Budgethoudersregeling 2023 gemeente Son en Breugel

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Afdeling financiën

De afdeling financiën die ondergebracht is bij Dienst Dommelvallei.

Betalingsvoorbereider

Degene van de afdeling financiën die een betaling voorbereidt (1e handtekening).

Betalingsfiatteur

Degene van de afdeling financiën die een betaling fiatteert (2e handtekening).

Budget

Het door de raad beschikbaar gestelde geld aan inkomsten en uitgaven waarbinnen taken/activiteiten uitgevoerd moeten worden.

Budgethouder

De functionaris die door zijn of haar functie verantwoordelijk is voor de sturing, beheersing en verantwoording van (een gedeelte van) een budget.

Calamiteit

Een plotseling opkomende gebeurtenis die niet was voorzien, maar die wel om direct optreden vraagt om ernstige schade te voorkomen.

College

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Son en Breugel.

Factuur

Een rekening die de gemeente ontvangt voor geleverde goederen of diensten door een derde.

Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris van de gemeente Son en Breugel.

Griffier

De griffier van de raad.

Krediet

Het door de raad beschikbaar gestelde geld voor de aanschaf of uitvoering van een eenmalige investering in activa, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren.

Manager

Leidinggevende van een domein.

Medewerker

Functionaris van de gemeente Son en Breugel of Dienst Dommelvallei.

Nota

Een rekening die de gemeente stuurt naar een derde voor geleverde goederen of diensten.

Recht

Een overeenkomst tussen de gemeente en een derde die bij de realisatie ervan leidt tot opbrengsten voor de gemeente.

Verplichting

Een opdracht gegeven door de gemeente aan een derde die bij de realisatie ervan leidt tot kosten voor de gemeente.

Voorcodeerder

De functionaris die per factuur/nota een voorstel doet voor de codering aan de budgethouder.

Artikel 2. Verantwoordelijkheden van budgethouders

• 1.

  De budgethouder is aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem of haar toevertrouwde budgetten.

• 2.

  De budgethouder is bevoegd om binnen de ramingen van de aan hun toegewezen budgetten uitgaven te doen, inkomsten te verantwoorden, verplichtingen aan te gaan en rechten op te nemen. Dit gebeurt met inachtneming van de geldende regelingen, verordeningen en gemaakte afspraken.

• 3.

  Uitgaven ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met instemming van de aangewezen budgethouder.

• 4.

  Inkomsten ten gunste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met instemming van de aangewezen budgethouder.

• 5.

  In geval van een correctieboeking is instemming nodig van de budgethouder(s) waarvan het budget of de verantwoording wordt gecorrigeerd en volgt hiervoor het dan geldende werkproces.

• 6.

  Voor het afhandelen van facturen of nota’s die een bedrag van € 25.000,- excl. BTW te boven gaan, is behalve de instemming van de budgethouder tevens instemming van een tweede persoon nodig (vier-ogen principe):

• •

  Als budgethouder = medewerker, dan is de tweede persoon: manager;

• •

  Als budgethouder = manager, dan is de tweede persoon: gemeentesecretaris;

• •

  Als budgethouder = griffier, dan is de tweede persoon: gemeentesecretaris;

• •

  Als budgethouder = gemeentesecretaris, dan is de tweede persoon: manager.

• 7.

  Voor het aangaan van verplichtingen en het opnemen van rechten die een bedrag van €25.000 te boven gaan, is behalve de instemming van de budgethouder tevens instemming van een tweede persoon nodig (vier-ogen principe):

• •

  Als budgethouder = medewerker, dan is de tweede persoon: manager;

• •

  Als budgethouder = manager, dan is de tweede persoon: gemeentesecretaris;

• •

  Als budgethouder = griffier, dan is de tweede persoon: gemeentesecretaris;

• •

  Als budgethouder = gemeentesecretaris, dan is de tweede persoon: manager.

Bij het aangaan van verplichtingen moeten de regels van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht worden genomen. Daarin staan verschillende normbedragen, afhankelijk van werk en dienst.

• 8.

  Ongeacht de rol van de voorcodeerder blijft de budgethouder verantwoordelijk voor:

• •

  het opstellen van ramingen voor zijn of haar budgetten, inclusief onderbouwing;

• •

  een adequate sturing, beheersing en bewaking van budgetten;

• •

  een juiste, volledige en tijdige verantwoording van de realisatie van activiteiten en budgetten.

Artikel 3. Aanwijzing en vervanging budgethouders

• 1.

  Het college wijst de volgende budgethouders aan:

• •

  De gemeentesecretaris;

• •

  De managers en

• •

  De griffier.

• 2.

  De gemeentesecretaris en de managers wijzen medewerkers aan als budgethouder.

• 3.

  De budgethouder wijst voorcodeerders aan voor de budgetten die aan de budgethouder zijn toegewezen en volgt hiervoor het dan geldende werkproces. Voor bepaalde budgetten kan de budgethouder zelf voorcodeerder zijn.

• 4.

  In geval van vervanging budgethouder bij afwezigheid geldt het volgende:

• •

  Als budgethouder = medewerker, dan geeft de manager de vervanging door;

• •

  Als budgethouder = manager, dan geeft de gemeentesecretaris de vervanging door;

• •

  Als budgethouder = griffier, dan geeft de gemeentesecretaris de vervanging door;

• •

  Als budgethouder = gemeentesecretaris, dan geeft de manager de vervanging door.

• 5.

  In alle gevallen dient te zijn vastgelegd welke budgetten aan wie worden toegekend, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities en vergezeld van een akkoord zoals in de lijn van artikel 2 lid 6.

Artikel 4. Aanwijzing en verantwoordelijkheden budgetten van de gemeenteraad

• 1.

  De griffier is budgethouder voor de budgetten van de gemeenteraad.

• 2.

  Voor de budgetten bedoeld in het vorige lid kan de griffier, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een budgethouder aanwijzen.

Artikel 5. Aanwijzing budgethouders buiten de hiërarchische lijn

• 1.

  De budgethouder kan een voorcodeerder aanwijzen van een andere afdeling.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan (tijdelijk) een budgethouder of voorcodeerder aanwijzen die niet in dienst is van de gemeente. Op deze aanwijzing is artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

Artikel 6. Taken budgethouder en voorcodeerder

• 1.

  De budgethouder en voorcodeerder verstrekken aan de afdeling financiën alle gegevens die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie.

• 2.

  De budgethouder verstrekt aan de afdeling financiën alle gegevens en toelichtingen die nodig zijn voor een kwalitatief goede totstandkoming van de documenten uit de planning en controlcyclus.

• 3.

  De budgethouder en voorcodeerder verstrekken bij de opdracht informatie die de leverancier op de factuur moet vermelden, zoals routecode en/of verplichtingennummer, zodat de financiële administratie de factuur hieraan kan koppelen in het financiële systeem.

Artikel 7. Substitutie dan wel aanvullend beschikbaar stellen van budget

• 1.

  Substitutie van budgetruimte door de budgethouder binnen en tussen budgetten die onder hen vallen is mogelijk, mits er geen sprake is van substitutie tussen:

• •

  personeelslasten en inhuur derden (hiervoor geldt: MT-besluit via inhuurvoorstel);

• •

  budgetten die onder verschillende taakvelden vallen;

• •

  budgetten die door derden zijn geoormerkt als doelbesteding;

• •

  budgetten die onder een vastgesteld percentage kostendekking vallen (wel substitutie binnen een gesloten exploitatie, maar niet tussen de gesloten exploitatie enerzijds en budgetten buiten die gesloten exploitatie anderzijds);

• •

  kapitaallasten en mutaties in reserves en voorzieningen;

• •

  budgetten die worden doorbelast naar andere budgetten;

• •

  door het college specifiek geoormerkte budgetten en bestedingen.

• 2.

  Substitutie van budgetruimte tussen kredieten onderling of tussen kredieten en overige budgetten is niet mogelijk, anders dan na toestemming van de raad.

• 3.

  Substitutie mag er niet toe leiden dat voor de eigen bestedingsdoelen van een budget onvoldoende ruimte beschikbaar is.

• 4.

  Op basis van artikel 6 lid 1 informeren de budgethouders hun financieel adviseur tijdig over substituties binnen en tussen hun budgetten.

• 5.

  Indien substitutie van budgetruimte niet mogelijk is en er hierdoor sprake is van onvoldoende ruimte binnen het budget is de budgethouder niet bevoegd tot het aangaan van een verplichting.

• 6.

  In geval van calamiteiten kan de gemeentesecretaris, vooruitlopend op de melding als bedoeld in de volgende zin en met instemming van de portefeuillehouder financiën, akkoord gaan met een overschrijding tot een bedrag van € 50.000,- (excl. btw). De gemeentesecretaris doet in de eerstvolgende collegevergadering melding van deze calamiteit. De melding wordt genotuleerd en opgenomen in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage aan de raad.

Artikel 8. Informatieverstrekking

Het hoofd van de afdeling financiën draagt er zorg voor, dat de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij aangewezen zijn.

Artikel 9. Condities/beperkingen

• 1.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• 2.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur en betalingsvoorbereider, alsmede met de functie van degene die de facturen registreert in het financieel systeem.

Artikel 10. Overige regelingen

De budgethouders dienen rekening te houden met alle overige regelingen en werkprocessen die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen.

Artikel 11. Overige artikelen

• 1.

  Beroep op eventuele onvolledigheid van deze regeling is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat hoort tot de goede uitoefening van de functie van een budgethouder.

• 2.

  In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

• 3.

  Voor zover in deze budgethoudersregeling wordt gesproken over het verlenen van instemming, dient deze instemming schriftelijk kenbaar te zijn gemaakt door het plaatsen van een (digitale) handtekening of paraaf of door het verzenden van een elektronisch bericht waaruit deze instemming blijkt.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling vervangt de budgethoudersregeling gemeente Son en Breugel van 9 juni 2020 en kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Son en Breugel 2023”.

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op 1 september 2023.