Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Beesel

Besluit van de raad van de gemeente Beesel houdende vaststelling van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel 2023 [Controleverordening gemeente Beesel 2023]

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Beesel
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van de raad van de gemeente Beesel houdende vaststelling van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel 2023 [Controleverordening gemeente Beesel 2023]
Citeertitel	Controleverordening gemeente Beesel 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel, zoals vastgesteld op 20 december 2004.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 213 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
07-09-2023	01-01-2023		nieuwe regeling	10-07-2023 gmb-2023-381928

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van de raad van de gemeente Beesel houdende vaststelling van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel 2023 [Controleverordening gemeente Beesel 2023]

De raad van de gemeente Beesel;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 juni 2023;

gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet,

besluit:

1.
vast te stellen de verordening: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel 2023;
2.
in te trekken de verordening: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beesel, vastgesteld op 20 december 2004.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

-
accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
-
accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
-
deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
-
jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
-
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
-
auditcommissie: de afvaardiging van de raad bij contacten met de accountant en de rekenkamer. De auditcommissie bestaat uit minimaal twee en maximaal vier raadsleden. Deze commissie wordt benoemd voor een met een raadsperiode samenvallende periode van vier jaar, tenzij de raad anders besluit.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een met de raadsperiode samenvallende periode van vier jaar, tenzij de raad anders besluit.
2.
Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
  de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
  de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
  de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.
4.
In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt, in de vorm van een controleprotocol.
5.
De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
6.
De raad mandateert de besluitvorming, genoemd in dit artikel, aan de auditcommissie.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

1.
Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in ‘Verordening voor periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Beesel’ (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
3.
Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
- a.
  de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
- b.
  De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.
2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de gemeentesecretaris en een ambtelijke afvaardiging.

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

1.
Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
2.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3.
Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft.
4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.
5.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
6.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

1.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen gehouden zijn de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze meteen schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.
2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverordening gemeente Beesel d.d. 20-12-2004, wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de dag dat de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking treedt.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Beesel 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 juli 2023.

griffier,

N.H.P. Vintcent MA

voorzitter,

B.C.M. Vostermans

Toelichting

Algemeen

Rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders

Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Vierde lid

De raad kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de raad rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.

In het verleden stelden we jaarlijks een controleprotocol op en legden dit protocol ter goedkeuring voor aan de raad. Dit deden we ook als er geen aanleiding was om een protocol vast stellen. Nieuw is nu dat we alleen een controleprotocol opstellen als dat nodig is.

Als we naar het recente verleden kijken, dan zou o.a. de controle op de uitvoering van de Tozo-regelingen een aanleiding zijn om een controleprotocol op te stellen.

Zesde lid

De raad is bij wet aangewezen voor de besluitvorming t.a.v. van lid 1 tot en met 5. In de geest van het Statuut Auditcommissie Gemeente Beesel is het gerechtvaardigd dat de Raad de auditcommissie mandateert voor alle in artikel 2 genoemde besluiten.

Bij de meest recente aanbesteding van de accountancydiensten heeft de raad de auditcommissie eenmalig gemandateerd.

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

Eerste lid

Toegevoegd

Burgemeester en wethouder zijn ook verantwoordelijk voor de aanlevering van de rechtmatigheidsverantwoording aan de accountant voor de accountantscontrole.

Derde lid

In het derde lid is een uiterlijke datum aan burgemeester en wethouders gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. Deze datum verschuiven we naar 1 juli (was 1 juni). De oude deadline van 1 juni was in de praktijk vaak niet haalbaar.

De behandeling van de jaarrekening vindt in de regel plaats in de raadscyclus van juli. De publicatie van de stukken is midden juni. Daarmee voldoen we aan de nieuwe deadline in de controleverordening.

Vijfde en zesde lid

De vijfde en zesde leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.

Artikel 7. Rapportering door accountant

Eerste lid

Het eerste lid regelt dat burgemeester en wethouders in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is. Dit zodat burgemeester en wethouders (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.