrukt als een percentage van de boekwaarde van de activa. Dit percentage wordt berekend en vastgesteld met een nauwkeurigheid van “2 cijfers achter de komma” (= x,xx %), naar boven afgerond.
Een eventueel rentevoordeel of -nadeel wordt zichtbaar op het taakveld treasury. Als het verschil tussen de werkelijke rentelasten en de toegerekende rentelasten meer dan 25% bedraagt, is de gemeente verplicht een correctie van de toegerekende rentelasten op basis van de nacalculatie door te voeren.
Er zijn verschillende momenten waarop we kunnen starten met afschrijven. Deze zijn:
Om de administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken wordt gestart met afschrijven op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het activum gereed komt of verworven is. Op investeringen die op 1 januari van het jaar nog niet gereed zijn maar wel een boekwaarde hebben, wordt wel rente toegerekend.
De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het activum in gebruik genomen of verworven is. |
4.5 Kapitaallasten na einde verwachte levensduur
Activa worden conform de verwachte levensduur afgeschreven (zie bijlage 1). Om ruimte te houden voor beoogde vervanging houden we het niveau van de kapitaallasten min of meer constant. Het kan voorkomen dat een activum al geheel is afgeschreven maar nog niet vervangen wordt. In de begroting blijven hiervoor wel kapitaallasten (of een bedrag van diezelfde omvang) geraamd worden om toekomstige vervanging mogelijk te maken. Bij de jaarrekening vallen deze kapitaallasten vrij en worden, na besluitvorming bij de jaarrekening door de gemeenteraad, toegevoegd aan de algemene reserve en voor zover het (brede) scholen betreft, toegevoegd aan de Reserve schoolgebouwen..
Bijlage 1: afschrijvingstermijnen voor geactiveerde investeringen
Bijlage 2: overzicht beleidsregels
Investeringen met een aanschafwaarde van meer dan € 50.000 en een levensduur van meer dan 2 jaar worden geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
Bij investeringen worden bijdragen van derden die hiervoor specifiek zijn bedoeld in mindering gebracht op de investering.
De componentenbenadering wordt toegepast.
De afschrijvingstermijnen worden bepaald per soort actief. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze nota wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast.
De lineaire methode wordt toegepast voor het afschrijven van activa.
Bij afschrijvingen op investeringen wordt geen rekening gehouden met een restwaarde..
Voor de toerekening van de rentelasten wordt het bij de begroting berekende omslagpercentage gehanteerd.
De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het activum in gebruik genomen of verworven is.
De toerekening van rente start op 1 januari van het jaar dat volgt op de (deel) investering.
Wanneer een investering geheel afgeschreven is worden nog steeds kapitaallasten in de begroting opgenomen. Vrijval van deze kapitaallasten wordt, na besluitvorming bij de jaarrekening door de gemeenteraad, toegevoegd aan de Reserve schoolgebouwen wanneer het gaat om de afschrijving op schoolgebouwen en voor het overige aan de algemene reserve.