Evenementenbeleid

Evenementenbeleid draagt bij aan een soepel verloop van de samenwerking tussen organisatoren, de gemeente en externe partners. Het evenementenbeleid van 2017 is ondertussen verouderd en daardoor niet altijd meer uitvoerbaar.

Het doel van het evenementenbeleid is:

• •

  Actualiseren van het beleid van Achtkarspelen. Daarnaast koppelingen maken naar ander beleid dat van toepassing is.

• •

  Beter stroomlijnen van het aanvraag- en werkproces.

• •

  Overzicht creëren voor alle partijen en de onderlinge samenwerking verbeteren.

• •

  Beschermen van de openbare orde en veiligheid en voorkomen en beperken van hinder rondom evenementen.

Hieruit ontstaan op hoofdlijnen de volgende kaders en uitgangspunten:

• •

  Er worden categorieën evenementen (0-, A-, B- en C-evenementen) gehanteerd. Afhankelijk van de zwaarte van een evenement, wordt een aanvraag in de juiste categorie geplaatst. Er gelden verschillende aanvraagtermijnen en verschillende aanvraagdocumenten per categorie.

• •

  De gemeente gaat werken met een evenementenkalender. Dit dynamische document geeft zicht op de B- en C-evenementen die plaatsvinden in het aankomende jaar. Zowel voor de gemeente zelf als voor organisatoren, hulpdiensten en inwoners.

• •

  Er worden locatieprofielen opgesteld. Op deze locaties worden enkele keren per jaar evenementen georganiseerd. In de profielen worden randvoorwaarden en spelregels voor de locaties vastgelegd.

• •

  Er is onderzoek gedaan naar het effect van geluid tijdens evenementen op de omgeving en op de gezondheid van bezoekers. Hierop laten we geluidnormen aansluiten.

• •

  De gemeente vindt het belangrijk dat evenementen duurzaam georganiseerd worden. Hierbij geldt dat de organisator rekening houdt en bewuste keuzes maakt ten opzichte van de impact op het milieu en de samenleving. Deze dient zo min mogelijk te zijn.

Dit evenementenbeleid heeft een werkingsduur van 4 jaar, tot juni 2027. Het beleid wordt in het najaar van 2025 geëvalueerd. Op die manier is het beleid twee volledige zomerseizoenen in werking geweest. Dan is duidelijk wat goed werkt en wat er mogelijk veranderd moet worden. Na evaluatie kan het beleid op die punten worden aangepast. Na de werkingsduur van 4 jaar kan het beleid bijgesteld worden (indien nodig na evaluatie) en voor een nieuwe periode worden vastgesteld. Locatieprofielen maken ook onderdeel uit van dit beleid, als dynamische documenten. Het aanpassen van de locatieprofielen staat benoemd in paragraaf 4.2.

De Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Achtkarspelen (hierna: APV) vormt de wettelijke basis voor evenementen. De gemeenteraad bepaalt de kaders voor evenementen in de APV.

De burgemeester is vervolgens op grond van de Gemeentewet verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde¹. Tevens is de burgemeester verantwoordelijk voor het houden van toezicht op openbare samenkomsten². De burgemeester verleent evenementenvergunningen op grond van de APV. Het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) heeft ook bepaalde bevoegdheden bij evenementen.

Het college is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het gedeelte milieu (denk hierbij aan geluid bij evenementen) en verkeersbesluiten. Het college verleent de bijbehorende besluiten. De burgemeester en het college kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) beleidsregels voor evenementen vaststellen³. Dit wordt gedaan in dit evenementenbeleid.

Dit evenementenbeleid geeft een nadere invulling aan de criteria uit de APV. Voordeel aan het vastleggen van beleid is dat het transparantie biedt voor alle partijen die betrokken zijn bij evenementen.

Daarnaast zijn er nog veel regels die van toepassing kunnen zijn op evenementen. Regels uit onder andere de Awb, de Gemeentewet, de Alcoholwet en per 1 januari 2024 de Omgevingswet. Waar nodig wordt in het beleid verwezen naar deze regelgeving.

Dit evenementenbeleid is bedoeld voor alle partijen die er in welke vorm dan ook mee te maken krijgen. Binnen de gemeente zijn dit verschillende teams, zoals Vergunningen, Toezicht, Handhaving en Veiligheid, Ontwikkeling Advies en Ruimte en Beheer. Externe partijen zijn organisatoren van evenementen, ondernemers, inwoners en toeristen. De externe adviespartners zijn de Veiligheidsregio Fryslân (brandweer en GHOR) (hierna: de VRF) en de politie.

Voor organisatoren is het belangrijk dat zij inzicht hebben in het aanvraagproces. Voor hen moet helder zijn aan welke regels een evenement moet voldoen en wat de gemeente van hen verwacht.

Om de samenwerking intern en ook extern (met adviespartners) goed te laten verlopen, zijn de verwachtingen over en weer ook hier van belang. Voor inwoners speelt met name dat overlast beperkt wordt en veiligheid wordt gewaarborgd. Daarom is het van belang dat ook zij de informatie en regels rondom evenementen terug kunnen vinden.

Volgens de APV van de gemeente Achtkarspelen is een evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.

Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Een meerdaags dorpsfeest of muziekfestival is een evenement. Een buurtbarbecue of braderie is ook een evenement.

Een organisator is zelf verantwoordelijk voor het houden van een evenement en de bijbehorende risico’s. Het evenement moet voldoen aan de regels die de gemeente eraan stelt. Deze regels staan in de APV, die is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierin staat verder beschreven wanneer een melding gedaan moet worden en wanneer een vergunning nodig is. Daarnaast worden er regels voor evenementen gesteld in dit evenementenbeleid.

Er zijn een aantal evenementen waarvoor afwijkende of aanvullende voorschriften gelden. Bijvoorbeeld voor een kermis of circus. Bij reguliere festiviteiten op locaties die daarvoor bedoeld zijn, is geen evenementenvergunning nodig. Zo lang deze festiviteiten de normale bedrijfsvoering volgen. Denk hierbij aan reguliere festiviteiten binnen horecagelegenheden of sportkantines of sportwedstrijden in sporthallen. Dit soort activiteiten vallen vaak onder het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (Activiteitenbesluit) en de artikelen in de APV over incidentele festiviteiten. Denk daarnaast ook aan besloten feesten (bedrijfsmatig of particulier). De uitzonderingen of afwijkingen worden beschreven in hoofdstuk 6.

Veiligheid voor bezoekers van een evenement en de omgeving kan de gemeente waarborgen met een evenementenvergunning. De gemeente beoordeelt een evenement op bepaalde risico’s. Denk aan verstoring van de openbare orde en veiligheid en brandveiligheid.

Afhankelijk van de zwaarte en de risico’s van het evenement, wordt deze ingedeeld in een categorie. Voor de meeste evenementen (A, B en C) is een evenementenvergunning nodig. Een weergave en uitleg van de categorieën is te vinden in paragraaf 2.5. Landelijke wet- en regelgeving wordt van toepassing verklaard op de evenementenvergunning. Daarnaast kunnen er aanvullende voorschriften in de evenementenvergunning staan. De gemeente beperkt hiermee de risico’s die bij een evenement komen kijken zoveel mogelijk. Vooraf wordt dit met de organisator afgestemd. De evenementenvergunning wordt vervolgens gebruikt door toezicht en handhaving om te controleren of de opgelegde voorwaarden nageleefd worden..

De evenementenvergunning wordt verleend (of geweigerd) door de burgemeester. De burgemeester is het bevoegd gezag. Voor het geluid bij evenementen (geluidontheffing) is het college het bevoegd gezag. Namens de burgemeester en het college is een ambtenaar aangewezen (mandaat) om de aanvraag te behandelen en het besluit te nemen.

De aanvrager van de vergunning moet leges betalen voor een vergunning. Deze leges staan in de Verordening op de heffing en invordering van leges. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld. Deze verordening is via de website van de gemeente te vinden: www.achtkarspelen.nl/leges-en-tarieven. Voor een 0-evenement (melding) worden geen leges berekend.

De gemeente Achtkarspelen maakt onderscheid tussen vier categorieën: 0-, A-, B- en C-evenementen. De reden om met categorieën te werken is dat we hiermee als gemeente aansluiting zoeken bij de regionale werkwijze. De VRF en ook andere Friese gemeenten hanteren de categorieën evenementen. Daarnaast kunnen we verschillende aanvraagtermijnen en verschillende aanvraagdocumenten per categorie evenement hanteren.

Bij de indeling van een evenement in een categorie is de belasting voor de omgeving en de verwachte drukte van een evenement bepalend. Daarnaast ook de risico’s ten aanzien van openbare orde en veiligheid, mobiliteit en de belasting van de hulpverleningsdiensten. Organisatoren die een zwaardere categorie evenement organiseren, hebben ook een zwaardere plicht in de voorbereiding en een goed verloop van het evenement.

Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, doet de gemeente een beoordeling aan de hand van een risicoscan (scoreschema)⁴ en doen de vergunningverleners een inhoudelijke beoordeling.

In de risicoscan worden punten toegekend aan verschillende kenmerken van het evenement. Onder andere aan het soort evenement, de hoeveelheid publiek, de samenstelling van het publiek, de plaats en het tijdstip van het evenement. Deze risicoscan is aan het beleid toegevoegd als bijlage. Na de risicoscan op papier volgt de beoordeling door de vergunningverleners. Dit op basis van hun deskundigheid en ervaring. Hierbij kijken de vergunningverleners bijvoorbeeld naar het verloop van eerdere edities van het evenement (verkeerssituaties, alcohol- en/of drugsgebruik e.d.). Deze subjectieve zaken wegen naast een objectieve risicoscan net zo goed mee.

De bepaling van de categorie bepaalt vervolgens het vertrekpunt van het verdere vergunningsproces. Er gelden per categorie andere aanvraagtermijnen. Ook moet de organisator per categorie verschillende aanvraagdocumenten aanleveren. Dit wordt in hoofdstuk 3 behandeld.

Tijdens het vergunningsproces kan de categorie nog bijgesteld worden. Dit kan als blijkt dat de impact of risico’s van het evenement groter of kleiner zijn dan eerder ingeschat.

Voor de categorie 0-evenement is geen evenementenvergunning nodig, maar is een melding voldoende. Het gaat hier om kleinschalige of besloten evenementen die zich in de openlucht afspelen. Met maximaal 150 bezoekers. Denk aan een buurtbarbecue of straatfeest. In de APV staan de verdere voorwaarden beschreven. Voor de categorie A-, B- en C-evenementen is zoals hierboven benoemd wel een evenementenvergunning nodig.

Het kan zijn dat er naast een evenementenvergunning nog andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. De organisator moet dan ook deze aanvragen bij de gemeente doen.

2.6.1 Geluidontheffing

Op grond van de APV is het verboden om in de buitenlucht geluidhinder met toestellen of geluidsapparaten te veroorzaken. Tijdens evenementen is er vaak sprake van geluid. Denk aan muziek of het omroepen via een omroepinstallatie. Het college kan een geluidontheffing verlenen. In de ontheffing kunnen voorschriften opgenomen worden.

2.6.2 Standplaatsvergunning

Wanneer er een standplaats wordt ingenomen als onderdeel van het evenement, dan hoeft er geen aparte standplaatsvergunning aangevraagd te worden. Dan wordt dit opgenomen in de evenementenvergunning.

2.6.3 Verkeersbesluit

Een verkeersbesluit is nodig als de functie van de weg gewijzigd wordt. Of als er een verbod wordt ingesteld. Bij een evenement kan het zijn dat een weg of parkeerterrein wordt afgesloten (een verbod). Er is dan een verkeersbesluit nodig. Dit wordt meegenomen in de evenementenvergunning. Bovendien vinden we als gemeente een verkeersbesluit een belangrijk communicatiemiddel. Dat er wegen worden afgesloten nemen we namelijk mee bij het publiceren van aanvragen en verleende evenementenvergunningen. Hierdoor weten omwonenden waar ze aan toe zijn.

2.6.4 Ontheffing Alcoholwet

Als er tijdens het evenement alcohol wordt geschonken, moet er op grond van artikel 35 Alcoholwet een ontheffing aangevraagd worden. Er mogen alleen zwakalcoholhoudende dranken worden geschonken (<15% alcohol) onder leiding van de persoon die een verklaring sociale hygiëne heeft. De ontheffing kan voor maximaal 12 aaneengesloten dagen worden verleend. Er mag geen gebruik worden gemaakt van glaswerk voor het schenken van (alcoholische) dranken. Eventuele verdere voorschriften staan in de ontheffing. De aanvrager moet leges betalen voor de ontheffing (www.achtkarspelen.nl/leges-en-tarieven).

2.6.5 Omgevingsvergunning

Soms is voor tijdelijke bouwwerken die langere tijd blijven staan een omgevingsvergunning nodig. Ook kan een tijdelijke omgevingsvergunning nodig zijn om evenementen planologisch mogelijk te maken (afwijken van het bestemmingsplan). In deze gevallen moet de organisator hiervoor een aanvraag indienen.

Per 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling makkelijker maken en samenvoegen. De Omgevingswet staat voor een goede balans tussen benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving.

Evenementen maken ook onderdeel uit van de fysieke leefomgeving. Voor evenementen blijven daarnaast ook gemeentelijke verordeningen van belang. Ook nadat de Omgevingswet in werking is getreden.

Op 1 januari 2024 vormen de gezamenlijke bestemmingsplannen, beheersverordeningen en de 600 regels die van de Rijksoverheid meekomen (de Bruidsschat) het tijdelijke Omgevingsplan voor elke gemeente in Nederland.

Onderwerpen die vooral betrekking hebben op de openbare orde mogen niet in dit tijdelijke Omgevingsplan opgenomen worden. Deze onderwerpen blijven onderdeel van de APV van de gemeente. Dit betekent dat er vooral bevoegdheden van de burgemeester in de APV blijven staan. Dit blijft ook zo wanneer het definitieve Omgevingsplan geldt, dat uiterlijk op 31 december 2029 door de raad moet zijn vastgesteld.

2.6.6 Melding brandveiligheid

Meestal gaat het bij een melding brandveiligheid (geregeld in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Bgbop)) om het gebruik van een tent bij een evenement. Hiervoor gelden bepaalde eisen. Wanneer een evenementenvergunning vereist is (voor een A-, B- of C-evenement), zijn deze eisen onderdeel van de vergunning. Een aparte melding is dan niet nodig.

2.6.7 Provincie

(Wet natuurbescherming, evenementen op provinciale (vaar)wegen, vuurwerk, Luchtvaartwet en drones)

Evenementen kunnen gevolgen hebben voor de natuur en (beschermde) planten en dieren. Dan komt de Wet natuurbescherming (hierna: Wnb)⁵ om de hoek kijken. Provincie Fryslân is hier het bevoegd gezag. Zij hebben beleidsregels opgesteld die gelden voor vergunningen voor grote, complexe evenementen. Hiervoor geldt een lange behandeltermijn van 6 maanden, die verlengd kan worden met 6 weken.

Het merendeel van de evenementen in de provincie zal echter onder de kleinschaligere evenementen vallen. Ook voor deze evenementen is het mogelijk dat een vergunning op grond van de Wnb vereist is. De behandeltermijn daarvan is 13 weken, die verlengd kan worden met 6 weken.

Bij alle evenementen, ook als er geen vergunning vereist is, geldt dat de natuur beschermd moet worden. De provincie heeft een brochure opgesteld om organisatoren hiermee op weg te helpen. Ook heeft de provincie wekelijks een evenementenspreekuur waar organisatoren zich kunnen melden met hun vragen.

Wanneer een evenement (gedeeltelijk) op provinciale (vaar)wegen plaatsvindt, moet er ook een melding of aanvraag bij de provincie gedaan worden. Hiervoor verwijzen we naar de Omgevingsverordening⁶ van de provincie.

Als er op een evenement vuurwerk ontstoken wordt, moet de organisator een melding of aanvraag doen bij de provincie. De provincie vraagt aan de burgemeester een verklaring van geen bezwaar af te geven. Wanneer de gemeente Achtkarspelen extra voorwaarden stelt, worden deze aan de evenementenvergunning toegevoegd.

Bij het gebruik van heteluchtballonnen of helikopters is de Luchtvaartwet⁷ van toepassing. Een melding of aanvraag kan bij de provincie gedaan worden. De Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) beslist uiteindelijk op het verzoek.

2.6.8 Evenementen op zon- en feestdagen

Als een evenement op zon- of feestdagen begint voor 13:00 uur, niet speciaal voor godsdienst of levensovertuiging is en daarbij geluid wordt gemaakt (200 meter verderop hoorbaar), is er een ontheffing van de Zondagswet nodig. De organisator dient deze aan te vragen.

De organisator kan het meldings-/aanvraagformulier op de website van gemeente Achtkarspelen gebruiken: www.achtkarspelen.nl/evenement-organiseren.

Hoe hoger de categorie van het evenement, hoe meer voorbereiding en behandeltijd de aanvraag kost.

Nadat een aanvraag (A-, B- of C-evenement) binnenkomt, wordt deze ingedeeld in een bepaalde categorie. Dit gebeurt aan de hand van twee beoordelingen (risicoscan en beoordeling door de vergunningverleners), zoals uitgelegd in hoofdstuk 2.5.

3.3.1 Voor 0-evenementen

Nadat een melding (0-evenement) is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad. Er wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender.

Hierna wordt de melding toegewezen aan een vergunningverlener. Deze behandelt de melding inhoudelijk. De toestemming wordt verleend door het sturen van een brief aan de organisator. Daarin kunnen nog opmerkingen of voorschriften staan.

3.3.2 Voor A-evenementen

Nadat een aanvraag voor een A-evenement is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad. De aanvraag ligt 14 dagen ter inzage op het gemeentehuis. Binnen deze termijn kan een zienswijze worden ingediend. Vervolgens wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender.

Hierna wordt de aanvraag toegewezen aan een vergunningverlener. De vergunningverlener controleert of de indeling van het evenement in de A-categorie klopt. Mochten er onduidelijkheden zijn over de invulling van het evenement, dan kan de vergunningverlener aanvullende documenten opvragen. Bijvoorbeeld een routekaart bij een wandeltocht. Vervolgens beoordeelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk.

Na de inhoudelijke beoordeling wordt gekeken of de vergunning verleend kan worden en onder welke voorschriften. De vergunning wordt opgesteld en (digitaal) verzonden. De verleende vergunning wordt gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad.

3.3.3 Voor B- en C-evenementen

Nadat een aanvraag voor een B- of C-evenement is ingediend, wordt deze gepubliceerd in het gemeenteblad en het huis-aan-huisblad. De aanvraag ligt 14 dagen ter inzage op het gemeentehuis. Binnen deze termijn kan een zienswijze worden ingediend. Vervolgens wordt er een zaak aangemaakt in het zaaksysteem en het evenement wordt genoteerd op de evenementenkalender.

Hierna wordt de aanvraag toegewezen aan een vergunningverlener. De vergunningverlener controleert of de indeling van het evenement in de B- of C-categorie klopt. Ook controleert de vergunningverlener de aanvraag op volledigheid. Bij een onvolledige aanvraag wordt de aanvrager om aanvullingen of aanpassingen gevraagd. Vervolgens beoordeelt de vergunningverlener de aanvraag inhoudelijk. De vergunningverleners organiseren een vooroverleg met de organisator wanneer zij dat nodig vinden of als de organisator hier belang bij heeft.

B- en C-evenementen brengen meer risico’s voor de bezoekers met zich mee dan een A-evenement. Ook kunnen ze meer overlast met zich meebrengen voor de omgeving. Dat maakt ze complexer om te beoordelen. Daarom zijn de aanvraagtermijnen langer (12 weken bij B en 16 weken bij C). We vragen organisatoren van B- en C-evenementen voor 1 oktober bij de gemeente te melden welke evenementen zij het jaar erop willen organiseren. Dit doen we om een gemeentelijke evenementenkalender op te kunnen stellen. Zie hierover paragraaf 3.5.

Naast de langere aanvraagtermijnen moeten er bij B- en C-evenementen meer documenten aangeleverd worden. Dit is bij alle B- en C-evenementen een draaiboek. Hiervoor hanteert de gemeente een format. Met het format kan de organisator aan de hand van vaste punten het evenement omschrijven.

Wanneer het volgens het Bgbop nodig is, moeten er ook tekeningen aangeleverd worden. Op die manier kan de brandveiligheid op een locatie beoordeeld worden. Dit is onder andere nodig als er een tijdelijk bouwwerk (zoals een feest- of circustent of tribune) geplaatst wordt of als een locatie in gebruik wordt genomen als verblijfsruimte met nachtverblijf aan meer dan 10 personen.

De vergunningverlener vraagt dan om een detailtekening van het bouwwerk en een terreintekening. Op een terreintekening moet het gehele terrein inzichtelijk gemaakt worden. Waar staan bijvoorbeeld de tent, de toiletten en de snackwagens? Voor beide tekeningen heeft de gemeente een voorbeeldtekening gemaakt. Met deze voorbeelden helpen we de organisator op weg. Ook hebben we hierdoor als gemeente zelf invloed op de kwaliteit van de tekeningen. De vergunningverleners kunnen hierdoor de aanvraag beter en sneller beoordelen.

Naast bovengenoemde documenten kunnen er eventueel meer stukken nodig zijn. Dit is ter beoordeling aan de vergunningverleners. Er zijn verschillende gradaties B-evenementen mogelijk. Zo kan een groter evenement met meer publiek een B-evenement zijn, maar een kleiner evenement met specifieke risico’s ook. Elk evenement is maatwerk. De vergunningverlener bepaalt daarom per aanvraag of er nog meer documenten nodig zijn.

Zo kan er bijvoorbeeld een uitgebreider veiligheidsplan en/of beveiligingsplan nodig zijn wanneer er specifieke risico’s spelen en de specifieke inzet van beveiligers op die risico’s uitgewerkt moet worden. Er kan bijvoorbeeld een verkeersplan nodig zijn bij een evenement met een grote belasting voor de omgeving of wanneer de verkeerssituatie op een specifieke locatie hierom vraagt.

Nadat een aanvraag van een B- en C-evenement compleet is, wordt deze voor advies voorgelegd aan de politie en de VRF. De adviespartners geven niet alleen advies, maar delen (waar nodig) de informatie over een evenement ook met bijvoorbeeld de uitrukdienst, ambulancepost of ziekenhuis. Waar nodig vragen de vergunningverleners ook advies aan andere gemeentelijke afdelingen. Bijvoorbeeld wat betreft (brand)veiligheid of verkeer.

Alle beoordeelde documenten (draaiboek, tekeningen en verdere documenten) worden van toepassing verklaard op de vergunning. De documenten maken dus deel uit van de vergunning.

De politie en de VRF (brandweer en GHOR) zijn de externe adviespartners van de gemeente. De vergunningverleners bespreken met deze partners regelmatig de aankomende evenementen. De gemeente is voorzitter van dit overleg. Het overleg is gericht op afstemming en inventarisatie van knelpunten en risico’s. Soms sluiten de adviespartners - als de gemeente dit nodig vindt - ook aan bij een (voor)overleg met de organisator. Bij B- en C-evenementen vraagt de gemeente advies aan de adviespartners. De gemeente (het bevoegd gezag; in dit geval de burgemeester) kan gemotiveerd afwijken van een verkregen maatwerkadvies van de adviespartners.

Bij grote en complexe evenementen kan de gemeente een multidisciplinair veiligheidsadvies nodig vinden. Dit is een integraal advies vanuit de politie, brandweer, GHOR en de afdeling crisisbeheersing van de VRF. In die gevallen wordt op initiatief van de gemeente ook een multidisciplinair veiligheidsteam ingericht. Een dergelijk veiligheidsteam kan ook worden opgetuigd zonder dat er eerst een multidisciplinair veiligheidsadvies is geweest.

De gemeente wil zicht hebben op de evenementen in het volgende jaar. Ook voor organisatoren, hulpdiensten en inwoners willen we dat er inzicht is in hoe het volgende evenementenjaar er (ongeveer) uit gaat zien.

De gemeente verstuurt een e-mail aan de organisatoren van B- of C-evenementen om hen te vragen hun evenement aan te melden voor 1 oktober. Organisaties kunnen de data insturen als reactie op die e-mail. De evenementenkalender wordt als dynamisch document op de website van de gemeente geplaatst.

Verder geldt voor de gemeentelijke evenementenkalender:

• •

  Door het dynamische karakter van de kalender kan deze tussentijds worden aangepast. Bij een aanmelding na 1 oktober wordt per geval getoetst of het evenement toch nog kan plaatsvinden op de gewenste datum en locatie. Dit hangt van meerdere factoren af. Past het bijvoorbeeld binnen de regels van dit evenementenbeleid? Past het wat betreft samenloop van evenementen in de gemeente en nabije omgeving?

• •

  De aanmelding van een evenement op de kalender geeft niet direct garanties. De organisator moet de aanvraag vervolgens nog op tijd en volledig indienen. Hierna volgt het volledige vergunningstraject. De burgemeester heeft de bevoegdheid, als er aanleiding voor is, de vergunning niet te verlenen, in te trekken of te wijzigen.

• •

  Bij een dubbele aanmelding voor (nagenoeg) dezelfde locatie en datum bekijkt de gemeente samen met de organisatoren of er een oplossing is. Lukt dit niet, dan besluit de burgemeester welk evenement voorrang heeft. In principe heeft een eerder gehouden evenement voorrang ten opzichte van een nieuw evenement. Hierin neemt de gemeente geen concurrentieoverwegingen van organisatoren mee. Om hierin te begeleiden is geen gemeentelijke taak.

Naast de gemeentelijke evenementenkalender bestaat er ook een regionale kalender van de VRF. Onze gemeentelijke kalender gebruiken we ook voor het vullen van de regionale kalender van de VRF. Daarmee vindt afstemming plaats over een samenloop van evenementen in de gehele regio, ook wat betreft de inzetbaarheid van de hulpdiensten.

Wanneer de gemeente het nodig vindt, komt er voor aanvang van een evenement een schouw. Dit houdt in dat de gemeente met de organisator het terrein en een eventuele tent, loods of tribune inspecteert. Om ter plekke (brand)veiligheidsrisico’s te constateren en te voorkomen. Daarnaast worden de vergunningsvoorschriften gecontroleerd. Schouwen gebeurt in de regel bij:

• •

  B- en C-evenementen waarbij een tijdelijk bouwwerk (bijvoorbeeld een tent) is geplaatst.

• •

  B- en C-evenementen die nieuw zijn.

• •

  B- of C-evenementen die erg veranderd zijn ten opzichte van vorige edities.

• •

  B- of C-evenementen waarbij bijzonderheden speelden tijdens het aanvraagproces of tijdens een eerdere editie.

Het aantal controles op jaarbasis zoals vastgesteld in het geldende Uitvoeringsprogramma Toezicht en Handhaving is hierin leidend.

Op A-evenementen wordt alleen geschouwd als daar specifieke aanleiding toe is. Dit is ter beoordeling aan de gemeente. De gemeente kan bij de schouw ook externe adviespartners uitnodigen.

Bij gebreken of knelpunten wordt de organisator onmiddellijk geïnformeerd. De organisator moet dit vooraf aan het evenement oplossen. Werkt de organisator hier niet aan mee, dan kan de gemeente de middelen inzetten zoals vastgelegd in hoofdstuk 7.

3.7.1 Zienswijze

Voorafgaand aan de verlening van een vergunning kan iedereen een zienswijze met betrekking tot de vergunning indienen bij de gemeente. Dit moet binnen 14 dagen na de datum van publiceren van de aanvraag. Een zienswijze kan zowel mondeling als schriftelijk. Het publiceren gebeurt in het gemeentelijke huis-aan-huis blad en op www.overheid.nl. De gemeente moet de zienswijze meenemen in haar beslissing op de aanvraag van de evenementenvergunning.

3.7.2 Bezwaar en beroep

Binnen 6 weken na publicatie van het besluit kunnen aanvrager en belanghebbenden een bezwaarschrift indienen. Wanneer we er als gemeente en bezwaarmaker onderling niet uit kunnen komen, wordt het bezwaar behandeld door een bezwarencommissie. Afhankelijk van de uitkomst wordt een besluit mogelijk heroverwogen. Dit besluit wordt dan ook weer vastgesteld en gepubliceerd. Tegen de beslissing van de bezwarencommissie is beroep bij de rechter mogelijk.

Ook kan er een voorlopige voorziening gevraagd worden bij de rechtbank. Daarmee wordt een voorlopige beslissing van de rechter gevraagd. Er moet sprake zijn van een spoedeisend belang waardoor de uitkomst in de lopende procedure niet kan worden afgewacht.

3.7.3 Klachten

Wanneer men een klacht heeft over een evenement kan deze ingediend worden bij de gemeente. Deze klacht komt dan terecht bij het team handhaving. Een gegronde klacht wordt vervolgens doorgegeven aan de vergunningverlener, die de klacht bij de evenementenvergunning in het dossier voegt. Bij een volgende aanvraag worden eventuele eerdere klachten meegenomen. Als er klachten bij andere afdelingen of bij de politie binnenkomen wordt de vergunningverlener geïnformeerd.

Een weigering kan op grond van de APV van de gemeente Achtkarspelen:

• •

  In het belang van het voorkomen of beperken van overlast.

• •

  De openbare orde en veiligheid.

• •

  De gezondheid of zedelijkheid.

• •

  De bescherming van het woon- en leefmilieu.

• •

  De verkeersveiligheid en veiligheid van personen en goederen.

• •

  Het karakter van de locatie.

Ook als de organisator afwijkt van verstrekte gegevens of er in strijd wordt gehandeld met de voorschriften, kan de burgemeester een evenementenvergunning alsnog weigeren of intrekken.

De gemeente organiseert een evaluatie met de organisator wanneer de gemeente dit nodig vindt. Om te bespreken hoe het aanvraagproces en het evenement zijn verlopen. Dit gebeurt in de regel bij:

• •

  B- en C-evenementen die nieuw zijn.

• •

  B- of C-evenementen die erg veranderd zijn ten opzichte van vorige edities.

• •

  B- en C-evenementen waarbij bijzonderheden speelden.

De adviespartners kunnen op initiatief van de gemeente bij de evaluatie uitgenodigd worden. Tijdens de evaluatie worden verbeterpunten vastgelegd en met elkaar gedeeld. Dit verbetert de professionaliteit van zowel de gemeente, de organisatoren en de adviespartners. A-evenementen worden alleen geëvalueerd als daar specifieke aanleiding toe is. Dit is ter beoordeling aan de gemeente.

Een belangrijk uitgangspunt van de gemeente is het waarborgen van de openbare orde en veiligheid bij evenementen. De burgemeester is bevoegd voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Daarnaast ook voor het toezicht op locaties waar evenementen plaatsvinden. Deze bevoegdheden heeft de burgemeester op grond van de Gemeentewet.

De organisator is zelf verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. Dit houdt in dat een organisator moet zorgen dat het terrein goed bereikbaar is voor bezoekers en ook voor hulpdiensten.

Organisatoren moeten rekening houden met een heel aantal zaken. Bijvoorbeeld crowd management, beveiliging, brandveiligheid, verkeer, veiligheidsscenario’s en geneeskundige inzet. Bij een B- of C-evenement moet de organisator al dit soort onderdelen uitwerken in het draaiboek. Of - indien nodig - in een veiligheidsplan, beveiligingsplan en/of verkeersplan (zie hiervoor paragraaf 3.3.3).

4.1.1 Crowd management

Crowd management hoort bij de voorbereiding van een groot publieksevenement. Het richt zich erop grote groepen mensen in goede banen te leiden en de orde te kunnen handhaven. Denk hierbij aan doorstroming, vluchtwegen, afzettingen en bewegwijzering. De organisator moet dit toelichten in het draaiboek en dit kan aan de hand van het DIM-ICE model:

4.1.2 Beveiliging

De organisator moet ervoor zorgen dat op en rond het evenemententerrein de openbare orde en veiligheid bewaakt wordt. Om dit te kunnen doen is toezicht nodig. Dit kan bijvoorbeeld door de inzet van gastheren of -vrouwen of toezichthouders namens de organisatie. In andere gevallen is de inzet van gecertificeerde beveiligers (via een beveiligingsbedrijf) nodig. De organisator moet het onderdeel beveiliging uitwerken in het draaiboek.

Of er gecertificeerde beveiligers nodig zijn, toezichthouders, of een mix daarvan is naar het oordeel van de gemeente. Dit kan per soort evenement verschillen. Hetzelfde geldt voor de hoeveelheid beveiligers. We hanteren als richtlijn 1 beveiliger op 250 bezoekers. Het exacte aantal hangt van verschillende factoren af, zoals het type evenement, het soort publiek en de locatie.

Voorbeeld 1: bij een dorpsfeest waar weinig bezoekers van elders komen en het publiek dus voornamelijk bestaat uit eigen inwoners van het dorp, kan de organisatie vrijwilligers inzetten als beveiliging. Het is verstandig om de vrijwilligers aan te laten sturen door een gecertificeerde beveiliger.

Voorbeeld 2: bij een commercieel tentfeest, zoals een Oktoberfest of Hollandse avond met optredens van bekende artiesten, waar veel bezoekers worden verwacht en er een verhoogde kans op incidenten is, zet de organisatie gecertificeerde beveiligers in.

De gemeente bepaalt het aantal in te zetten beveiligers en vraagt zo nodig advies op bij de politie.

4.1.3 Brandveiligheid

De organisator is verantwoordelijk voor de brandveiligheid op een evenement. In het draaiboek moet duidelijk gemaakt worden hoe de organisator dit uitvoert.

Er gelden landelijke regels om de brandveiligheid op plaatsen als evenemententerreinen te regelen. Ditzelfde geldt voor het plaatsen van tijdelijke objecten, zoals feesttenten of bakkramen. Al deze regels staan in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop).

Deze landelijke regels worden van toepassing verklaard op de evenementenvergunning. Organisatoren moeten zich hieraan houden. Er kunnen daarnaast nog aanvullende voorschriften in de vergunning gelden. Bijvoorbeeld na intern advies van de medewerker brandveiligheid of extern advies van de VRF (brandweer).

4.1.4 Verkeersveiligheid, parkeren en calamiteitenroutes

Met betrekking tot verkeer en parkeren kunnen er verschillende dingen spelen op en rond een evenemententerrein. Denk aan verkeers- en parkeerproblemen, de verkeersdoorstroom die wordt belemmerd of het afsluiten van wegen.

De organisator is verplicht de bereikbaarheid voor bezoekers en voor hulpdiensten te waarborgen. Dit geldt ook voor het voorkomen van verkeersonveilige situaties en het creëren van voldoende parkeergelegenheid. Voor de bereikbaarheid van het terrein en ook van omliggende gebouwen is een calamiteitenroute van groot belang. Een calamiteitenroute en vrije doorgang naar en op het terrein zijn aan regels gebonden. Denk aan een minimumaantal meters vrije doorgang. Deze regels staan in het Bgbop en in het Bouwbesluit 2012 en zijn van toepassing op de evenementenvergunning.

Hoe de organisator al deze zaken regelt, moet uitgewerkt worden in het draaiboek en eventuele tekeningen.

Voor evenementen waarbij een behoorlijke toestroom van verkeer wordt verwacht, of op bepaalde locaties, zijn verkeersregelaars en/of parkeerwachten nodig. Verkeersregelaars kunnen ook nodig zijn als tijdens een evenement op straat wegen afgesloten worden.

In elk geval wanneer hierdoor het reguliere doorgaande verkeer wordt gehinderd.

De verkeersregelaars bij evenementen moeten aan bepaalde regels voldoen. Zo moeten zij onder andere een online instructie volgen en worden zij aangesteld door de burgemeester. De verkeersregelaars mogen uitsluitend optreden wanneer ze gekleed zijn in een hesje welke voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen.

4.1.5 Veiligheidsscenario’s

Hoe handelt de organisator bij een ordeverstoring, paniek in de menigte, een ongeval of extreme weersomstandigheden? Hoe handelt de organisator bij een ontruiming? Het is belangrijk dat de organisator dit soort scenario’s uitwerkt in het draaiboek.

Met daarbij een vermelding van de onderlinge taakverdeling, hoe organisatieleden met elkaar communiceren en wie van de organisatie (eind)beslissingen neemt. Dit zijn zaken waar de organisator van tevoren goed over na moet denken. Ook is het van belang om vooraf de scenario’s duidelijk te communiceren met de andere organisatieleden, vrijwilligers of beveiligers. Op die manier weet iedereen wat de bedoeling is als er iets gebeurt.

4.1.6 Geneeskundige inzet

In het draaiboek werkt de organisator uit op welke manier de geneeskundige inzet tijdens het evenement wordt geregeld. Denk hierbij aan bereikbaarheid en doorrijdbaarheid van en rondom de locatie, EHBO tijdens het evenement, de locatie en inrichting van de EHBO-post(en) en welke gezondheidskundige maatregelen er worden getroffen om risico’s te verkleinen.

De GHOR bekijkt wat er bij een specifiek evenement kan misgaan op het gebied van publieke gezondheid en veiligheid. Hiervoor maakt de GHOR gebruik van verzwarende factoren, bijvoorbeeld alcohol- en/of middelengebruik, hygiëne - en sanitaire voorzieningen, bereikbaarheid en eventuele verstoring van de reguliere zorg. De gemeente en de GHOR kunnen in samenwerking bepalen op welke manier deze risico’s beperkt kunnen worden door de organisator.

De GHOR geeft voor evenementen een standaard advies of een maatwerkadvies af.

Het standaard advies is voor veel evenementen voldoende. Het is van toepassing op evenementen zonder specifieke geneeskundige en gezondheidskundige risicofactoren.

Als er wel specifieke geneeskundige - en gezondheidsrisico's zijn bij B- en C-evenementen⁸, dan vraagt de gemeente de GHOR om een maatwerkadvies. De GHOR doet dan een risicoanalyse. Vervolgens brengt de GHOR de benodigde experts samen om tot een juist advies te komen.

Om een voorbeeld te noemen: voor het aantal EHBO’ers op een evenement is de richtlijn één EHBO’er op 1.000 bezoekers, met een minimum van twee EHBO’ers.

Dit aantal kan afwijken na een maatwerkadvies van de GHOR. Het aantal hangt namelijk af van het type evenement, het soort publiek en specifieke geneeskundige - en gezondheidsrisico's.

Bij een afwijking van het standaard advies neemt de gemeente de afwijkende regels over in de vergunning als voorschriften.

4.1.7 Sanitaire voorzieningen

Een organisator van een evenement is ervoor verantwoordelijk dat er voldoende toiletten⁹ en handenwasgelegenheden zijn. Dit houdt in:

• •

  Minimaal 1 toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers (met een minimum van 2 toiletten) met voldoende toiletpapier.

• •

  Minimaal 1 toilet per 75 gelijktijdig aanwezige bezoekers bij hoog alcoholgebruik.

• •

  75% van het totale aantal herentoiletten mag een urinoir zijn.

• •

  Eén plaskruis of plaszuil geldt als 4 urinoirs. Ook kunnen plasgoten worden gebruikt. 50 cm plasgoot geldt als één urinoir. Plaats geen of minder urinoirs als er veel kinderen op het evenement worden verwacht.

• •

  Zorg voor één of meer gehandicaptentoiletten met een voorziening voor handenwassen.

• •

  Zorg voor een handwasgelegenheid bij voorkeur met meerdere watertappunten (kranen) met zeepdispensers, papieren handdoekjes en een afvalcontainer.

• •

  Maak de toiletten tijdens het evenement schoon en maak daarbij gebruik van een schoonmaakschema met afvinklijst.

Waar bij toiletten verder op gelet moet worden door de organisator is het aantal te verwachten bezoekers, het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de gemiddelde verblijfsduur van bezoekers. Daarnaast ook de verwachte piekdrukte, het type toilet en het gedrag in (de hoeveelheid) consumpties die bezoekers nuttigen.

Zowel bij vast als tijdelijk sanitair bestaat een verhoogd risico op het overdragen van ziektekiemen. Hierdoor kunnen infectieziekten als maagdarminfecties ontstaan. Organisatoren moeten er daarom ook op letten dat handenwasgelegenheden apart geplaatst worden van watertappunten waar mensen drinkwater kunnen tappen.

Wetterskip Fryslân verleent geen toestemming om afvalwater te lozen op oppervlaktewater (bijvoorbeeld een sloot, vijver of watergang). Indien mogelijk kan de organisatie afvalwater lozen op de gemeentelijke vuilwaterriolering. Let op: er kan een gescheiden riolering systeem aanwezig zijn (vuilwaterriool en regenwaterriool). Daarom dient de organisatie tijdens het aanvraagproces contact op te nemen met de afdeling Beheer.

Is lozing op de riolering niet toegestaan of niet mogelijk, dan moet de organisatie een speciale voorziening treffen. Op een manier dat er geen lozing op het oppervlaktewater plaatsvindt. Dit geldt met name voor toiletwagens.

4.1.8 Alcohol, drugs en lachgas

Het gebruik van verdovende middelen komt veel voor bij evenementen. Dit kan problemen opleveren voor de openbare orde en veiligheid. Organisatoren hebben een verantwoordelijkheid om toe te zien op het middelengebruik. De organisator moet daarom van tevoren inschatten welke risico’s er kunnen zijn.

Tijdens evenementen is het alleen toegestaan om zwakalcoholhoudende drank te verstrekken (< 15% alcohol).

Aan jongeren onder de 18 mag geen alcohol worden verstrekt. Ook mogen zij in het openbaar geen alcohol bij zich hebben.

Het bezit en verhandelen van drugs is strafbaar gesteld in de Opiumwet. Ook het hebben, gebruiken en verkopen van lachgas is strafbaar op grond van de Opiumwet. Drugs of lachgas meenemen naar een evenement is dus niet toegestaan. Toch gebeurt het in de praktijk wel.

Het is aan de organisator om verantwoord en effectief beleid te hanteren met betrekking tot alcohol en drugs. De organisator verwerkt dit in het draaiboek. Dit begint met een duidelijke communicatie richting de bezoekers.

• •

  Bezoekers moeten geïnformeerd worden over de wettelijke kaders en huisregels die gelden ten aanzien van alcohol en drugs.

• •

  Bezoekers moeten geïnformeerd worden over de risico’s van alcohol- en drugsgebruik.

Met huisregels kan de organisator (aanvullend op de wetgeving) aangeven wat er wel en niet getolereerd wordt tijdens een evenement. De huisregels geven het personeel tijdens een evenement handvatten. Bijvoorbeeld om bezoekers aan te spreken, te weren of te verwijderen van het terrein als bezoekers ongewenst gedrag vertonen. Heldere en tijdige communicatie richting bezoekers is van belang.

Het doel is om gezondheidsrisico’s terug te dringen bij het gebruik van alcohol en drugs. Dat kan door bezoekers te ontmoedigen alcohol en/of drugs te gebruiken, maar ook om hen handvatten te geven die de kans op gezondheidsrisico’s verkleint wanneer er toch gebruikt wordt.

Mogelijke maatregelen die een organisator kan hanteren:

• •

  Het plaatsen van een dropbox. Bezoekers kunnen hierin vrijwillig en anoniem afstand doen van hun drugs (en andere niet toegestane goederen).

• •

  Fouilleren en visiteren. Fouilleren is de controle die beveiligingsmedewerkers bij de toegang verrichten op de bezoekers (oppervlakkig aftasten van kleding). Dit mag op basis van de bezoekersvoorwaarden en met toestemming van de betrokken bezoeker. Visiteren is het onderzoeken van bagage zoals handtassen. Bij evenementen met een verhoogd risico op drugsgebruik kan een organisator bijvoorbeeld besluiten iedereen te controleren. Bezoekers dienen daar dan mee in te stemmen bij het kopen van een toegangskaart.

• •

  Controleren op leeftijd en wederverstrekking. Organisatoren kunnen bijvoorbeeld jongeren boven de 18 aanmerken met een polsbandje. De leeftijdscontrole aan de bar is hierdoor makkelijker. Denk er bij het beperken van wederverstrekking bijvoorbeeld aan om jongeren onder de 18 in de huisregels te verbieden alcohol bij zich te hebben. En dat het niet toegestaan is om minderjarigen alcohol door te geven. Beveiligers kunnen dan bezoekers op grond van de huisregels waarschuwen en/of van het terrein verwijderen. Denk ook aan het meegeven van een maximum aantal drankjes aan de bar.

• •

  Bij de toegang controleren of bezoekers onder invloed zijn. Om de kans op incidenten op het evenemententerrein te verkleinen, is het aan te raden om deze bezoekers niet toe te laten. Het is dan van belang hierop bij de toegangscontrole alert te zijn.

• •

  Bezoekers bij de toegang of op het terrein controleren op drugsbezit of -gebruik. Op het terrein zelf kan extra aandacht besteed worden aan het monitoren van risicolocaties, zoals toiletten en lockers. Daar kan personeel specifiek op ingezet worden, of denk ook aan cameratoezicht als hulpmiddel.

De gemeente bepaalt welke specifieke maatregelen tijdens het evenement nodig zijn.

4.1.9 Voedselveiligheid

De Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) controleert tijdens evenementen of professionele – en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet. Is de voedselveiligheid niet in orde? Dan kan de NVWA een waarschuwing of boete opleggen.

4.1.10 Opschaling

Voor alle evenementen geldt dat zodra er sprake is van (dreiging van) een ernstige calamiteit/ramp er opgeschaald wordt naar de GRIP-structuur. In de praktijk wordt een Commando Plaats Incident (COPI) in de nabijheid van het incident ingesteld. Het COPI heeft op dat moment de leiding. Bij een (grootschalig) incident heeft de burgemeester het gezag. Dit is afhankelijk van het GRIP-niveau.

4.2.1 Algemene informatie over locatieprofielen

De gemeente stelt voor een aantal locaties locatieprofielen op. Op deze locaties worden enkele keren per jaar evenementen georganiseerd. In de profielen worden randvoorwaarden en spelregels voor de locaties vastgelegd. Bijvoorbeeld op het gebied van verkeer, parkeren en een maximum aantal feesten per locatie. Maar ook praktische zaken, zoals welke voorzieningen er op een locatie wel of niet aanwezig zijn.

De locatieprofielen gelden voor commerciële tent- en schuurfeesten tot maximaal 02:00 uur.

Dorpsfeesten, oud en nieuw feesten, besloten particuliere feesten en besloten bedrijfsfeesten zijn uitgesloten van de locatieprofielen. Dit betekent dus dat deze specifieke evenementen ook op andere locaties mogen plaatsvinden. En dat deze feesten zijn uitgesloten van het maximum aantal feesten in de locatieprofielen.

Bij het invullen van de locatieprofielen en bepalen van het maximum aantal feesten hanteert de gemeente Achtkarspelen de volgende verdelingsmechanismen:

• •

  Oude rechten gaan voor. Dit houdt in dat we al bestaande, peildatum: vooraf aan vaststelling van dit beleid, evenementen meenemen in de locatieprofielen. De maximum aantal feesten in de locatieprofielen zijn ook zoveel mogelijk daarop gebaseerd.

• •

  Plaatselijke ondernemers gaan voor. Hiermee wordt bedoeld dat plaatselijke organisatoren en/of horecaondernemers bij het organiseren van evenementen voorgaan op ondernemers uit een ander dorp of andere regio.

• •

  Bij nieuwe aanvragen komt degene in aanmerking die als eerste een volledige aanvraag heeft ingediend.

De locatieprofielen maken onderdeel uit van dit beleid en worden als bijlage bijgevoegd. Ze worden vastgesteld door het college. De profielen hebben een dynamisch karakter. Ze kunnen bijgesteld en vastgesteld worden door het college, zonder dat daarbij het volledige evenementenbeleid opnieuw vastgesteld moet worden.

Aanpassing van de locatieprofielen kan nodig zijn als de omstandigheden veranderd zijn of als de praktijkervaring leert dat het anders moet. Er kan ook een volledig nieuw locatieprofiel vastgesteld worden door het college. Voordat dit gebeurt wordt eerst onderzoek gedaan op die locatie en worden eerst de benodigde afwegingen gemaakt. Zowel op ruimtelijk gebied (Omgevingsplan) als op het gebied van veiligheidsaspecten (bijvoorbeeld calamiteitenroute).

Zoals vermeld in paragraaf 1.2 wordt het evenementenbeleid in het najaar van 2025 geëvalueerd. Een evaluatie van de locatieprofielen wordt dan meegenomen. Verder onderzoek op een aantal locaties kan daarvan onderdeel uitmaken.

4.2.2 Schaarse vergunningen

Een schaarse vergunning is een vergunning waarvan er één of een beperkt aantal kan worden verleend. Terwijl er meer (potentiële) aanvragers zijn. Hiervan kan sprake zijn bij het organiseren van evenementen, aangezien er per locatieprofiel een maximum aantal feesten wordt vastgelegd.

Dit betekent niet automatisch dat er sprake is van schaarste op elke locatie. De behoefte aan meer evenementen op een locatie hoeft er natuurlijk niet te zijn, maar zou wel kunnen ontstaan.

Wat als een gegadigde zich meldt voor een locatie waar het maximum aantal feesten al is bereikt? De gemeente Achtkarspelen kan samen met de gegadigde, dorpsbelangen (als vertegenwoordigers van de inwoners en omwonenden) en andere betrokken partijen bepalen of het maximum aantal feesten in het locatieprofiel aangepast kan worden.

In principe geldt: de gegadigde die het eerst komt met een initiatief, die het eerst maalt. Hierbij hanteren we wel weer de verdelingsmechanismen zoals hierboven in paragraaf 4.2.1 vermeld.

De reden dat we kiezen voor deze verdelingsmechanismen (oude rechten en plaatselijke ondernemers gaan voor) is dat we de lokale economie, samenleving en maatschappij willen beschermen en stimuleren. Plaatselijke ondernemers hebben meer gevoel voor en met de omgeving. Als gemeente zien we graag dat plaatselijke ondernemers zich goed kunnen ontwikkelen. Daarnaast blijkt vanuit de praktijk ook meer draagkracht voor evenementen die door plaatselijke ondernemers georganiseerd worden, in plaats van door ondernemers buiten de regio.

Er bestaan niet voor niets maximum aantallen voor feesten op de locaties. Een conclusie kan daarom natuurlijk ook zijn dat een extra feest niet mogelijk is. Bijvoorbeeld als hiermee de balans tussen het beperken van de overlast en het toestaan van evenementen zoekraakt. Deze balans kan per locatie verschillen. Om tot een gemotiveerd besluit te komen worden de ruimtelijke afwegingen en veiligheidsaspecten ook hier weer meegenomen.

De eindtijden voor buitenevenementen met muziek (inclusief tent- of schuurfeesten) zijn als volgt:

• •

  Van zondag tot en met donderdag geldt een eindtijd van 24:00 uur. De versterkte of livemuziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 00:30 moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 01:00 uur moet het evenemententerrein leeg zijn.

• •

  Op vrijdag, zaterdag en dagen waarop een nationale vrije dag volgt, geldt een eindtijd van 02:00 uur. De versterkte of livemuziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 02:30 uur moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 03:00 uur moet het evenemententerrein leeg zijn.

• •

  Voor dorpsfeesten geldt er voor maximaal 2 avonden in het weekend een eindtijd van 02:00 uur. De versterkte of livemuziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 02:30 moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 03:00 uur moet het terrein leeg zijn.

• •

  Voor oud en nieuw feesten geldt een eindtijd van uiterlijk 05:00 uur. De versterkte muziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 05:30 uur moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 06:00 uur moet het terrein leeg zijn.

• •

  De burgemeester kan een ontheffing verlenen voor een latere eindtijd dan 24:00 uur voor doordeweekse avonden. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor Koningsnacht, Bevrijdingsdag of eventueel voor een dorpsfeest tijdens een doordeweekse avond.

• •

  De burgemeester is bevoegd om een vroegere eindtijd te vergunnen voor feesten die worden gehouden in dorpskernen.

Bij alles rondom evenementen is het zoeken naar balans, waaronder ook zeker bij de eindtijden. De balans tussen het beperken van overlast voor de omgeving en omwonenden aan de ene kant. En een leuk feest met muziek voor de organisatoren en bezoekers aan de andere kant. Met een samenspel tussen regels voor eindtijden, locatieprofielen en geluidnormen streven we als gemeente zoveel mogelijk balans na.

Een eindtijd van 24:00 uur is voor zondag- tot en met donderdagavond de maximum eindtijd. Op doordeweekse dagen geldt tot 24:00 uur als dag- en avondperiode en vanaf 24:00 uur gaat de nachtperiode in. Met deze eindtijd voor versterkte of livemuziek willen we rekening houden met mensen in de (nabije) omgeving, die bijvoorbeeld de volgende ochtend moeten werken. Een latere eindtijd is niet mogelijk, behalve wanneer de burgemeester hiervoor een ontheffing verleent. Een ontheffing kan bijvoorbeeld verleend worden voor bijzondere gelegenheden, zoals Koningsnacht, Bevrijdingsdag of een dorpsfeest tijdens een door de weekse avond.

Een eindtijd van 02:00 uur is voor vrijdag- en zaterdagavond de maximum eindtijd. Op vrijdag, zaterdag en dagen waarop een nationale vrije dag volgt, gaat vanaf 02:00 uur de nachtperiode in. De versterkte of livemuziek moet dan gestopt zijn. We kiezen als gemeente voor deze latere eindtijd in het weekend zodat organisatoren de inwoners (en vooral ook jongeren) iets kunnen bieden in het weekend. Deze eindtijd wijkt af van wat bijvoorbeeld meer stadse gemeenten (zoals buurgemeente Leeuwarden) toelaten. Evenementen hebben daar vaak een vroegere eindtijd, maar de ervaring leert dat bezoekers na het feest vaak nog de kroeg induiken. Die mogelijkheden zijn er in de gemeente Achtkarspelen (vrijwel) niet.

De gemeente kiest bewust voor een gefaseerde uitloop (zie paragraaf 4.1.1 Crowdmanagement). Dit houdt in dat een halfuur na het stoppen van de muziek de bar en eetgelegenheden dicht moeten. Nog een halfuur later moet het terrein leeg zijn.

Dit heeft te maken met de openbare orde en veiligheid. Daarnaast ook met drukte op en rondom het terrein. Zo vertrekt niet iedereen tegelijk, wat problemen of gevaar kan opleveren buiten het terrein. Denk bijvoorbeeld aan verkeersophopingen of overlast op straat. Door een geleidelijke uitloop gaan sommige bezoekers gelijk na het stoppen van de muziek al naar huis. Anderen eten eerst nog wat voordat zij het terrein verlaten.

Voor dorpsfeesten kan afgeweken worden van de eindtijd. Dorpsfeesten zijn (jaarlijks) terugkerende evenementen die vaak al van oudsher worden gehouden in bepaalde weken van het jaar. In de dorpen zelf is vaak veel draagvlak voor de activiteiten. Er doen een hoop dorpsgenoten aan mee. Daarnaast is er vaak een maatschappelijke behoefte aan de activiteiten. Dit draagt bij aan een sociale en gezellige lokale samenleving. Om deze redenen wordt meer ruimte geboden qua eindtijd.

Ook voor oud en nieuw feesten geldt een latere eindtijd. Nadat om 24:00 uur het nieuwe jaar wordt ingeluid, hebben mensen (en vooral jongeren) nog behoefte aan een paar uren feest. Wanneer we een eindtijd van 02:00 uur aanhouden, is de kans groot dat veel mensen op straat blijven rondhangen. Met het oog op de openbare orde en veiligheid in de nieuwjaarsnacht (denk aan vernielingen van gemeentelijke eigendommen, geweldsincidenten en vuurwerk) kiezen we voor een eindtijd van 05:00 uur. Mensen hebben op deze manier een plek om feest te vieren en zullen minder de straat op gaan. Hierdoor neemt de kans op vernielingen van (gemeentelijke) eigendommen aanzienlijk af.

De op- en afbouw van een evenement mag plaatsvinden tussen 09:00 uur en 21:00 uur. In elk geval mag buiten deze tijdstippen vlakbij woningen geen overlast veroorzaakt worden door het op- of afbouwen.

Een evaluatie van de eindtijden kan onderdeel uitmaken van de evaluatie van het evenementenbeleid in het najaar van 2025.

Bij geluidnormen is het, net als bij de eindtijden, zaak om een balans te zoeken. Normen leveren een bijdrage aan een prettig woon-, werk- en leefklimaat in de gemeente. De gemeente Achtkarspelen wil met normen zorgen voor transparantie. Organisatoren, bedrijven en inwoners kunnen op die manier inzicht krijgen in de regels. Daarnaast geven normen meer sturing aan het geluid bij evenementen in de openlucht.

De geluidnormen in de bijlage zijn maatgevend voor de gehele gemeente. In een locatieprofiel kunnen deze normen eventueel naar boven of beneden afwijken. De ene locatie is de andere niet, wellicht kan er op de ene locatie meer dan op de andere. Als er locatie-specifieke normen zijn, dan zijn deze terug te vinden in de locatieprofielen.

Bovendien vindt de gemeente het belangrijk om het risico op gehoorschade bij bezoekers te verkleinen. Als het muziekgeluid boven de normen uitkomt zoals gesteld in hoofdstuk 3 van de geluidbijlage, dan dient de organisatie gehoorbescherming aan te bieden aan de bezoekers. Meer informatie hierover is in hoofdstuk 3 van de geluidbijlage te vinden.

Een evaluatie van de geluidnormen en alle regels die daarop betrekking hebben, maken onderdeel uit van de evaluatie in het najaar van 2025.

4.5.1 Informeren van omwonenden

Omdat evenementen voor overlast kunnen zorgen moet de organisator duidelijk communiceren naar omwonenden en omliggende bedrijven. Het gaat hierbij in elk geval om het communiceren van de datum en tijden van het evenement, het soort evenement, de datum en tijdstippen van het op- en afbouwen, de verkeersmaatregelen en of er wegafsluitingen en parkeerbeperkingen zijn. De organisator moet hierbij ook denken aan consequenties voor het openbaar vervoer.

4.5.2 Reclame maken voor een evenement

Het maken van reclame voor een evenement mag door middel van sandwich- en driehoeksborden. In alle dorpen zijn er vaste lantaarnpalen aangewezen.

Voor het maken van deze reclame is een melding nodig. Dit kan via www.achtkarspelen.nl/reclameborden-sandwich-driehoeksborden.

De organisator is verantwoordelijk voor de schade die ontstaan is door de activiteiten van het evenement. Denk aan schade aan eigendommen, terreinen, bermen en wegen van de gemeente en van derden. Ook moet voorkomen worden dat er rommel achterblijft na het evenement. Wanneer er toch schade is ontstaan, dan verhaalt de gemeente de kosten op de organisator.

Per evenement kan een waarborgsom worden gevraagd. Dit kan als er het jaar daarvoor problemen zijn geweest met het opleveren van het terrein. Het vragen van een waarborgsom is ook mogelijk als door de aard van het evenement te verwachten is dat er schade zal ontstaan. Of er een waarborgsom wordt gevraagd, wordt bepaald door de afdeling Beheer. Na afloop van een evenement moet de organisator het terrein opgeruimd en schadevrij opleveren. Is dat het geval dan wordt de waarborgsom teruggestort. Als de gemeente het terrein moet opruimen of als er schade is, dan worden de gemaakte kosten verrekend met de betaalde waarborgsom.

Het kan helaas gebeuren dat een deelnemer of toeschouwer tijdens een evenement letsel of schade oploopt. Het kan zijn dat de organisator hiervoor aansprakelijk is. Of er een schadevergoeding uitgekeerd moet worden, hangt ervan af of de organisator zijn zorgplicht heeft geschonden. Die zorgplicht wordt groter bij een evenement met meer risico’s. Of als de kans bestaat dat deelnemers minder voorzichtig zullen zijn of de kans op ongevallen en letsel groter is.

Als vast komt te staan dat een organisator onvoldoende voorzorgsmaatregelen heeft getroffen en niet voldeed aan zijn zorgplicht, kan hij aansprakelijk worden gesteld.

Daarnaast heeft een organisatie als werkgever ook een zorgplicht voor de werknemers en ingehuurde vrijwilligers. In het verhaal van aansprakelijkheid speelt de rechtsvorm van een organisatie een rol. Het kan namelijk voorkomen dat een bestuurder van de organisatie in privé aangesproken wordt op de schade.

De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering. Een vrijwilliger (namens een organisatie) die een maatschappelijk doel dient is verzekerd op deze verzekering.

Wanneer er een gemeentelijke nutsvoorziening aanwezig is op een locatie staat dat omschreven in het locatieprofiel. De organisator is zelf verantwoordelijk en aansprakelijk (voor bijvoorbeeld de inhuurpartijen) in het geval de stroom uitvalt.

De kosten verbonden aan stroomgebruik bij een evenement, standplaats en kermis worden achteraf in rekening gebracht. De kosten hiervoor zijn op te vragen bij de gemeente.

Bij een buitentemperatuur van 25°C of hoger is de organisator verplicht om gratis drinkwater beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld door tappunten te plaatsen of flesjes water beschikbaar te stellen.

De organisator moet zelf zorgen voor schone waterslangen en is verantwoordelijk voor het leveren van schoon water (drinkkwaliteit) tijdens evenementen. Verder moeten de waterinstallaties voldoen aan de algemene voorschriften voor drinkwaterinstallaties van het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN 1006) en aan de aansluitvoorwaarden van het waterleidingbedrijf.

De afdeling Beheer van de gemeente Achtkarspelen zorgt voor het plaatsen van materialen zoals wegafzettingen en verkeersborden. De afdeling stemt dit af met de organisator. De kosten hiervoor zijn op te vragen bij de gemeente.

Organisatoren moeten bij de inrichting van hun evenement rekening houden met de toegankelijkheid. Een evenement moet ook toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Een organisator moet rekening houden met mensen die in een rolstoel of scootmobiel zitten of met de rollator of kinderwagen op pad gaan. Waar kan men langs? Welk deel van het terrein is niet toegankelijk? Waar zijn de (invalide)toiletten te vinden?

Dit soort zaken moeten organisatoren om op hun website of op een plattegrond van het evenement vermelden. Deze toevoegingen vergroten namelijk het plezier van mensen die het evenement bezoeken in een rolstoel of met een rollator.

Wij vinden het belangrijk dat evenementen duurzaam georganiseerd worden. De organisator houdt hier rekening mee en maakt bewuste keuzes ten opzichte van de impact op het milieu en de samenleving. In de door de raad vastgestelde Duurzaamheidsagenda is de ambitie vastgelegd dat we circulariteit willen stimuleren bij evenementen.¹⁰ Het is vervolgens de vraag hoe we deze ambitie samen met de organisatoren van evenementen realistisch kunnen invullen.

5.5.1 Europees en landelijk beleid

Sinds 2021 wordt in Europa het gebruik van wegwerpplastic al teruggedrongen (de Europese SUP-richtlijn).

Het gaat hierbij om statiegeld op plastic flessen en een verbod om bepaalde plastic wegwerpartikelen, zoals plastic rietjes, wattenstaafjes, plastic wegwerpbestek, eenpersoons voedsel- en drankverpakkingen van piepschuim, ballonstokjes en plastic roerstaafjes, op de markt te brengen. Deze Europese regelgeving geldt dus ook voor evenementen. Bepaalde producten, zoals drinkbekers, moeten een opvallende aanduiding op de verpakking hebben. Deze aanduiding geeft aan dat er kunststof in zit, dat het in de afvalbak thuishoort en dat dit als zwerfafval een negatief effect heeft op het milieu.

Vanaf juli 2023 moet de consument bijbetalen voor het gebruik van kunststof drinkbekers en voedselverpakkingen voor onderweg. Vanaf 2024 geldt deze regel ook voor consumptie ter plekke, zoals bij evenementen. De verplichting om bij te betalen geldt niet als er een goed inzamelsysteem is voor plastic, waarmee het recyclen van plastic wordt bevorderd.

5.5.2 Gemeentelijk beleid

Een duurzaam evenementenbeleid beperkt zich natuurlijk niet tot het terugdringen van wegwerpplastic en het beperken van zwerfafval alleen. Ook zaken als (het beperken van) energie- en waterverbruik, het gebruik van hernieuwbare energie, het gebruik van lokale producten en het beperken van vervoersbewegingen kunnen bijdragen aan een duurzaam evenement.

De gemeente Achtkarspelen wil nog in gesprek gaan met organisatoren van evenementen in onze gemeente, ondersteund door de Vereniging Circulair Friesland. Ook de Enerzjike Meitinkers willen wij hierbij betrekken. Welke kansen zien zij om voor onze gemeente te komen tot een duurzaam evenementenbeleid en hoe zou dit vanuit de markt en de gemeente kunnen worden gefaciliteerd? Welke ervaringen binnen en buiten onze gemeente zijn er met een duurzaam evenementenbeleid en de Europese en landelijke regelgeving op dit gebied?

Bij de evaluatie van het evenementenbeleid willen wij de uitkomsten van deze gesprekken en de ervaringen met de Europese en landelijke regelgeving tot dat moment betrekken om te komen tot een realistisch en gedragen duurzaam evenementenbeleid. Een beleid dat past bij een gemeente met duurzame én realistische ambities.

6.1.1 Particuliere feesten

Voor een besloten feest op eigen terrein, zoals tuinfeesten of verjaardagsfeesten, is geen evenementenvergunning nodig. Er kan wel een melding nodig zijn. Dit is nodig wanneer er enige mate van geluidhinder wordt verwacht (bijvoorbeeld in de vorm van versterkte muziek) of wanneer men een besloten feest op gemeentelijk terrein houdt (bijvoorbeeld in een speeltuin in de woonwijk).

Een besloten particulier feest mag geen ongewenste uitstraling hebben op de omgeving. Dit is ieders eigen verantwoordelijkheid. Een feestje kan wel eens zorgen voor geluidhinder, maar het is niet toegestaan dat een particulier feest voor geluidoverlast zorgt. Daarnaast is het aan te raden dat de organisator van het besloten feest omwonenden op tijd op de hoogte brengt van het feest.

Een feest is in elk geval besloten als:

• •

  Het niet commercieel is, maar een privékarakter heeft.

• •

  Het wordt gehouden op een terrein of in een gebouw dat in eigendom is (of gehuurd is) door de organisator.

• •

  Er geen entreegeld wordt gevraagd.

• •

  Bezoekers op persoonlijke uitnodiging komen.

• •

  Er geen reclame voor het feest gemaakt wordt.

• •

  Drank uitsluitend gratis wordt verstrekt.

Voldoet een feest hier niet aan, dan moet er altijd een melding of vergunningsaanvraag gedaan worden.

Voor wat betreft geluid tijdens een particulier feest wordt aangesloten bij wat in het normale maatschappelijke verkeer geaccepteerd wordt. Natuurlijk ervaart niet iedereen (geluid)overlast op dezelfde manier. Wat de één als overlast ervaart, is voor een ander niet storend.

Daarom sluiten we aan bij wat in onze optiek in het maatschappelijke verkeer geaccepteerd wordt. Dat is voor particuliere feesten op zondag- tot en met donderdagavond een maximale eindtijd van 23:00 uur voor versterkte muziek en op vrijdag- en zaterdagavond 24:00 uur.

De gemeente verleent geen geluidontheffing voor besloten feesten. De enige uitzondering is een bruiloftsfeest. Dit zijn particuliere feesten waarbij vaak (live- en/of versterkte) muziek wordt afgespeeld en komen maar incidenteel voor. De maximale eindtijd van versterkte muziek is dan op zondag- tot en met donderdagavond 24:00 uur en op vrijdag- en zaterdagavond 02:00 uur.

6.1.2 Bedrijfsfeesten

Voor besloten bedrijfsfeesten kan een geluidontheffing aangevraagd worden. De reden daarvoor is dat deze feesten meestal plaatsvinden bij het bedrijf en niet midden tussen de woonwijken. In de praktijk levert het daardoor minder tot geen overlast op. De maximale eindtijd van versterkte muziek is dan op zondag- tot en met donderdagavond 24:00 uur en op vrijdag- en zaterdagavond 02:00 uur.

Oud en nieuw feesten zijn uitgesloten van de locatieprofielen en er gelden andere eindtijden, zoals in paragraaf 4.2 en 4.3 beschreven. Voor oud en nieuw feesten geldt een eindtijd van 05:00 uur De versterkte muziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 05:30 moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 06:00 uur moet het evenemententerrein leeg zijn.

Dorpsfeesten zijn, net als oud en nieuw feesten, uitgesloten van de locatieprofielen (paragraaf 4.2). Daarnaast geldt voor dorpsfeesten dat er maximaal 2 avonden een eindtijd van 02:00 uur geldt. De versterkte muziek moet dan gestopt zijn. Om uiterlijk 02:30 moeten de bar en eetgelegenheden sluiten en om uiterlijk 03:00 uur moet het terrein leeg zijn (paragraaf 4.3).

Voor het organiseren van een kermis is een evenementenvergunning nodig. Het aanvraagformulier is terug te vinden op de website van de gemeente. Hierbij moet onder andere informatie aangeleverd worden over de soorten attracties. Voor elke attractie moet de aanvrager in het bezit zijn van een geldig certificaat van deugdelijkheid en een logboek. De veiligheid van attractietoestellen is geregeld via het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen (WAS) en het besluit Nadere regels attractie- en speeltoestellen.

Voor het afgeven van de vergunning kan de gemeente in het Register attractie- en speeltoestellen (RAS) opzoeken of een attractietoestel wel is goedgekeurd. Heeft een attractietoestel geen geldige keuring? Dan kan het toestel geweigerd worden.

Er wordt een vergoeding gevraagd voor het innemen van standplaatsen op openbaar terrein. De tarieven staan in de Verordening standplaatsgeld.

De gemeente stelt een aantal aanvullende eisen aan een circus. Namelijk dat de organisator in samenspraak met de gemeente zoekt naar een geschikte locatie. Bovendien moet het circus voldoen aan de wetgeving in het Besluit houders van dieren. Hier staat onder andere in dat het verboden is om zoogdieren te laten deelnemen aan het circus, met uitzondering van een aantal diersoorten.

Carbidschieten is een echte traditie in gemeente Achtkarspelen. Het carbidschieten op oudejaarsdag is geen evenement in de zin van de APV en valt dus niet onder de regels en termijnen zoals in dit evenementenbeleid beschreven is. Wel is er voor carbidschieten een melding nodig en zijn er regels aan verbonden op grond van de APV.

Wanneer er bij het carbidschieten meer activiteiten worden georganiseerd waardoor het een evenement wordt dan valt het onder de regels die voor een evenement gelden. In dat geval is er een evenementenvergunning nodig.

Horecaondernemers willen de bezoekers van een evenement ook graag bedienen. Als een horecaondernemer op zijn terras en/of daarbuiten iets wil organiseren dat buiten zijn exploitatievergunning valt, dan moet de horecaondernemer hiervoor de aanvragen indienen. Dit gaat om een aanvraag evenementenvergunning en aanvraag artikel 35 ontheffing Alcoholwet. Organiseert iemand anders een evenement en wil de horecaondernemer bijvoorbeeld een groter terras om de bezoekers te kunnen bedienen? Dan moet dit meegenomen worden in de vergunningaanvraag van de organisator van het evenement. De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het inzetten van voldoende beveiligers.

Een incidentele festiviteit is volgens de APV een festiviteit of activiteit die gebonden is aan één of een klein aantal inrichtingen. Een collectieve festiviteit is niet speciaal gebonden aan een inrichting.

Denk bij een incidentele festiviteit aan het organiseren van een festiviteit voor een horecabedrijf of sportvereniging. Bijvoorbeeld een muziekoptreden in een café of een feest of toernooi met band of DJ. Hierbij mag meer geluid gemaakt worden dan die inrichting normaal gesproken mag (op grond van het Activiteitenbesluit). Dit mag maximaal 12 dagen (of dagdelen) per kalenderjaar en moet worden gemeld bij de gemeente. Er gelden geluidnormen, die opgenomen zijn in de APV. Er zijn daarnaast nog 7 collectieve door het college aangewezen dagen mogelijk.

Wanneer er een extra vergunning of ontheffing nodig is, bijvoorbeeld een ontheffing voor het schenken van alcohol, geeft de gemeente dit aan. Hiervoor gelden leges (de hoogte van de bedragen is terug te vinden in de Verordening op de heffing en invordering van leges).

De organisator is verantwoordelijk voor het naleven van de vergunning. Hij moet op de hoogte zijn van alle voorschriften die aan het evenement gesteld worden. Inclusief de relevante wet- en regelgeving en de gemaakte afspraken.

De gemeente hanteert de volgende uitgangspunten:

• •

  De toezichthouder kijkt naar het doel van het vergunningsvoorschrift. Bij het kiezen van een sanctie voor de overtreding, stelt de toezichthouder zichzelf altijd de vraag of de sanctie gepast is voor het beëindigen van de overtreding. De sanctie die het minst zwaar is wordt gekozen.

• •

  Als de toezichthouder en de organisator de overtreding samen op een andere manier kunnen oplossen, dan heeft dat de voorkeur in plaats van een sanctie.

• •

  Bij het bepalen van de manier van handhaving worden eerdere ervaringen met de organisator en/of het evenement meegewogen.

• •

  De ernst van de overtreding bepaalt de zwaarte van de manier van handhaven.

Bij toezicht en handhaving is van belang hoe de gemeente (de toezichthouders) zich opstelt. Dit moet in de gehele gemeente op dezelfde manier gebeuren. Er wordt een algemene handhavings- en sanctiestrategie toegepast bij het constateren van een overtreding¹¹. Dit zijn basisstrategieën. Deze strategieën gelden op ieder gebied in de fysieke leefomgeving. Dus ook voor de regels die gelden voor evenementen en het geluid tijdens evenementen. Afwijken van deze strategie is mogelijk, afhankelijk van de zaak en de omstandigheden (maatwerk).

Op het moment dat er overtredingen zijn geconstateerd kan toezicht en handhaving ingezet worden om de situatie te herstellen. Toezicht komt voor eventuele handhavingsacties.

Voorlichting en advisering op een evenement

Met een duidelijke voorlichting en advies vanuit de gemeente (en haar adviespartners) kan een strijdige of onwenselijke situatie van tevoren al voorkomen worden.

Toezicht vooraf aan het evenement

De toezichthouder brandveiligheid van de gemeente voert waar nodig vooraf een controle uit. Zie hierover paragraaf 3.6 ‘Schouw’. Door deze controle is het resultaat in de praktijk vaak dat de regels en voorschriften worden nageleefd (eventueel door middel van een waarschuwing).

Toezicht tijdens het evenement

Toezicht tijdens het evenement richt zich op zaken en situaties die niet conform de vergunning worden uitgevoerd of die tijdens het evenement ontstaan. De toezichthouder van de gemeente heeft tijdens het evenement contact met de organisatie en stuurt waar nodig aan. Een voorbeeld is als er geluidmetingen zijn gedaan en de normen overschreden worden. De toezichthouder laat het volume van de muziek dan naar beneden bijstellen.

Als een organisator zich niet aan de vergunningsvoorschriften houdt, dan kan er handhavend worden opgetreden. In de praktijk blijkt dat dit vaak niet nodig is. Ook als een evenement al aan de gang is, zijn strijdige of onwenselijke situaties in overleg vaak goed op te lossen.

Het kan voorkomen dat er acties nodig zijn tijdens een evenement. Het stilleggen van een evenement kan nodig zijn door externe omstandigheden (bijvoorbeeld door extreem weer) of door het blijven negeren van opdrachten die in de vergunning zijn genoemd of door de toezichthouder zijn gegeven. Het bevoegd gezag neemt een beslissing in overleg met de politie, VRF en toezichthouders. Op deze manier zorgt de gemeente voor een juiste afweging van belangen.

Niet optreden tast de geloofwaardigheid en integriteit van de gemeente aan. Bovendien kan consequent niet optreden leiden tot willekeur. Consequent optreden betekent het aanpakken van gelijke overtredingen op een gelijke manier (tot in hoeverre dit mogelijk is vanwege het maatwerk dat nodig is bij evenementen).

Bestuursrechtelijke handhavingsinstrumenten

Mocht er worden overgegaan tot handhaving, dan kan dit op de volgende manieren:

• •

  Een waarschuwing.

• •

  Een vooraankondiging tot het opleggen van een (preventieve) last onder dwangsom of een last onder bestuursdwang.

• •

  (Preventieve) last onder dwangsom/last onder bestuursdwang.

• •

  (Gedeeltelijk) intrekken van de vergunning. Denk bij gedeeltelijk intrekken bijvoorbeeld aan het verkleinen van het evenemententerrein of het stopzetten van het schenken van alcohol.

Strafrechtelijk optreden, op basis van het Wetboek van Strafrecht, tegen overtredingen is ook mogelijk. Dit wordt gezien als uiterste middel. Het handhaven door middel van bestuursrechtelijke sancties heeft de voorkeur. Bij alcoholgebruik onder de 18 jaar heeft strafrechtelijk optreden wel de voorkeur op bestuursrechtelijk optreden.

Als bij terugkerende evenementen twee jaar achter elkaar grote overtredingen worden geconstateerd, dan kan de volgende vergunningsaanvraag worden geweigerd. De burgemeester kan bepalen dat in bijzondere omstandigheden toch, onder strenge voorwaarden, een vergunning wordt verleend. Middelen zoals het weigeren van een vergunning zijn een uiterste consequentie. Dit soort middelen worden niet lichtzinnig ingezet.