| Organisatie | Nieuwegein |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota Investerings- en afschrijvingsbeleid 2023 |
| Citeertitel | Nota Investerings- en afschrijvingsbeleid 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota investerings- en afschrijvingsbeleid die is vastgesteld in 2015.
Deze regeling vervalt op 1 januari 2028.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-09-2023 | nieuwe regeling | 02-11-2022 |
Hierbij treft u de nieuwe Nota investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Nieuwegein aan. In de Financiële beheersverordening (raadsnummer 2020-456) is aangegeven dat in deze nota onder meer de uitgangspunten voor de waardering en afschrijving van de vaste activa worden vastgelegd. Naast een toelichting op de bepalingen die in Besluit Begroting en verantwoording (BBV) zijn opgenomen over investeren en afschrijven wordt in deze nota ook het beleid vastgesteld dat de gemeente Nieuwegein op dit punt hanteert.
Sinds de vorige versie van de nota, die in 2015 is vastgesteld, zijn er belangrijke wijzigingen geweest in het BBV en het Gemeenschappelijk Toezichtskader (GTK), dat de provincie hanteert bij het toezicht op de gemeentebegroting. Ook de gemeentelijke Financiële beheersverordening, die in 2021 is geactualiseerd, kent een aantal nieuwe bepalingen.
De regels rondom investeren (‘activeren’) liggen voor een groot deel vast in het BBV, specifiek in de artikelen 34 t/m 36 en 59 t/m 65. Verder wordt er in de notitie over materiële vaste activa vaste activa een aantal stellige uitspraken gedaan, die door gemeenten gevolgd dienen te worden. Binnen dit kader hebben gemeenten de ruimte om het eigen beleid vorm te geven voor de wijze van autoriseren, waarderen, activeren en afschrijven van investeringen. Dit eigen beleid wordt vastgelegd in de Financiële verordening en deze nota. In deze nota wordt het beleid op het gebied van investeren en afschrijven voor deze onderdelen geactualiseerd. Daarnaast bevat de nota op enkele punten uitleg of verduidelijking van de manier waarom de gemeente Nieuwegein de regels rondom activeren vanuit het BBV invult. Daar waar gemeenten binnen de kaders van het BBV keuzes kunnen maken, worden deze expliciet benoemd.
1.1 Overzicht van uitgangspunten
Onderstaand zijn de belangrijkste uitgangspunten vermeld:
De regelgeving met betrekking tot investeringen en afschrijvingen bevat nogal wat specifieke terminologie. In het dagelijks spraakgebruik worden sommige termen nogal eens door elkaar gebruikt. Voor een goed begrip voor het vervolg van deze nota wordt een aantal termen in de bijlage nader toegelicht.
2 Beleid investeringen en afschrijvingen
2.1 Besluit Begroting en Verantwoording
Artikel 59 van het BBV geeft aan dat alle investeringen dienen te worden geactiveerd met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Eén van de belangrijkste wijzigingen van het BBV sinds de vorige versie uit 2015 is dat de systematiek van activering en afschrijving gelijk getrokken is voor alle investeringen. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut moeten, evenals investeringen met een economisch nut, worden geactiveerd en over de verwachte toekomstige gebruiksduur worden afgeschreven.
Op de balans worden de door de gemeente uitgevoerde investeringen verantwoord onder de vaste activa. Het BBV geeft in de artikelen 34 tot en met 36 een onderverdeling aan, die de gemeente dient te volgen in de jaarstukken. Wij passen dit toe aan de hand van:
Het overgrote deel van de investeringen betreft materiële vaste activa. Het beleid op dat punt vormt dan ook het belangrijkste deel van deze nota. Daarnaast wordt in het beleid ook aandacht besteed voorbereidingskredieten (immateriële vaste activa).
2.3.1 Ondergrens voor activeren
Om praktische redenen kan ervoor worden gekozen om investeringen met een geringe omvang niet te activeren, maar in één keer ten laste te brengen van de exploitatie. In Nieuwegein wordt hiervoor een ondergrens van € 25.000 gehanteerd.
Bij aanschaf van kleinere objecten bijvoorbeeld voertuigen, bundelen we deze aanschaf waar mogelijk tot één jaarlijks krediet.
2.3.2 Activeren directe en indirecte kosten
In de notitie Materiële Vaste Activa (BBV) wordt aangegeven dat alle directe kosten die gemaakt worden voor een investering daaraan moeten worden toegerekend. Onder directe kosten wordt de vervaardigingsprijs verstaan, bestaande uit de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Dit betreft onder meer de salariskosten van medewerkers die rechtstreeks werken aan deze investering, zoals bijvoorbeeld projectleiders. Overheadkosten zijn niet direct en worden net als in de rest van de begroting niet toegerekend aan producten en daarmee ook niet aan investeringen.
Als de gemeente recht heeft op compensatie of aftrek van de BTW op de kosten, maakt de betaalde BTW geen deel uit van de vervaardingsprijs en wordt deze niet geactiveerd.
2.3.3 Toepassing componentenmethode bij samengestelde investeringen
Het BBV schrijft geen afschrijvingsmethode voor. In de gemeente Nieuwegein is het uitgangspunt dat de componentenmethode wordt gehanteerd bij samengestelde investeringen omdat dit leidt tot het hanteren van reële afschrijvingstermijnen. De componentenmethode houdt in dat verschillende samengestelde delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van de waarde van de afzonderlijke onderdelen.
De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld van een nieuwbouw kantoor:
De kapitaallasten voor de te onderscheiden samengestelde investeringen kan op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk worden verwerkt en afgeschreven. Een uitgebreide uitwerking van de componentenmethode is terug te lezen in bijlage 7 van de notitie MVA (BBV).
2.3.4 Onderscheid tussen Investeren of (groot) onderhoud
Naast investeringen is er ook sprake van groot en klein onderhoud. Bij investeringen moet er sprake zijn van levensduurverlenging van het activum. De Commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten voor (klein en groot) onderhoud niet levensduur verlengend zijn. Dit betekent dat deze kosten op een andere wijze worden verwerkt in de exploitatie. Zoals staat beschreven in de notitie MVA gaat het bij klein onderhoud om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van tevoren vastgesteld kwaliteitsniveau. De kosten van klein onderhoud worden niet geactiveerd, maar moeten in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht worden.
Kosten voor groot onderhoud die niet leiden tot het verlengen van de levensduur of tot het verhogen van de waarde mogen net als klein onderhoud niet geactiveerd worden. Groot onderhoud ontstaat als gevolg van na een langere periode van gebruik slijtage en mag ten laste gebracht worden van een voorziening. In de notitie MVA (Onderhoud materiële vaste activa) wordt nader toegelicht wanneer er een voorziening mag worden gevormd.
Achterstallig onderhoud kan ontstaan wanneer onderhoud niet tijdig volgens het onderhoudsplan wordt uitgevoerd. Het gevolg hiervan is dat een actief niet meer voldoet aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau of de wettelijke norm. De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat in geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening wordt gevormd. In de notitie MVA wordt nader toegelicht in welke gevallen sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties waar een voorziening voor gevormd mag worden.
2.3.5 Software: wanneer activeren?
Het is alleen toegestaan om de kosten van software (en de bijbehorende implementatiekosten) te activeren als er sprake is van software in eigendom of eenmalige aanschaf van een licentie voor onbepaalde tijd. Bij een licentie voor bepaalde tijd of waarvoor jaarlijks een vergoeding verschuldigd is of van een abonnement, is er sprake van periodieke betalingen of een vooruit te betalen bedrag en horen de kosten ten laste van de exploitatie te komen
Het BBV schrijft dat op basis van artikel 62 bepaald is dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering (bruto-methode). In lid 2 van artikel 62 wordt hierop de volgende uitzondering gemaakt: Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten op de investering in mindering worden gebracht. Hier is sprake van de netto-methode. Een voorbeeld hiervan zijn subsidies die specifiek voor een bepaalde investering worden verstrekt. De gemeente Nieuwegein handelt binnen deze kaders en hanteert de netto-benadering voor bijdragen van derden.
2.3.7 Dekking uit eigen middelen
Conform de BBV-notitie MVA mag dekking uit eigen middelen voor een investering niet direct op de activering in mindering worden gebracht. Maar het is wel toegestaan om een reserve dekking kapitaallasten in te zetten, ter dekking van de afschrijvingslasten. De rentelasten dienen via de resultaatbestemming te worden verwerkt.
De financiële vaste activa bevatten de waarde die de gemeente heeft in deelneming, gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen en door de gemeente verstrekte leningen en uitstaande uitzettingen. Onder de financiële vaste activa vallen kapitaalverstrekkingen, leningen en uitzettingen. Deze activa vertegenwoordigen een financiële waarde of bezit (aandelenkapitaal). Financiële activa moeten altijd worden geactiveerd, maar worden gezien hun aard niet afgeschreven. Het verloop van de financiële vaste activa wordt in de jaarrekening gepresenteerd.
Immateriële vaste activa bestaan uit kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen, kosten voor onderzoek (voorbereidingskredieten) en bijdrage aan activa in eigendom van derden.
2.5.1 Bijdragen aan activa in eigendom van derden
Onder voorwaarden mogen bijdragen van de gemeente aan investeringen van derden worden geactiveerd. Dan gaat het bijvoorbeeld om een bijdrage van de gemeente voor een gebouw dat door een vereniging wordt gebouwd. Het BBV geeft daarvoor de volgende voorwaarden aan:
Wordt voldaan aan deze voorwaarden, dan kan de gemeente de bijdrage die aan die derde wordt gedaan activeren en op dezelfde manier op de balans opnemen als een eigen investering. Hiermee komt die bijdrage dan niet eenmalig ten laste van de exploitatie, maar wordt jaarlijks gedurende de afschrijvingstermijn rente en afschrijving berekend. Wij hanteren hierbij de afschrijvingstermijn van de gemeente Nieuwegein, tenzij de afschrijvingstermijn van de derde lager is.
Een bijzondere vorm van investeringen zijn investeringen, waarbij het op voorhand nog niet vaststaat of deze daadwerkelijk tot staan gaan komen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij kosten voor onderzoek en ontwikkelingen en bij voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van een grote investering. Het is mogelijk voor dergelijke investeringen een voorbereidingskrediet aan te vragen.
Daarbij moet op grond van het BBV aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Gedurende de termijn waarop er nog geen definitief krediet is, wordt de rente in de exploitatie verantwoord en komt daarmee ten laste van het jaarresultaat. Het voorbereidingskrediet bestaat uit maximaal 10% van de verwachte investering. Als de investering tot stand komt, worden de voorbereidingskosten meegenomen als onderdeel van het definitieve krediet. Wanneer deze investering niet tot stand komt, dan worden de kosten direct in zijn totaliteit afgeschreven in het lopende begrotingsjaar.
Gemeenten zijn vrij om de afschrijvingswijze te bepalen. Wel moet er rekening gehouden worden met de bindende regels die beschreven staan in artikel 64 lid 1 t/m 6 en artikel 65 lid 1 BBV. Er zijn verschillende methoden om op om basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend. De meeste gebruikte methodes binnen gemeentelijke organisaties zijn:
De gemeente Nieuwegein hanteert de lineaire afschrijvingsmethodiek, tenzij de raad bij het beschikbaar stellen van het krediet anders besluit. Het voordeel van lineaire afschrijving is dat de boekwaarde jaarlijks daalt met eenzelfde bedrag. Hiermee is de afschrijvingsmethodiek overzichtelijk en sluit het verloop beter aan bij de waardevermindering van het object.
In Artikel 64 van het BBV wordt ingegaan op de afschrijvingstermijnen. Op vaste activa met een gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
Bij elke nieuwe investering wordt afzonderlijk bepaald wat de afschrijvingstermijn is. Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn wordt gebruik gemaakt van een afschrijvingstabel. De afschrijvingstabel is als bijlage bij deze nota opgenomen. Deze tabel wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting geactualiseerd. Binnen de gemeente Nieuwegein hanteren we een minimale afschrijvingstermijn van drie jaar.
In uitzonderlijke gevallen kan de raad besluiten om een investering in een kortere termijn af te schrijven dan op basis van de tabel afschrijvingstermijnen in bijlage 1.
Dit kan het geval zijn als wordt voorzien dat een investering minder lang meegaat dan de technische gebruiksduur. Zo zal bijvoorbeeld een renovatie van een gebouw, waarvan wordt verwacht dat deze minder lang zal worden gebruikt dan de normale afschrijvingstermijn van een renovatie, worden afgeschreven over de verwachte economische gebruiksduur in plaats van de technische levensduur.
3.3 Ramen van restwaarde bij investering
In het kader van een behoedzaam financieel beleid worden investeringen volledig afgeschreven. Dat betekent dat de boekwaarde aan het eind van de afschrijvingstermijn nul is en er geen rekening wordt gehouden met een restwaarde. In gevallen dat sprake is van een vrij zekere restwaarde kan hiervan worden afgeweken. Dit levert wel een risico op. Op het moment dat duidelijk wordt dat de verwachte restwaarde niet kan worden gerealiseerd, moet een deel van de boekwaarde alsnog worden afgeschreven. Daarom zijn wij uiterst terughoudend bij het hanteren van een restwaarde. Uitgangspunt is dan ook dat investeringen volledig worden afgeschreven, tenzij de raad bij het beschikbaar stellen anders besluit. Dit is bijvoorbeeld gebeurd bij investeringen voor het Stadshuis en De Kom.
3.4 Eerste moment van afschrijving
De commissie BBV hanteert een drietal momenten waarop met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed kan worden begonnen, te weten:
In de gemeente Nieuwegein is het uitgangspunt dat het eerste moment van afschrijven start in het jaar dat volgt op het jaar waarin het activum gereed/verworven wordt. Hiervoor is gekozen omdat dit een goed financieel inzicht geeft en het meest eenvoudig uitvoerbaar is zonder risico’s op verkeerde inschattingen.
3.6 Duurzame waardevermindering
Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt er rekening gehouden met waardevermindering, als deze naar verwachting duurzaam is (artikel 65 lid 1 & 2 van het BBV). Duurzame waardevermindering speelt geen rol bij vastgoed met een maatschappelijke functie.
Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bijvoorbeeld het verkopen van een pand of bedrijfsauto), wordt een boekwinst of een boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV zoals staat beschreven in paragraaf 5.3 van de notitie MVA.
4.1 toerekening van rente aan de investering
Kredieten leggen beslag op de beschikbare financieringsmiddelen van de gemeente (vermogensbeslag). De daarmee gepaard gaande kosten worden als rente in de jaarlijkse kapitaallasten opgenomen. Jaarlijks wordt bij de begroting het percentage van de rente-omslag bepaald en opgenomen in de paragraaf financiering.
Voor de begroting wordt de rente berekend over de boekwaarde van de investering aan het begin van het jaar. Omdat nieuwe investeringen pas in de loop van het jaar worden gedaan, wordt op begrotingsbasis voor het eerste jaar de helft van de rente over de hoogte van het krediet geraamd. Voor de jaarrekening wordt de werkelijke rente herberekend, gebaseerd op de maandelijks berekende boekwaarde van de investering. Bij projecten wordt de rente tot het moment van ingebruikname ten laste gebracht van de exploitatie.
4.2 Bepaling van de rente-omslag
Voor de interne toerekening van de rentekosten over investeringen hanteert de gemeente de rente-omslagsystematiek. Dit betekent dat er één rentepercentage wordt ‘omgeslagen’ en toegerekend aan alle gemeentelijke investeringen: de zogenaamde totaalfinanciering. Dit berekende percentage wordt vervolgens toegepast op alle investeringen in de begroting. Het voordeel hiervan is dat we zo op een consistente wijze de kapitaallasten kunnen vergelijken.
De rente-omslag op consistente en eenduidige wijze wordt toegerekend aan de vaste activa door de werkelijke rentelasten te delen door de boekwaarde van de vaste activa per 1 januari. Dit berekende percentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Het afgeronde percentage is de basis van de rente-omslag voor de kapitaallasten.
De aan de grondexploitaties toe te rekenen rente wordt bij de begroting berekend door het begrote gemiddelde rentepercentage te vermenigvuldigen met de verhouding vreemd vermogen en totaal vermogen. Dit is de basis voor de toerekening van rente aan grondexploitaties gedurende het jaar. Bij de jaarrekening wordt de berekening opnieuw gemaakt op basis van de werkelijk betaalde rente en wordt de toegerekende rente hierop aangepast. Deze berekeningswijze is voorgeschreven in de notitie grondbeleid.
5 Mandaat investeringskredieten
5.1 Budgetrecht en kredietverlening
De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. De vaststelling van de investeringskredieten vindt plaats in een P&C-document, zoals de begroting of de bestuursrapportage, of via separate raadsvoorstellen. Buiten de toegekende investeringskredieten mogen geen investeringsuitgaven worden gedaan. Overschrijdingen van investeringskredieten van meer dan € 25.000 leiden tot een onrechtmatige besteding.
Voor bedragen onder de € 25.000 is het college bevoegd wijzigingen aan te brengen in het totaal van de lasten en baten van een programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de reservemutaties, mits deze binnen de begroting budgettair neutraal kunnen worden verwerkt.
5.2 Meerjareninvesteringsplan (vervangingsinvesteringen)
Jaarlijks, bij het opstellen van de begroting, wordt het meerjareninvesteringsplan (MIP) geactualiseerd. In het MIP wordt een overzicht gegeven van de geplande vervangingsinvesteringen over een periode van 4 jaar. De eerste jaarschijf van het plan wordt in de begroting opgenomen en tegelijkertijd met de begroting aan de raad ter vaststelling aangeboden. De overige jaren in het plan zijn een indicatie van de benodigde vervangingsinvesteringen in die jaren. en worden ter kennisname aan de raad aangeboden. Voor een goed inzicht in het financiële meerjarenbeeld worden de kapitaallasten van deze investeringen in de meerjarenbegroting verwerkt. Dit gebeurt door middel van een stelpost, waarmee de ruimte voor de kapitaallasten als het ware in de begroting wordt gereserveerd. Het krediet wordt pas beschikbaar gesteld door het vaststellen van het investeringsplan bij de begroting van het betreffende jaar. Pas daarna mogen uitgaven ten laste van het betreffende krediet worden gedaan.
Nieuwe investeringen worden separaat aan de raad voorgelegd, dan wel voorgesteld in de kadernota, waarna deze worden verwerkt in de eerstvolgende begroting.
Het krediet geeft het maximum aan van de uitgaven die de raad of het college ten behoeve van de betreffende investering beschikbaar stelt. Kredieten kunnen bij de begroting of door middel van een begrotingswijziging gedurende het jaar beschikbaar worden gesteld.
In alle gevallen moeten de aanvragen voor kredieten voldoende zijn onderbouwd. Daarom moet in de begroting c.q. in het raadsvoorstel worden aangeven:
Kredieten worden niet altijd geheel uitgegeven in het jaar waarin ze zijn vrijgegeven. De uitgaven kunnen over de jaargrens heenlopen.
Het uitgangspunt van de gemeente Nieuwegein is dat beschikbaar gestelde kredieten na maximaal 2 boekjaren worden afgesloten. Het niet (volledig) benutte deel levert lagere kapitaallasten op. Het is mogelijk om een krediet langer “open” te laten staan als de noodzaak daartoe voldoende is beargumenteerd. Dit vraagt dan wel een expliciet besluit van de gemeenteraad.
5. Bijlage 1 : tabel afschrijvingstermijnen
Onderstaande afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van het BBV artikel 64 lid 3, waarin is vastgelegd dat wordt uitgegaan van een verwachte toekomstige gebruiksduur. In specifieke situaties, waar maatwerk is vereist, kan de raad hiervan afwijken.
8. Bijlage 4: Wettelijk kader, regelgeving en achtergrond informatie
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten
De paragraaf betreffende de financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille en geeft inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend en de financieringsbehoefte.
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.