Privacyreglement basisregistratie personen

Het College van B&W van de gemeente Rucphen,

gelet op de Wet Basisregistratie persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen,

besluit:

• 1.

  Vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen de gemeente Rucphen, 2019.

• 2.

  In te trekken het Privacyreglement Basisregistratie Personen (2014).

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

De wet: de Wet Basisregistratie persoonsgegevens

Het besluit: het Besluit Basisregistratie persoonsgegevens

De verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen.

Basisregistratie: de basisregistratie personen zoals bedoeld in artikel 1.2 van de wet.

GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 66a van het besluit.

Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V.

Ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.

Ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Rucphen en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.

Authentiek gegeven: een in de BRP opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.

Aangehaakt gegeven: een in de BRP over de ingeschrevenen opgenomen gegeven dat niet behoort tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar dat de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.

Bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst.

Beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de BRP.

Bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon dat krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.

Binnengemeentelijk bestuursorgaan: een bestuursorgaan van de gemeente.

Derde: elke andere persoon of instelling dan een bestuursorgaan, een ingeschrevene of een geregistreerde.

Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen

• 1.

  De beheerder van de BRP is de leidinggevende van de Gemeentewinkel.

• 2.

  De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    (Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties.

  • b.

    (Rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen.

  • c.

    Verstrekkingen aan binnengemeentelijke bestuursorganen, of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP.

Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke bestuursorgaan die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat dit bestuursorgaan aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.

• 2.

  Een bestuursorgaan dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:

  • a.

    De beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Gemeentewinkel.

  • b.

    De in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke bestuursorgaan, voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 3.5 en 3.8 van de wet.

• 2.

  De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de BRP. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 3.

  Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen rechtstreeks toegang tot de in Bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 4.

  De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke bestuursorganen

Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke bestuursorgaan de aldaar aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden. In Bijlage 6 zijn hiervoor instructies opgenomen.

Artikel 6 Verbanden met andere registraties

• 1.

  Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie gegevens verstrekt aan de in Bijlage 4 genoemde beheerders van andere registraties.

• 2.

  De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan bestuursorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden—ter beoordeling van de beheerder—inlichtingen verstrekt. In Bijlage 6 zijn hiervoor instructies opgenomen.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, gegevens worden verstrekt aan de in Bijlage 5 aan te geven overige verzoekers; voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens, en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

• 1.

  Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

• 2.

  De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

• 3.

  De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer wordt gedaan naar aanleiding van een melding; met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet en de artikelen 27 en 28 van het besluit.

Artikel 10 Protocolplicht

‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden.

De beheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.

Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

• 1.

  Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens, worden ingediend bij de beheerder.

• 2.

  De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

• 3.

  De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Recht op correctie

• 1.

  Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens, worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

• 2.

  De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

• 3.

  De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.

Artikel 14 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan, en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Rucphen.

Artikel 15 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de bewaartermijnen van de Archiefwet 1995.

Artikel 16 Slotbepaling

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacyreglement Basisregistratie Personen de gemeente Rucphen’.

• 2.

  Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 3.

  Het privacyreglement BRP van de gemeente Rucphen van 6 mei 2014 wordt ingetrokken.

   

•  

Besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 01-10-2019

de secretaris, drs. S. Michelse

de burgemeester, mr. M. van der Meer Mohr