| Organisatie | Beekdaelen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek vervanging archiefbescheiden |
| Citeertitel | Handboek vervanging archiefbescheiden |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-10-2023 | nieuwe regeling | 05-09-2023 | Z/22/184465 – 325380 |
- over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van analoge archiefbescheiden binnen de reikwijdte van het handboek vervanging archiefbescheiden en bijbehorend addendum die op grond van de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen.
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Zie Figuur 1 voor een schematische weergave van het vervangingsproces.
Het vervangingshandboek heeft drie functies:
Figuur 1: systematische weergave van het vervangingsproces 1
1.1 Aanleiding voor vervanging
Het doel dat met vervanging wordt nagestreefd, bepaalt of vervanging de goede optie is. Gemeente Beekdaelen wil vervanging toepassen vanwege:
Voorkomen hybride situatie: Zonder vervanging hebben de digitale reproducties niet de juridische waarde van de analoge originelen en dienen zowel de analoge originelen als de gedigitaliseerde reproducties opgeslagen te worden. Na vervanging worden de analoge originelen vernietigd en worden enkel de digitale reproducties opgeslagen.
Om het vervangingsbesluit op een verantwoorde en uitvoerbare wijze in werking te laten treden brengt de Gemeente Beekdaelen een fasering aan in de uitrol. Dit betekent dat niet alle archiefbescheiden direct onder het vervangingsbesluit vallen, maar enkel de archiefbescheiden welke worden opgeslagen in de informatiesystemen die worden beschreven in de addenda zoals vastgelegd in hoofdstuk 11 van dit handboek.
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende zeven stappen:
Vernietiging analoge archiefbescheiden: De vervangen analoge archiefbescheiden worden drie maanden in dagdozen opgeslagen. Nadat de archiefbescheiden de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen en drie maanden zijn verstreken, worden de vervangen analoge archiefbescheiden, nadat een verklaring van vervanging is opgemaakt, vernietigd door een erkend bedrijf.
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context is nodig om informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het gaat hierbij onder meer om de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij de uitvoering van de werkprocessen. Deze context moet na vervanging toegankelijk en reconstrueerbaar blijven. Om deze context vast te leggen registreert de gemeente Beekdaelen metadata.
De gemeente Beekdaelen heeft, conform artikel 19 van de Archiefregeling, een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vastgesteld op 3 maart 2023 middels een besluit door de gemeentesecretaris, zoals terug te vinden onder de unieke aanduiding Z/22/184410 - 325305.
1.5 Uitzonderingen op vervanging
Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historisch context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Dit geldt in generieke zin voor:
Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.
Aanvullende uitzonderingen worden beschreven in de addenda bij dit handboek, zoals terug te vinden onder hoofdstuk 11.
Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom heeft de gemeente Beekdaelen kwaliteitscriteria bepaald voor de visuele, inhoudelijke en technische kwaliteit van de digitale reproducties.
De gemeente Beekdaelen stelt tijdens het vervangen van archiefbescheiden onderstaande technische criteria aan de gebruikte scanhardware en -software:
Flexwerken vereist dat medewerkers op alle locaties gebruik kunnen maken van scanners die voldoen aan deze technische criteria. De gemeente Beekdaelen maakt om deze reden gebruik van ‘multifunctionals’ (printer en scanner combinaties) in het vervangingsproces.
Om de technische criteria te borgen worden de scaninstellingen middels centraal beleid gedistribueerd via de beheersoftware van de scanleverancier naar scanprofielen op de multifunctionals. Een medewerker kan bij het scannen dus niet afwijken van de gestelde technische criteria, mits deze gebruik maakt van de gedefinieerde scanprofielen:
Achteraf kan ook worden aangetoond dat een gescand document conform het juiste profiel is gescand, doordat:
Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen, de randapparatuur, de software en de gekozen instellingen. Dit hoofdstuk beschrijft de randvoorwaarden die worden gesteld aan de technische infrastructuur.
De gemeente Beekdaelen heeft bij de keuze voor het merk, type en instellingen van de (rand)apparatuur en de software de in hoofdstuk 2 genoemde criteria meegenomen in haar keuze.
In onderstaande tabel is zichtbaar welke scanners in gebruik zijn én geschikt zijn om te gebruiken in het vervangingsproces.
De digitale reproducties worden opgeslagen in een informatiesysteem van de gemeente Beekdaelen. In de addenda bij dit handboek, zoals terug te vinden onder hoofdstuk 11, wordt nader gespecificeerd in welke informatiebeheersystemen de digitale reproducties worden opgeslagen.
De inrichting en het gebruik van deze informatiebeheersystemen voldoet aan de criteria van de Archiefwet 1995, d.w.z. voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm. Dit wordt aangetoond doormiddel van een informatiebeheersysteem specifieke audit door het Historisch Centrum Limburg. In de addenda bij dit handboek, zoals terug te vinden onder hoofdstuk 11, wordt nader gespecificeerd waar de audit is terug te vinden.
De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze worden op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit hoofdstuk beschreven; ”De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”.
De voorbereidingshandelingen bepalen deels wat er wel en niet zichtbaar is op de uiteindelijke scan. Vandaar dat de gemeente Beekdaelen de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het scannen van de documenten:
Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben meer aandacht nodig tijdens de scanvoorbereidingen. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Beekdaelen gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden:
Niet vervangbare documenten worden analoog gearchiveerd. Voor het werkproces wordt een digitale kopie, foto of vermelding in het informatiesysteem geregistreerd. Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge en digitale archief. Het stuk wordt bewaard in het analoog archief.
Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, voert de gemeente Beekdaelen interne kwaliteitscontroles uit. Deze kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van dagelijkse controles en periodieke controles.
5.1 Dagelijkse kwaliteitscontrole
De dagelijkse visuele controle is gebaseerd op het 4-ogen principe. De medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, controleert de scans door deze te vergelijken met het papieren origineel. Tijdens deze controle wordt gecontroleerd of de scans voldoen aan de in paragraaf 2.1 genoemde criteria. Als een document zichtbaar afwijkt van het origineel wordt het document opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen wederom onvoldoende is, wordt de scanner gecontroleerd.
De medewerker die verantwoordelijk is voor het registreren van de scans, controleert tijdens de registratie of de scans voldoen aan de eerdergenoemde criteria. Als een document zichtbaar afwijkt van het origineel wordt het document opnieuw gescand.
5.2 Periodieke kwaliteitscontrole
Voorafgaand aan de vernietiging van de analoge archiefbescheiden voert de gemeente Beekdaelen een steekproefcontrole uit om te beoordelen of de vervangen archiefbescheiden voldoen aan de eisen en normen die omschreven staan in paragraaf 2.1 en 2.2.
Tijdens de steekproefcontrole wordt minimaal 5 procent van de in die periode vervangen archiefbescheiden (willekeurig gekozen) gecontroleerd. Hierbij wordt rekening gehouden met spreiding in de tijd van de geregistreerde documenten.
Tijdens de controle wordt een foutmarge gehanteerd van niet meer dan 10 procent van de gecontroleerde archiefbescheiden. De steekproefcontrole wordt goedgekeurd als het percentage fouten kleiner is dan 10 procent. Indien het percentage fouten groter is dan 10 procent worden alle documenten van de gehele periode gecontroleerd en, indien nodig, opnieuw vervangen. Alle fouten die uit de steekproefcontrole naar boven komen worden hersteld.
In paragraaf 5.4 is het format terug te vinden dat de gemeente Beekdaelen gebruikt voor het vastleggen van de resultaten van de steekproefcontrole.
5.3 Periodieke technische controles
De gemeente controleert eens per kwartaal of:
Fouten die tijdens de controle worden opgemerkt worden zo snel als mogelijk verholpen.
De scanners worden maandelijks schoongemaakt door de bodes. Hiervan wordt een logboek bijgehouden. Door het regelmatig schoonmaken wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding.
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, zodat belanghebbende(n) de gelegenheid hebben om eventueel bezwaar te maken tegen het besluit.
Vervanging wordt toegepast nadat het vervangingsbesluit is gepubliceerd.
7. Uitvoering van het vervangingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering ervan. De gemeente Beekdaelen zorgt ervoor dat de bij het vervangingsproces betrokken medewerkers bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De resultaten van toetsing en controles worden, indien nodig, met de betrokken medewerkers besproken.
7.1 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling verplicht de zorgdrager een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De gemeente Beekdaelen vernietigd de vervangen archiefbescheiden nadat de steekproef zoals beschreven in paragraaf 5.2 met positief resultaat is afgerond en de archiefbescheiden ouder zijn dan 3 maanden.
Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, de originele archiefbescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens zijn vernietigd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring van vervanging opstellen. Het College van B&W mandateert de manager Bedrijfsvoering van de gemeente Beekdaelen hiertoe. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
In paragraaf 7.3 is het format terug te vinden dat de gemeente Beekdaelen gebruikt voor het opstellen van de verklaring van vervanging.
7.3 Format verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van gemeente Beekdaelen verklaart:
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van de gemeente Beekdaelen d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervanging door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum [vul in: begindatum] t/m [vul in: einddatum], met uitzonderingen van: [vul in indien van toepassing: uitzonderingen].
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door [vul in: versnippering en/of verbranding] door [naam vernietigingsbedrijf].
8. Beheer van het vervangingsbesluit
Wijzigingen in de werkwijze van de gemeente Beekdaelen kunnen dusdanige invloed hebben op het vervangingsproces dat het vervangingsproces moet worden herzien. Vandaar dat de gemeente Beekdaelen de geldigheid van de procedures en processen beschreven in het vervangingshandboek monitort en eventuele veranderingen zorgvuldig vastlegt.
In het periodieke Strategische Informatieoverleg (SIO) wordt als vast agendapunt besproken of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en/of het nodig is om het vervangingshandboek aan te passen.
Kleine procedurele wijzigingen kunnen onmiddellijk doorgevoerd worden in het handboek. Deze kleine veranderingen worden bijgehouden in het logboek in hoofdstuk 10 van dit handboek. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het vervangingsproces intern opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Het toevoegen van een nieuw addendum onder hoofdstuk 11 wordt gezien als een kleine wijziging van het handboek vervanging archiefbescheiden. Wel dienen de addenda op zichzelf vastgesteld te worden door de zorgdrager, het College van B&W, conform de richtlijn (hoofdstuk 8.2) voor grote wijzigingen.
De gemeente Beekdaelen stelt de gemeentearchivaris op de hoogte bij het doorvoeren van een kleine veranderingen. De gemeentearchivaris kan op elk moment (ongevraagd) advies geven over voorgenomen wijzigingen in het handboek.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De gemeente Beekdaelen zal bij de volgende grote wijzigingen een nieuw vervangingshandboek opstellen en een nieuw vervangingsbesluit nemen:
De gemeente Beekdaelen zal bij een grote wijziging het nieuwe handboek vervanging archiefbescheiden eerst ter advisering voorleggen aan de gemeentearchivaris.
9. Taken en verantwoordelijkheden
Addendum handboek vervanging archiefbescheiden
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/22/184465 – 325379. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘ZorgNed’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen het sociale domein.
De gemeente voert met behulp van het informatiesysteem ZorgNed enkele wettelijke taken uit, te weten:
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van deze wettelijke taken in het informatiesysteem ZorgNed, waarbij het de vervanging van analoge inkomende post, analoge uitgaande post en analoge documenten met een natte handtekening betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum), rekening houdende met de wettelijke bezwaartermijn van 6 weken.
Buiten de scope van het vervangingsproces vallen:
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2.Afwijkingen t.o.v. het vervangingshandboek
Er zijn geen afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging archiefbescheiden.
De hierboven genoemde bijlagen zijn op te vragen bij de gemeente Beekdaelen, onder vermelding van de unieke aanduiding. Deze bijlagen dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit.