Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  Gemeenschappelijke Regeling: Gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  De begroting en de jaarstukken zijn ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Het bestuur stelt per programma vast:

  • a.

    de taakvelden, en

  • b.

    de beleidsindicatoren. De beleidsindicatoren bevatten in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt :

  • a.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven, en

  • b.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 2.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 10.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Autorisatie begroting

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2.

  Indien de secretaris voorziet dat de lasten van een geautoriseerd programmabudget dreigt te worden overschreden of de baten van een geautoriseerd programmabudget dreigen te worden onderschreden, wordt dit door de secretaris in de eerstvolgende bestuursvergadering gemeld. Het bestuur bepaalt of het een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten of baten of voor bijstelling van het beleid, met inachtneming van artikel 14 van de gemeenschappelijke regeling. Een wijziging van het budget kan leiden tot een tussentijdse aanpassing van de bijdrage van de deelnemende gemeenten.

Artikel 5. Planning en controlcyclus

• 1.

  Het bestuur zendt de voorlopige jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar jaarlijks vóór 30 april toe aan de raden van de deelnemers.

• 2.

  De rekening met bijbehorende accountantsverklaring wordt binnen twee weken na vaststelling doch in ieder geval vóór 15 juli aan gedeputeerde staten gezonden.

• 3.

  Het batige of nadelige saldo zal aan de deelnemers worden uitgekeerd of in rekening worden gebracht, naar rato van de door de deelnemers werkelijk gemaakte kosten.

• 4.

  Het bestuur zendt de rekening en bijbehorende accountantsverklaring na vaststelling ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

• 5.

  Het bestuur zendt de rekening aan Gedeputeerde Staten.

• 6.

  Het bestuur zendt voor 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders van de begroting voor het volgende jaar en de meerjarenraming toe aan de raden van de deelnemers. Deze Kaderbrief bevat in ieder geval een indicatie van de gemeentelijke bijdrage en de beleidsvoornemens voor het begrotingsjaar.

• 7.

  Het Bestuur voorziet de ramingen in de ontwerpbegroting als bedoeld in artikel 35 eerste lid van de Wgr van een behoorlijke toelichting.

• 8.

  Het bestuur zendt de ontwerpbegroting minimaal twaalf weken voordat deze door het bestuur wordt vastgesteld toe aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 9.

  Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

• 10.

  Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten door.

• 11.

  Terstond na de vaststelling zendt het bestuur de begroting ter kennisname aan de raden van de deelnemers.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het bestuur maakt ongeveer halverwege het begrotingsjaar een tussenrapportage over de realisatie van de begroting van RDL.

• 2.

  In de tussenrapportage worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan 25.000 euro toegelicht.

• 3.

  In de tussenrapportage doet het bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid. Wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten vindt plaats voor zover de wijziging leidt tot een wijziging van de totale bijdrage van de deelnemers van meer dan € 100.000.

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het bestuur kan vaststellen op welke wijze het bestuur door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het bestuur stelt jaarlijks uiterlijk op 1 april een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 9 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringsbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de gemeenschappelijke regeling, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van gelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het bestuur zorgt voor en de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

   

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het bestuur stelt periodiek een nota activerings- en afschrijvingsbeleid op. Deze nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;

  • b.

    het moment van starten met afschrijven;

  • c.

    de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;

  • d.

    de componentenbenadering;

  • e.

    de restwaarde.

• 2.

  Het bestuur biedt jaarlijks bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting een overzicht investeringen aan waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het bestuur zorgt voor het uitoefenen van de financieringsfunctie door:

  • a.

    Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren. Het bestuur maakt hierbij gebruik van de financieringsfunctie van de gemeente Zevenaar. De afspraken hierover legt zij vast in een separate overeenkomst met de gemeente Zevenaar.b. Het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico’s en kredietrisico's.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

   

Artikel 13. Bedrijfsvoering

Het bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• b.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• c.

  geconstateerde (materiële) fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 14. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken binnen de gemeenschappelijke regeling;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

• d.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• e.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan

• f.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 16. Interne controle

Het bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 14 onder f. Daarnaast informeert het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 17. Intrekking oude regeling

De financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers 2021 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als:. Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Reinigingsdienst De Liemers 2023