Hoofdstuk 1 Algemeen
Artikel 1 Definities
In dit protocol wordt verstaan onder:
- a.
bestuursorgaan: de burgemeester van de gemeente Renkum, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum en de raad van de gemeente Renkum;
- b.
bestuursvoorstel: burgemeestersvoorstel, collegevoorstel of raadsvoorstel;
- c.
de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Renkum;
- d.
de raad: de raad van de gemeente Renkum;
- e.
geheim: geheimhouding zoals bedoeld in artikel 87, 88 en 89 van de Gemeentewet;
- f.
het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum;
- g.
niet-openbaar: informatie die valt onder de uitzonderingen zoals genoemd in de Wet open overheid of andere wettelijke grondslagen.
- h.
vertrouwelijke informatie: uitsluitend mondelinge informatie in de informatievoorziening tussen het college, burgemeester, commissie en de raad, niet zijnde vertrouwelijke informatie op grond van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht;
Artikel 2 Geheimhouding als uitzondering
- 1.
In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad en in de beraadslaging tussen het college, de burgemeester en de raad is openbaarheid het uitgangspunt en geheimhouding de uitzondering.
- 2.
Geheimhouding wordt altijd gemotiveerd aan de hand van de uitzonderingsgronden als bedoelt in artikel 5.1 van de Wet open overheid.
Artikel 3 Geheim en vertrouwelijk
In de informatievoorziening van het college of de burgemeester aan de raad of de ambtelijke organisatie aan het college of de burgemeester wordt:
- a.
de term geheim wel gehanteerd; en
- b.
de term vertrouwelijk niet gehanteerd, tenzij sprake is van een situatie zoals bedoelt in artikel 21.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding
Artikel 4 Opleggen van de geheimhouding
- 1.
Geheimhouding kan worden opgelegd op schriftelijke informatie, die bij het betreffende bestuursorgaan berust.
- 2.
Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt enkel geheimhouding op:
- a.
als een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid van toepassing is of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is;
- b.
over (gedeelte(n) van) stukken, waarbij informatie die geheim moet blijven zoveel mogelijk wordt opgenomen in een bijlage;
- 3.
Het bestuursvoorstel wordt afgestemd met een juridisch adviseur en daarin wordt minimaal het volgende vermeld:
- a.
- b.
- c.
de motivatie onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;
- d.
de juridische consequenties van het opleggen van geheimhouding;
- e.
- f.
welke onderdelen van een voorstel geheim zijn;
- g.
de kring van personen die kennis kunnen nemen van de geheime informatie.
- 4.
Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk, dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
Model formulering beslispunt geheimhouding:
1. Besluiten geheimhouding op te leggen op [type document] “[naam document]” van datum [datum] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, onder …] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum].
Artikel 5 Vermelding geheime status op documenten
- 1.
Op de geheime documenten wordt “geheim” vermeld op de voorpagina en de volgende pagina’s. Bij digitale documenten wordt dit tevens vermeld in de benaming van het document.
- 2.
Als de geheimhoudingsplicht rust op mondelinge informatie dan wordt die verplichting voorafgaand aan het delen van de mondelinge informatie uitdrukkelijk medegedeeld.
Artikel 6 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken
Geheime commissie- en raadsinformatie wordt op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel voor commissie- en raadsleden, de griffier, de medewerkers van de griffie, het college en de gemeentesecretaris.
Artikel 7 schending van geheimhoudingsplicht
- 1.
Geheimhouding geldt voor alle personen die van de geheime informatie kennis dragen.
- 2.
Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Artikel 8 kring van geheimhouders
- 1.
Geheime informatie kan niet aan één of enkele raadsleden worden verstrekt, maar moet met de gehele raad worden gedeeld. Geheime informatie die met een commissie wordt gedeeld waarin leden van de raad zitting hebben, moet ook met de gehele raad worden gedeeld.
- 2.
Het eerste lid is niet van toepassing als (een lid van) het college of de burgemeester tijdens een besloten commissievergadering geheime informatie mondeling mededeelt met de aanwezigen.
- 3.
Als het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en deze geheime informatie eerst aan de raad heeft verstrekt, dan kan deze geheime informatie worden gedeeld met derden als dat voor het dagelijks bestuur van de gemeente noodzakelijk is.
- 4.
Voordat informatie wordt verstrekt aan een derde, niet zijnde een bestuursorgaan of medewerkers van dat bestuursorgaan, wordt de ontvanger van de geheime informatie verplicht een geheimhoudingsovereenkomst te tekenen en wordt de raad hierover geïnformeerd.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 9 Openbare aankondiging en opening
- 1.
Commissie- en raadsvergaderingen zijn in beginsel openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend.
- 2.
De oproep voor een besloten vergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden van de commissie of de raad. De agendacommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de concept-agenda op voor een besloten vergadering.
Artikel 10 Het sluiten van de deuren
- 1.
Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal aanwezige commissie of raadsleden dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.
- 2.
Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de commissie- of raadsleden, de leden van het college en de gemeentesecretaris, nog andere aanwezigen mogen zijn.
- 3.
De uitzending van een besloten commissie- of raadsvergadering is alleen te zien en terug te kijken in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Van een besloten vergadering inzake de (her)benoeming van de burgemeester wordt geen opname gemaakt.
Artikel 11 Vergaderen achter gesloten deuren
- 1.
Na sluiting van de deuren biedt de voorzitter diegene die het verzoek om beslotenheid heeft gedaan, de mogelijkheid dit verzoek toe te lichten. Vervolgens beslist de commissie of de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. Hiervoor geldt een gewone ofwel volstrekte meerderheid.
- 2.
Wordt besloten tot een besloten vergadering, dan blijven de deuren dicht tot hetgeen in beslotenheid wordt besproken is afgehandeld.
- 3.
Het ter besloten vergadering behandelde wordt door de aanwezigen geheim gehouden, tenzij de behandelde informatie reeds openbare informatie betreft. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze besloten vergadering is/wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.
- 4.
De commissie of de raad kan ter vergadering besluiten de verplichting tot geheimhouding op het verhandelde tijdens de vergadering op te heffen. De voorzitter doet in voorkomende gevallen aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Behalve voor de informatie die voor deze besloten vergadering al geheim was, stel ik u voor de geheimhouding op wat in deze vergadering is behandeld, op te heffen”.
- 5.
Van een besloten commissie- of raadsvergadering wordt een aparte besluitenlijst gemaakt, die geheim is tenzij de commissie of de raad anders beslist. De geheime besluitenlijst wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem en wordt niet per e-mail of andere digitale applicatie verspreid.
- 6.
Een geheime besluitenlijst wordt in een volgende (besloten) vergadering van de commissie of de raad vastgesteld. Beraadslaging over geheime besluitenlijsten kan alleen plaatsvinden achter gesloten deuren.
Artikel 12 overige besloten bijeenkomsten
- 1.
Als het college buiten de formele kaders van de commissie- of raadsvergaderingen om in beslotenheid wil overleggen met de raad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een besloten raadsontmoeting.
- 2.
De informatie die wordt gedeeld tijdens de besloten raadsontmoeting is in beginsel niet-openbaar.
- 3.
De agendacommissie beslist over de beslotenheid van een raadsontmoeting. Een besloten raadsontmoeting wordt slechts gehouden indien gemotiveerd een beroep wordt gedaan op één van de grond(en) uit artikel 5.1 of artikel 5.2 van de Wet open overheid.
Artikel 13 collegevergaderingen
- 1.
Het college vergadert achter gesloten deuren.
- 2.
De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij de informatie niet openbaar is op grond van de Wet open overheid of geheimhouding is oplegt op grond van artikel 87 van de Gemeentewet.
- 3.
Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.
Hoofdstuk 4 Opheffing geheimhouding over informatie en besloten vergaderingen
Artikel 14 Opheffen geheimhouding
- 1.
Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
- 2.
In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
- 3.
In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie aan de raad is verstrekt.
Artikel 15 register geheime informatie en besloten vergaderingen
- 1.
De gemeentesecretaris houdt een lijst bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.
- 2.
De griffier houdt een lijst bij van alle besloten commissie- en raadsvergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en waarover geheimhouding is opgelegd.
- 3.
De in het eerste en tweede lid bedoelde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing:
- a.
de datum van de informatie;
- b.
de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd;
- c.
de reden van geheimhouding; en,
- d.
de horizonbepaling of datum waarop de geheime status wordt beëindigd.
Artikel 16 Horizonbepalingen
- 1.
De gemeentesecretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime college- en raadsinformatie.
- 2.
De griffier bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.
Artikel 17 Opheffing op initiatief van de raad
- 1.
Een raadslid kan gemotiveerd een voorstel indienen bij de agendacommissie om de opheffing van de geheimhouding te agenderen. Dit kan enkel in de gevallen zoals genoemd in artikel 14 van dit protocol.
- 2.
Een raadslid kan gemotiveerd tijdens een besloten raadvergadering een ordevoorstel doen om de geheimhouding op te heffen. Dit kan enkel in de gevallen zoals genoemd in artikel 14 van dit protocol.
- 3.
Opheffing van de geheimhouding kan zonder beraadslaging plaatsvinden in een openbare raadsvergadering. Beraadslaging over een voorstel tot het opheffen van geheimhouding kan alleen achter gesloten deuren.
Artikel 18 Opheffing op initiatief van college of burgemeester
In aanvulling op artikel 16 derde lid kan het college of de burgenmeester ook op eigen initiatief de raad voorstellen tot opheffing van de opgelegde geheimhouding over aan de raad verstrekte informatie.
Artikel 19 Verzoek tot opheffing geheimhouding
Als een verzoek om informatie op grond van artikel 4.1 van de Wet open overheid betrekking heeft op informatie waarop geheimhouding rust wordt dit verzoek opgevat als verzoek om opheffing van de geheimhouding. In afwachting van het besluit op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding wordt de beslistermijn op het verzoek om openbaarmaking opgeschort.
Artikel 20 Publicatie openbaar geworden informatie
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier zo spoedig mogelijk de openbare informatie van het college. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het besluit tot opheffing van de geheimhouding.