Protocol geheimhouding gemeente Lingewaard 2023

Algemeen

• 1.

  Openbaarheid is uitgangspunt en een groot goed en regel in het openbaar bestuur. Openbaarheid geldt dan voor stukken maar ook voor vergaderingen van bijvoorbeeld de raad of raadscommissies. Openbare informatie is voor iedereen beschikbaar en mag met iedereen worden gedeeld.

• 2.

  Niet alle informatie is direct openbaar. Hiervan is bijvoorbeeld sprake in de volgende gevallen:

  • a.

    besluiten die in geheel niet-openbaar zijn (bijvoorbeeld de niet openbare besluitenlijst van B&W),

  • b.

    besluiten die nog niet openbaar zijn, welke op een later tijdstip openbaar worden en

  • c.

    openbare besluiten met geheime bijlagen.

• Deze informatie mag alleen intern worden gedeeld, dus niet met derden, dit onder verwijzing naar artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, waarin is geregeld dat wanneer bestuurders de beschikking krijgen over informatie, waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht is tot geheimhouding van die gegevens op straffe van een gevangenisstraf of geldboete. Deze stukken worden in het digitale informatiesysteem achter een ‘slotje’ gezet.

• 3.

  De burgemeester, het college, de commissie of de raad kunnen geheimhouding opleggen aan zichzelf, en aan andere organen. Individuele raadsleden en wethouders kunnen geen geheimhouding opleggen.

• 4.

  Geheimhouding op stukken wordt slechts in uitzonderlijke gevallen opgelegd en slechts bij uitzondering wordt in beslotenheid vergaderd.

• 5.

  Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten van besloten vergaderingen.

• 6.

  Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op basis van de uitzonderingsgronden genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo). Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan aan welk belang, genoemd in artikel 5.1 van de Woo, naar zijn oordeel van hoger belang is dan openbaarheid, en waarom dat belang hier van toepassing is. Zie bijlage 1 bij dit besluit voor een overzicht met voorbeelden van uitzonderingsgronden op grond van artikel 5.1 van de Woo.

• 7.

  Indien wordt gebruik gemaakt van de bevoegdheid uit de Gemeentewet om geheimhouding op te leggen, dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering én op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie "geheim" gebruikt.

• 8.

  Geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig waren en voor hen die kennis dragen van de stukken.

• 9.

  Schending van een geheimhoudingsplicht is een strafbaar feit, op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafecht (gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie).

• 10.

  De burgemeester doet altijd aangifte van schending van de geheimhoudingsplicht.

Geheimhouding op stukken voor de raad

• 11.

  Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het uitdrukkelijk vermelden van het woord ‘geheim’ op de voorpagina van het document.

• 12.

  Geheimhouding wordt beperkt tot dat deel van de stukken dat daadwerkelijk geheim moet blijven.

• 13.

  De stukken ten behoeve van de raad en van de raadscommissies waarop geheimhouding rust, kunnen ingezien worden op de griffie. Het inzien geschiedt in het bijzijn van de griffier of de griffiemedewerk(st)er. Tevens dient hierbij het “Inzageregister Geheime Stukken” te worden getekend.

• 14.

  Kopiëren of fotograferen (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan.

• 15.

  De geheimhouding geldt tot de raad deze opheft. Het college kan de raad daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.

• 16.

  Zo mogelijk wordt in het besluit tot geheimhouding vermeld wanneer de geheimhouding vervalt.

• 17.

  Van onder geheimhouding aan de raad en of commissie aangeboden stukken wordt door de griffier een register bijgehouden. De griffie legt elke raadsvergadering het register voor aan de raad zo nodig voorzien van een advies van het college m.b.t. het opheffen van de geheimhouding.

• 18.

  Indien individuele leden van de raad of een commissie de opgelegde geheimhouding schenden dan kan dit lid bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt

Besloten raads- of commissievergadering

• 19.

  De oproep voor een besloten raads- of commissievergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden van de raad. De agendacommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de agenda op voor een besloten vergadering. De openbare agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van de raad.

• 20.

  Alle vergaderingen van de raad of commissie moeten openbaar beginnen. Het verzoek om een besloten vergadering wordt in de openbaarheid gedaan. In de vergadering worden de deuren gesloten (besloten) als tenminste één vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodigt oordeelt. In beslotenheid kan diegene, die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. Indien in een vergadering wordt verzocht de geheimhouding op stukken op te heffen kan, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met dat orgaan worden overlegd.

• 21.

  In een besloten raadsvergadering zijn aanwezig de voorzitter, raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker en het college. De raad beslist op voorstel van de voorzitter wie verder bij de vergadering aanwezig mag zijn.

• 22.

  Voor informatie die in een besloten vergadering van de raad of een commissie ter kennis van de aanwezigen komt, geldt op grond van artikel 23 lid 4 Gemeentewet, van rechtswege een verplichting tot geheimhouding, tenzij de raad of commissie anders beslist. De geheimhoudingsplicht van deze mondelinge informatie geldt dus van rechtswege.

Slotbepalingen

• 23.

  Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Lingewaard 2023’.

• 24.

  Dit protocol treedt in werking na bekendmaking, dit onder gelijktijdige intrekking van het ‘Protocol geheimhouding gemeente Lingewaard’ dat was vastgesteld door het college en de burgemeester op 13 november 2018, en door de gemeenteraad op 13 december 2018 en gold vanaf 27 december 2018.