Beheerregeling informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• -

  archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• -

  archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaatsen, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

• -

  archiefruimte: een ruimte, bestemd voor de bewaring van analoge archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• -

  beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• -

  beheerder: de ambtelijk verantwoordelijke voor het beheer;

• -

  centraal archief: het centrale zaak- en archiefsysteem onder beheer van de cluster Facility Management, waarin digitale archiefbescheiden zijn opgenomen en/of analoge archiefbescheiden zijn ontsloten;

• -

  clustermanager: het verantwoordelijk hoofd van een organisatieonderdeel van de gemeente Haarlemmermeer, werkzaam voor het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de raad;

• -

  conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• -

  decentraal archief: een daartoe aangewezen informatiesysteem onder beheer van een clustermanager;

• -

  informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• -

  migratie: overzetting van gegevens en/of toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• -

  overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• -

  selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• -

  Strategisch informatieoverleg: structureel overleg, dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• -

  vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• -

  vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden, ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Artikel 3. Beheer

• 1.

  Een clustermanager is beheerder van de archiefbescheiden van zijn cluster en verantwoordelijk voor het beheer van deze archiefbescheiden met uitzondering van de (analoge) archiefbescheiden die zijn opgenomen in het centraal archief, waarvan de clustermanager Facility Management de beheerder is.

• 2.

  De beheerder draagt zorg voor opname van de archiefbescheiden in het centraal archief, tenzij:

  • a.

    de archiefbescheiden zijn opgenomen in een door de gemeentearchivaris daartoe aangewezen decentraal archief;

  • b.

    de archiefbescheiden naar hun aard niet voor opname in het centraal archief in aanmerking komen.

• 3.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met door de directie te stellen nadere aanwijzingen.

• 4.

  De beheerder is belast met het tijdig vernietigen van archiefbescheiden:

  • a.

    met inachtneming van de geldende selectielijst voor gemeenten;

  • b.

    op basis van een vooraf door de gemeentearchivaris goedgekeurde specificatie, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vernietiging.

• 5.

  De beheerder beschikt over een tenminste jaarlijks te actualiseren informatiebeheersplan voor zijn cluster, waarin tenminste de volgende elementen zijn opgenomen:

  • a.

    een korte beschrijving van de cluster;

  • b.

    een systematisch overzicht van producten en diensten, de werkprocessen en in welk informatiesysteem of informatiesystemen de hieraan gerelateerde archiefbescheiden zijn opgenomen;

  • c.

    voor zover een informatiesysteem onder direct beheer van de beheerder valt en indien relevant voor het betreffende informatiesysteem, een verwijzing naar de overeenkomst, de service level agreement, de verwerkersovereenkomst, de baselinetoets informatiebeveiliging, het authenticatie- en autorisatieschema en het metadataschema;

  • d.

    indien aanwezig ten aanzien van kritische archiefbescheiden (bijzondere persoonsgegevens, geheime of bedrijfsvertrouwelijke informatie) de aard van de risico’s en de maatregelen om deze risico’s te beheersen;

  • e.

    een overzicht van verbeterpunten en een planning voor het treffen van de verbetermaatregelen.

Artikel 4. Toezicht op het beheer

Namens de gemeentearchivaris is:

• a.

  zijn archiefinspectie belast met het algemeen toezicht;

• b.

  de clustermanager Facility Management met het dagelijks toezicht.

Artikel 5. Strategisch informatieoverleg

• 1.

  Het Strategisch informatieoverleg geeft de directie, die hiervoor is gemandateerd, in ieder geval advies over:

  • a.

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

  • c.

    het beleid voor vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • d.

    overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • f.

    duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;

  • g.

    de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

• 1.

  Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder worden de betreffende archiefbescheiden en het beheer hierover overgenomen door de nieuwe beheerder.

• 2.

  Bij overdracht van een of meer taken aan een ander overheidsorgaan worden de betreffende archiefbescheiden van niet afgedane zaken overgedragen aan het andere overheidsorgaan en kunnen de archiefbescheiden van afgedane zaken tijdelijk ter beschikking worden gesteld tot de overbrenging naar de archiefbewaarplaats of vernietiging.

• 3.

  Bij de overdracht van een of meer taken aan een rechtspersoon kunnen de betreffende archiefbescheiden tijdelijk ter beschikking worden gesteld tot de overbrenging naar de archiefbewaarplaats of vernietiging.

• 4.

  Van overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgesteld.

• 5.

  Van ter beschikking stelling aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon wordt een verklaring van terbeschikkingstelling opgesteld.

Artikel 7. Beheer archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a.

  de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e.

  het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen.

• f.

  het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties.

• g.

  het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.

• h.

  De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 8. Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit informatiebeheer 2014 gemeente Haarlemmermeer en het Besluit informatiebeheer 2014 gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude worden ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze beheerregeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie van de Archiefverordening 2019 gemeente Haarlemmermeer in het gemeenteblad.

• 2.

  Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer.