Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Deze instructie verstaat onder:
- a.
college:
het college van burgemeester en wethouders;
- b.
secretaris:
de (loco-)gemeentesecretaris, tevens directeur.
Artikel 2 Ondersteuning college
In de Organisatieregeling gemeente Putten is vastgelegd hoe de secretaris het college ondersteunt.
Artikel 3 Ondersteuning commissies
Tenzij bij afzonderlijk besluit anders is bepaald, is het gestelde in artikel 2, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van een door het college respectievelijk de burgemeester ingestelde commissie, van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het college respectievelijk de burgemeester nadere regels stelt.
Artikel 4 Ondersteuning gemeenteraad en gemeenteraadscommissies
De ondersteuning van de gemeenteraad en gemeenteraadscommissies is een taak van de griffier. Om de taken tussen de organisatie en de griffie op elkaar af te stemmen vindt er een regulier overleg plaats tussen de voorzitter van de gemeenteraad/het college, de secretaris en de griffier.
Artikel 5 Ondersteuning burgemeester
- 1.
De secretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
- 2.
De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
- 3.
De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
Artikel 6 Verhouding secretaris tot de ambtelijke organisatie
In de Organisatieregeling gemeente Putten is vastgelegd hoe de secretaris zich verhoudt tot de ambtelijke organisatie.
Artikel 7 Leiding ambtelijk organisatie
Aanvullend op hetgeen in de organisatieregeling gemeente Putten is vastgelegd en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
- b.
de coördinatie van de (beleids)inhoudelijke advisering aan het college;
- c.
het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
- d.
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
- e.
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen;
- f.
het functioneren van het managementteam en de ambtelijke organisatie;
- g.
de (juridische en financiële) rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke (ontwikkelings-)beleid, beheer en realisatie;.
- h.
de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;
- i.
de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.
Artikel 8 Secretaris als bestuurder
De invulling van de wijze waarop de rol van de secretaris als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden is vormgegeven is in de Organisatieregeling gemeente Putten vastgelegd.
Artikel 9 lnformatieplicht
- 1.
De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingshoofden tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun afdeling zijn verbonden.
- 2.
De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.
Artikel 10 Verhindering, afwezigheid en vervanging
- 1.
Als de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.
- 2.
De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld. De wijze waarop dit ingevuld wordt is geregeld in het ‘besluit aanwijzing loco-secretarissen’.
Artikel 11 Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.
Artikel 12 Hardheidsclausule
Het college kan één of meerdere artikelen van deze instructie buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de door de secretaris uit te voeren taken en verantwoordelijkheden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 13 lnwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking
Artikel 14 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris gemeente Putten 2023
Putten, 26 september 2023.