BUDGETHOUDERSREGELING 2023

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  accorderen:

  bij het accorderen van de facturen stelt zowel de budgethouder als de PAV-er tenminste vast dat:

  • 1.

    De juiste codering is aangebracht;

  • 2.

    De geleverde hoeveelheden juist zijn;

  • 3.

    Het gefactureerde bedrag overeenkomstig de gemaakte afspraken is;

  • 4.

    De gefactureerde prestatie daadwerkelijk geleverd is;

  • 5.

    De kwaliteit van de gefactureerde prestatie als voldoende is.

• b.

  budget:

  middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, taakveld of investering. Hierbij is onderscheid te maken in:

  • 1.

    Exploitatiebudgetten: de hoogte van deze budgetten is per taakveld opgenomen in de programmabegroting;

  • 2.

    Investeringsbudget: het investeringsbudget is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de programmabegroting of is apart beschikbaar gesteld door de gemeenteraad.

• c.

  budgethouder:

  de teamleider/het afdelingshoofd die onder mandaat van de hoofdbudgethouder is aangewezen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de tweede accordering op de afgesproken prestatie en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en rechtmatige besteding van hem/haar toegewezen budgetten. De teamleider/het afdelingshoofd is bevoegd om medewerkers binnen zijn team aan te wijzen als budgethouder, maar blijft verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en rechtmatige besteding van de budgetten.

• d.

  college:

  het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;

• e.

  hoofdbudgethouder:

  de gemeentesecretaris. Hij/zij leidt de gemeentelijke organisatie en is belast met en eindverantwoordelijk voor de aansturing en bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Hij/zij is aanspreekbaar op tijdige, volledige en rechtmatige besteding van alle budgetten zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting;

• f.

  prestatieakkoordverklaarder (PAV'er):

  medewerker, aangewezen als PAV’er, bevoegd om de eerste accordering te geven op de afgesproken prestatie.

Artikel 2 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

• a.

  Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven controleert de budgethouder of het daarvoor beschikbaar budget (nog) toereikend is;

• b.

  Is het budget niet toereikend, dan gaat hij/zij niet eerder een verplichting aan dan na verkregen goedkeuring van het college. Hij/zij adviseert het college over een passende dekking van de overschrijding;

• c.

  De budgethouder vraagt bij collegevoorstellen met financiële aspecten advies bij de financieel consulent. De financieel consulent kan gevraagd en ongevraagd advies geven over het beheer van het beschikbare budget aan de budgethouder en de directie/het managementteam van de gemeente;

• d.

  De budgethouder informeert het college periodiek over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen. Deze rapportagemomenten, zowel inhoudelijk als financieel, zijn in ieder geval op de tijdstippen die in de “jaarkalender van planning en control” zijn aangewezen (zoals de voorjaarsnota, de najaarsnota en de jaarstukken).

  Zodra de budgethouder op enig moment een substantiële of politiek relevante over- of onderschrijding verwacht informeert hij/zij de hoofdbudgethouder en het college direct.

• e.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op een zo doelmatig mogelijke besteding van een toegewezen budget;

• f.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ondertekenen van overeenkomsten volgens de toegekende budgetten;

• g.

  Voordat een verplichting boven de €25.000 wordt aangegaan, moet een inkoopstartformulier door de budgethouder akkoord zijn bevonden in het inkoopsysteem;

• h.

  De budgethouder houdt zich bij het aangaan van verplichtingen aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• i.

  Het is medewerkers toegestaan om kosten of bestede uren in rekening te brengen ten laste van een budget, mits daarvoor vooraf toestemming is verleend door de budgethouder die daarvoor de verantwoordelijkheid draagt;

• j.

  De budgethouder zorgt dat de verplichtingen die op zijn budget betrekking hebben zodanig worden bijgehouden dat de actuele stand van de aangegane verplichtingen, en de voortschrijdende uitgaven, ten opzichte van het toegekend budget voldoende worden bewaakt;

• k.

  Ontvangen facturen worden door zowel de PAV-er als de budgethouder geaccordeerd.

• l.

  Spoed-betalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de budgethouder als de PAV-er digitaal akkoord worden verklaard;

• m.

  Boven de €25.000 (incl. BTW) is de budgethouder verantwoordelijk voor een verplichte aanlevering van onderbouwing prestatielevering aan de PAV-er (die voegt dit toe in het systeem). Voor algemene gebruiksgoederen die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd met behulp van dit formulier1.

Artikel 3 Bevoegdheden en verplichtingen PAV-er

• a.

  De PAV-er is bevoegd om de akkoordverklaring te geven op facturen die betrekking hebben op een bepaald budget;

• b.

  Ontvangen facturen worden door zowel de PAV-er als de budgethouder geaccordeerd;

• c.

  Spoed-betalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de PAV-er als de budgethouder digitaal akkoord worden verklaard;

• d.

  De PAV-er voegt de verplichte onderbouwing van prestatielevering (voetnoot 1) in het systeem toe tijdens het accorderen van de factuur boven de €25.000 (incl. BTW). Voor algemene gebruiksgoedereren die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd met behulp van dit formulier1.

Artikel 4 Budgetverschuivingen

• a.

  De budgethouder kan, indien nodig altijd in overleg met de andere budgethouder, binnen een taakveld budget verschuiven van de ene kostenplaats naar het andere. Voorwaarde hierbij is dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten worden uitgevoerd.

Artikel 5 Onverenigbaarheden

• a.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van PAV-er.

• b.

  De functie van PAV-er en budgethouder zijn onverenigbaar met een functie binnen de afdeling die voor de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland de financiële administratie verzorgd (uitgezonderd de senior functie).

Artikel 6 Vervanging

• a.

  Het is toegestaan om met schriftelijke toestemming van teamleider/het afdelingshoofd, via Planning & Control, verantwoordelijkheden over te dragen (tijdelijk of permanent) aan een persoon die op basis van zijn of haar kennis en kunde geschikt is als PAV-er of budgethouder.

• b.

  Bij afwezigheid van de budgethouder komen de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder automatisch toe aan teamleider/het afdelingshoofd tot aan het moment dat er een (tijdelijk of permanent) vervanger wordt aangewezen.

• c.

  Mocht de budgethouder een teamleider/het afdelingshoofd zijn dan komen de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder automatisch toe aan hoofdbudgethouder tot aan het moment dat er een (tijdelijk of permanent) vervanger wordt aangewezen.

Artikel 7 Slotbepalingen

• a.

  Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2023;

• b.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2023”;

• c.

  Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling wordt de “Regeling budgethouders van 2012” ingetrokken.

Wolvega, 28 september 2023

1. Formulier onderbouwing prestatielevering met lijst voorbeelden