Organisatie | 's-Gravenhage |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Vaststellen Leidraad geheimhouding Den Haag 2023 |
Citeertitel | Leidraad geheimhouding Den Haag 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | 8/2023 |
Externe bijlage | Raadsvoorstel |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-09-2023 | nieuwe regeling | 07-09-2023 | RIS315570 |
Artikel 2 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen
Op informatie die al openbaar is, wordt geen geheimhouding opgelegd. Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, mag alleen geheimhouding worden opgelegd op die delen van het stuk die nog niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen mag alleen per onderdeel geheimhouding worden opgelegd, indien zich een van de in artikel 5.1 van de Woo neergelegde weigeringsgronden voordoet.
Artikel 3 Specifiek toetsingskader integriteitskwesties
Bij een impactvolle zaak informeert het college de raad over de uitkomsten van een (persoonsgebonden) integriteitsonderzoek. Uitgangspunt is openbaarheid, tenzij de belangen van betrokkenen zich daartegen verzetten. In laatstgenoemde situatie vindt het verstrekken van informatie plaats onder het opleggen van geheimhouding.
Indien het college op grond van het bepaalde onder punt 4 besluit om een integriteitsrapport aan de raad te verstrekken, dan gelden de volgende voorwaarden:
alléén indien de bescherming van de belangen van betrokkenen daartoe noopt kunnen zo nodig alléén de in het rapport opgenomen citaten uit verklaringen die betrokkenen in het kader van de melding of aanvullend onderzoek hebben afgelegd of gemaild aan de onderzoeker(s), door de opsteller van het rapport worden vervangen door een geobjectiveerde weergave van het gestelde.
Artikel 5 Vermelding geheimhouding: de gronden
Het college en de burgemeester vermelden op elk geheim stuk dat het geheim is en dragen er zorg voor dat de vermelding van de opgelegde geheimhouding digitaal onlosmakelijk gekoppeld is aan het stuk. Dit geldt ook voor eventuele bij het stuk behorende bijlagen waarop eveneens geheimhouding is opgelegd.
Artikel 6 Digitale beschikbaarheid geheime stukken: gelijk speelveld voor raad, college en burgemeester
Informatie die onder het opleggen van geheimhouding is verstrekt, is voor de raad beschikbaar in een beveiligde digitale omgeving, zowel voorafgaand als tijdens vergaderingen van raad en commissies.
Artikel 7 Register: overzicht geheime stukken
Er wordt een openbaar register bijgehouden van stukken die aan de commissies en raad zijn overgelegd onder geheimhouding. Maandelijks ontvangt de raad een overzicht van de stukken die aan de commissies en raad zijn overgelegd onder het opleggen van geheimhouding, onder vermelding van de geheimhoudingsgrond en de duur van de geheimhouding.
Halfjaarlijks beoordelen het college en de burgemeester aan de hand van het in het eerste lid genoemde register of de geheimhouding die op informatie is opgelegd, kan worden opgeheven. Indien dat het geval is, legt het college dan wel de burgemeester de beoordeling voor aan de raad, middels een voorstel tot opheffing van de geheimhouding.
Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een expiratiedatum en deze expiratiedatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is opgeheven. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan legt het college dan wel de burgemeester dit ter beoordeling voor aan de raad, middels een voorstel tot verlenging van de geheimhouding waarin een nieuwe expiratiedatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld.
Een raadslid kan ook altijd met een initiatiefvoorstel aan de raad voorstellen de geheimhouding op een stuk op te heffen.
Artikel 8 Opheffen geheimhouding: door de raad
Geheimhouding op stukken vervalt automatisch indien op de stukken een expiratiedatum is opgenomen. Is het college dan wel de burgemeester van mening dat er redenen zijn om de geheimhouding te laten voortduren, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot voortduring van de geheimhouding in bij de raad.
Het college dan wel burgemeester kijken bij de halfjaarlijkse actualisatie van het register geheimhouding of de geheimhouding op een stuk na het bereiken van de evaluatiedatum kan komen te vervallen. Indien dat het geval is, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad. Het presidium voert ook een halfjaarlijkse evaluatie uit op de verslagen van geheime commissie- en raadsvergaderingen en dient zonodig een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad.
Is een raadslid van mening dat de geheimhouding op een stuk kan komen te vervallen, dan dient het raadslid een initiatiefvoorstel opheffen geheimhouding in. Het college dan wel de burgemeester dient steeds een reactie in op dit initiatiefvoorstel. Deze reactie is beschikbaar uiterlijk vóór de tweede raadsvergadering volgend op die waarin het initiatiefvoorstel voor het eerst is geagendeerd. Bespreking volgt in de commissie, waarna besluitvorming volgt in de raad. Het college dan wel de burgemeester bereidt ook voor welke informatie met inachtneming van de Woo verstrekt kan worden, indien de raad besluit tot opheffing van de geheimhouding.
Artikel 9 Verstrekken geheime informatie die met de raad is gedeeld
Het college of de burgemeester kan geheime informatie, ook nadat deze informatie onder geheimhouding is verstrekt aan de raad, aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de rekenkamer of de accountantsdienst).
Artikel 10 Geheime vergaderingen van commissie en raad: volgens de wet
Tot besloten commissievergaderingen hebben toegang raadsleden en fractievertegenwoordigers, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens de besloten commissievergadering enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren.
Tot besloten raadsvergaderingen (uitgezonderd de vergaderingen rond benoeming en herbenoeming van de burgemeester) hebben toegang raadsleden, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens besloten raadsvergaderingen enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren.