| Organisatie | Zeist |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Zeist 2023 |
| Citeertitel | Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Zeist 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening adviescommissie bezwaarschriften Zeist 2006.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2023 | nieuwe regeling | 05-09-2023 | 23RV045 |
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad.
De secretaris van de commissie is een adviseur A, B of C werkzaam bij het team Juridische Zaken van de gemeente Zeist, door het college aangewezen medewerker.
Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
De voorzitter brengt jaarlijks voor 1 maart verslag uit over het voorgaande kalenderjaar, waarbij wordt ingegaan op het aantal behandelde bezwaarschriften en de zaken die nog onder handen zijn. In het verslag wordt in ieder geval aangegeven wat is opgevallen en advies gegeven over mogelijke verbeteringen.
Artikel 19 Intrekking oude regeling
Tegelijkertijd met het tijdstip van inwerkingtreding, zoals bedoeld in artikel 20, wordt de Verordening adviescommissie bezwaarschriften Zeist 2006 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 05 september 2023
mr. J. Janssen, griffier
drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter
Artikelsgewijze toelichting op de Verordening adviescommissie bezwaarschriften 2006
In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de raad besluit de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft.
In dit artikel zijn mede begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit betreft hier de gemeenteraad.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
In het raadsvoorstel is de keuze verantwoord voor het horen en adviseren door een adviescommissie met een externe voorzitter en externe leden. Deze commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
De eis dat de voorzitter niet werkzaam mag zijn onder verantwoordelijkheid van één van de bestuursorganen van de gemeente Zeist verwijst naar artikel 7:13, lid 1, onder b, Awb.
Artikel 7:13, eerste lid, onder c, Awb maakt het mogelijk om ook nog andere eisen aan de commissie te stellen. De bezwaarschriften, waarover de commissie zal adviseren gaan voornamelijk over het ruimtelijk ordeningsrecht. Daarom zijn ten aanzien hiervan en het algemene bestuursrecht eisen gesteld.
Door de bepaling in het derde en vierde lid delegeert de raad de benoeming van de (plaatsvervangend)voorzitter en de leden aan het college.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.
De voorzitter en de leden kunnen bij hun ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Er kan ook een later tijdstip worden gekozen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemende voorzitter of lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift
Dit artikel spreekt voor zich.
In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. Verwezen wordt in het bijzonder naar afdeling 6.2 en afdeling 7.2 van de Awb waar onder meer is geregeld aan welke vereisten een bezwaarschrift moet voldoen, welke indieningstermijn er geldt en hoe de procedure na ontvangst van een bezwaarschrift is geregeld. Ook is geregeld op welke termijn een beslissing op een bezwaarschrift moet zijn genomen in geval een externe commissie advies uitbrengt.
Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.
De in het artikel genoemde artikelen uit de Awb zien op het vragen van een machtiging aan een gemachtigde, geheimhouding na afzonderlijk horen van belanghebbenden, het stellen van termijn voor het herstellen van een verzuim bij het indienen van een bezwaarschrift, verzending van stukken aan een gemachtigde, ter inzage leggen van de stukken voor de hoorzitting, het verdagen en verder uitstel van de beslissing op bezwaar en tot slot het mededelen aan bezwaarmaker dat een externe commissie over het bezwaar zal adviseren.
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te (laten) winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaakbetrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 10 van deze verordening.
Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Dit is het geval wanneer een bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is of kennelijk ongegrond, maar ook als de belanghebbende zelf heeft verklaard af te zien van het recht om te worden gehoord. Een andere optie is als de belanghebbende niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn verklaart dat hij wil worden gehoord. En tot slot kan van horen worden afgezien als volledig aan het bezwaar tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:19 Awb. Dit artikel gaat over het, tijdens het aanhangig zijn van bezwaar, intrekken of wijzigen van het bestreden besluit, waarbij wordt bepaald dat het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit, tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.
In het uiteindelijk uit te brengen advies zal hier op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.
Artikel 10 Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.
Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb.
In het tweede lid is de mogelijkheid geboden om in bijzondere gevallen een andere termijn te hanteren.
Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt in bijna alle gevallen telefonisch contact gezocht met bezwaarmakers voor een gesprek. Doel van dat gesprek is om te onderzoeken of een oplossing voor de bezwaren kan worden gevonden, zonder juridische behandeling van het bezwaarschrift. Dit wordt in de ontvangstbevestiging ook aangegeven. Daarom wordt in de ontvangstbevestiging nog niet gevraagd om verhinderdata. In de uitnodiging van de hoorzitting wordt aangegeven dat binnen een bepaalde termijn contact kan worden opgenomen als men op het genoemde tijdstip is verhinderd. Dit is de reden dat er voor gekozen is geen regeling voor het uitstellen van de zitting op de nemen. Dit neemt niet weg dat in bijzondere situaties toch uitstel kan worden verleend.
De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb (respectievelijk indienen nadere stukken tot 10 dagen voor de hoorzitting, de ter inzage legging van de stukken, het achterwege laten daarvan en het op verzoek van de belanghebbende horen van door meegebrachte getuigen en deskundigen). Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.
Dit artikel spreekt voor zich.
Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden . Dit is geborgd in het tweede lid van dit artikel.
Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling
Dit artikel behoeft geen toelichting. Zie ook artikel 2:4 Awb.
Artikel 13 Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 16 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.
Artikel 14 Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijk vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbende wordt toegezonden.
Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden .
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan ervoor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek . Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken.
Artikel 16 Raadkamer en advies
Zie ook de toelichting bij artikel 13. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.
Het derde lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 12) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.
Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder artikel 11); de advisering dient plaatste vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies totstandkomt, is niet voorgeschreven. Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb . Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.
Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, .
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.
De maximale beslistermijn is vastgelegd in artikel 7:10 Awb , behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat, indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 19 Intrekking oude regeling
Dit artikel spreekt voor zich.
Deze bepaling regelt dat voor bezwaarschriften, waarvoor ten over staan van de commissie bestaande uit een externe voorzitter en twee leden die werkzaam zijn bij de gemeente Zeist (oude vorm van de commissie) al een hoorzitting heeft plaatsgevonden en/of door die commissie al advies is uitgebracht, de oude verordening blijft gelden. Hiermee wordt voorkomen dat opnieuw gehoord en geadviseerd moet worden, alsnog niet op het bezwaarschrift is beslist en deze verordening al wel in werking is getreden.
De bepalingen over bekendmaking en mededeling van besluiten zoals opgenomen in afdeling 3.6 Awb zijn niet van toepassing op algemeen verbindende voorschriften (zie artikel 3:1 Awb dat aangeeft dat op besluiten, die algemeen verbindende voorschriften inhouden, slechts afdeling 3.2 van toepassing is voorzover de aard van de besluiten zich daartegen niet verzet). Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn.
Het beginsel dat algemeen verbindende voorschriften bekend moeten zijn gemaakt voordat zij in werking kunnen treden, is geregeld in artikel 8 van de Bekendmakingswet. Deze bekendmakingsregeling komt erop neer dat algemeen verbindende voorschriften moeten worden bekendgemaakt in het gemeenteblad. Het gemeenteblad moet elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze worden uitgegeven én elektronisch op een algemeen toegankelijke wijze beschikbaar blijven (artikel 3, eerste lid, van de Bekendmakingswet). De overheveling van de bekendmakingsvoorschriften van de Gemeentewet (en overige organieke wetten) naar de Bekendmakingswet brengt hierin geen verandering.