Rectificatie: Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie personen gemeente Sittard-Geleen 2023

Artikelsgewijze toelichting

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP of de Kieswet van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn, zoals bepaald in artikel 1 lid 4.

Tot slot voorziet deze regeling ook in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Sittard-Geleen en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt.

Bevoegdheid College B&W

De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft op 25 september 2014 de “gegevensverstrekking basisregistratie personen Sittard-Geleen 2014 (Verordening BRP)” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Sittard-Geleen over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van gemeente Sittard-Geleen aan derden en aan de organen (medewerkers/teams) van de gemeente Sittard-Geleen wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Sittard-Geleen 2023 regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren en gaat niet over gegevensverstrekking door het college zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente Sittard-Geleen, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Sittard-Geleen woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente Sittard-Geleen is altijd gebaseerd op het meest recente autorisatiebesluit van de minister van BZK op grond van artikel 3.1 en 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA- aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA- aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/ gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente Sittard-Geleen zijn ingeschreven, via BRP-V. Voor personen die wel in de gemeente Sittard-Geleen ingeschreven zijn, raadplegen of gebruiken zij de BRP. Uit beveiligingsoogpunt vindt distributie van gegevens niet rechtstreeks vanuit de basisregistraties plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht Data Distributie Systeem (DDS). DDS wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisregistraties als vanuit de basisregistraties van andere gemeenten en overheidsinstanties (niet-inwoners, kadaster etc). In een aantal gevallen worden daar nog (persoons)gegevens aan toegevoegd van personen, instellingen en bedrijven waarmee de gemeente een relatie heeft. In bijlage 1 zijn de applicaties opgenomen die rechtstreeks vanuit het Data Distributie Systeem (DDS) persoonsgegevens (nodig voor de uitvoering van de wettelijke taken) krijgen aangeleverd.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde.

Basisregistratie: Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale BRP-V door de gemeente beheerde BRP-voorzieningen.

Derde: Elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Ingeschrevene: Degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.

Ingezetene: De ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.

Orgaan: Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Sittard-Geleen. Dit kan een medewerker, team of domein zijn.

BRP-V: de verstrekkingsvoorziening binnen het BRP-stelsel.

Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP-V.

Artikel 1 Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegeven, waaronder de zogeheten ‘aangehaakte gegevens’, van inwoners van de gemeente Sittard-Geleen aan medewerkers, teams en/of domeinen van de gemeente Sittard-Geleen. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen, artikel 3.8 lid Wet BRP.

Uitgangspunt voor de bepaling welke gegevens een medewerker mag raadplegen is het principe dat niet meer gegevens geraadpleegd mogen worden dan noodzakelijk voor de taakuitoefening. Om dit voor de verschillende medewerkers te kunnen bepalen wordt aansluiting gezocht bij het meest recente Besluit Autorisaties van de Minister van BZK.

In dit besluit wordt geregeld tot welke persoonsgegevens de gemeente Sittard-Geleen als afnemer van de gegevens uit de landelijke BRP verstrekkingsvoorziening (BRP-V) gerechtigd is. In het Autorisatiebesluit wordt specifiek per gemeentelijke taak aangegeven welke gegevensset daarbij hoort. Door bij dit Autorisatiebesluit aan te sluiten kan aan bovengenoemd uitgangspunt worden voldaan.

Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde medewerkers als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend en een VOG heeft overgelegd als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 2 Verstrekking aan derden

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Dit is opgenomen in artikel 3.6 Wet BRP en uitgewerkt door de NVVB in een stroomschema: Verstrekkingenschema tbv schriftelijke verzoeken: (nvvb.nl)

Lokale derden met een maatschappelijk belang.

Echter kunnen er lokaal derden zijn die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijke belang, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Sittard-Geleen.

Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die deze werkzaamheden uitvoeren.

Derden met schriftelijke toestemming.

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Beperkte set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9 lid 4 van de Wet Brp kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘ Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven.

Geheimhouding

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om beperking van de verstrekking/ geheimhouding.

Artikel 3 Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste authentieke gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een authentiek gegeven een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 van de Wet BRP.

Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere teams mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaan dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige). Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.

Artikel 5 Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd (artikel 3.22 lid 3 sub a Wet BRP).