Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
Organisatietype	Waterschap
Officiële naam regeling	Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023
Citeertitel	Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
03-10-2023			nieuwe regeling	20-09-2023 wsb-2023-11951	23.0879619

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023

Het college van hoofdingelanden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;

gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 18 juli 2023, nr. 23.0879619;

gelet op artikel 56 en 77 van de Waterschapswet.

gehoord de commissie Bestuur, Middelen en Waterketen;

b e s l u i t :

De Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023 vast te stellen, luidend als volgt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

a.
commissie: de auditcommissie;
b.
college van hoofdingelanden: het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;
c.
college van dijkgraaf en hoogheemraden: het dagelijks bestuur van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;
d.
accountant: de door het college van hoofdingelanden benoemde accountant conform artikel 109 van de Waterschapswet.

Artikel 2 Instelling en doel

1.
Er is een commissie die door het college van hoofdingelanden wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.
2.
Het doel van de auditcommissie is het versterken van de controlerende taak van het college van hoofdingelanden. Met een auditcommissie wordt het college van hoofdingelanden structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op de interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).
3.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede financiële beheersing binnen het hoogheemraadschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid.
4.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van het college van hoofdingelanden en het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1.
De commissie is samengesteld uit leden van het college van hoofdingelanden, niet zijnde leden van het college van dijkgraaf en hoogheemraden. De leden nemen zitting in deze commissie op grond van hun kennis en expertise over financiële vraagstukken en/of interne beheersing. De commissie is technisch en a-politiek van aard.
2.
De commissie bestaat uit drie tot vijf leden van het college van hoofdingelanden.
3.
Het college van hoofdingelanden benoemt de leden van de commissie.
4.
De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
5.
De commissie kent drie vaste adviseurs die de vergadering bijwonen, tenzij de commissie anders beslist, te weten:
- a.
  de hoogheemraad met portefeuille financiën;
- b.
  de concerncontroller;
- c.
  het afdelingshoofd Financiën, Control en Belastingen.
6.
De commissie kan andere interne en externe adviseurs uitnodigen aan de vergadering deel te nemen en advies uit te brengen aan de commissie.
7.
De commissie kan externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, legt de commissie dit vooraf voor aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.
8.
De commissie en de afzonderlijke leden ontvangen ambtelijke bijstand ingevolge artikel 4.5 van het Reglement van orde voor het college van hoofdingelanden en de commissies Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2022.

Artikel 4 Zittingsduur

1.
De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het college van hoofdingelanden. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
2.
Het college van hoofdingelanden kan een lid tussentijds ontslaan.
3.
Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen door de voorzitter hiervan schriftelijk in kennis te stellen.

Artikel 5 Taken

1.
De commissie heeft de volgende taken:
- a.
  het adviseren van het college van hoofdingelanden over financiële aangelegenheden inclusief het voorbereiden van diens besluitvorming door het afgeven van adviezen over het voorliggende stuk of ontwikkeling;
- b.
  het eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het college van hoofdingelanden betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt minimaal twee keer per jaar met de accountant over de jaarrekening en de tussentijdse controle.
- c.
  een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak en -protocol door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde onderwerpen of organisatieonderdelen.
- d.
  een overlegplatform voor de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.
- e.
  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.
- f.
  het voorbereiden van de selectie door het college van hoofdingelanden van de accountant bij afloop van het contract met de accountant en het adviseren van het college van hoofdingelanden over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant. De commissie kan hiertoe overleggen met het college van dijkgraaf en hoogheemraden.
- g.
  een overlegplatform voor de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamer en college met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid. Dit betreft met name de inhoudelijke afstemming van uit te voeren onderzoeken en de planning daarvan.
- h.
  het fungeren als klankbord en aanspreekpunt voor de leden van de rekenkamer betreffende het onderzoeksprogramma en onderzoeksopzet.
- i.
  de werving en selectie van nieuwe leden van de rekenkamer en voorbereiding van de benoeming van de leden.
- j.
  het evalueren van de werkzaamheden van de rekenkamer.
- k.
  bewaken en monitoren van de opvolging van door CHI aangenomen aanbevelingen uit rapporten van de accountant en rekenkamer.

Artikel 6 Werkwijze en informatievoorziening

1.
De commissie kan over de in artikel 5 genoemde onderwerpen het gesprek voeren, informatie inwinnen en voorstellen uitbrengen voorzien van een advies over aan het college van hoofdingelanden voorgelegde besluiten. De advisering gaat via de commissie Bestuur, Middelen en Waterketen. Dit advies kan aanbevelingen bevatten of een advies om in een bepaalde richting te besluiten.
2.
De commissie informeert het college van hoofdingelanden over haar werkwijzen t.a.v. de in artikel 5 genoemde onderwerpen door het verstrekken van het verslag van vergaderingen zoals genoemd in artikel 8 vijfde lid.
3.
Op verzoek van het college van hoofdingelanden geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de commissie Bestuur, Middelen en Waterketen of het college van hoofdingelanden.
4.
In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van) het college van dijkgraaf en hoogheemraden, de rekenkamer en de accountant.
5.
De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.

Artikel 7 Voorzitter

1.
De voorzitter draagt zorg voor
- •
  het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie,
- •
  het leiden van de vergaderingen
- •
  het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
2.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, naar verwachting drie á vier keer per jaar.
2.
De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van de vaste adviseurs.
3.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.
4.
De adviezen van de commissie zijn openbaar.
5.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en achtereenvolgens gedeeld met het college van hoofdingelanden via de wekelijkse zending.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

1.
Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening auditcommissie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2023 of Verordening auditcommissie HHNK 2023.
2.
De verordening treedt in werking op 1 oktober 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het college van hoofdingelanden van 20 september 2023

de secretaris,

M.J. Kuipers

de dijkgraaf,

ir. R.P.G. Bosma