Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- b.
Rechtmatigheidsverantwoording:
De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
- c.
BBV, Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten:
De regels voor het opstellen van financiële rapporten van gemeenten en provincies. Waaronder voor de begroting, meerjarenraming, het jaarverslag en de jaarrekening. Deze moeten correct, begrijpelijk en volledig zijn. Daarom laten gemeenten en provincies de jaarrekening controleren door een accountant
- d.
Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- e.
De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
- f.
Voorgeschreven eenheden die betrekking hebben op taken en daaraan gerelateerde activiteiten van de gemeente waar baten en lasten mee gemoeid zijn.
- g.
Een samenhangend geheel van taakvelden.
Paragraaf 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
- 1.
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.
- 2.
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.
- 3.
De raad stelt per programma o.a. vast:
- a.
- b.
Wat gaan we daarvoor doen?
- c.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting en de jaarstukken worden naast de programma’s o.a. het volgende weergegeven:
- a.
het overzicht van algemene dekkingsmiddelen;
- b.
het overzicht van kosten overhead;
- c.
bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting;
- d.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.
- 4.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
- 5.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.
Artikel 4. Perspectiefnota
Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met een richtinggevend voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Dit is geen verplicht document en brengt de raad in stelling richting te geven. Andere gemeenten noemen het een kadernota of een kaderbrief.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
- 2.
Bij de behandeling van de bestuursrapportages in de raad, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.
- 3.
Voor zover de daadwerkelijke benodigde bedragen afwijken, worden die in de begroting aangepast via reguliere door de raad vast te stellen begrotingswijzigingen.
- 4.
Rapportage over de projecten vindt tussentijds en achteraf plaats.
Artikel 6. Bestuursrapportage
- 1.
Het college informeert de raad tweemaal per jaar door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.
- 2.
De bestuursrapportages bevatten een financiële begrotingsbijstelling, inclusief een toelichting en een beleidsinhoudelijke verantwoording, die de raad ter vaststelling wordt voorgelegd.
- 3.
In de bestuursrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.
- 4.
In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van investeringskredieten groter dan 10% met een minimum van € 10.000 toegelicht.
Artikel 7. Jaarstukken
- 1.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
- 2.
Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.
Artikel 8. Informatieplicht
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan het college wanneer er sprake is van:
- •
Het verstrekken van leningen en garanties, leningen naar derden voor een bedrag groter dan € 10.000
- •
Bij leningen en garanties onder de €10.000 geldt de actieve informatieplicht door het college aan raad.
Artikel 9. EMU-saldo
Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, hebben overschreden, informeren het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 11. Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 12. Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- •
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- •
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- •
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 13. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Paragraaf 4. Financieel beleid
Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa
Het College biedt de raad eens in de 4 vier jaar een nota activabeleid aan. De raad stelt deze nota vast. Deze nota stelt de kaders en richtlijnen hoe dient te worden omgegaan met waardering en afschrijving van vaste activa. De huidige nota is in 2021 vastgesteld.
Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen en heffingen en overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen per balansdatum.
Artikel 16. Reserves en voorzieningen
- 1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats indien er geen sprake is van externe financiering.
- 2.
Het college biedt de raad eenmaal per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen
- 3.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve indien van toepassing; en
- d.
indien van toepassing de maximale looptijd.
Artikel 17. Kostprijsberekening van rechten, heffingen en leges
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten, heffingen en leges waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt een voorcalculatorisch extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast directe kosten ook indirecte kosten betrokken.
- a.
De directe kosten betreffen kosten die voortvloeien uit taakvelden, die voor rekening komen van rechten, heffingen en leges.
- b.
De indirecte kosten betreffen kosten die voortvloeien uit het taakveld overhead. De toerekening van overhead aan de rechten, heffingen en leges geschiedt op basis van de personeelslasten met de formule: ((Personeelslasten taakveld)/(totale personeelslasten alle taakvelden exclusief overhead)) x overhead = opslag taakveld.
- 2.
Bij de kosten worden betrokken de bijdrage aan reserves en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstofheffing de compensabele btw en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
Artikel 18. Kostprijsberekening van goederen, werken en diensten
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een voorcalculatorisch extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast directe kosten ook indirecte kosten betrokken.
- a.
De directe kosten betreffen kosten die voortvloeien uit de loonkosten conform het financieel systeem. Voor het bepalen van het uurtarief wordt het aantal directe productieve uren gebruikt zoals is vermeld in het document “Handleiding Overheidstarieven” van het ministerie van financiën.
- b.
De indirecte kosten betreffen kosten die gekenmerkt zijn als overhead, zoals vermeld is in het document “Handleiding Overheidstarieven” van het ministerie van financiën.
- 2.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdrage aan reserves en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en eventuele niet-compensabele btw.
Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de rechten, heffingen en leges.
Artikel 20. Financieringsfunctie
Het college handelt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie conform het door de raad vastgestelde treasurystatuut.
Artikel 21. Prijzen economische activiteiten
- 1.
Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
- 2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.
- 3.
Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaan burgemeester en wethouders uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.
- 4.
Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doen burgemeester en wethouders vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.
- 5.
Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.
Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel 21. Lokale heffingen
In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
de mate van kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing;
- b.
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
- c.
het kwijtscheldingsbeleid;
- d.
de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht.
Artikel 22. Weerstandsvermogen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV op.
Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het BBV op.
Artikel 24. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf financiering de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het BBV op.
Artikel 25. Bedrijfsvoering
Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden of voldoen aan kwalitatieve criteria rapportagegrens en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Tevens wordt hier gerapporteerd over hoe de gemeente omgaat met de bepalingen in de Wet Open Overheid. Die op termijn over kan gaan in een aparte paragraaf.
Artikel 26. Verbonden partijen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het BBV op.
Artikel 27. Grondbeleid
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf grondbeleid de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het BBV op.
Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 28. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- 1.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;
- 2.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts;
- 3.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- 4.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
- 5.
het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- 6.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 29. Financiële organisatie
Het college draagt zorg voor:
- 1.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;
- 2.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden op de maat van Vaals en bij processen van materiële omvang. Hiermee is aan de eisen van interne controle voldaan en is de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen gewaarborgd;
- 3.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- 4.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- 5.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- 6.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- 7.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en
- 8.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;
- 9.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Artikel 30. Interne controle
- 1.
Jaarlijks wordt een controleprotocol opgesteld. In dit controleprotocol zijn de kaders en richtlijnen opgenomen voor de controle van de jaarstukken op het aspect rechtmatigheid. Als bijlage bij dit protocol wordt een normen- en toetsingskader opgenomen. Hierin is beschreven welke wet- en regelgeving van toepassing is en waarop getoetst dient te worden. De raad stelt het controleprotocol vast.
- 2.
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen door middel van IC-audits. De organisatie rapporteert het college minimaal eenmaal per jaar de bevindingen van de uitgevoerde werkzaamheden. Indien sprake is van afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 3.
De IC-audits richten zich op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking, de rechtmatigheid (begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium) van de beheerhandelingen. Hiertoe wordt jaarlijks een werkplan verbijzonderde interne controle opgesteld
Paragraaf 7. Slotbepalingen
Artikel 31. Intrekking oude regeling
De verordening gemeente Vaals 2017 zoals vastgesteld bij besluit van 20 december 2016 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt
Artikel 32. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking na publicatie en bekendmaking.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening art. 212 gemeente Vaals 2023.