Organisatie | Eemsdelta |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling rittenregistratie dienstvoertuigen |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Regeling rittenregistratie dienstvoertuigen |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-05-2023 | Regeling rittenregistratie dienstvoertuigen | 11-07-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Eemsdelta,
Overwegende dat het wenselijk is een regeling vast te stellen over het gebruik van dienstvoertuigen en de toepassing van de daarin geïnstalleerde elektronische rittenadministratie;
het feit dat de Gemeente Eemsdelta dienstvoertuigen beschikbaar stelt aan medewerkers die ten behoeve van de uitvoering van hun werkzaamheden dienstritten dienen te maken;
de wenselijkheid een sluitende kilometerregistratie te verkrijgen die voldoet aan de fiscale voorwaarden;
de wenselijkheid een regeling vast te stellen met daarin de doelen en regels over de elektronische rittenregistratie;
het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevens-bescherming;
de instemming met deze regeling door de Ondernemingsraad van de Gemeente Eemsdelta.
Het college besluit de regeling rittenregistratie vast te stellen, zodat de regels rondom het gebruik en de wijze van controle formeel zijn vastgelegd en inzichtelijk zijn voor de gebruikers en de organisatie.
In deze regeling wordt verstaan onder:
verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals bedoelt in de AVG;
het incidenteel achterhalen van de positie van een medewerker. Dit gebeurt alleen waar een noodsituatie wordt gevreesd. Daarbij kan van deze mogelijkheid alleen gebruik worden gemaakt als zowel de teammanager als de ploegleider dit noodzakelijk acht in verband met de veiligheid van de betreffende werknemer;
Artikel 6. Registratie van ritten in een dienstvoertuig
De rittenregistratie vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doelen. Daarbij worden de volgende gegevens verzameld en vastgelegd:
Rapportage op het gebruik van de rittenregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle van de rapportage:
Controle bij vermoeden van onrechtmatig gebruik van het dienstvoertuig, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Vermoeden ontstaat op grond van signalen, onderzoek en statistieken en niet op basis van periodieke controle van medewerker.
Indien het vermoeden bestaat dat een medewerker of een groep medewerkers deze regeling overtreedt, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gericht controle plaatsvinden. Voor deze heimelijke controle - inclusief de wijze waarop en de periode waarin de controle plaatsvindt - is toestemming nodig van de gemeentesecretaris/algemeen directeur of clusterdirecteur.
Artikel 8. Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie, die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing worden conform de richtlijnen van de Belastingdienst zeven jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen is aangegeven worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van het dienstvoertuig, om de gegevens langer te bewaren.
Artikel 9. Rechten van de medewerker
De medewerker kan verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Artikel 12. Algemene verordening gegevensbescherming
Onverminderd het bepaalde in deze regeling is de AVG van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens.
Als er een geschil ontstaat tussen de werkgever en een medewerker over het gebruik van het rittenregistratiesysteem, het beheer en/of gebruik van de gegevens dan kan de medewerker een schriftelijke klacht indienen bij de teammanager of -als het de teammanager betreft- bij de clusterdirecteur.