Organisatie | Landgraaf |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Landgraaf 2023: “Financiële beheersverordening gemeente Landgraaf 2023” |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 212 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-09-2023 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 02-02-2023 |
De raad der gemeente Landgraaf;
gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders van 17 januari 2023
gelet op artikel 212 eerste lid van de gemeentewet;
gegeven het advies van de auditcommissie;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Landgraaf 2023: “Financiële beheersverordening gemeente Landgraaf 2023” als volgt:
In deze verordening wordt verstaan onder:
Administratie:Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Landgraaf en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
Financiële administratie:Het onderdeel van de administratie dat zorg draagt voor en toeziet op de juiste, tijdige en volledige administratie van de financiële gegevens inbegrepen de contracten en de uitvoering van de betalingen en ontvangsten.
Bedrijfsvoeringsadministratie:Het onderdeel van de administratie dat zorg draagt voor en toeziet op de juiste, tijdige en volledige administratie van de formatie- en bezettingsgegevens inbegrepen de uithuur-, inhuur- en de salarisgegevens.
Administratieve organisatie:Het gehele stelsel van beheersmaatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging en ten behoeve van de sturing en verantwoording;
Kadernota:Richtinggevend document, gericht op de totstandkoming van de programmabegroting voor het eerstvolgende boekjaar en globaal gericht op de meerjarenraming;
Programmabegroting:Raming van baten en lasten per programma en stortingen en onttrekkingen aan de reserves, gericht op de beleidsvoornemens voor het desbetreffende boekjaar en de meerjarenraming;
Bestuursrapportage:Een beleidsmatige voortgangsrapportage waarin de voortgang van de in de programmabegroting opgenomen activiteiten en prestaties (2eW) aan de hand van een met de raad afgesproken methodiek tussentijds wordt verantwoord aan de raad.
Financiële bijstellingsrapportageEen rapportage waarin financiële mutaties ten opzichte van de actuele begroting die vallen onder het budgetrecht van de raad ter vaststelling worden voorgelegd aan de raad.
Jaarverslag:Rapport dat inzicht biedt in de mate waarin de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens (activiteiten en prestaties) zijn gerealiseerd. Het jaarverslag vormt de finale verantwoording van het College van Burgemeester en Wethouders aan de raad m.b.t. de voortgang en realisatie van de in de programmabegroting opgenomen doelen (1eW), activiteiten en prestaties (2eW), financiële middelen (3eW) en risico’s (4eW).
Jaarrekening:Rapport dat inzicht biedt in de gerealiseerde baten en lasten ultimo het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd ten opzichte van de door de raad laatst vastgestelde raming van baten en lasten en de balans met de stand van de activa en de passiva van dat jaar.
Verslag accountantVerslag waarin de accountant inzicht biedt in de getrouwheid van de jaarstukken inbegrepen de financiële rechtmatigheidsverklaring van het College van Burgemeester en Wethouders
Jaarstukken:Het jaarverslag, de jaarrekening inbegrepen het rapport en de verklaring van de accountant
Verbonden partij:Een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Landgraaf een bestuurlijk en een financieel belang heeft;
Rechtmatigheid:Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Bij rechtmatigheid in het kader van de ‘’financiële’’ rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen die dienen te voldoen aan het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en aan het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik.
Doelmatigheid:De mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen;
Doeltreffendheid:De mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen.
Financieel beheer:Het uitoefenen van bestuur over en toezicht houden op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Landgraaf;
II. Begroting en verantwoording
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de meerjarige ontwikkeling van de weerstandsratio en de meerjarige ontwikkeling van de schuldpositie a.g.v. de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie aan de hand van de geprognosticeerde meerjarige ontwikkeling van de balans.
Artikel 6 Tussentijdse verantwoording voortgang en bijstelling begroting
De laatste financiële bijstellingsrapportage bevat een overzicht van de (restant) investeringskredieten en reserves die op grond van de nadere regels, zoals vastgesteld in de in artikel 9 genoemde nota’s, bij het opstellen van de jaarrekening afgeboekt gaan worden, tenzij de raad bij vaststelling van de voortgangsrapportage besluit, op grond van de aangeleverde motivering, het afvoeren uit te stellen.
III. Financieel beleid, regelgeving en de paragrafen
Artikel 8 Financiële verordeningen
Artikel 9 Nadere regels financieel beleid
Artikel 10 Belastingen, leges, heffingen en kwijtschelding
In de paragraaf lokale heffingen van de in artikel 6 lid 1 genoemde beleidsmatige voortgangsrapportage geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad inzicht in de primitieve, gerealiseerde en geprognosticeerde omvang van de baten uit heffingen en leges in het begrotingsjaar inbegrepen een toelichting.
Artikel 12 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting bevat ten minste de informatie zoals opgenomen in artikel 11 van het BBV inbegrepen de meerjarige ontwikkeling van de weerstandsratio edoch uitgezonderd het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s aangezien dat is opgenomen in de in lid 1 genoemde nota.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad, in aanvulling op artikel 26 van het BBV, inzicht in het verloop over de laatste vier jaren van de primitief begrote en werkelijk gerealiseerde omvang van de weerstandsbehoefte.
De paragraaf ‘’verbonden partijen’’ van de programmabegroting bevat ten minste de laatste ontwikkelingen op het terrein van de verbonden partijen in zijn algemeenheid, een overzicht van de bijdrages aan de verbonden partijen in het begrotingsjaar en een overzicht van de financiële risico’s die we lopen bij de deelname aan die verbonden partijen voor zover deze risico’s niet al zijn opgenomen in de 4eW van de programma’s.
In de paragraaf Verbonden Partijen van de in artikel 6 lid 1 genoemde beleidsmatige voortgangsrapportage geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad per verbonden partij inzicht in de vastgestelde primitieve bijdrage aan de begroting, de vastgestelde actuele bijdrage aan de begroting en het verwachte resultaat van de verbonden partij voor Landgraaf.
In de paragraaf Verbonden Partijen van het jaarverslag geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad, in aanvulling op artikel 26 van het BBV, inzicht in de vastgestelde primitieve Landgraafse bijdrage aan de begroting van de verbonden partij, de vastgestelde actuele Landgraafse bijdrage aan de begroting van de verbonden partij, het resultaat voor Landgraaf.
Artikel 14 Kapitaalgoederen (activa)
De in lid 1 genoemde nota stelt in aanvulling op het BBV1 nadere regels omtrent het beleidskader kapitaalgoederen.
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de in artikel 6 lid 1 genoemde beleidsmatige voortgangsrapportage geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad inzicht in de primitieve, actuele en te verwachten financiële consequenties in het lopende begrotingsjaar van het onderhoud per type kapitaalgoed.
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van het jaarverslag geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad, in aanvulling op artikel 26 van het BBV, per type kapitaalgoed inzicht in de primitieve actuele en gerealiseerde middelen. Tevens wordt inzicht gegeven, indien aan de orde, van de mate van achterstallig onderhoud per type kapitaalgoed ultimo het begrotingsjaar waarover verslag wordt gedaan.
Artikel 16 Reserves en voorzieningen
In de in artikel 6 lid 1 genoemde beleidsmatige voortgangsrapportage geeft het College van Burgemeester en Wethouder de raad per reserve inzicht in de primitieve stand bij aanvang van het begrotingsjaar, de actueel geraamde stortingen en onttrekkingen en de verwachte stand van de reserves ultimo het begrotingsjaar.
Het College van Burgemeester en Wethouder draagt zorg voor een actuele door de raad vast te stellen beleidsnota financiering2 .
De in lid 1 genoemde nota geeft inzicht in de beleidsvoornemens en regels inzake de algemene doelstellingen, de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie3 en de regels omtrent het uitzetten van geldleningen en garanties i.h.k.v. de publieke taak.
De paragraaf rechtmatigheid van de programmabegroting bevat ten minste de relevante ontwikkelingen m.b.t. de rechtmatigheid, de verplichte rechtmatigheidsverantwoording en de te hanteren verantwoordings- en rapportagegrens voor zover deze in het komende begrotingsjaar afwijken van de normen zoals opgenomen in de in lid 1 genoemde nota.
In de paragraaf rechtmatigheid van het jaarverslag geeft het College van Burgemeester en Wethouders de raad inzicht in de individuele fouten en onduidelijkheden voor zover groter dan de door de raad vastgestelde rapportagegrens en voor zover niet reeds verplicht opgenomen in de rechtmatigheidsverklaring van het College van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 21. Financiële organisatie
Het College van Burgemeester en Wethouder draagt voor zover deze kaders niet reeds zijn geborgd in de in artikel 9 genoemde nota’s zorg voor:
Het College van Burgemeester en Wethouders zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het College van Burgemeester en Wethoudersmaatregelen tot herstel.
Het College van Burgemeester en Wethouders zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het College van Burgemeester en Wethouders maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 2 februari 2023.
De Griffier De voorzitter,
Algemene toelichting op de artikelen
In de P&C-kalender ook wel genoemd masterplanning worden de begroting, de beleidsmatige voortgangsrapportages, de financiële bijstellingsrapportages en de jaarstukken in de tijd afgestemd met de raad. Voor begroting en jaarstukken gelden harde mijlpaal data zoals vastgelegd in de gemeentewet. De planningsvrijheid in de P&C kalender wordt beperkt door:
- de harde inleverdata voor begroting (15/11) en jaarstukken (15/7) aan provincie.
- de data van ontvangst (bijstellingen) begrotingen, en jaarstukken GRn.
- de noodzaak om overlap tussen onze eigen P&C documenten te voorkomen.
- de raadskalender met commissie en raadsdata.
In de kadernota informeert het College van Burgemeester en Wethouders de raad over alle dan bekende (autonome) ontwikkelingen die van invloed zijn op het formele en structurele evenwicht van het meerjaren exploitatiesaldo en de reserves. Dit betreft o.a. het saldo van alle meerjarenbegrotingen verbonden partijen maar ook de mogelijke effecten van de ontwikkeling van de algemene uitkering voor zover die substantieel afwijkt van de meicirculaire van het lopende jaar.
De kadernota wordt tevens gebruikt voor het verzamelen van alle mogelijke door het College van Burgemeester en Wethouders of de raad gewenste beleidsalternatieven (ruimtevragen en ruimtecreaties) en risico’s voor de komende jaren. De doelstelling van deze inventarisatie is om de raad kaderstellend invloed te laten uitoefenen op het nieuwe beleid zoals op te nemen in de nieuwe begroting door de raad zo vroeg mogelijk, zo volledig mogelijk en zo juist mogelijk inzicht te geven in alle mogelijke beleidsalternatieven en relevante financiële ontwikkelingen. De raad is vrij in de keuze van het moment waarop zij nieuw beleid wil vaststellen. Reeds eerder vastgesteld nieuw beleid met financiële gevolgen voor de exploitatie in de nieuwe begroting vormen autonome ontwikkelingen in de kadernota. Door de prognose van het nieuwe exploitatiesaldo en het gewenste nog niet vastgestelde nieuwe beleid samen te brengen in de kadernota zorgt het College van Burgemeester en Wethouders ervoor dat voor de raad een integrale afweging afgezet tegen de te verwachten ruimte in het nieuwe meerjarensaldo mogelijk is.
Aan de hand van de financiële meerjarenprognose de aangedragen beleidsalternatieven (ruimte-vragen en ruimtecreaties) voert de raad een richtingendebat. De resultaten van het richtingendebat worden geïnterpreteerd door het College van Burgemeester en Wethouders en middels een brief aan de kadernota toegevoegd. Daarmee wordt de richting geborgd. De raad is vervolgens in staat om bij de behandeling van de kadernota (via amendementen en moties) bijsturing te geven aan de door haar gegeven richting. In de kadernota staan de door de raad gemaakte keuzes die kaderstellend zijn voor het College van Burgemeester en Wethouders bij de opmaak van de ontwerpbegroting. Aan de hand van het richtinggevende kader kan het College van Burgemeester en Wethouders tijdens de verdere opmaak van de begroting anticiperen op de wensen van de raad. De raad ziet vervolgens in de ontwerpprogrammabegroting welke beleidskeuzes definitief zijn opgenomen door het College van Burgemeester en Wethouders en heeft daarbij tevens inzicht in de niet gekozen alternatieven.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden kan het zijn dat de wijze waarop het richtingendebat wordt gevoerd noodgedwongen af moet wijken. Hierover vindt vooraf afstemming plaats met het seniorenconvent.
Artikel 4 bevat in aanvulling op de inrichtingsregels zoals opgenomen in de gemeentewet en het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) een aantal nadere bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de structuur van de begroting vast. Een programma is gebaseerd op de vier w-vragen: wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag dat kosten? Wat zijn de majeure risico's? Voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de raad zijn kaderstellende en controlerende functie vervullen. Nieuw opgenomen is het gegeven dat de raad de mogelijkheid heeft om een bepaalde activiteit of taakveld binnen een programma apart te autoriseren. De raad verfijnt in dat geval dus de kaders. Ook heeft de raad de mogeloijkheid om t.a.v. in de begroting opgenomen investeringsuitgaven hij eerst een separaat voorstel wenst te ontvangen alvorens het krediet te autoriseren. Om de leesbaarheid van de beleidsteksten in de programma’s te vergroten zullen de programmateksten onderverdeeld worden in staand beleid en nieuw beleid.
De meerjarige ontwikkeling van de schuldpositie is een financiële indicator die eenvoudig is op te stellen aan de hand van de reeds verplichte meerjarige geprognosticeerde balans die we eveneens opnemen in de begroting.
Artikel 5 Uitvoering begroting
Lid 1 stelt eisen voor de uitvoering van de programmabegroting. De uitvoering van de begroting dient rechtmatig te geschieden, dit wil zeggen conform de wet en binnen de gestelde kaders. Er is sprake van doelmatige uitvoering als deze geschiedt op de economisch meest voordelige wijze. De uitvoering is doeltreffend als de activiteiten leiden tot vooraf geformuleerde doelen en beoogde effecten. Door het College van Burgemeester en Wethouders te verplichten een budgetbesluit te nemen zorgt de raad ervoor dat bij aanvang van het begrotingsjaar precies duidelijk is hoe de door de raad geautoriseerde budgetten per programma en investeringskredieten worden verdeeld over de verschillende budgethouders.
De in de begroting opgenomen activiteiten, prestaties en maatregelen worden opgenomen in de werkplannen en m.b.v. normen afgezet tegen de beschikbare capaciteit. In de 1e bestuursrapportage van het nieuwe jaar worden de eventuele knelpunten daaruit voortkomend voorgelegd aan de raad.
De raad autoriseert investeringskredieten door doel en omvang van het krediet aan te geven in de begroting (vaststellen = voteren = autoriseren). Investeringskredieten leiden tot kapitaallasten. Pas nadat het College van Burgemeester en Wethouders een krediet ter beschikking heeft gesteld aan een budgethouder a.h.v. een College van Burgemeester en Wethoudersbesluit mag de budgethouder uitgaven doen ten laste van dit krediet.
Artikel 6Tussentijdse verantwoording voortgang en bijstelling begroting
De raad stuurt op hoofdlijn bij aan de hand van de jaarlijkse begrotingscyclus, inbegrepen de daarin achtereenvolgens te nemen stappen. Gedurende het jaar legt het College van Burgemeester en Wethouders tussentijds verantwoording af aan de raad over de voortgang van de begrotingsactiviteiten inbegrepen de daartoe door de raad ter beschikking gestelde financiële middelen.
De rapportages zijn voor wat betreft vorm en structuur identiek aan de begroting. Er vindt tweemaal per jaar een beleidsmatige voortgangsrapportage plaats. Financiële bijstellingen kunnen aan de raad worden voorgelegd in een financiële bijstellingsrapportage of een separaat gemeenteblad. Het minimale aantal financiële bijstellingsrapportages is twee. Deze twee financiële bijstellingsrapportages lopen parallel aan de beleidsmatige voortgangsrapportage.
Bestuurlijk gevoelige of belangrijke financiële mutaties moeten separaat met een gemeenteblad worden voorgelegd aan de raad. Dit is niet per definitie gekoppeld aan een bedrag. Grote mutaties kunnen budgettair neutraal zijn waarbij de besteding van dat geld door het Rijk geoormerkt is. Denk aan bepaalde Specifieke Uitkeringen (SPUK). Andersom kunnen kleine mutaties bestuurlijk zeer gevoelig zijn hetgeen noodzaakt tot een apart gemeenteblad.
In bepaalde situaties kan het nodig zijn dat het College van Burgemeester en Wethouders anticipeert op een nog te nemen (deel)besluit van de raad. Dat is echter niet de regel. Als dat onvermijdelijk is dient de reden van anticiperen toegelicht te worden in de bestuurlijke samenvatting van het deelbesluit en wordt dit ook expliciet besloten door het College van Burgemeester en Wethouders. In het algemeen geldt dat sprake moet zijn van dwingende spoed of is sprake van een budgettair neutraal technisch besluit zoals bijvoorbeeld bij het ontvangen en bijramen van een extra subsidie van het rijk met geoormerkte middelen.
Artikel 7 Finale verantwoording (Jaarstukken)
Artikel 7 is het sluitstuk van de Planning- en controlcyclus. Het onderscheid tussen de jaarrekening en het jaarverslag is ingegeven door het feit dat de jaarrekening een financiële/ technische verantwoording bevat en via het jaarverslag beleidsverantwoording plaatsvindt. De jaarrekening bevat een analyse van de verschillen tussen de begroting en de realisatie.
De gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording (BBV) bevat de regelgeving hoe de gemeente jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het College van Burgemeester en Wethouders zendt de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan gedeputeerde staten. Het College van Burgemeester en Wethouders voegt daarbij, indien van toepassing, het besluit van de
raad over een voorstel voor een indemniteitsbesluit met de reactie. De commissie Financieel adviseert de raad m.b.t. het jaarverslag. De auditcommissie adviseert m.b.t. de jaarrekening en de stukken van accountant omdat dit een veel hoger financieel technisch karakter heeft dan het jaarverslag. Nieuw is dat vanaf jaarstukken 2023 daar ook de rechtmatigheidsverklaring bij hoort.
Artikel 8Financiële verordeningen
Alhoewel deze regels allemaal al staan in de gemeentewet is het voor het integraal overzicht van de kaders belangrijk om dit overzichtsartikel ook op te nemen in deze verordening. Dit omdat we deze verordening willen zien als ‘’kapstok’’ verordening voor het totale financiële en planning en control kader van de gemeente. In lid 2 staat de opsomming van de belastingen en heffingen die de gemeente op dit moment heeft en waarvoor per belasting/heffing/kwijtschelding een aparte verordening dient te worden vastgesteld door de raad voor einde van het jaar.
Artikel 9 Nadere regels financieel beleid
In lid 1 van dit artikel staat een opsomming van de financiële beleidsnota’s waarin de raad nadere regels per financieel onderwerp wenst vast te stellen. Er is voor gekozen om nadere gedetailleerde regels omtrent activa, reserves en voorzieningen, financiering etc. niet toe te voegen aan de verordening 212 maar om deze apart op te nemen in een financiële nota. Dat voorkomt dat de verordening 212 een mix is van hoofdlijnen en nadere details en dat voorkomt tevens dat gedetailleerde regels omtrent bijvoorbeeld activa, reserves of financiering verdeeld staan over verschillende documenten.
De periodieke inventarisaties op het terrein van verbonden partijen, activa, reserves en voorzieningen, leningen en uitzetting maken deel uit van de planning en control producten zoals begroting en rekening en dus niet van deze financiële nota’s.
Artikel 10 Belastingen, leges en heffingen
Lid 2 verwijst naar de Gemeentewet artikel 212 lid2 sub b. Omdat we deze nadere regels niet opnemen in de verordening 212 zullen deze regels geborgd dienen te worden in deze notitie. Ook de wijze waarop kosten worden toegerekend aan de verschillende producten en dus de te hanteren prijzen maakt hier deel van uit.
In lid 3, 4 en 5 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf lokale heffingen van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken.
Artikel 11 Planning en control
De nota planning en control bevat de visie op de planning en control.
Artikel 12 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Organisaties lopen bij het uitvoeren van hun taken risico's. De (financiële) effecten van risico's kunnen door het nemen van beheersmaatregelen, bijvoorbeeld verzekeren, beperkt worden. Niet alle risico's zijn beheersbaar. Uiteindelijk loopt de gemeente in meer of minder mate nog risico. Het vermogen om als gemeente deze restrisico's op te kunnen vangen wordt het weerstandsvermogen genoemd. Met de nota weerstandsvermogen en risicomanagement wordt beoogd het risicomanagement binnen de gemeentelijke organisatie te structureren en te borgen.
Lid 2 geeft aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota.
In lid 3, 4 en 5 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. In het jaarverslag kan geen weerstandsratio worden opgenomen omdat de risico’s voor dat jaar al dan niet zijn opgekomen. Wel wordt in het jaarverslag inzicht gegeven in de mate waarin risico’s over de afgelopen jaren daadwerkelijk zijn opgekomen.
De in lid 1 genoemde nota sluit aan bij de regionale nota ‘’Zo doen we dat in Parkstad’’ waarin binnen de regio afspraken zijn gemaakt over een uniforme governance en taakverdeling m.b.t. de verbonden partijen.
Lid 2 geeft aan welke informatie dient te worden opgenomen in deze nota.
Lid 3. Omdat professionele welzijnsinstellingen die door de gemeente worden gesubsidieerd in formele zin geen verbonden partij hoeven te zijn maar noch altijd wel een bestuurlijk of financiële risico kunnen inhouden plaatsen wij ook die instellingen zoveel als mogelijk onder het regime van de regels zoals opgenomen in de in lid 1 genoemde nota.
In lid 4, 5, 6 en 7 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken.
Artikel 14 Kapitaalgoederen (activa)
Lid 2 en lid 3 geven aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota. In lid 4, 5 en 6 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf kapitaalgoederen van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. Indien sprake is van achterstallig onderhoud wordt in de begroting inzicht gegeven in de stand en de meerjarige ontwikkeling van het achterstallig onderhoud per type kapitaalgoed, gegeven de in de meerjarige begroting opgenomen middelen voor het onderhoud. In de paragraaf kapitaalgoederen van de voortgangsrapportage en het jaarverslag wordt inzicht gegeven in de (verwachte) stand van het achterstallig onderhoud ultimo het lopende jaar.
Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke
ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de
raad thuis. Lid 2 geeft aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota. In deze nota wordt aandacht besteed aan:
- de relatie met de programma’s van de programmabegroting;
- de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente Landgraaf;
- te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
- de voorraadverwerving en uitgifte van gronden.
Verder bevat de grondnota de kaders voor de omgang met bovenwijkse voorzieningen en de wijze waarop (tussentijds) winst genomen wordt op grondexploitaties.
In lid 3, 4 en 5 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf grondbeleid van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. We benadrukken dat we informatie die al is opgenomen in de grondnota niet integraal overnemen in de paragraaf.
Artikel 16 Reserves en voorzieningen
Lid 2 geeft aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota.
In lid 3, 4 en 5 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf reserves en voorzieningen van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken.
Lid 2 en 3 geeft aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota.
Dit betreft o.a. ook de regels ten aanzien van het treffen van een voorziening van oninbare vorderingen en de wijze waarop deze voorziening in de balans wordt opgenomen (cf. art 63 lid 8 BBV)
De fiscale heffing, invordering, kwijtschelding en bezwaarprocedure wordt voor wat betreft afvalstoffenheffing, rioolheffing, onroerendezaakbelasting, precario- en hondenbelasting verzorgd door de BsGW. De privaatrechtelijke invordering en de invordering van leges, marktgelden, lijkbezorgingsrechten verzorgen we zelf. Ook ten aanzien van het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder doen we dat voor de privaatrechtelijke invordering zelf.
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie stelt artikel 212 lid 2 sub c van de Gemeentewet dat de financiële beheersverordening (Art. 212 lid 1) nadere regels bevat voor de financieringsfunctie.
Lid 1. Wij brengen alle geldende regels t.a.v. de financieringsfunctie bij elkaar in een nota.
Lid 2 geeft aan welke informatie minimaal dient te worden opgenomen in deze nota.
Naast de regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat deze nota tevens nadere regels voor het dagelijks beheer en de beheersing van koersrisico's valutarisico's, kredietrisico's en relatiebeheer, interne liquiditeitenrisico' s en geldstromenbeheer, de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie, het aantrekken van langlopende leningen en het uitzetten van financieringsmiddelen.
In lid 3, 4 en 5 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf financiering van de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken.
Het BBV schrijft in artikel 13 voor dat de paragraaf Financiering in ieder geval de beleidsvoornemens respectievelijk –verantwoording bevat t.a.v. het risicobeheer van de financieringsportefeuille en geeft inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend en de financieringsbehoefte. Concreet betekent dit dat de volgende informatie wordt opgenomen in de paragraaf financiering:
Renterisico vlottende schuld i.r.t. de kasgeldlimiet;
Renterisico vaste schuld i.r.t. de berekende renterisiconorm;
De omvang en samenstelling van het aangetrokken vreemd vermogen;
De kredietrisico’s a.h.v. een overzicht van de omvang en samenstelling van de uitzettingen.
De liquiditeitenplanning, -behoefte en -risico’s;
De koersrisico’s a.h.v. een overzicht van het aandelenkapitaal;
Renteresultaat en rente-omslagpercentage;
Visie op de rente-ontwikkeling en de 1% rente indicator;
De geprognosticeerde balans en het EMU-saldo.
Instrumenten om het risicobeheer inzichtelijk te maken zijn de instrumenten genoemd onder a t/m d. Als gevolg van de wetswijziging van de wet Fido in 2009 vervalt de kwartaalsgewijze inzending van de gegevens over de kasgeldlimiet aan de provincie, maar moet daarvoor in de plaats meer informatie in de financieringsparagraaf worden opgenomen omtrent de liquiditeitspositie en –planning zoals bedoeld onder e. en f.
Inzicht in de renteontwikkeling en de rentekosten en –opbrengsten completeren het beeld omtrent beleidsvoornemens en –verantwoording (h). Overigens kan de raad altijd aangeven over meer zaken geïnformeerd te willen worden.
Het domein van de bedrijfsvoering is de verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. Middels de paragraaf bedrijfsvoering informeert het College van Burgemeester en Wethouders de raad over de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, de voortgang en legt daarover verantwoording af.
Lid 3. Artikel 14 van het BBV schrijft voor dat in de paragraaf bedrijfsvoering het College van Burgemeester en Wethouders de raad inzicht geeft in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Ter verkrijging van dat inzicht wordt hierbij nagenoeg dezelfde W-structuur gebruikt als bij de programma’s. De beoogde doelen, activiteiten en risico's van de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar worden verder onderverdeeld naar:
Ontwikkeling informatievoorziening;
Huisvesting en diensten (services).
Daarnaast wordt er ten behoeve van het inzicht aan de middelenkant naar analogie van de 3eW in de programma’s een niet uitputtend meerjarig financieel overzicht opgenomen (T-2 t/m T+3) dat inzicht biedt in de kosten onderverdeeld naar:
De kosten en opbrengsten van inhuur en uithuur;
Budgetten voor raad, griffie, rekenkamer en de accountant.
In lid 2 en 3 wordt aangegeven welke informatie geacht wordt te zijn opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de voortgangsrapportages en jaarstukken.
Dit is een nieuw artikel in de verordening. I.v.m. de verplichte rechtmatigheidsverantwoording van het College van Burgemeester en Wethouders aan de raad met ingang van het begrotingsjaar 2023 is dit nieuwe artikel toegevoegd. Het hoe en waarom van deze verantwoording is vastgelegd in de nota rechtmatigheid.
Artikel 20 Financiële administratie
Onder artikel 23 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging moeten voldoen.
Artikel 21. Financiële organisatie
Artikel 21 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het College van Burgemeester en Wethouders op hiervoor zorg te dragen. Het College van Burgemeester en Wethouders is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.
Artikel 24 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het College van Burgemeester en Wethouders in aanvulling op de diverse notities zoals genoemd in artikel 9 beleid en interne regels moet stellen. Bij het beleid en de interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening waarborgen.
In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.
De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.
Lid 1. Naast het treffen van maatregelen gericht op de interne beheersing draagt het College van Burgemeester en Wethouders tevens zorg voor het uitvoeren van de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Deze verbijzonderde interne controle betreft de achteraf controle namens de leiding gericht op de betrouwbaarheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Met dit artikel stelt de raad dus expliciet vast dat er binnen de gemeentelijke organisatie middelen worden vrijgemaakt ten behoeve van het uitvoeren van deze verbijzonderde interne controle achteraf. Aangezien de beschikbare capaciteit zo doelmatig als mogelijk dient te worden ingezet is het jaarlijks opstellen van een risico-analyse noodzakelijk. Door die risico-analyse te laten vaststellen door het College van Burgemeester en Wethouders wordt het College van Burgemeester en Wethouders in de positie gebracht om accenten te leggen en zo nodig capaciteit bij te stellen.
Lid 2. Aan de hand van een op basis van een risicoanalyse opgesteld Interne Controleplan wordt zeker gesteld dat de beschikbare capaciteit zo efficiënt en effectief als mogelijk wordt ingezet. Aan de hand van tussentijdse voortgangsrapportages wordt zeker gesteld dat het College van Burgemeester en Wethouders wordt geïnformeerd over de belangrijkste geconstateerde tekortkomingen en de daartoe genomen of nog te nemen aanvullende beheersingsmaatregelen.