| Organisatie | Koggenland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenbeleid gemeente Koggenland 2023 |
| Citeertitel | Evenementenbeleid Koggenland 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2023 | nieuwe regeling | 21-09-2023 | 23.0001032 |
Koggenland is een levendige gemeente waarin mensen kunnen genieten van een divers aanbod aan evenementen georganiseerd door diverse organisatoren, ondernemers en vrijwilligers die hard werken om mooie evenementen te organiseren in onze gemeente. Van kleine buurtbarbecues en rommelmarkten tot grotere muziekfestivals. Maar bij de organisatie en uitvoering komt heel wat kijken, zowel voor organisatoren, omwonenden als voor de gemeente. De gemeente ondersteunt waar mogelijk, verstrekt duidelijke informatie en verleent onder andere de vergunningen en houdt toezicht op evenementen.
Als gemeente hechten wij veel waarde aan evenementen: ze dragen bij aan een gezellige sfeer in de dorpen en zorgen ervoor dat mensen op een prettige manier samen kunnen komen. De gemeente Koggenland stimuleert initiatieven voor evenementen dan ook van harte.
Waarom hebben we een nieuw evenementenbeleid?
Zowel organisatoren als de gemeente hebben behoefte aan een beleid waarin alle aspecten rondom evenementen samenkomen, van ondersteuning tot vergunningen. Soms kan de gemeente ook een faciliterende rol vervullen.
De gemeente geeft graag ruimte aan evenementen en wil daarbij helpen. Er komen steeds weer nieuwe evenementen bij en bestaande evenementen veranderen of zijn al een lange tijd traditie. Ook zien we een veranderende rol van evenementen bij het uitgaan en nemen evenementen een steeds belangrijkere plaats in naast het uitgaan in horecagelegenheden. Evenementen zijn belangrijk voor de aantrekkelijkheid van het binnen- en het buitengebied. En daarmee voor het imago, de promotie en economische ontwikkeling van Koggenland. Evenementen in de kernen worden vaak voor - en door de eigen inwoners georganiseerd en dragen bij aan de leefbaarheid en de eigen identiteit dus een goede reden om evenementen te stimuleren.
Ook zien we mogelijkheden om regels te vereenvoudigen en te verminderen. Door vrij te laten wat kan en door goed te kijken naar de evenementen zoals die nu georganiseerd worden. In plaats van alle mogelijke toekomstige evenementen vooraf te willen regelen of beperken en door een beroep te doen op de eigen verantwoordelijkheid van organisatoren. We focussen daarbij op het beperken van risico’s en het waarborgen van de veiligheid. Door regels te verminderen waar dat kan, maken we een flexibeler beleid. Het beleid zal dan ook in elk geval na het eerste jaar geëvalueerd worden.
Visie op evenementen: wat vinden we belangrijk?
De gemeente Koggenland stimuleert evenementen:
Evenementen komen tot stand door en met de inzet van vrijwilligers, ondernemers, verenigingen en stichtingen. De gemeente ondersteunt hen hierbij. Dit evenementenbeleid heeft als doel evenementen en de betrokken vrijwilligers, ondernemers, verenigingen en stichtingen zo goed mogelijk te faciliteren door:
Wat vindt u in dit evenementenbeleid?
We hebben het evenementenbeleid verdeeld in vijf hoofdstukken. Daarin leest u:
Tot slot vindt u in dit document vier bijlagen met achtergrondinformatie en een vijfde bijlage die bestaat uit een handreiking bij het organiseren van een evenement.
In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) staat dat u een vergunning nodig heeft voor een evenement waar iedereen mag komen. Dat is omdat we de overlast voor de omgeving willen beheersen en maatregelen rond veiligheid willen kunnen toetsen. In dit eerste hoofdstuk leest u wat we precies onder evenement verstaan.
Daarna lichten we er een paar speciale evenementen uit: een kermis, circus, evenement in een horecabedrijf en evenement in een bestaand gebouw.
1.1 Wat verstaat de gemeente onder evenement?
In de APV staat wat een evenement is: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Dat wil zeggen: een gebeurtenis waar iedereen kan komen en die bedoeld is voor amusement, ontspanning en plezier. Daar valt dit onder:
Maar niet alles waar mensen samenkomen valt daaronder. Dit valt er namelijk niet onder:
En ook een besloten feest valt er niet onder; hierna leest u er meer over. U kunt de laatste versie van de APV nalezen op onze website.
Een besloten feest is geen evenement
Een besloten feest valt niet onder de omschrijving van evenement. Besloten wil namelijk zeggen ‘niet open’: een besloten feest is dus niet voor iedereen toegankelijk. Een feest is besloten als:
Voorbeelden van besloten feesten zijn een bruiloft, verjaardag of personeelsfeest. Geldt voor een feest niet alles wat in de opsomming hiervoor staat? Dan is het geen besloten feest, maar een evenement waarvoor een vergunning nodig is. Maar ook als het wel een besloten feest is, is soms een ontheffing nodig. Dat is als de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid een rol spelen. U hebt dan misschien bijvoorbeeld een geluidsontheffing nodig. Daarover leest u meer in bijlage 5 vanaf pagina 32.
Zet u bij een besloten bedrijfsfeest een tijdelijke (stretch)tent neer en komen er meer dan 150 mensen? Dan moet u een zogeheten BGBOP-melding doen: een Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Daarvoor hebt u een meldingsformulier nodig, dat u vindt op deze website. Vul het formulier in en stuur het uiterlijk 4 weken voordat het evenement begint naar info@koggenland.nl. Stuur ook eventuele bijlagen mee, zoals een tekening.
Als organisator bent u altijd verantwoordelijk voor een goed, veilig en geordend verloop van het besloten feest.
Er zijn twee soorten evenementen: een evenement dat u moet melden en een evenement waarvoor een vergunning nodig is. Hierna lichten we dat toe. Aan de hand van de risico’s delen we evenementen in categorieën in. Ook dat lichten we in dit onderdeel toe.
Niet voor elk evenement is een vergunning nodig, want soms is een melding voldoende. Dat is als:
Evenement waarvoor een vergunning nodig is
Het is verboden om een evenement te houden waarvoor de burgemeester geen vergunning heeft gegeven; dat staat in artikel 2:25 lid 1 van de APV. Voor die vergunning moet u misschien aan bepaalde voorwaarden voldoen of zijn er ontheffingen nodig. Evenementen waarvoor een vergunning nodig is delen we in vier categorieën in, waarover u hierna meer leest onder het kopje Vier categorieën evenementen. De indeling biedt de gemeente en hulpverleningsdiensten inzicht in risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, maatschappelijke impact en gevolgen voor het verkeer.
In bijlage 5 (pagina 32) leest u hoe u een evenement moet melden.
Veel voorkomende plattegronden van evenementenlocaties in Koggenland
De gemeente Koggenland kent geen vaste evenementenlocaties, maar er zijn wel een aantal locaties waar eerder succesvol evenementen zijn georganiseerd Als vorm van dienstverlening hebben we een aantal plattegronden gemaakt die we als bijlagen aan de handreiking hebben toegevoegd. Daarover leest u meer in bijlage 5 vanaf pagina 32.
Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten die elk om een eigen aanpak vragen. Als u een evenement meldt of aanvraagt, deelt de gemeente dat in een bepaalde categorie in. Dat doen we aan de hand van een vragenlijst, de zogeheten risicoscan. De Veiligheidsregio Noord-Holland Noord heeft deze risicoscan opgesteld en geeft ook een eerste indicatie van de mogelijke risico’s en van de impact van het evenement. De risicoscan baseert zich op de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) checklist (zie bijlage 2 op pagina 27) en kent 3 profielen:
De risicoscan bepaalt in welke categorie (ook wel: risicoklasse) we het aangemelde evenement indelen. Dat kan in een van deze vier categorieën, die we toelichten in tabel 1.1:
Tabel 1.1 Evenementen in categorieën
De categorie waarin we het evenement indelen, bepaalt of u het evenement alleen moet melden of dat u een vergunning moet aanvragen. Daarover leest u in het vervolg meer.
In de gemeente Koggenland worden elk jaar kermissen georganiseerd. Voor een kermis met attracties is een evenementenvergunning nodig. Die wordt aangevraagd door of namens de kermisexploitanten. De gemeente kijkt of er een verkeersbesluit nodig is, dit hangt af van de locatie van de aanvraag. Als een verkeersbesluit nodig is, dan vraagt de gemeente dat aan, en verleent dat ook.
Voor de organisatie van een kermis gelden deze regels:
De openingstijden van de kermis zijn tussen 14.00 uur en 24.00 uur, met uitzondering van zaterdagavond, want dan mag de kermis tot 01.00 uur open zijn. Consumptiezaken die zijn gericht op horecapubliek, zoals vis en snacks en dergelijke, mogen tot 30 minuten na sluitingstijd van de horecagelegenheid of feesttent in het desbetreffende dorp open zijn.
In Koggenland mag u een circus organiseren. Daarvoor hebt u een vergunning nodig. U moet daarvoor aan alle voorwaarden voldoen, en die bestaan uit:
Een circus dat voldoet aan deze vereisten, komt in aanmerking voor een vergunning:
Een vergunning voor een circus geven we af voor maximaal 5 aaneengesloten dagen. Dat is omdat we een onevenredig hoge overlast voor de leefomgeving willen voorkonen. Maximaal 3 dagen voordat het circus begint, mag de opbouw beginnen. Uiterlijk 2 dagen na afloop van het circus moet het circus zijn afgebouwd. Opbouwen en afbouwen mag niet gebeuren voor 7.00 uur ’s morgens en 22.00 uur ’s avonds. Kunt u motiveren dat het niet lukt binnen deze tijdsgrenzen? Dan kunt u hier in overleg met de burgemeester van afwijken.
Er zijn twee locaties voor een circus:
Voor beide locaties geldt dat er niet meer dan 1 circus per kalenderjaar mag plaatsvinden, en dan alleen in de periode tussen 1 mei en 31 augustus. Meer informatie over samenlopende en/of concurrerende aanvragen lijst u onder het kopje ‘Samenhangende en/of concurrerende aanvragen’.
Wilt u een circus organiseren? Dan moet u vóór 30 september van het huidige jaar een vergunning aanvragen voor het volgende jaar. Bij de aanvraag moet u ook het circus- of bouwboek overleggen. Binnen 8 weken nadat u de aanvraag hebt ingediend, beslist de burgemeester of u een vergunning krijgt. Daarbij spelen deze selectiecriteria een rol:
1.5 Een evenement in een horecabedrijf
Voor een evenement in een horecabedrijf is geen vergunning nodig, omdat het bedrijf bestemd is voor een optreden of feest en de gemeente dat getoetst heeft aan de wet- en regelgeving. Als u buiten uw horecabedrijf een evenement organiseert, dan moet u wel een vergunningsaanvraag doen.
1.6 Een evenement in een bestaand gebouw
Vindt een evenement plaats in een pand of bestaand gebouw? Dan moet u bij een evenement van meer dan 50 personen een melding brandveilig gebruik doen of een vergunning brandveilig gebruik aanvragen voor deze locatie; dat staat in het Bouwbesluit. In een gebruiksmelding of vergunning staat welke veiligheidsvoorschriften gelden. Deze voorschriften vindt u in hoofdstuk 6 van het bouwbesluit 2012, zie: op deze website. U kunt via het omgevingsloket checken of u een vergunning nodig heeft of alleen een gebruiksmelding moet doen. Minimaal 4 weken voordat het evenement begint, moet u deze melding bij het omgevingsloket doen: omgevingsloket.nl.
2 Wie is verantwoordelijk voor wat?
Bij een evenement zijn allerlei partijen betrokken. Al die partijen hebben hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Daarover gaat dit hoofdstuk. U komt hierin deze partijen tegen:
Als organisator bent u hoofdverantwoordelijk voor een veilig en goed verloop van een evenement. Ook bent u verantwoordelijk voor het beperken en voorkomen van overlast en andere gevolgen voor bezoekers en de omgeving. Denk aan geluidsoverlast en verkeershinder.
U moet zelf bedenken wat nodig is om het evenement veilig te laten verlopen, waarbij u de bepalingen in de vergunning volgt. Dit houdt minimaal in:
De gemeente verwacht van u een zorgvuldige voorbereiding. U schat bijvoorbeeld de risico’s in en treft daar passende maatregelen voor. Na afloop van het evenement zorgt u ervoor dat de bezoekers het evenemententerrein ordelijk en rustig verlaten.
De burgemeester is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Daarvoor neemt hij of zij vooraf voorschriften op in de vergunning. De burgemeester is bovendien het bevoegde bestuursorgaan voor het verlenen van onder meer:
2.3 Het college van burgemeester en wethouders
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een aantal zaken bij evenementen. Zo is het college onder meer bevoegd voor:
Voor een goede toetsing van een aanvraag voor een vergunning vraagt de gemeente advies aan externe partijen. Dat kan bijvoorbeeld de politie zijn, de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord. Aan welke partijen we advies vragen, verschilt per evenement.
In de ambtelijke organisatie vindt geregeld een evenementenoverleg plaats. Daarin bespreken we initiatieven en komende evenementen met vergunningverleners en adviespartners. Ook u als organisator kunt worden uitgenodigd om tijdens dit overleg uw initiatief te bespreken.
3 Hoe verloopt de aanvraag voor een evenement?
Om een vergunning voor een evenement aan te vragen, heeft de gemeente Koggenland een procedure die loopt van vooraankondiging tot besluit. In dit hoofdstuk leest u wat die procedure is. Vaak zijn er naast een vergunning ook ontheffingen nodig, bijvoorbeeld om alcohol te schenken. Die kunt u tegelijk met de vergunning aanvragen.
Belangrijke data voor de aanvraag van uw evenement 1 september Uiterste datum waarop u uw initiatief kunt voorstellen en advies kan vragen over de mogelijkheden (info@koggenland.nl) 15 oktober Uiterste datum waarop u uw evenement kunt aanmelden, dit geldt ook voor een meerjarenvergunning 1 november Alle aangemelde evenementen voor het volgende jaar staan geplaatst op de regionale evenementenkalender December De voorzitter van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord stelt de evenementenkalender vast |
3.1 Stap 1: het evenement aankondigen
U wilt een evenement organiseren. De eerste stap is dan dat u de gemeente laat weten dat u dat wilt doen (de zogeheten vooraankondiging). U kondigt het evenement aan met het Meldingsformulier evenement (zie bijlage 3 op pagina 28). U moet dit meldingsformulier vóór 15 oktober van het huidige jaar bij de gemeente indienen voor een evenement in het volgende jaar. Dat is nodig, omdat de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord de regionale evenementenkalender moet vaststellen. De regionale evenementenkalender is een overzicht van alle evenementen, groot en klein, die in de regio Noord-Holland Noord staan gepland.
Wat gebeurt er met uw aankondiging?
Nadat u het evenement heeft aangekondigd, ontvangt u van de gemeente informatie over vergunningen die nodig zijn, het verdere verloop van de aanvraag en hoelang de afhandeling daarvan duurt. Nadat de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord de regionale evenementenkalender heeft vastgesteld, neemt de gemeente contact met u op. We bespreken dan bijvoorbeeld welke vergunningen en ontheffingen u nodig hebt.
Advies nodig? Stuur ons een mail
De gemeente Koggenland stimuleert nieuwe initiatieven en wil organisators van evenementen zo goed mogelijk ondersteunen. Als organisator kunt u vóór 1 september voorafgaand aan het jaar waarin u een evenement wilt organiseren, uw initiatief voorstellen en advies vragen over de mogelijkheden. Stuur daarvoor een e-mail naar info@koggenland.nl.
3.2 Stap 2: het vaststellen van de regionale evenementenkalender
Direct na de vooraankondiging, maar uiterlijk 1 november, plaatst de gemeente het geplande evenement op de regionale evenementenkalender. Er is een werkgroep Evenementenveiligheid, die daarna aan de voorzitter van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord advies geeft over de aandachtsevenementen en risico-evenementen die op de kalender staan. Bij dit advies spelen ten minste deze criteria een rol:
De werkgroep kan bijvoorbeeld adviseren om het evenement te verplaatsen, extra veiligheidsmaatregelen voor te schrijven of in een uiterst geval het evenement niet te laten doorgaan, bijvoorbeeld bij samenloop van evenementen. De voorzitter van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord stelt de evenementenkalender uiterlijk 1 december vast. De gemeente informeert u vervolgens over de kalender. Staat uw evenement erop? Dan kunt u een evenementenvergunning aanvragen.
3.3 Stap 3: het evenement melden of aanvragen
Het beoordelen en voorbereiden van een evenement kost veel tijd. Daarom is het van belang dat u een evenement op tijd meldt of aanvraagt. Hoe u dat doet, leest u in de handreiking in bijlage 5 (pagina 32). Hier leest u in het kort hoe dat gaat, met in tabel 3.1 wat wij nodig hebben voor de beoordeling en in tabel 3.2 welke termijnen gelden.
Wat zijn de vereisten om een aanvraag in te dienen?
Voor een goede en snelle beoordeling van het evenement is het belangrijk dat u het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invult. Doet u dit niet, dan kan dat tot vertraging leiden. In tabel 3.2 staat wat er nodig is bij een aanvraag; in bijlage 5 lichten we dat uitgebreid toe.
Tabel 3.2 De vereisten bij een aanvraag
**Alleen als dit van toepassing is
*** De wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) kan worden toegepast op een aanvraag indien dit in het Bibob beleid Koggenland is opgenomen.
Doe de melding of aanvraag digitaal binnen de termijn die daarvoor staat
Een melding of aanvraag voor een evenement doet u digitaal met DigiD of eHerkenning. Daarvoor vindt u een formulier op de website van de gemeente. U moet ook bijlagen meesturen, bijvoorbeeld het programma, de schriftelijke toestemming van de grondeigenaar, een plattegrondtekening en een draaiboek. Afhankelijk van het soort evenement en de risico’s daarvan vragen we ook om bijvoorbeeld een veiligheidsplan en verkeersplan. Zie tabel 3.1 en bijlage 5.
Tabel 3.2 Termijnen voor melden of aanvragen van evenementen
3.4 Stap 4: het toetsen van de aanvraag
Nadat we uw aanvraag hebben ontvangen, kijken we eerst of die compleet is: hebt u alle informatie gestuurd die we nodig hebben om een besluit te nemen? Als de aanvraag niet compleet is, krijgt u 2 weken de tijd om de ontbrekende informatie aan te leveren. Maar alleen als dat nog binnen de termijn past die wij nodig hebben om de aanvraag te behandelen. Als dat niet zo is, dan kan de burgemeester besluiten uw aanvraag niet in behandeling te nemen. Dat melden we schriftelijk aan u.
3.5 Stap 5: het besluit om een vergunning te verlenen
De burgemeester beslist binnen 8 weken nadat de volledige aanvraag binnen is of u wel of niet een vergunning krijgt voor het evenement. Deze termijn mag eenmaal verlengd worden met nog eens acht weken. Is het besluit positief? Dan staat daarin:
de leges die u eventueel moet betalen, die vindt u hier.
Is het besluit negatief? Dan staat duidelijk omschreven waarom u geen vergunning krijgt en wat de mogelijkheden zijn om bezwaar te maken tegen het besluit (zie ook paragraaf 3.8).
3.6 Samenlopende en/of concurrerende aanvragen
Het kan gebeuren dat meerdere vooraankondigingen of aanvragen voor een evenement worden ingediend voor dezelfde locatie, datum en tijd. We spreken dan over zogeheten samenlopende aanvragen. Dat wil nog niet direct zeggen dat deze evenementen niet gelijktijdig door kunnen gaan. Dat is namelijk pas het geval als deze evenementen elkaar ‘negatief’ beïnvloeden. U kan dan denken aan evenementen op dezelfde locatie waarvan de geluidsniveaus elkaar beïnvloeden. In dat geval spreken we over concurrerende aanvragen.
In situaties waarin vooraankondigingen of vergunningsaanvragen worden gedaan voor samenlopende evenementen die mogelijk concurrerend zijn, wordt aan de hand van het volgende afwegingskader en procedureregels bepaald welk evenement voorrang krijgt. Dit wordt door de burgemeester getoetst aan de hand van een aantal stappen. Als evenementen zodanig in conflict zijn met dat ze niet tegelijkertijd kunnen plaatsvinden, maakt de burgemeester een afweging op basis van het onderstaande procedure, deze wordt in volgorde van prioritering in stappen genoemd.
Als samenlopende evenementen niet met elkaar concurreren, of op die manier ingericht kunnen worden dat er geen conflict zal optreden, kan de burgemeester beide evenementen vergunnen. De gemeente verwacht wel van u als organisator dat u bij conflicterende situaties samenwerkt en meedenkt over alternatieve mogelijkheden.
De overgebleven concurrerende vooraankondigingen, of aanvragen worden beoordeeld op het totaalpakket van de activiteiten. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar de meerwaarde van de activiteiten voor de gemeente Koggenland. Het evenement is bijvoorbeeld van toegevoegde waarde op het bestaande aanbod en draagt bij aan de diversiteit van evenementen in de gemeente. Daarbij moet u als aanvrager aangeven hoe het evenement zich verhoudt tot de lokale omgeving en het lokale aanbod. Ook wordt er gekeken naar de kwaliteit van het evenement. Dit gaat om de kwaliteit van het evenement zelf en om de kwaliteit en capaciteit van u als aanvragende organisatie. Geeft u als organisatie het vertrouwen dat het beschreven evenement professioneel georganiseerd kan worden en toont u hiermee voldoende ambitie? Het gaat hierbij niet alleen om bewezen kwaliteit, voortkomend uit eerder opgedane ervaring, maar ook om potentiële kwaliteit met het organiseren van een evenement. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de uitwerking op de thema's duurzaamheid en inclusie. Aanvragen waarin de gestelde doelen en ambities met betrekking tot duurzaamheid en/of inclusie zijn vormgegeven hebben voorrang op aanvragen die daar (nog) niet aan voldoen. Tot slot wordt ook gekeken of de vooraankondiging of aanvraag in zijn geheel voldoende overtuigt.
Alleen reguliere evenementen komen in aanmerking voor een meerjarenvergunning. Heeft u een meerjarenvergunning voor uw evenement? Dan moet u ieder jaar vóór 15 oktober een vooraankondiging doen van het evenement voor het jaar daarop. Dat moet u doen minimaal 8 weken voordat het evenement begint.
Dit zijn de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een meerjarenvergunning:
Als blijkt dat de organisatie zich niet heeft gehouden aan de voorschriften in de vergunning of als het evenement niet goed is verlopen, dan kan de burgemeester besluiten om de vergunning in te trekken.
3.8 Bezwaar tegen de vergunning
Belanghebbenden, zoals de aanvrager en omwonenden, kunnen binnen 6 weken na het besluit op de vergunningsaanvraag, bezwaar maken. Het indienen van een bezwaarschrift heeft echter geen zogeheten schorsende werking. Dat betekent dat de gevolgen van het besluit waarmee u het niet eens bent, niet worden opgeschort. Als u een spoedeisend belang heeft, kunt u de rechter vragen om een zogeheten voorlopige voorziening (tijdelijke regeling) te treffen. Een voorlopige voorziening kost wel geld. Meer informatie hierover leest u hier.
4 Voorschriften voor evenementen met een vergunning
In hoofdstuk 3 las u wanneer u een vergunning moet aanvragen voor het evenement dat u wilt organiseren. Als een vergunning verplicht is, gelden bepaalde voorschriften, bijvoorbeeld rond de veiligheid van het evenement. Maar ook zijn er voorschriften voor de begin- en eindtijd van het evenement en onderwerpen als reclame en duurzaamheid. Al deze aspecten komen in dit hoofdstuk aan bod.
4.1 Op- en afbouwtijden, aanvangstijden en eindtijden
Voor evenementen gelden tijden waarop u mag opbouwen en afbouwen, en waarbinnen het evenement mag plaatsvinden. Daarover gaat dit onderdeel.
Omwonenden mogen geen hinder ondervinden van het opbouwen en afbouwen van het evenement. U mag daarom uitsluitend tussen 7.00 uur en 22.00 uur opbouwen en afbouwen. Kunt u motiveren dat het niet lukt binnen deze tijdsgrenzen? Dan kunt u hier in overleg met de burgemeester van afwijken.
In tabel 4.1 staan de aanvangstijden voor evenementen. Op zon- en feestdagen geldt de Zondagswet, waarin staat dat het niet is toegestaan om vóór 13.00 uur ‘openbare vermakelijkheden’ te organiseren. De burgemeester kan een ontheffing geven voor dit verbod.
Tabel 4.1 Aanvangstijden bij evenementen
In de Zondagswet staat ook dat het verboden is om geluid te maken dat op meer dan 200 meter afstand is te horen. De burgemeester kan hiervoor een ontheffing geven vanaf 13.00 uur.
In tabel 4.2 staan de eindtijden voor reguliere evenementen en in tabel 4.3 de eindtijden voor evenementen die tijdens een kermis plaatsvinden.
Tabel 4.2 Eindtijden bij reguliere evenementen
Het geluidsniveau is een belangrijke factor bij overlast van evenementen. Om geluidshinder voor omwonenden te beperken en gehoorschade zo veel mogelijk te voorkomen, is de hoeveelheid geluid aan een maximum gebonden. Als organisator bent u verantwoordelijk voor naleving van de geluidsnormen; deze normen nemen we op in de evenementenvergunning. U leest hier meer over in bijlage 4 op pagina 30.
Als organisator bent u verantwoordelijk voor het matigen van alcoholgebruik en dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18 jaar. Om ervoor te zorgen dat het evenement veilig en gezond verloopt, moet u maatregelen nemen om alcohol- en drugsmisbruik en de overlast die hiermee samenhangt, zo veel mogelijk te voorkomen.
Ontheffing voor het gebruik van alcohol
Om zwak alcoholische drank te mogen schenken buiten een horeca-inrichting, is een ontheffing van de Alcoholwet nodig (artikel 35). Een zwak alcoholische drank is een drank met een percentage van minder dan 15 procent pure alcohol, bijvoorbeeld bier, wijn en kant en klare mixdrankjes. U kunt deze ontheffing tegelijk met de evenementenvergunning aanvragen. De burgemeester kan de ontheffing verlenen voor een ‘bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijk aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste 12 dagen’. Daaronder vallen evenementen.
De Alcoholwet bepaalt dat u uitsluitend aan iemand die 18 jaar of ouder is zwakalcoholhoudende drank mag schenken. Bij bepaalde evenementen is het lastig om hierop toe te zien, bijvoorbeeld omdat het heel druk is. Om dat toezicht te vereenvoudigen, is het verplicht om te werken met polsbandjes.
Er moet een leidinggevende aanwezig zijn
Er mag alleen drank worden geschonken als er een leidinggevende aanwezig is die op de ontheffing wordt genoemd. Die leidinggevende:
We kunnen extra voorschriften verbinden aan deze ontheffing, bijvoorbeeld dat tijdens het evenement de drank alleen in herbruikbare bekers mag worden geschonken
Om gezondheid- en veiligheidsincidenten door het gebruik van drugs te voorkomen, moet u als organisator de risico’s door drugsgebruik zo veel mogelijk beperken. Daarom moeten er EHBD’ers aanwezig zijn (Eerste Hulp bij Drugs- en drankongevallen). U moet bij het organiseren van een evenement aan bepaalde basisvoorschriften voldoen om het alcohol- en drugsgebruik te matigen; zie voor meer informatie de handreiking in bijlage 5 vanaf pagina 32.
Brandveiligheid is een van de speerpunten bij evenementen. Voor tijdelijke bouwsels of constructies, zoals tenten en podia, gelden de bepalingen en normen van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (zie deze website). In dit besluit staan brandveiligheidsnormen die in alle gevallen gelden voor evenementen. In het besluit staan ook een aantal bepalingen over de inzet van basishulpverlening bij evenementen. Als er bij een evenement tijdelijke constructies of bouwsels zijn met een verblijfsruimte van meer dan 150 personen, moet u als organisator dat melden. Bij een evenement waarvoor u voor de beoordeling van de brandveiligheid alle gegevens al hebt aangeleverd, vervalt deze meldingsplicht.
4.5 Veiligheid van tenten, podia en tribunes
Bij evenementen worden vaak bouwsels gebruikt, zoals tenten, podia, decorschermen en tribunes. Als organisator bent u verantwoordelijk voor de constructieve veiligheid hiervan. Die veiligheid moet u aantonen met constructietekeningen en -berekeningen, die u aanlevert bij de aanvraag.
Het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc) heeft een richtlijn gepubliceerd voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag van een vergunning voor een evenement. Die richtlijn vindt u op deze website De richtlijn is uitsluitend bedoeld om objecten te beoordelen die worden gebruikt bij een evenement waarvoor een vergunning verplicht is volgens de APV van Koggenland. De richtlijn licht toe welke constructieve gegevens u moet aanleveren voor deze beoordeling.
Maakt u bij het evenement gebruik van een bouwsel en moet u hiervoor grondankers plaatsen of graafwerkzaamheden uitvoeren? Dat bent u verplicht om vooraf een zogenoemde KLIC-melding te doen; KLIC staat voor ‘kabels- en leidingeninformatiecentrum. U doet de melding online bij het Kadaster. Ga daarvoor naar deze website. Na de melding ontvangt u informatie over kabels en leidingen van de locatie waar u wilt graven. Hiermee voorkomt u dat er schade of gevaarlijke situaties ontstaan.
Voor het plaatsen van attractie- en speeltoestellen, zoals een springkussen, gelden bepaalde regels. Gaat het om een toestel dat personen voortbeweegt, dan moet u het Registratie Attractie speeltoestellen (RAS)-nummer aan de gemeente voorleggen. De gemeente controleert dan in het RAS-register of de attractie is goedgekeurd. U mag een attractie die niet is goedgekeurd niet gebruiken tijdens het evenement.
4.6 Ontruimingsplan met draaiboek of veiligheidsplan
Het ontruimingsplan met draaiboek of het veiligheidsplan vormen een leidraad voor de organisatie, de gemeente en de hulpdiensten. De gemeente en hulpdiensten kunnen hiermee bovendien toetsen of u alle maatregelen hebt genomen die belangrijk zijn voor de voortgang van het evenement. U moet de plannen dan ook bij de aanvraag meesturen:
Bij een aandachtsevenement (B) en risico-evenement (C) moet u een veiligheidsplan aanleveren. Zo nodig moet u mogelijk nog andere plannen aan het veiligheidsplan toevoegen, bijvoorbeeld een verkeersplan. Het veiligheidsplan is een onderdeel van de vergunning. Bovendien ontvangen de hulpdiensten het definitieve en goedgekeurde veiligheidsplan.
In het ontruimingsplan staat welke maatregelen u hebt getroffen om de veiligheid van deelnemers en publiek te waarborgen. U legt er ook in vast hoe de aanwezigen op een gestructureerde manier het evenement kunnen verlaten als er moet worden ontruimd, bijvoorbeeld bij brand of een weersomslag. In het veiligheidsplan staat welke maatregelen u hebt getroffen om de veiligheid van deelnemers en publiek te waarborgen op het gebied van beveiliging, geneeskundige hulpverlening en communicatie, en wat de organisatie moet doen bij een calamiteit.
U kunt bij het opstellen van de plannen gebruikmaken van een model met handleiding. Dat vindt u op de website van de Veiligheidsregio. Het is bovendien opgenomen in de handreiking in bijlage 5 vanaf pagina 32.
Als organisator van een evenement bent verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers. De gemeente kan u verplichten om gecertificeerde beveiligers of portiers aan te stellen. Of dat noodzakelijk is, bepalen we in overleg met de politie.
De richtlijn is dan 1 beveiliger op 250 bezoekers, tenzij de politie een ander advies geeft. Kort voordat het evenement begint, moet het beveiligingsbedrijf aan de gemeente afschriften geven van de legitimatiebewijzen van de beveiligers die worden ingezet. Dit is een onderdeel van de vergunningsvoorwaarden.
Voor de verkeersveiligheid kan de gemeente aan de vergunning van een evenement specifieke (parkeer)voorschriften verbinden. U kunt bijvoorbeeld verplicht worden om toezichthouders aan te stellen om de verkeersveiligheid te handhaven. Of bij een activiteit op de openbare weg kunnen we u verplichten verkeersregelaars in te zetten. Het werven en het laten opleiden van verkeersregelaars is uw verantwoordelijkheid. U mag uitsluitend verkeersregelaars inzetten die zijn gecertificeerd, en zij mogen alleen optreden onder toezicht van de politie. Of toezichthouders of verkeerregelaars vereist zijn en hoeveel dat er dan moeten zijn, bepalen de gemeente, wegbeheerder en politie samen met u.
Hulpverleningsdiensten moeten altijd vrije doorgang hebben en bluswatervoorzieningen van de brandweer mogen niet worden geblokkeerd.
4.9 Geneeskundige en hygiënische aspecten
De gemeente kan in overleg met, of op aangeven van de GHOR voorschrijven dat u als organisator bepaalde gezondheids- of hygiënische maatregelen moeten nemen. Denk daarbij aan (extra) sanitaire voorzieningen, vrij toegankelijke drinkwaterpunten, voorlichting over drugsgebruik, EHBO’ers en EHBD’ers of een ambulance. Voor het aantal EHBO’ers is de richtlijn 1 op 1000 bezoekers met een minimum van twee EHBO’ers.
Met de GHOR-checklist in bijlage 2 op pagina 27 kunt u bepalen of u contact moet opnemen met de GHOR.
4.10 Cameratoezicht en drugshonden
De burgemeester kan besluiten om als voorwaarde te stellen dat u bij uw evenement gebruikmaakt van cameratoezicht en/of drugshonden.
Om reclame te maken voor het evenement, kunt u als organisator een ontheffing krijgen om reclameborden te plaatsen; dat staat in artikel 2:10 van de APV. Maar de gemeente wil niet te veel reclameborden, en heeft er daarom een aantal vaste locaties voor aangewezen, deze vindt u hier.
We willen in Koggenland op een duurzame manier omgaan met het milieu. Daar kunt u als organisator van een evenement aan bijdragen met maatregelen waarmee u zorgt voor een minimale belasting van het milieu. Behalve dat dat goed is voor de leefomgeving, kan het bovendien kostenbesparend werken én zorgen voor een positieve uitstraling en voor bewustwording bij de bezoekers. We kijken graag samen met u naar manieren om een evenement duurzamer te organiseren. Denk bij duurzaamheid bijvoorbeeld aan:
Vanaf 1 januari 2024 is het gebruik van plastic wegwerpverpakkingen verboden. Vanaf die datum bent u verplicht om herbruikbare plastic bekers met statiegeld te gebruiken tijdens uw evenement. Voor de borden en bakjes voor maaltijden kunt u ook een statiegeldsysteem inzetten. Daarnaast kunt u composteerbare of afbreekbare materialen gebruiken. Voor reclame en bewegwijzering stimuleren we om gerecycled of recyclebaar materiaal te gebruiken.
Ballonnen zijn zeer schadelijk voor het milieu, kies daarom een alternatief.
Het evenement is pas echt duurzaam als de omgeving schoon en onbeschadigd blijft. Zorg daarom voor voldoende afvalbakken en zamel afval zo veel mogelijk gescheiden in. Gebruik ecologisch verantwoorde schoonmaakmiddelen. In de evenementenvergunning staan een aantal voorwaarden over het opruimen van afval na afloop van het evenement. Deze voorwaarden vindt u in de handreiking in bijlage 5 vanaf pagina 32.
Maak zo veel mogelijk gebruik van vaste energievoorzieningen en waar mogelijk van duurzame energie; vraag de gemeente om advies hierbij. Ook energiezuinige apparatuur en ledverlichting schelen aanzienlijk in energieverbruik. Dit draagt ook bij aan het klimaatdoel van Koggenland om in 2050 een geheel CO2-neutrale energievoorziening te hebben. Voor water kunt u waterbesparende kranen gebruiken.
5 Toezicht, handhaving en evaluatie
Veiligheid, openbare orde en het beperken van overlast zijn belangrijke punten bij de organisatie van een evenement. Als organisator bent u hoofdverantwoordelijk voor een goed, veilig en geordend verloop van het evenement. Het uitgangspunt van de gemeente is dat u zich houdt aan de wettelijke regels en de voorschriften die aan de vergunning zijn verbonden. Maar we willen daar wel op toezien en zo nodig ook handhaven. Dat optreden kan gericht zijn tegen de organisatie of tegen de bezoekers. Naast de gemeente hebben ook de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord de bevoegdheid om handhavend op te treden.
Achteraf evalueren we graag met u hoe het evenement is verlopen.
Wat is doel van toezicht en handhaving?
We willen toezicht en handhaving zo inrichten, dat u en bezoekers er tijdens het evenement zo min mogelijk last van hebben. Voorafgaand aan een aandachtsevenement (B) en risico-evenement (C) vindt een zogeheten voorschouw plaats. Bij een voorschouw bekijken we vooraf het terrein, hoe dat is ingericht en de brandveiligheid ervan. Tijdens het evenement houden we ook toezicht, dat vooral gericht is op geluid en op het verkopen van alcoholhoudende drank.
Worden de voorschriften niet nageleefd of afspraken niet nagekomen? Dan treden we handhavend op. We geven dan eerst een waarschuwing, waarbij u als organisator de kans krijgt om de overtreding zo snel mogelijk ongedaan te maken. Doet u dat niet of niet goed genoeg, dan kunnen we de vergunning intrekken of wijzigen.
Een evaluatie van het evenement
We willen graag leren van de ervaringen die zijn opgedaan tijdens evenementen, zodat we zo nodig processen of werkwijzen kunnen verbeteren.
Voor nieuwe evenementen en voor aandachtsevenementen en risico-evenementen houden we daarom een evaluatie. Na een reguliere evenement streven we ernaar om via mail of telefonisch contact te hebben met de organisator. We nemen de evaluatiepunten mee voor een (eventuele) nieuwe aanvraag. We sturen het evaluatieverslag naar u.
de burgemeester,
Monique M. Bonsen-Lemmers
en
het college van burgemeester en wethouders van Koggenland,
de gemeentesecretaris a.i.,
mevrouw Ing. S.A.D.C. van Geffen
de burgemeester,
Monique M. Bonsen-Lemmers
In de APV van de gemeente Koggenland staat wanneer en op welke manier we een vergunning verlenen voor een evenement. Daarnaast gelden daarvoor onder meer nog deze wetten, besluiten en regelingen:
De recentste wetteksten vindt u hier op overheid.nl
Bijlage 3. Meldingsformulier evenement
Meldingsformulier om een evenement te organiseren
Adres: Middenhof 2, 1648 JG De Goorn
Meer informatie kunnen we opvragen bij:
Contactpersoon: .......................................................................................................................................
E-mailadres: ..............................................................................................................................................
Telefoonnummer ......................................................................................................................................
Wat is de naam van het evenement: ........................................................................................................
...................................................................................................................................................................
Om wat voor evenement gaat het, bijvoorbeeld sport of festival en op welke datum en tijd zal het evenement plaatsvinden?
Soort: ........................................................................................................................................................
Datum: ………………………………………… van …………………..uur tot ………………….uur
Datum: ………………………………………… van …………………..uur tot ………………….uur
Datum: ………………………………………… van …………………..uur tot ………………….uur
Datum: ………………………………………… van …………………..uur tot ………………….uur
Waar wilt u het evenement houden en is dat binnen of buiten?
Locatie: ……………………………………………………………. Het evenement wordt binnen / buiten gehouden (zet een cirkel om wat het geval is)
Hoeveel deelnemers en/of toeschouwers verwacht u?
Aantal deelnemers: .…………………………………………..
Aantal toeschouwers: ………………………………………..
Jaarlijks / eenmalig (zet een cirkel om wat het geval is)
Adres (geen postbus): ........................................................................................................................
Postcode en woonplaats: ...................................................................................................................
Telefoonnummer: ..............................................................................................................................
Volledige naam: ..................................................................................................................................
Adres: .................................................................................................................................................
Postcode en woonplaats: ...................................................................................................................
Telefoonnummer (mobiel): ................................................................................................................
E-mailadres: ........................................................................................................................................
Wat is het bankrekeningnummer van de organisatie?
Bankrekeningnummer: .......................................................................................................................
Op naam van: .....................................................................................................................................
Doet hierbij melding van een te verwachten evenement.
Het evenement is al wel / nog niet op de regionale evenementenkalender geplaatst.
Omcirkel in welke categorie het evenement valt volgens de risicoscan:
Het geluidsniveau is een belangrijke factor bij overlast van evenementen. Om geluidshinder voor omwonenden te beperken en gehoorschade zo veel mogelijk te voorkomen, is de hoeveelheid geluid aan een maximum gebonden. Als organisator bent u verantwoordelijk voor naleving van de geluidsnormen; deze normen nemen we op in de evenementenvergunning.
De geluidsnorm is doorgaans het equivalente geluidsniveau in dB(A) van het muziekgeluid en dat meten we nabij de gevels van woningen of aan het einde van het deel waar publiek staat. Bij evenementen is er vrijwel altijd sprake van geluid met het karakter van muziek. We passen geen straffactor toe voor muziek omdat een evenement een tijdelijk karakter heeft. Daarnaast passen we de overige toeslagen en correctietermen niet toe, zoals meteo, gevel en bedrijfsduur. De burgemeester kan in bijzondere gevallen afwijken van deze geluidsnormen.
Afhankelijk van het type evenement hanteren we verschillende geluidsnormen:
Lage bastonen kunnen de grootste bron van hinder zijn, zoals vaak bij pop- en dance- evenementen het geval is. Zo nodig hanteren we een dB(C)-norm om de hinder van bastonen te beperken. Daarbij houden we een 10 dB hogere normering aan voor de dB(C) dan voor de dB(A). Ook voor deze 70 tot 95 dB(C)-grenswaarden geldt: al naar gelang van eerdere ervaringen en/of noodzaak.
Horecaondernemers en sportverenigingen en dergelijke die vallen onder het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (ook wel Activiteitenbesluit genoemd), kunnen vrijstelling aanvragen van de geluidsvoorschriften van het besluit. Dat kan bij evenementen of activiteiten die niet tot de normale bedrijfsvoering behoren en waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gemaakt of meer geluid dan gebruikelijk, bijvoorbeeld bij een liveband, een dj of karaoke.
Volgens de algemeen plaatselijke verordening (APV, artikel 4:3) is het toegestaan om maximaal twaalf incidentele festiviteiten per kalenderjaar te organiseren, waarbij de geluidsnormen zoals omschreven in het Activiteitenbesluit (artikel 2.17, 2.19 en 2.20) en in de APV (artikel 4:5) niet van toepassing zijn. Maar alleen als u ten minste vier weken voordat die festiviteit begint meedeelt aan het college. In de APV is het aantal incidentele festiviteiten per dorpskern vastgesteld.
U kunt deze melding indienen bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord. Deze melding geldt alleen voor geluid dat in een gebouw wordt gemaakt. Een muziekgezelschap dat oefent heeft geen ontheffing nodig als er maximaal 6 uur per week onversterkte muziek wordt gemaakt. Oefenen houdt in dat u muziek maakt zonder dat er publiek bij aanwezig is (dat staat in artikel 4:5 lid 2 van de APV).
Het college kan jaarlijks vooraf aan een volgend kalenderjaar collectieve festiviteiten aanwijzen, dat staat in artikel 4:2 van de APV. Voor deze collectieve festiviteiten gelden niet de geluidsnormen die staan in artikel 2.17, 2.19 en 2.10 van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer, artikel 4:5 van de APV en paragraaf 4.6.1 Inpandige activiteiten.
Voorbeeld van vergunningsvoorschriften
Voor geluid kan een vergunningsvoorschrift er zo uitzien:
Bijlage 5. Handreiking bij het organiseren van een evenement
In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) staat dat u een vergunning nodig heeft voor een evenement waar iedereen mag komen. Dat is omdat we de overlast voor de omgeving willen beheersen en maatregelen rond veiligheid willen kunnen toetsen. In dit eerste hoofdstuk leest u wat we precies onder evenement verstaan.
Daarna lichten we er een paar speciale evenementen uit: een kermis, circus, evenement in een horecabedrijf en evenement in een bestaand gebouw.
1.1 Wat verstaat de gemeente onder evenement?
In de APV staat wat een evenement is: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Dat wil zeggen: een gebeurtenis waar iedereen kan komen en die bedoeld is voor amusement, ontspanning en plezier. Daar valt dit onder:
Maar niet alles waar mensen samenkomen valt daaronder. Dit valt er namelijk niet onder:
En ook een besloten feest valt er niet onder; hierna leest u er meer over. U kunt de laatste versie van de APV nalezen op onze website.
Een besloten feest is geen evenement
Een besloten feest valt niet onder de omschrijving van evenement. Besloten wil namelijk zeggen ‘niet open’: een besloten feest is dus niet voor iedereen toegankelijk. Een feest is besloten als:
Voorbeelden van besloten feesten zijn een bruiloft, verjaardag of personeelsfeest. Geldt voor een feest niet alles wat in de opsomming hiervoor staat? Dan is het geen besloten feest, maar een evenement waarvoor een vergunning nodig is. Maar ook als het wel een besloten feest is, is soms een ontheffing nodig. Dat is als de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid een rol spelen. U hebt dan misschien bijvoorbeeld een geluidsontheffing nodig.
Zet u bij een besloten bedrijfsfeest een tijdelijke (stretch)tent neer en komen er meer dan 150 mensen? Dan moet u een zogeheten BGBOP-melding doen: een Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Daarvoor hebt u een meldingsformulier nodig, dat u vindt op deze website. Vul het formulier in en stuur het uiterlijk 4 weken voordat het evenement begint naar info@koggenland.nl. Stuur ook eventuele bijlagen mee, zoals een tekening.
Als organisator bent u altijd verantwoordelijk voor een goed, veilig en geordend verloop van het besloten feest.
Er zijn twee soorten evenementen: een evenement dat u moet melden en een evenement waarvoor een vergunning nodig is. Hierna lichten we dat toe. Aan de hand van de risico’s delen we evenementen in categorieën in. Ook dat lichten we in dit onderdeel toe.
Evenement waarvoor een vergunning nodig is
Het is verboden om een evenement te houden waarvoor de burgemeester geen vergunning heeft gegeven; dat staat in artikel 2:25 lid 1 van de APV. Voor die vergunning moet u misschien aan bepaalde voorwaarden voldoen of zijn er ontheffingen nodig. Evenementen waarvoor een vergunning nodig is delen we in vier categorieën in, waarover u hierna meer leest onder het kopje Vier categorieën evenementen. De indeling biedt de gemeente en hulpverleningsdiensten inzicht in risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, maatschappelijke impact en gevolgen voor het verkeer.
Niet voor elk evenement is een vergunning nodig, want soms is een melding voldoende. Dat is als:
Veel voorkomende plattegronden van evenementenlocaties in Koggenland
De gemeente Koggenland kent geen vaste evenementenlocaties, maar er zijn wel een aantal locaties waar eerder succesvol evenementen zijn georganiseerd Als vorm van dienstverlening hebben we een aantal plattegronden gemaakt die we als bijlagen aan deze handreiking hebben toegevoegd. Daarover leest u meer in bijlage 1.
Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten die elk om een eigen aanpak vragen. Als u een evenement meldt of aanvraagt, deelt de gemeente dat in een bepaalde categorie in. Dat doen we aan de hand van een vragenlijst, de zogeheten risicoscan. De Veiligheidsregio Noord-Holland Noord heeft deze risicoscan opgesteld en geeft ook een eerste indicatie van de mogelijke risico’s en van de impact van het evenement. De risicoscan baseert zich op de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) checklist (zie bijlage 2 in het evenementenbeleid) en kent 3 profielen:
De risicoscan bepaalt in welke categorie (ook wel: risicoklasse) we het aangemelde evenement indelen. Dat kan in een van deze vier categorieën, die we toelichten in tabel 1.1:
Tabel 1.1 Evenementen in categorieën
De categorie waarin we het evenement indelen, bepaalt of u het evenement alleen moet melden of dat u een vergunning moet aanvragen. Daarover leest u in het vervolg meer.
In de gemeente Koggenland worden elk jaar kermissen georganiseerd. Voor een kermis met attracties is een evenementenvergunning nodig. Die wordt aangevraagd door of namens de kermisexploitanten. De gemeente kijkt of er een verkeersbesluit nodig is, dit hangt af van de locatie van de aanvraag. Als een verkeersbesluit nodig is, dan vraagt de gemeente dat aan, en verleent dat ook.
Voor de organisatie van een kermis gelden deze regels:
De openingstijden van de kermis zijn tussen 14.00 uur en 24.00 uur, met uitzondering van zaterdagavond, want dan mag de kermis tot 01.00 uur open zijn. Consumptiezaken die zijn gericht op horecapubliek, zoals vis en snacks en dergelijke, mogen tot 30 minuten na sluitingstijd van de horecagelegenheid of feesttent in het desbetreffende dorp open zijn.
In Koggenland mag u een circus organiseren. Daarvoor hebt u een vergunning nodig. U moet daarvoor aan alle voorwaarden voldoen, en die bestaan uit:
Een circus dat voldoet aan deze vereisten, komt in aanmerking voor een vergunning:
Een vergunning voor een circus geven we af voor maximaal 5 aaneengesloten dagen. Dat is omdat we een onevenredig hoge overlast voor de leefomgeving willen voorkonen. Maximaal 3 dagen voordat het circus begint, mag de opbouw beginnen. Uiterlijk 2 dagen na afloop van het circus moet het circus zijn afgebouwd. Opbouwen en afbouwen mag niet gebeuren voor 7.00 uur ’s morgens en 22.00 uur ’s avonds. Kunt u motiveren dat het niet lukt binnen deze tijdsgrenzen? Dan kunt u hier in overleg met de burgemeester van afwijken.
Er zijn twee locaties voor een circus:
Voor beide locaties geldt dat er niet meer dan 1 circus per kalenderjaar mag plaatsvinden, en dan alleen in de periode tussen 1 mei en 31 augustus. Meer informatie over samenlopende en/of concurrerende aanvragen lijst u onder het kopje ‘Samenhangende en/of concurrerende aanvragen’.
Wilt u een circus organiseren? Dan moet u vóór 30 september van het huidige jaar een vergunning aanvragen voor het volgende jaar. Bij de aanvraag moet u ook het circus- of bouwboek overleggen. Binnen 8 weken nadat u de aanvraag hebt ingediend, beslist de burgemeester of u een vergunning krijgt. Daarbij spelen deze selectiecriteria een rol:
1.5 Een evenement in een horecabedrijf
Voor een evenement in een horecabedrijf is geen vergunning nodig, omdat het bedrijf bestemd is voor een optreden of feest en de gemeente dat getoetst heeft aan de wet- en regelgeving. Als u buiten uw horecabedrijf een evenement organiseert, dan moet u wel een vergunningsaanvraag doen.
1.6 Een evenement in een bestaand gebouw
Vindt een evenement plaats in een pand waar geen melding brandveilig gebruik of vergunning brandveilig gebruik is? Dan moet u bij een evenement van meer dan 50 personen een melding brandveilig gebruik doen of een vergunning brandveilig gebruik aanvragen voor deze locatie; dat staat in het Bouwbesluit. In een gebruiksmelding of vergunning staat welke veiligheidsvoorschriften gelden. Deze voorschriften vindt u in hoofdstuk 6 van het bouwbesluit 2012, op deze website. Minimaal 4 weken voordat het evenement begint, moet u deze melding bij het omgevingsloket doen: omgevingsloket.nl.
2 Wie is verantwoordelijk voor wat?
Bij een evenement zijn allerlei partijen betrokken. Al die partijen hebben hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Daarover gaat dit hoofdstuk. U komt hierin deze partijen tegen:
Als organisator bent u hoofdverantwoordelijk voor een veilig en goed verloop van een evenement. Ook bent u verantwoordelijk voor het beperken en voorkomen van overlast en andere gevolgen voor bezoekers en de omgeving. Denk aan geluidsoverlast en verkeershinder.
U moet zelf bedenken wat nodig is om het evenement veilig te laten verlopen, waarbij u de bepalingen in de vergunning volgt. Dit houdt minimaal in:
De gemeente verwacht van u een zorgvuldige voorbereiding. U schat bijvoorbeeld de risico’s in en treft daar passende maatregelen voor. Na afloop van het evenement zorgt u ervoor dat de bezoekers het evenemententerrein ordelijk en rustig verlaten.
De burgemeester is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Daarvoor neemt hij of zij vooraf voorschriften op in de vergunning. De burgemeester is bovendien het bevoegde bestuursorgaan voor het verlenen van onder meer:
2.3 Het college van burgemeester en wethouders
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een aantal zaken bij evenementen. Zo is het college onder meer bevoegd voor:
Voor een goede toetsing van een aanvraag voor een vergunning vraagt de gemeente advies aan externe partijen. Dat kan bijvoorbeeld de politie zijn, de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord. Aan welke partijen we advies vragen, verschilt per evenement.
In de ambtelijke organisatie vindt geregeld een evenementenoverleg plaats. Daarin bespreken we initiatieven en komende evenementen met vergunningverleners en adviespartners. Ook u als organisator kunt worden uitgenodigd om tijdens dit overleg uw initiatief te bespreken.
3 Een evenement melden of er een vergunning voor aanvragen
In dit hoofdstuk leest u allereerst of u vergunning moet aanvragen voor het evenement dat u wilt organiseren, of dat een melding voldoende is. Daarna ziet u hoe u de aanvraag of melding doet, en tot slot wanneer u dat moet doen.
3.1 Wanneer moet ik een evenement melden of er een vergunning voor aanvragen?
U moet voor een evenement een vergunning aanvragen, maar dat hoeft niet als u aan al deze voorwaarden voldoet, want dan is een melding voldoende:
3.2 Hoe moet ik een evenement melden of aanvragen?
Een melding of aanvraag voor een evenement doet u digitaal met DigiD of eHerkenning. Daarvoor is er een aanvraagformulier dat u vindt op de website van de gemeente. U moet ook bijlagen meesturen, bijvoorbeeld het programma, de schriftelijke toestemming van de grondeigenaar, een plattegrondtekening en een draaiboek. Afhankelijk van het soort evenement en de risico’s daarvan vragen we ook om bijvoorbeeld een veiligheidsplan en verkeersplan. In hoofdstuk 5 vanaf pagina 17 vindt u wat u moet aanleveren en hoe u dat doet.
3.3 Wanneer moet ik het evenement melden of aanvragen?
Het beoordelen en voorbereiden van een evenement kost veel tijd. Daarom is het van belang dat u een evenement op tijd meldt of aanvraagt. De eerste stap is dan dat u de gemeente laat weten dat u dat wilt doen (de zogeheten vooraankondiging). U kondigt het evenement aan met het Meldingsformulier evenement (zie bijlage 3 in het evenementenbeleid). U moet dit meldingsformulier vóór 15 oktober van het huidige jaar bij de gemeente indienen voor een evenement in het volgende jaar. Dat is nodig, omdat de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord de regionale evenementenkalender moet vaststellen. De regionale evenementenkalender is een overzicht van alle evenementen, groot en klein, die in de regio Noord-Holland Noord staan gepland. In tabel 3.1 staan per categorie de termijnen die gelden voor het melden of aanvragen van het evenement.
Hebt u een idee voor een nieuw evenement en bent u benieuwd wat de mogelijkheden zijn? U kunt uw idee dan vóór 1 september voorafgaand aan het jaar waarin u het evenement wilt laten plaatsvinden voorstellen en advies vragen over de mogelijkheden. Stuur daarvoor een e-mail naar info@koggenland.nl.
Tabel 3.1 Termijnen voor melden of aanvragen van evenementen
4 Aan welke voorwaarden moet een evenementen voldoen?
In hoofdstuk 3 las u wanneer u een vergunning moet aanvragen voor het evenement dat u wilt organiseren. Als een vergunning verplicht is, gelden bepaalde voorschriften, bijvoorbeeld rond de veiligheid van het evenement. Maar ook zijn er voorschriften voor de begin- en eindtijd van het evenement en onderwerpen als reclame en duurzaamheid. Al deze aspecten komen in dit hoofdstuk aan bod.
4.1 Op- en afbouwtijden, aanvangstijden en eindtijden
Voor evenementen gelden tijden waarop u mag opbouwen en afbouwen, en waarbinnen het evenement mag plaatsvinden. Daarover gaat dit onderdeel.
Omwonenden mogen geen hinder ondervinden van het opbouwen en afbouwen van het evenement. U mag daarom uitsluitend tussen 7.30 uur en 22.00 uur opbouwen en afbouwen. Kunt u motiveren dat het niet lukt binnen deze tijdsgrenzen? Dan kunt u hier in overleg met de burgemeester van afwijken.
In tabel 4.1 staan de aanvangstijden voor evenementen. Op zon- en feestdagen geldt de Zondagswet, waarin staat dat het niet is toegestaan om vóór 13.00 uur ‘openbare vermakelijkheden’ te organiseren. De burgemeester kan een ontheffing geven voor dit verbod.
Tabel 4.1 Aanvangstijden bij evenementen
In de Zondagswet staat ook dat het verboden is om geluid te maken dat op meer dan 200 meter afstand is te horen. De burgemeester kan hiervoor een ontheffing geven vanaf 13.00 uur.
In tabel 4.2 staan de eindtijden voor reguliere evenementen en in tabel 4.3 de eindtijden voor evenementen die tijdens een kermis plaatsvinden.
Tabel 4.2 Eindtijden bij reguliere evenementen
Tabel 4.3 Eindtijden bij evenementen tijdens kermissen
Eindtijden voor tenten die tijdens de kermis bij horecagelegenheden staan | ||||
De dag na het evenement is een zaterdag, zondag of een feestdag | ||||
Het geluidsniveau is een belangrijke factor bij overlast van evenementen. Om geluidshinder voor omwonenden te beperken en gehoorschade zo veel mogelijk te voorkomen, is de hoeveelheid geluid aan een maximum gebonden. Als organisator bent u verantwoordelijk voor naleving van de geluidsnormen; deze normen nemen we op in de evenementenvergunning. U leest hier meer over in bijlage 4 van het evenementenbeleid.
Als organisator bent u verantwoordelijk voor het matigen van alcoholgebruik en dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18 jaar. Om ervoor te zorgen dat het evenement veilig en gezond verloopt, moet u maatregelen nemen om alcohol- en drugsmisbruik en de overlast die hiermee samenhangt zo veel mogelijk te voorkomen.
Ontheffing voor het gebruik van alcohol
Om zwak alcoholische drank te mogen schenken buiten een horeca-inrichting, is een ontheffing van de Alcoholwet nodig (artikel 35). Een zwak alcoholische drank is een drank met een percentage van minder dan 15 procent pure alcohol, bijvoorbeeld bier, wijn en kant en klare mixdrankjes. U kunt deze ontheffing tegelijk met de evenementenvergunning aanvragen. De burgemeester kan de ontheffing verlenen voor een ‘bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijk aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste 12 dagen’. Daaronder vallen evenementen.
De Alcoholwet bepaalt dat u uitsluitend aan iemand die 18 jaar of ouder is zwakalcoholhoudende drank mag schenken. Bij bepaalde evenementen is het lastig om hierop toe te zien, bijvoorbeeld omdat het heel druk is. Om dat toezicht te vereenvoudigen, is het verplicht om te werken met polsbandjes.
Er moet een leidinggevende aanwezig zijn
Er mag alleen drank worden geschonken als er een leidinggevende aanwezig is die op de ontheffing wordt genoemd. Die leidinggevende:
We kunnen extra voorschriften verbinden aan deze ontheffing, bijvoorbeeld dat tijdens het evenement de drank alleen in herbruikbare bekers mag worden geschonken
Om gezondheid- en veiligheidsincidenten door het gebruik van drugs te voorkomen, moet u als organisator de risico’s door drugsgebruik zo veel mogelijk beperken. Daarom moeten er EHBD’ers aanwezig zijn (Eerste Hulp bij Drugs- en drankongevallen). U moet bij het organiseren van een evenement aan bepaalde basisvoorschriften voldoen om het alcohol- en drugsgebruik te matigen.
Brandveiligheid is een van de speerpunten bij evenementen. Voor tijdelijke bouwsels of constructies, zoals tenten en podia, gelden de bepalingen en normen van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (zie deze website). In dit besluit staan brandveiligheidsnormen die in alle gevallen gelden voor evenementen. In het besluit staan ook een aantal bepalingen over de inzet van basishulpverlening bij evenementen. Als er bij een evenement tijdelijke constructies of bouwsels zijn met een verblijfsruimte van meer dan 150 personen, moet u als organisator dat melden. Bij een evenement waarvoor u voor de beoordeling van de brandveiligheid alle gegevens al hebt aangeleverd, vervalt deze meldingsplicht.
Als organisator van een evenement bent verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers. De gemeente kan u verplichten om gecertificeerde beveiligers of portiers aan te stellen. Of dat noodzakelijk is, bepalen we in overleg met de politie.
De richtlijn is dan 1 beveiliger op 250 bezoekers, tenzij de politie een ander advies geeft. Kort voordat het evenement begint, moet het beveiligingsbedrijf aan de gemeente afschriften geven van de legitimatiebewijzen van de beveiligers die worden ingezet. Dit is een onderdeel van de vergunningsvoorwaarden.
We willen in Koggenland op een duurzame manier omgaan met het milieu. Daar kunt u als organisator van een evenement aan bijdragen met maatregelen waarmee u zorgt voor een minimale belasting van het milieu. Behalve dat dat goed is voor de leefomgeving, kan het bovendien kostenbesparend werken én zorgen voor een positieve uitstraling en voor bewustwording bij de bezoekers. We kijken graag samen met u naar manieren om een evenement duurzamer te organiseren. Denk bij duurzaamheid bijvoorbeeld aan:
Vanaf 1 januari 2024 is het gebruik van plastic wegwerpverpakkingen verboden. Vanaf die datum bent u verplicht om herbruikbare plastic bekers met statiegeld te gebruiken tijdens uw evenement. Voor de borden en bakjes voor maaltijden kunt u ook een statiegeldsysteem inzetten. Daarnaast kunt u composteerbare of afbreekbare materialen gebruiken. Voor reclame en bewegwijzering stimuleren we om gerecycled of recyclebaar materiaal te gebruiken.
Ballonnen zijn zeer schadelijk voor het milieu, kies daarom een alternatief.
Het evenement is pas echt duurzaam als de omgeving schoon en onbeschadigd blijft. Zorg daarom voor voldoende afvalbakken en zamel afval zo veel mogelijk gescheiden in. Gebruik ecologisch verantwoorde schoonmaakmiddelen. In de evenementenvergunning staan een aantal voorwaarden over het opruimen van afval na afloop van het evenement
Maak zo veel mogelijk gebruik van vaste energievoorzieningen en waar mogelijk van duurzame energie; vraag de gemeente om advies hierbij. Ook energiezuinige apparatuur en ledverlichting schelen aanzienlijk in energieverbruik. Dit draagt ook bij aan het klimaatdoel van Koggenland om in 2050 een geheel CO2-neutrale energievoorziening te hebben. Voor water kunt u waterbesparende kranen gebruiken.
5 Wat moet ik aanleveren bij de aanvraag?
Voor een goede en snelle beoordeling van het evenement is het belangrijk dat u het aanvraagformulier zo volledig mogelijk invult. Doet u dit niet, dan kan dat tot vertraging leiden. In tabel 5.1 staat wat er nodig is bij een aanvraag. We lichten vervolgens per onderwerp toe wat u moet aanleveren; het aanvraagformulier hebben we in paragraaf 3.2 al toegelicht (zie pagina 11). In de bijlagen bij deze handreiking vindt u voorbeeldtekeningen en symbolen.
Tabel 5.1 De vereisten bij een aanvraag
* Alleen als dit van toepassing is
*** De wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) kan worden toegepast op een aanvraag indien dit in het Bibob beleid Koggenland is opgenomen.
5.1 Plattegrond van het evenemententerrein
Bij elke evenementenvergunning verwachten we een plattegrond (situatietekening). Met een plattegrond geeft u ons en adviseurs van de veiligheidsregio inzicht in uw ideeën. U kunt de tekening zien als blauwdruk voor het evenement, want als u alle onderdelen ervan intekent, weet u zeker dat de gewenste opstelling past op het evenemententerrein. Dit helpt de adviseurs bij het formuleren van hun advies. Hulpdiensten weten in geval van een calamiteit waar zij moeten zijn en hoe zij er kunnen komen. Hoe ziet zo’n plattegrond eruit?
Gebruik als basis een bestaande plattegrond, bijvoorbeeld Google Maps (google.nl/maps) of PDOK-viewer (app.pdok.nl/viewer).
In bijlage 1 vindt u een voorbeeld van een plattegrond (situatietekening) en in bijlage 4 symbolen die u in de legenda moet gebruiken.
5.2 Tekening van een tent of een gebouw
Gebruikt u een tent of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn? Dan is er een tekening van de tent of het gebouw nodig, de zogeheten inrichtingstekening. Met een goede tekening geeft u ons en adviseurs van de veiligheidsregio inzicht in uw ideeën. U kunt de tekening zien als blauwdruk voor het evenement, want als u alle onderdelen ervan intekent en ook de (nood)uitgangen, kan de brandweer berekenen hoeveel personen er daadwerkelijk in de tent of gebouw passen. Hoe ziet zo’n inrichtingstekening eruit?
In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een tentindeling en in bijlage 3 van een gebouwindeling. In bijlage 4 staan symbolen die u in de legenda moet gebruiken.
5.3 Veiligheidsplan of ontruimingsplan en draaiboek
Om de veiligheid te waarborgen kan de burgemeester u verplichten om een veiligheidsplan of een ontruimingsplan en draaiboek te hebben. Het veiligheidsplan en het ontruimingsplan met draaiboek vormen een leidraad voor de organisatie, de gemeente en de hulpdiensten. De gemeente en hulpdiensten kunnen hiermee bovendien toetsen of u alle maatregelen hebt genomen die belangrijk zijn voor de voortgang van het evenement. U moet de plannen dan ook bij de aanvraag meesturen:
Bij een aandachtsevenement (B) en risico-evenement (C) moet u een veiligheidsplan aanleveren. Zo nodig moet u mogelijk nog andere plannen aan het veiligheidsplan toevoegen, bijvoorbeeld een verkeersplan. Het veiligheidsplan is een onderdeel van de vergunning. Bovendien ontvangen de hulpdiensten het definitieve en goedgekeurde veiligheidsplan.
In het ontruimingsplan staat welke maatregelen u hebt getroffen om de veiligheid van deelnemers en publiek te waarborgen. U legt er ook in vast hoe de aanwezigen op een gestructureerde manier het evenement kunnen verlaten als er moet worden ontruimd, bijvoorbeeld bij brand of een weersomslag. In het veiligheidsplan staat welke maatregelen u hebt getroffen om de veiligheid van deelnemers en publiek te waarborgen op het gebied van beveiliging, geneeskundige hulpverlening en communicatie, en wat de organisatie moet doen bij een calamiteit.
U kunt bij het opstellen van de plannen gebruikmaken van een model met handleiding, die vindt u hier. Maar die hebben we ook hierna beschreven, te beginnen met een checklist.
Mobiel nummer van de aanspreekbare contactpersoon tijdens het evenement | |
Zijn er evaluatie of verbeterpunten uit het verleden te noemen, zo ja welke? |
Een EHBO-post moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Zorg voor:
Verwacht u (veel) alcohol- en/of drugsgebruik? Dan moet minimaal de helft van de EHBO’ers (ook) een EHBD’er zijn (Eerste Hulp bij Drugs- en drankongevallen). Koppel hulpverleners met alleen EHBO aan EHBD-hulpverleners.
Voor de brandveiligheid zijn deze punten van belang:
Bij blusmiddelen zijn de locatie en de minimale hoeveelheid per blusmiddel belangrijk:
Om een incident te bestrijden, heeft de brandweer bluswatervoorzieningen nodig. Meestal zijn er ondergrondse brandkranen op of rondom het evenemententerrein. In sommige gevallen kan de brandweer ook open water als bluswatervoorziening gebruiken. Zorg ervoor dat:
Voor een brandend object dat niet verder dan 200 meter af ligt van de toegang van het evenemententerrein, mag u een ondergrondse brandkraan als bluswater gebruiken. Die brandkraan mag dan niet verder dan 40 meter van de toegang liggen.
Stroom(verdeel)kasten, haspels en aggregaten
Bij evenementen is er veel dat zorgt voor elektriciteit, zoals stroom(verdeel)kasten, lokale stroompunten met haspels en aggregaten. Let erop dat het materiaal dat u gebruikt gekeurd is en dat u het veilig kunt gebruiken. Zorg ervoor dat:
Tegenwoordig wordt er op veel evenementen gewerkt met mobiele energieopslagsystemen (EOS), die zijn gebaseerd op lithium-ion-accu’s. Zo’n accu kan door verschillende oorzaken instabiel worden, bijvoorbeeld als de accu overladen is of juist te diep ontladen. Ook als de accu wordt blootgesteld aan extreme temperaturen (-20 tot +60 °C) of valt kan hij instabiel worden. Om brand in een EOS-systeem te voorkomen, moet u maatregelen nemen om te voorkomen dat de accu opwarmt. Zet bijvoorbeeld ventilatoren neer.
Bij evenementen wordt vaak gebruikgemaakt van brandgevaarlijke stoffen, zoals gas, diesel en benzine. Zorg ervoor dat u veilig met deze stoffen omgaat. Dat doet u zo:
Maakt de organisatie gebruik van wat hier staat (aanvinken wat van toepassing is)? | |
Zonder vergunning vuurwerk afsteken is niet toegestaan. Een vergunning om vuurwerk af te steken, vraagt u aan bij de provincie Noord-Holland.
Vuurwerk mag alleen worden afgestoken door een gespecialiseerd bedrijf dat daarvoor een toepassingsvergunning (bedrijfsvergunning) heeft. De brandweer toetst de brandveiligheid vóór en tijdens het afsteken.
Voor de beveiliging van het evenement zijn deze punten van belang:
Het toezicht op een evenemententerrein is in eerste instantie in handen van een gecertificeerd, justitieel goedgekeurd beveiligingsbedrijf met beveiligers met ten minste het diploma niveau 2, Event Security Officer (ESO; grijze pas). Dit bedrijf heeft een vergunning van het ministerie van Justitie en Veiligheid, op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.
De organisatie en het beveiligingsbedrijf moeten voldoen aan deze doelstelling: ‘Het realiseren van een veilig en ongestoord verblijf van de bezoekers en de medewerkers aan dit evenement en het zo mogelijk door aanvullende maatregelen bewaken van te zware inbreuken op de belangen van bewoners en bedrijven rond het evenemententerrein.’
Let op Een portier, horeca-, winkel- of persoonsbeveiliger is nog geen gecertificeerde ESO (opleiding niveau 2; grijze pas).
Veiligheidscoördinator of crisismanager tijdens het evenement | |
Aantal Event Security Officers (in bezit van ESO/grijze pas) | |
Zijn er huisregels opgesteld en zijn die duidelijk zichtbaar opgehangen? | |
Of u nu professionele of particuliere partijen inzet om eten en drinken te bereiden en aan te bieden, iedereen moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Zorg er daarom voor dat:
Zorg voor voldoende watertappunten met gratis drinkwater; minimaal 1 per 500 bezoekers. Dit is belangrijk om uitputting en uitdroging te voorkomen. Daar is kans op bij hitte, bij evenementen waar bezoekers of deelnemers hoge inspanning leveren en als u verwacht dat mensen veel alcohol drinken of drugs gebruiken. Bepaal het aantal drinkwaterpunten aan de hand van uw doelgroep, het soort evenement, hoe lang het evenement duurt, de oppervlakte van het terrein, het aantal bezoekers en de temperatuur.
Worden er vormen van eet- of drinkwaar verkocht of aangeboden? | |
Is de cateraar in het bezit van het diploma Sociale hygiëne? | |
Als organisator bent u verantwoordelijk voor het matigen van alcoholgebruik en dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18 jaar. Om ervoor te zorgen dat het evenement veilig en gezond verloopt, moet u maatregelen nemen om alcohol- en drugsmisbruik en de overlast die hiermee samenhangt zo veel mogelijk te voorkomen. In dit onderdeel staan deze maatregelen.
Tijdens het evenement kunt u gebruikmaken van verschillende soorten hekken voor verschillende doelen. In overleg met de vergunningverlener wordt bepaald of er wel of geen hekkenplan moet worden gemaakt. Als de vergunningverlener vraagt om een hekkenplan, dan moet deze worden opgenomen als bijlage van het veiligheidsplan.
11. Verkeer en verkeersregelaars
Bij een activiteit op de openbare weg kan de gemeente u verplichten verkeersregelaars in te zetten. Het werven en het laten opleiden van verkeersregelaars is uw verantwoordelijkheid. U mag uitsluitend verkeersregelaars inzetten die zijn gecertificeerd, en zij mogen alleen optreden onder toezicht van de politie. Of verkeerregelaars vereist zijn en hoeveel dat er dan moeten zijn, bepalen de gemeente, wegbeheerder en politie samen met u.
Zijn er verkeers- of verwijzingsborden van de gemeente nodig? | |
Hoe is de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten geregeld? | |
Hebt u voor hen een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten? |
12. Opstellingsplan/stoelenplan
Bij een ontruiming gelden de volgende punten:
Heeft u een algeheel ontruimingsplan? Voeg dat toe als bijlage | |
Geef de aan-/afvoerroute en de entree voor hulpverleningsdiensten aan | Routes: (geef deze routes ook aan op de plattegrond van Google Maps) |
14. Plattegrond evenemententerrein
15. Coördinatie en communicatie
Wie heeft vanuit de organisatie de coördinatie tijdens calamiteiten? | |
Hoe vindt de communicatie tussen organisatie/beveiliging en politie/hulpdiensten plaats? |
Maakt u bij het evenement gebruik van een bouwsel en moet u hiervoor grondankers plaatsen of graafwerkzaamheden uitvoeren? Dat bent u verplicht om vooraf een zogenoemde KLIC-melding te doen; KLIC staat voor ‘kabels- en leidingeninformatiecentrum. U doet de melding online bij het Kadaster. Doe dat minimaal drie werkdagen voordat u met de werkzaamheden begint.
Ga voor de melding naar: deze website. Na de melding ontvangt u informatie over kabels en leidingen van de locatie waar u wilt graven. Hiermee voorkomt u dat er schade of gevaarlijke situaties ontstaan.
5.5 Attractie- en speeltoestellen
Voor het plaatsen van attractie- en speeltoestellen, zoals een springkussen, gelden bepaalde regels. Gaat het om een toestel dat personen voortbeweegt, dan moet u het Registratie Attractie speeltoestellen (RAS)-nummer aan de gemeente voorleggen. De gemeente controleert dan in het RAS-register of de attractie is goedgekeurd. U mag een attractie die niet is goedgekeurd niet gebruiken tijdens het evenement.
5.6 Veiligheid van tenten, podia en tribunes
Bij evenementen worden vaak bouwsels gebruikt, zoals tenten, podia, decorschermen en tribunes. Als organisator bent u verantwoordelijk voor de constructieve veiligheid hiervan. Die veiligheid moet u aantonen met constructietekeningen en -berekeningen, die u aanlevert bij de aanvraag.
Het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc) heeft een richtlijn gepubliceerd voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag van een vergunning voor een evenement. Die richtlijn vindt u op deze website. De richtlijn is uitsluitend bedoeld om objecten te beoordelen die worden gebruikt bij een evenement waarvoor een vergunning verplicht is volgens de APV van Koggenland. De richtlijn licht toe welke constructieve gegevens u moet aanleveren voor deze beoordeling.
5.7 Schenken van alcohol tegen betaling
Als organisator bent u verantwoordelijk voor het matigen van alcoholgebruik en dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18 jaar. Om ervoor te zorgen dat het evenement veilig en gezond verloopt, moet u maatregelen nemen om alcohol- en drugsmisbruik en de overlast die hiermee samenhangt zo veel mogelijk te voorkomen.
Ontheffing voor het gebruik van alcohol
Om zwak alcoholische drank te mogen schenken buiten een horeca-inrichting is een ontheffing van de Alcoholwet nodig (artikel 35). Een zwak alcoholische drank is een drank met een percentage van minder dan 15 procent pure alcohol, bijvoorbeeld bier, wijn en mixdrankjes. U kunt deze ontheffing tegelijk met de evenementenvergunning aanvragen.
De Alcoholwet bepaalt dat u uitsluitend aan iemand die 18 jaar of ouder is zwakalcoholhoudende drank mag schenken. Bij bepaalde evenementen is het lastig om hierop toe te zien, bijvoorbeeld omdat het heel druk is. Om dat toezicht te vereenvoudigen, is het verplicht om te werken met polsbandjes. De gemeente heeft ID-scanners die u kunt lenen.
Er moet een leidinggevende aanwezig zijn
Er mag alleen drank worden geschonken als er een leidinggevende aanwezig is die op de ontheffing wordt genoemd. Die leidinggevende:
Wat moet u aanleveren bij de aanvraag?
We kunnen extra voorschriften verbinden aan deze ontheffing, bijvoorbeeld dat tijdens het evenement de drank alleen in kartonnen bekers mag worden geschonken.
5.8 Sportevenement, demonstratie of betoog
Gaat het om een sportevenement, demonstratie of betoog? Dan moet u de route van het evenement en daarbij de locatie van de verkeersregelaars aanleveren.
Bij een activiteit op de openbare weg kunnen we u verplichten verkeersregelaars in te zetten. Het werven en het laten opleiden van verkeersregelaars is uw verantwoordelijkheid. U mag uitsluitend verkeersregelaars inzetten die zijn gecertificeerd, en zij mogen alleen optreden onder toezicht van de politie. Of verkeerregelaars vereist zijn en hoeveel dat er dan moeten zijn, bepalen de gemeente, wegbeheerder en politie samen met u.
Bij de aanvraag van een evenement waarbij verkeersregelaars noodzakelijk zijn, moet u een kopie van het aanstellingsbesluit van de verkeersregelaars aanleveren.
Bijlage 1. Voorbeeld van een plattegrond
Plattegronden van vergunde evenementen locaties
Plattegrond Het Dorpsbos te Avenhorn
Plattegrond Het Schoolplein De Batter te Ursem
Plattegrond De Braken te Obdam
Plattegrond IJsbaan te Spierdijk
Gemeente Koggenland (parkeerterrein en gedeelte eromheen) en Vereniging van eigenaars Brede School Ursem (school & schoolplein) | |
Bijlage 2. Voorbeeld van een tentindeling
Bijlage 3. Voorbeeld van een gebouwindeling
Bijlage 4. Symbolen in de legenda
Bij een gebruiksmelding zoals staat in de BGBOP, moet u de aanduidingen en symbolen op de tekeningen die u indient volgens NEN 1413 aangegeven.
Opslagsystemen voor elektriciteit