Organisatie | Haarlemmermeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer |
Citeertitel | Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2023 | nieuwe regeling | 05-02-2019 |
Als gemeentearchivaris te benoemen de directeur van het regionaal historisch centrum Noord-Hollands Archief.
Als archiefbewaarplaats aan te wijzen:
III.Strategisch Informatieoverleg
een Strategisch informatieoverleg in te stellen waarin zitting hebben: de Chief Information Officer (directeur met portefeuille bedrijfsvoering) als voorzitter, de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris, de corporate controller, de beheerder van het centraal zaak- en archiefsysteem (clustermanager Facility Management), de clustermanager Info+;
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na publicatie en wordt aangehaald als: Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer 2019 gemeente Haarlemmermeer.
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer op 5 februari 2019.
De secretaris,
drs. Carel Brugman
De burgemeester,
Onno Hoes
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.
Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.
Onderdeel I betreft de benoeming van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek. Burgemeester en wethouders zijn eveneens bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van voldoende deskundig personeel (artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).
Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).
Onderdeel III betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.
In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven, dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de gemeentearchivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).