| Organisatie | Gemeenschappelijke Regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleverordening GBTwente 2023 |
| Citeertitel | Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) GBTwente 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 12-07-2023 |
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 4
Artikel 3. Overige controles en opdrachten 5
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 5
Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur 5
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 6
Artikel 7. Rapportering door accountant 6
Artikel 8. Intrekking oude regeling 7
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 7
Controleverordening GBTwente 2023
De Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) 2023, hierna te noemen ‘Controleverordening GBTwente 2023’, geldt vanaf 1-1-2023 tot de eerstvolgende herziening.
GBTwente kent momenteel geen Controleverordening maar alleen een Controleprotocol dat jaarlijks door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld.
De aanleiding om nu wel een Controleverordening vast te stellen is dat met ingang van 2023 de verantwoordelijkheid van Dagelijks Bestuur voor de rechtmatigheid wordt benadrukt, doordat het Dagelijks Bestuur een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening.
Deze verordening heeft een geldigheidsduur vanaf het verantwoordingsjaar 2023 tot aan de eerstvolgende herziening. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van het Algemeen Bestuur of wijziging van accountant kunnen aanleiding geven om de controleverordening te actualiseren.
Besluit van het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling GBTwente tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) GBTwente 2023, hierna te noemen “Controleverordening 2023 (artikel 213 Gemeentewet) GBTwente 2023”.
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
c. jaarrekening: jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling GBTwente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
d. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het Dagelijks Bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
e. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt in de basis voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid om 1 keer voor een periode van 3 jaar te verlengen.
2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks Bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;
b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
c. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles (zoals de managementletter);
d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (zoals de managementletter).
4. Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
1. Het Dagelijks Bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening;
a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de organisatie van GBTwente uit.
2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de controller en het financieel management.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur
1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. De directeur biedt de gecontroleerde concept-jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het Dagelijks Bestuur aan. Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde concept jaarrekening vóór 8 april van het jaar T+1, volgend op het boekjaar T, ter informatie voor aan de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling GBTwente.
5. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde interim controle door middel van een managementletter verslag uit aan het Dagelijks Bestuur van GBTwente over zijn bevindingen. De managementletter wordt niet-openbaar ter informatie aan het Algemeen Bestuur verzonden.
6. De door het Algemeen Bestuur vastgestelde jaarrekening wordt vóór 15 juli van het jaar T+1 aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie verzonden.
7. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.
8. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
9. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling GBTwente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeenschappelijke regeling GBTwente.
2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeenschappelijke regeling GBTwente werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering door accountant
1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.
2. De accountant bespreekt het verslag van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening met de directeur en het financieel management, voorafgaand aan de aanbieding aan het Dagelijks Bestuur.
3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
GBTwente heeft momenteel geen ‘Verordening controle financieel beheer en organisatie’ in gebruik.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) GBTwente 2023.
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stelt de Verordening controle financiële beheer en organisatie met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 vast.
Ondertekening d.d. 12 juli 2023
Secretaris
De heer J.A.G. Cloosterman
………………………………….
Voorzitter
Mevrouw E. Zinkweg-Ankone
…………………………………….
Hanteren van een managementletter
Het opstellen van een managementletter is een manier om de zaken die de accountant bij controles opvallen vanuit de natuurlijke adviesfunctie, maar die buiten het verslag van bevindingen vallen, te bundelen als advies. Het is van belang om af te spreken wie deze managementletter ontvangt en welke status deze heeft in het kader van vertrouwelijkheid. Er kan voor publicatie gevoelige informatie instaan, bijvoorbeeld over de IT-beveiliging. De gemeenschappelijke regeling GBTwente kiest ervoor om - conform de bestaande werkwijze - de managementletter te richten aan het Dagelijks Bestuur en niet-openbaar ter informatie naar het Algemeen Bestuur te sturen. Zie ook artikel 4, lid 5.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Met inachtneming van de aanbestedingsregels wordt de accountant in de basis aangewezen voor 3 jaren. Via de aanbesteding kan bepaald worden hoe vaak het contract kan worden verlengd alvorens een nieuwe aanbesteding moet worden opgestart.
Programma van eisen: goedkeuringstoleranties
In de opdracht aan de accountant moet het Algemeen Bestuur aandacht schenken aan de goedkeuringstoleranties van de accountant. Als het Algemeen Bestuur kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) is het belangrijk dat dit expliciet en gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.
De bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De gemeenschappelijke regeling GBTwente kiest ervoor om aan te sluiten bij deze bovengrenzen en de bestaande werkwijze. Het Algemeen Bestuur heeft evenwel de mogelijkheid deze percentages verder aan te scherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Daarbij kunnen de volgende overwegingen in acht worden genomen:
Informatiepositie van het Algemeen Bestuur Bij een laag percentage worden eerder fouten en onzekerheden zichtbaar voor de raad dan bij een hoog percentage.
Kosten van de verantwoording De accountant en het gemeentelijk apparaat moeten kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de goedkeuringstolerantie op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het ambtelijk apparaat meer steekproeven moeten uitvoeren om kleinere afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren. De (interne) controle wordt daardoor mogelijk duurder.
Eenduidigheid van normen en communicatie Binnen de gemeenschappelijke regeling GBTwente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de interne controle en de verantwoordingsgrens. Wil het Algemeen Bestuur verschillende normen hanteren, dan moet hij uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.
Programma van eisen: managementletter
In het derde lid is onder d opgenomen “de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (zoals de managementletter)”. De managementletter wordt hier gespecificeerd als een tussentijdse rapportage.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur
Schriftelijke bevestiging van Dagelijks Bestuur aan accountant
In lid 3 is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur een verklaring afgeeft aan de accountant, waarin het Dagelijks Bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd. Dit is in veel gevallen een verplichting vanuit de accountant en heeft voor de gemeenschappelijke regeling GBTwente zelf geen directe meerwaarde.
Overleggen van de managementletter
In lid 5 van dit artikel worden heldere afspraken gemaakt over het voorleggen van de management-letter door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur, rekening houdend met voor publicatie gevoelige informatie.