Organisatie | Meerssen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent duurzaam inkopen, goed besteed gemeente Meerssen 2009 |
Citeertitel | Duurzaam inkopen, goed besteed Gemeente Meerssen 2009 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | milieu |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Bijlage I bij Nota duurzaam inkopen Bijlage II bij Nota duurzzam inkopen |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-07-2009 | nieuwe regeling | 07-07-2009 - | 2009/4095 |
Centrale vraagstelling: Wat is het ambitieniveau van de gemeente Meerssen op het gebied van duurzaam inkopen?
Aanbeveling: Om te beginnen is optie 2 is aan te bevelen omdat deze inhoudt dat er wel wordt voldaan aan de afspraken die binnen de VNG zijn gemaakt, maar ook dat de gemeente Meerssen geen extra inkoopkosten hoeft te maken. De verhoging van de inkoopkosten druist in tegen het bezuinigingsplan uit 2008 en is daarnaast ook niet aan te bevelen in deze periode van economische recessie. Naar aanleiding van de daarbij behaalde resultaten kan in een later stadium verdere voortgang bepaald worden.
Verder zal de portefeuillehouder milieu aangewezen worden om als aanspreekpunt te fungeren.
De geformuleerde uitgangspunten zullen bekrachtigd worden om als aanspreekpunt te fungeren
In het rapport ‘Grenzen aan de groei’ van de Club van Rome in 1972 werd aangegeven dat als de economische groei in hetzelfde tempo doorgaat, er vroeg of laat een definitief einde komt aan cruciale grondstoffen. Sindsdien is duurzaamheid niet meer weg te denken binnen de overheid en het bedrijfsleven. Duurzaam inkopen is een manier waarop een bijdrage geleverd kan worden aan een gezond leefklimaat. Gemeenten spelen een belangrijke rol bij het bevorderen van duurzaam inkopen. Zij hebben een groot inkoopvolume en kunnen daarmee bij het bedrijfsleven een duurzame productie stimuleren.
Overheden zijn zich er de laatste jaren steeds meer van bewust geworden dat ze een groot gewicht in de schaal kunnen leggen. Als gemeenten iets aan duurzaamheid willen bijdragen kunnen ze op tal van zaken letten, zoals het energiezuinig inrichten van gebouwen, producten kopen die milieuvriendelijk zijn, lang mee gaan en kunnen worden hergebruikt, of bijvoorbeeld diensten inkopen van bedrijven die deze diensten duurzaam leveren en/of betrekken van organisaties die kwetsbare mensen nieuwe kansen geven.
Duurzaam inkopenstaat hoog op de beleidsagenda. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft in november 2007 een akkoord gesloten met het Rijk waarin is afgesproken dat in 2010 gemeenten hun producten en diensten voor 75% duurzaam inkopen. Het streven is om de 100% te bereiken in 2015. Om deze ambitieuze doelstellingen te halen moet er nog flink wat werk verzet worden. In het proces zullen raadsleden, collegeleden, ambtenaren en ook het bedrijfsleven een belangrijke rol spelen.
De bovengenoemde doelstellingen moeten beschouwd worden als streefpercentages. Hoewel 100% duurzaam inkopen momenteel niet realistisch lijkt, is 75% wel een haalbare doelstelling zoals blijkt in de pilot-gemeenten. Voor de gemeente Meerssen is de haalbaarheid van 75% duurzaam inkopen in 2010 op dit moment niet te voorspellen aangezien niet bekend is wat huidige status is.
Naar aanleiding van de duurzaamheidmonitor die momenteel wordt uitgevoerd kan een betere inschatting worden gemaakt. Met de inpassing van deze nota toont de gemeente Meerssen de betrokkenheid en inzet om duurzaamheid te stimuleren.
Onder duurzaam inkopen wordt verstaan 'het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze aspecten voldoet.' Het gaat hierbij om de menselijke productie en consumptie waarbij niet mateloos met grondstoffen worden omgegaan en waarbij ook aandacht is voor een verantwoorde verwerking van het ontstane afval.
Voor een deel van de productgroepen zijn reeds criteria ontwikkeld die gepubliceerd zijn op de website van SenterNovem. Voor de overige productgroepen zijn de criteria nog in ontwikkeling. Milieucriteria of sociale criteria kennen verschillende verschijningsvormen binnen het aanbestedingsproces, en zullen naar hun aard en toepassing dan ook binnen de context van die procedurefase beoordeeld dienen te worden. Voor een nauwkeurigere afbakening zal er naar verwachting dit voorjaar een handleiding met interpretatieve mededelingen gepubliceerd worden.
Enkele veelgebruikte begrippen in deze notitie zijn de volgende:
Wat is het belang van duurzaam inkopen? Er is een aantal redenen waarom duurzaam inkopen een meerwaarde voor de gemeente Meerssen zou bieden.
Om te komen tot beleid voor duurzaam inkopen is het van belang:
Het landelijk programma `Duurzaam Inkopen’ biedt de mogelijkheid een deelnameverklaring van SenterNovem te ondertekenen waarmee de gemeente de intentie kan uitspreken duurzaamheid serieus te nemen en toe te passen in het inkoopproces. Dit is de eerste stap waarmee de gemeente Meerssen kan aangeven op weg te zijn duurzaamheid in het gemeentebeleid op te nemen. Daarmee wordt voldaan aan het Klimaatakkoord tussen de VNG met het ministerie van VROM (november 2007).
Formulering van het ambitieniveau
Bij het formuleren van een ambitie en visie op het gebied van duurzaam inkopen, is het raadzaam na te denken over de volgende vragen:
Er worden drie ambitieniveaus op het gebied van duurzaamheid onderscheiden:
Nadat de ambitie geformuleerd is, kan die worden uitgewerkt in verdere doelstellingen en prioriteiten. Het verdient de aanbeveling om de doelstellingen voor duurzaam inkopen onderdeel te laten uitmaken van een algemener duurzaamheidbeleid door middel van een toevoeging aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast is het belangrijk dat de doelstellingen voor duurzaam inkopen terugkomen in het collegeprogramma en de programmabegroting. Dit kan worden gewaarborgd door de toevoeging van de factor duurzaamheid in de B&W- en Raadsvoorstellen.
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Om ervoor te zorgen dat duurzaam inkopen de politieke en ambtelijke aandacht blijft houden, is het van belang dat binnen het college iemand wordt aangewezen die het onderwerp in zijn of haar portefeuille heeft. De verantwoordelijke portefeuillehouder fungeert ook namens het college als opdrachtgever richting het ambtelijk apparaat.
Hij of zij moet er zorg voor dragen dat:
Het management vervult een cruciale rol door ervoor te zorgen dat duurzaamheid wordt ingebed in de werkprocessen van de medewerkers en de inkoopprocedures van de gemeente. Duurzaam inkopen moet een vaste plek krijgen in de organisatie, richtlijnen, procedures en processen.
Duurzaamheid in procedures en processen van de organisatie
Het onderdeel ‘ondersteunende processen’ van de Menukaart opgesteld door SenterNovem besteedt aandacht aan de praktische toepassingen van duurzaam inkopen. De gemeente kan ingaan op methoden en procedures, organisatie en personeel en informatievoorziening. Hoe meer van de genoemde aspecten worden toegepast, des te professioneler is het duurzaam inkopen georganiseerd. Dit is afhankelijk van het ambitieniveau van de gemeente Meerssen.
In het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Meerssen is duurzaamheid niet uitgewerkt. Als we duurzaamheid ook in dit aandachtsgebied een plaats willen geven moeten duurzaamheidcriteria in het proces van inkoop en aanbesteding worden opgenomen als een vast onderdeel. Als hierover een beleidsuitgangspunt is geformuleerd vervalt daarmee de vrijblijvendheid van de organisatie in het toepassen ervan. Het wordt aanbevolen hiervoor een projectteam te vormen waarvan de leden afkomstig zijn van de verschillende betrokken afdelingen. Voor de gemeente Meerssen is het aan te bevelen dat de functie van projectteam vervuld wordt door het MT met het hoofd bedrijfsvoering als coördinator. De coördinator van dit team heeft de volgende verantwoordelijkheden:
Voorbeeld: Criteria voor duurzaam inkopen van Kantoorartikelen
Aangezien een groot deel van de productiecriteria nog in ontwikkeling zijn zoals die voor papier, koffie en beton, is hier gekozen voor de productgroep kantoorartikelen waarvan de criteria wel gereed zijn (zie Bijlage 1). De productgroep Kantoorartikelen heeft betrekking op opberg- en archiveringsmiddelen, etiketten, zelfklevende memoblokjes en schrijfgerei. Schrijfblokken vallen buiten deze productgroep omdat de duurzaamheidaspecten hiervan voornamelijk gericht zijn op de toepassing van papier. Het document bevat twee essentiële elementen: De toelichting op de criteria en het Programma van Eisen (PvE) (zie specifieke PvE voor deze productgroep). Daarnaast verwijst het ook naar bronnen waar nadere informatie verkregen kan worden en de lijst van de zogenoemde ‘R-zinnen’ (waarschuwingszinnen waarmee verboden stoffen worden geclassificeerd).
Voordat een inkoop- of aanbestedingstraject echt begint, moet er bepaald worden wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Ook wordt in deze fase bepaald hoe er wordt ingekocht. Hierbij is het belangrijk rekening te houden met de Europese aanbestedingsrichtlijnen het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2008.
Hieronder volgen een aantal suggesties voor de inkoopvoorbereiding:
Kritisch inkopen. Verken de mogelijkheden. Niet inkopen en hergebruiken is zeer duurzaam. Bijvoorbeeld: Het zoveel mogelijk hergebruiken van bouwstoffen, grond en baggerspecie zodat minder materiaal wordt gestort en minder primaire grondstoffen worden gewonnen en daarnaast kosten, energie en uitstoot van schadelijke stoffen door het vervoer te besparen.
Inventarisatie van duurzaamheidcriteria
Met het gereedkomen van de duurzaamheidcriteria die per productgroep zijn opgesteld door SenterNovem wordt het voor inkopers eenvoudiger daadwerkelijk duurzaam in te kopen (zie Bijlage 1 voor de volledige lijst van productcategorieën die binnen het proces van duurzaam inkopen vallen). De criteria zijn juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, moet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteriasets ‘wensen’. Op deze punten kunnen leveranciers zich onderscheiden, net als op de prijs.
In de specificatiefase wordt het bestek opgesteld. Voor het opstellen van het bestek zijn duurzaamheidwensen en -eisen geformuleerd voor de verschillende productgroepen. Het programma van eisen bevat minimumeisen voor duurzaamheid ten aanzien van de levering, dienst of het werk. De selectiecriteria voor de aanbieder kunnen in termen van zowel minimumeisen als wensen worden geformuleerd. De gunningcriteria voor de aanbieding bevatten duurzaamheidwensen ten aanzien van de levering, het product of het werk.
In deze fase wordt het hele proces van duurzaam inkopen nog eens onder de loep genomen en bekeken of de gemaakte afspraken door de leverancier worden nagekomen en kan een eventuele beloning of boete toegekend worden. In deze fase kan gebruik worden gemaakt van de door SenterNovem ontwikkelde checklist om de procesgang te waarborgen (zie Bijlage 2).
Er zijn echter belemmeringen die duurzaam inkopen in de weg kunnen staan. Deze knelpunten zullen hieronder worden toegelicht.
Het voornaamste knelpunt is het bezuinigingsplan dat in 2008 is opgesteld (‘Tijd voor keuzes’). Echter, het dure imago van duurzaam inkopen is onterecht. Duurzaam inkopen richt zich op de hele levenscyclus van een product waarbij een afweging moet worden gemaakt tussen de inkoopkosten en de operationele kosten. Volgens recent onderzoek verricht door Ecofys, PricewaterhouseCoopers en Significant in opdracht van de Europese Commissie is gebleken dat overheden gemiddeld 1% aan kosten besparen. Eventuele hogere inkoopkosten als gevolg van het toepassen van milieucriteria worden gecompenseerd door lagere operationele kosten. Waar de inkoopkosten hoger kunnen liggen bij producten zoals apparatuur, papier en koffie, worden de kosten van gas en elektriciteit juist verminderd. De vermindering van deze operationele kosten kunnen zelfs oplopen tot 45%. Hierdoor ontstaat een positieve balans tussen inkoopkosten en operationele kosten van gemiddeld 1%. Dit percentage kan mogelijk nog oplopen als er op alle fronten optimaal duurzaam wordt ingekocht. Specifieke voorspellingen en resultaten kunnen echter nog niet beschreven worden aangezien duurzaam inkopen verweven is in alle sectoren van de organisatie en daardoor niet eenvoudig te inventariseren is zonder dat er eerst uitgebreid onderzoek naar gedaan wordt.
Een ander obstakel is het vinden van de aansluiting tussen de reeds bestaande mentaliteit binnen de organisatie met betrekking tot duurzaamheid en de nieuwe impuls om duurzaam inkopen vast te leggen in het gemeentebeleid. Duurzaamheid wordt regelmatig in processen meegenomen zonder dat deze overwegingen specifiek wordt geregistreerd. Daardoor is er nauwelijks inzicht in de huidige status van duurzaamheid binnen de gemeente en wat nog verbeterd kan en moet worden. De huidige nota moet ervoor zorgen dat de bestaande mentaliteit en de beoogde ambities op elkaar aansluiten en elkaar versterken waardoor duurzaamheid zowel in alle aspecten van de organisatorische structuur ingebed is.
De organisatorische inbedding en monitoren van behaalde resultaten vormt ook een knelpunt in het implementatieproces. Echter, binnen de gemeente Meerssen is er een overzichtelijke procedure ontwikkeld waardoor aanbestedingen efficiënt geregistreerd en gecontroleerd kunnen worden. Met een toevoeging aan de checklist met voorschriften die gebuikt moet worden bij alle aanbestedingen vanaf € 5000, - vormt de inbedding en monitoren van duurzaam inkopen in het gemeentebeleid geen enkel obstakel. In deze checklist kan er in het stadium van de aanvraag het criterium worden toegevoegd dat sociale- en milieucriteria in overweging dienen te worden genomen. Ook is het aan te bevelen in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te verwijzen naar het aspect van duurzaam inkopen in de in artikel 12, lid 1 onder b vermelde criteria. Duurzaamheid in het algemeen kan als factor opgenomen worden in de B&W en Raadsvoorstellen zodat dit een vast punt van aandacht blijft.
Er is momenteel ook nog geen optimale informatievoorziening met betrekking tot duurzame producten, leveranciers en duurzaamheidcriteria voor overheden. Momenteel zijn er een aantal bruikbare instrumenten die nog niet goed op elkaar afgestemd zijn zoals SenterNovem en Europadecentraal. Naar verwachting wordt er dit voorjaar een handleiding gepubliceerd als opvolger van de huidige handreiking, waarin duidelijke richtlijnen worden gegeven voor lokale overheden. De verdere invulling van de kaders en het ambitieniveau, is aan de gemeente zelf.
De kritiek dat het bedrijfsleven achterblijft in de stimulering van duurzaam inkopen is misschien terecht. Echter, de gezamenlijke overheden hebben een grote invloed op de markt met een jaarlijkse uitgave van 40 miljard euro aan de inkoop van goederen, waardoor leveranciers gestimuleerd worden zich meer te richten op duurzame producten als de vraag vanuit de overheden toeneemt. Op den duur zal de prijs ook afnemen naarmate het aanbod toeneemt. Duurzame ontwikkeling is een kwestie van lange adem en structurele maatregelen.
Om duurzaam inkopen te laten slagen is het belangrijk dat er goed zicht is op de resultaten. Monitoren van de resultaten van duurzaam inkopen is van belang om de vraag te kunnen beantwoorden of de beoogde resultaten en doelstellingen zijn gerealiseerd. Een voorwaarde voor het kunnen vaststellen of de doelstellingen van duurzaam inkopen zijn gerealiseerd is dat de doelstellingen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) in het projectplan zijn geformuleerd.
Deze doelstellingen zullen afgestemd moeten worden op het ambitieniveau van de gemeente Meerssen. De algemene doelstellingen die organisatiebreed gelden kunnen door Bedrijfsvoering opgesteld worden, de meer specifieke doelstellingen zullen per afdeling moeten worden geformuleerd.
De resultaten van duurzaam inkopen kunnen worden vergeleken met behaalde resultaten uit het verleden. Daardoor kan meer inzicht verkregen worden in de toegevoegde waarde van duurzaam inkopen voor de gemeente Meerssen.
Om er voor te zorgen dat duurzaamheid een constant punt van aandacht blijft binnen de gemeentelijke organisatie is het aan te bevelen het aspect ‘duurzaamheid’ toe te voegen aan de integrale checklist van B&W-voorstellen en ook in de overweging mee te nemen in de Raadsvoorstellen. Hierdoor wordt het belang van duurzaamheid organisatiebreed vastgelegd en kunnen ook activiteiten die bijdragen aan de duurzaamheid van de gemeente Meerssen geregistreerd worden. Het wordt daardoor ook gemakkelijker de vooruitgang binnen de organisatie te monitoren.
Ook door middel van de Zelfscan van SenterNovem kan de gemeente inzicht krijgen in de stand van zaken op het gebied van duurzaam inkopen (een ‘nulmeting’) en handelingsperspectief bieden: hoe de gemeente een (vervolg-)stap kan zetten richting een verdergaande verduurzaming van de inkoopuitgaven.
Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van het Benchmark Programma ‘Duurzaam Inkopen’ als tussenrapportage. De beoogde resultaten moeten zo concreet mogelijk worden omschreven. Dit betekent dat er duidelijke resultaten worden benoemd en dat de algemene doelstellingen zijn vertaald in concrete maatregelen. Bij het formuleren van beoogde resultaten is het raadzaam de lat hoog te leggen, maar ze moeten wel realistisch blijven.