Nota Reserves en Voorzieningen 2023 GBTwente

NOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN 2023

1. Inleiding

In artikel 16, lid 2 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2023 van GBTwente is vastgelegd dat het dagelijks bestuur eens per vier jaar aan het algemeen bestuur een Nota reserves en voorzieningen aanbiedt. Het algemeen bestuur heeft voor het laatst op 15 april 2015 een herijking van de beleidsregels inzake reserves en voorzieningen vastgesteld. Een actualisatie is dus noodzakelijk.

Het doel van deze nota is om het algemeen bestuur te informeren over de aanwezige reserves en voorzieningen en het doen van verbetervoorstellen. De nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

• de beleidsuitgangspunten en spelregels

• de relevante reserves en voorzieningen

• de weerstandscapaciteit

2. Beleidsuitgangspunten en spelregels

2.1. Definitie reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen worden vaak in één adem genoemd. Toch is er een wezenlijk onderscheid.

Volgens artikel 42 van het BBV bestaat het eigen vermogen uit de reserves (algemene reserve en bestemmingsreserves) en het resultaat na bestemming, volgend uit de jaarrekening. Op de balans wordt dit tot uitdrukking gebracht als ‘rekeningresultaat' en behoort dus tot het eigen vermogen. De feitelijke bestemming van dit saldo vindt pas plaats nadat het bestuur heeft besloten over een voorstel tot de bestemming ervan.

De algemene reserve is volgens het BBV het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeenschappelijke regeling en kan worden ingezet om financiële tegenvallers op te vangen. In het kader van een verantwoord en flexibel financieel beleid verdient het de aanbeveling, daar waar het nodig of wenselijk is, tot de vorming en instandhouding van reserves over te gaan. Dit kan en moet mede worden bezien in relatie tot een aantal functies die reserves hebben. Hierbij zijn de volgende vier functies te onderscheiden:

1. De bufferfunctie: de reserves maken het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en dus niet schoksgewijs te laten verlopen en onverwachte tegenvallers op te vangen.

2. De egalisatiefunctie: reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen.

3. De financieringsfunctie: reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van GBTwente.

4. De bestedingsfunctie: een reservering om te zijner tijd de realisering van bepaalde activiteiten mogelijk te maken. In dergelijke gevallen wordt het gereserveerde bedrag gebruikt voor de dekking van de lasten of de investeringsuitgaven.

Bij de bestedingsfunctie is een onderscheid te maken tussen:

• eenmalige, op korte termijn te realiseren doelen, meestal in de investeringssfeer;

• in de tijd gezien ongelimiteerde doelen, waarvoor steeds naar behoefte een beroep op de reserve wordt gedaan.

Voorzieningen worden gevormd omdat daar verplichtingen of risico’s tegenover staan. Het algemeen bestuur kan de bestemming van de voorzieningen niet wijzigen. Het zijn te verwachten organisatorische verplichtingen.

2.2. Het vormen en opheffen van reserves en voorzieningen

Voor het instellen van reserves en voorzieningen wordt vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voorgesteld om uit te gaan van de volgende uitgangspunten:

• het beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen is simpel en transparant;

• in eerste instantie wordt getracht om financiële ruimte te reserveren binnen de meerjarenbegroting;

• het aantal reserves wordt met het oog op transparantie en overzichtelijkheid zo beperkt mogelijk gehouden;

• instelling van reserves en voorzieningen kan alleen door middel van besluitvorming van het algemeen bestuur; dit hoeft niet via een expliciet voorstel maar kan onderdeel zijn van de voorstellen in de Begroting, 1e Berap, 2e Berap en de Jaarrekening.

Reserves en voorzieningen kunnen door het algemeen bestuur worden opgeheven als het doel waarvoor ze in het leven zijn geroepen niet meer actueel is of als door middel van het instellen van een reguliere begrotingspost het gewenste (beleids-) doel ook kan worden gerealiseerd.

Verder worden reserves en voorzieningen opgeheven als de regelgeving dit op enig moment met betrekking tot bepaalde zaken dwingend voorschrijft.

2.3. Huidige beleidsregels GBTwente

De huidige beleidsregels inzake reserves en voorzieningen zijn voor het laatst op 15 april 2015 vastgesteld en zijn de volgende;

1. De eventuele rekeningoverschotten te doteren aan de reserve “Jaarresultaten”. Het saldo van deze reserve mag maximaal 5% van het begrotingstotaal zijn.

2. Indien de reserve “Jaarresultaten” het maximum heeft bereikt worden voordelige jaarresultaten terug betaald aan de deelnemers van Gemeenschappelijke regeling naar rato van de gemeentelijke bijdrage.

3. Eventuele tekorten worden onttrokken aan de reserve “Jaarresultaten”.

4. Bij onvoldoende saldo in de reserve “Jaarresultaten” wordt via een besluit van het algemeen bestuur een gemotiveerd beroep gedaan op de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling om dan naar rato van de gemeentelijke bijdrage een extra bijdrage te doen om dit tekort op te lossen.

5. Een deel van de reserve “Jaarresultaten” kan naar een aparte bestemmingsreserve worden overgeheveld indien het algemeen bestuur het besluit neemt dit deel voor een specifiek te benoemen doel te gaan bestemmen.

6. De afzonderlijke bestemmingsreserves worden periodiek beoordeeld op actualiteit. Wanneer blijkt dat het beoogde doel is bereikt wordt de betreffende bestemmingsreserve opgeheven en worden eventuele resterende middelen overgeheveld naar de reserve “Jaarresultaten”.

3. Reserves en voorzieningen

3.1. Reserves

Reserve jaarresultaten

GBTwente heeft één reserve, de reserve “jaarresultaten”, welke ultimo 2022 € 549.393 bevat, met het voorstel om € 99.727 toe te voegen via de resultaat bestemming 2022.

Op basis van de huidige beleidsregels mag de deze (algemene) reserve “jaarresultaten” tot 5% van het begrotingstotaal gevuld worden, mits de exploitatieresultaten van GBTwente dit per einde van het boekjaar toelaten en uitsluitend na een besluit van het algemeen bestuur.

Onderstaande tabel is overgenomen uit de begroting 2024-2027. Hierin is rekening gehouden met het voorstel tot bestemming van resultaat van de jaarrekening 2022 en worden hier de toekomstige geraamde toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve weergegeven.

Tabel prognose Reserve jaarresultaten

Wanneer de reserve de limiet van 5% van het begrotingstotaal overschrijdt, komt het surplus ten gunste van het resultaat. In bovenstaande tabel staat weergegeven dat de verwachting is dat we eind 2023 de reserve al tot het maximum kunnen vullen. Op dit moment zijn er voor deze periode geen specifieke onttrekkingen geraamd zijn.

3.2. Voorzieningen

Momenteel heeft GBTwente geen voorzieningen.

Te vormen Onderhoudsvoorziening Gebouw

In 2019 is echter een huurovereenkomst met Ste-B-Vast B.V. voor de huisvesting Demmersweg 140 te Hengelo afgesloten . De vernieuwde huurovereenkomst is ingegaan op 1 januari 2021 en heeft een looptijd van 8 jaar en 4 maanden tot en met 30 april 2029, met een (niet kosteloze) breakoptie per 30 april 2024, indien de bedrijfsvoering van GBTwente grotendeels of in zijn geheel om welke reden dan ook wordt beëindigd.

In deze huurovereenkomst zijn afspraken gemaakt over het periodieke (groot) onderhoud aan de binnenzijde van het pand. Deze kosten zijn grotendeels voor rekening van GBTwente. Hiervoor is inmiddels een grootschalige inventarisatie gemaakt en is op basis hiervan een onderhoudsbeheerplan gemaakt dat vervolgens jaarlijks wordt geactualiseerd.

Om aan toekomstige financiële verplichtingen te kunnen voldoen en tevens jaarlijkse fluctuaties in de begroting te voorkomen is het advies om op basis van dit onderhoudsbeheersplan hiervoor een onderhoudsvoorziening te vormen met een jaarlijkse dotatie van € 20.400 ingaande 2023. Zo kan er “gespaard” worden om aan de maximale verplichting te kunnen voldoen. Om de onderhoudsvoorziening voor de komende 10 jaar op peil te brengen is in 2023 een éénmalige dotatie nodig van € 39.000.

Te vormen Voorziening Verlofsparen

Na een aanpassing van de CAO bleek onduidelijkheid te zijn ontstaan over de te vormen voorziening voor verlofsparen. In overleg met de accountant is voor het jaar 2022 nog geen voorziening hiervoor gevormd maar inmiddels is er wat meer helderheid over deze te vormen voorziening. Door de invoering van de spaarverlofregeling kunnen medewerkers de volgende zaken omzetten naar spaarverlof:

• Verlofuren uit onregelmatig werken

• Bovenwettelijk verlof

• Overwerkvergoeding

• Gekochte bovenwettelijke uren

Spaarverlof ontstaat niet automatisch. Een medewerker moet hiervoor een aanvraag indienen.

Voor het wel of niet vormen van een voorziening is van belang of er sprake is van aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van gelijke of niet-gelijke omvang;

• Het wettelijk verlofsaldo per 31 december is een verplichting van gelijke omvang. Hiervoor wordt geen voorziening getroffen, omdat dit verlof binnen twee jaar moet worden opgenomen.

• Het spaarverlof is een verplichting van niet-gelijke omvang. Hiervoor moet een voorziening worden opgenomen, omdat het spaarsaldo in de tijd vanwege toevoegingen en opnamen van het spaarverlof van niet gelijke omvang is.

• Voor het bovenwettelijke verlof hoeft geen voorziening op te worden genomen als het een verplichting van gelijke omvang betreft. Een uitzondering bij het vormen van een voorziening hierbij is het bovenwettelijk verlof, dat geen gelijke omvang heeft of bestaat uit overmatige verlof- en spaarsaldi. Voor dit verlof moet wel een voorziening worden opgenomen. Het risico van het omzetten naar spaarverlof is belangrijk bij de analyse van de bovenwettelijk verlof verplichting.

Er dient een goede onderbouwing en motivatie gemaakt te worden voor de bepaling van het bovenwettelijk verlof dat wel of niet in de voorziening moet worden opgenomen. Bij de opstelling van jaarrekening 2023 kan de daadwerkelijk benodigde dotatie aan de voorziening worden bepaald.

4. Weerstandcapaciteit

GBTwente voert drie keer per jaar een risico-inventarisatie uit, waarbij alle risico’s worden benoemd. Daarna wordt bepaald hoe vaak dit risico zich voordoet en wordt de financiële impact per risico geschat. Het risicoprofiel wordt dan zichtbaar. Dit risicoprofiel wordt afgezet tegen de weerstandscapaciteit, om te bepalen in hoeverre deze capaciteit voldoende is om de risico’s op te kunnen vangen zonder dat het beleid bijgesteld moet worden en/of dat doelstellingen in gevaar komen. De weerstandscapaciteit is de financiële buffer om risico’s structureel of incidenteel te kunnen opvangen. In de bestuursrapportages met peildata 30 april en 31 augustus en in de jaarstukken worden de tabellen met het actuele risicoprofiel weergegeven.

Bestuurlijk is besloten dat GBTwente een eigen weerstandscapaciteit (in dit geval de reserve “jaarresultaten”) mag hebben voor het opvangen van negatieve bedrijfsvoeringresultaten, maar dat het eigen weerstandsvermogen niet zo groot hoeft te zijn om het eigen risicoprofiel volledig op te kunnen vangen.

De deelnemers willen zelf een weerstandcapaciteit opbouwen die voldoende is om eventuele tegenvallers van al hun verbonden partijen op te vangen. De kans dat alle verbonden partijen op exact hetzelfde moment aanspraak maken op de weerstandscapaciteit wordt zodanig gering geacht, dat de weerstandscapaciteit die de deelnemer moet vormen lager kan zijn dan de afzonderlijke weerstandscapaciteiten van de verbonden partijen.

5. Samenvatting

De huidige beleidsregels inzake reserves en voorzieningen zijn momenteel nog grotendeels actueel en kan door het algemeen bestuur voor de komende periode het volgende worden vastgesteld waar meteen ook het vormen van een tweetal nieuwe voorzieningen wordt voorgesteld;

1. Eventuele rekeningoverschotten te doteren aan de reserve “Jaarresultaten”. Het saldo van deze reserve mag maximaal 5% van het begrotingstotaal zijn.

2. Indien de reserve “Jaarresultaten” het maximum heeft bereikt kunnen voordelige jaarresultaten worden terugbetaald aan de deelnemers van Gemeenschappelijke regeling, dit naar rato van de gemeentelijke bijdrage, maar kunnen voordelige jaarresultaten ook middels een besluit van het algemeen bestuur aan een specifieke bestemmingsreserve worden toegevoegd.

3. Eventuele tekorten worden onttrokken aan de reserve “Jaarresultaten”.

4. Bij onvoldoende saldo in de reserve “Jaarresultaten” wordt via een besluit van het algemeen bestuur een gemotiveerd beroep gedaan op de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling om dan naar rato van de gemeentelijke bijdrage een extra bijdrage te doen om dit tekort op te lossen.

5. Een deel van de reserve “Jaarresultaten” kan naar een aparte bestemmingsreserve worden overgeheveld indien het algemeen bestuur het besluit neemt dit deel voor een specifiek te benoemen doel te gaan bestemmen.

6. De afzonderlijke bestemmingsreserves worden periodiek beoordeeld op actualiteit. Wanneer blijkt dat het beoogde doel is bereikt wordt de betreffende bestemmingsreserve opgeheven en worden eventuele resterende middelen overgeheveld naar de reserve “Jaarresultaten”.

7. Op basis van het onderhoudsbeheersplan dat gemaakt is voor het groot onderhoud aan de binnenzijde van het pand Demmersweg 140 te Hengelo hiervoor een onderhoudsvoorziening te vormen met een jaarlijkse dotatie van € 20.400 ingaande 2023 zodat er “gespaard” kan worden om aan de maximale verplichting te kunnen voldoen.

8. In 2023 een éénmalige dotatie van € 39.000 te doen om zo de te vormen onderhouds-voorziening voor de komende 10 jaar op peil te brengen.

9. Als gevolg van een aanpassing van de CAO is het ingaande 2023 verplicht om voor het spaarverlof een voorziening “Verlofsparen” te vormen. Dit is namelijk een verplichting van niet-gelijke omvang. Dit kan in bepaalde gevallen ook gelden voor het Bovenwettelijke Verlof. De exacte dotatie aan deze voorziening kan echter pas bij het opstellen van de jaarrekening 2023 worden bepaald

Besluit

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stelt de Nota Reserves en Voorzieningen 2023 vast.

Ondertekening

Secretaris

………………………………….

Voorzitter

…………………………………….

De heer J.A.G. Cloosterman Mevrouw E. Zinkweg-Ankone