Organisatiebesluit

Er is een qua structuur vastgelegde gemeentelijke organisatie. Deze organisatie ondersteunt gemeentelijke bestuursorganen bij hun taken. Dit gebeurt binnen het navolgende kader.

1.1.1.

De gemeenteraad bepaalt jaarlijks de kaders voor het beleid en de realisatie in de programmabegroting. Hiermee liggen de gewenste resultaten van het gemeentelijk beleid vast. Met de vaststelling van de programmabegroting draagt de raad het college van burgemeester en wethouders op om de uitvoering te realiseren conform de vastgestelde programma’s en binnen de vastgestelde financiële kaders. Daarnaast geeft de raad kaders en richtlijnen voor de wijze van werken.

1.1.2.

Het college van burgemeester en wethouders draagt collectieve verantwoordelijkheid voor de realisatie van de programma’s zoals opgedragen door de gemeenteraad.

De missie van de organisatie is:

Wij zijn een vraaggerichte, professionele en samen werkende organisatie die verantwoordelijkheid wil dragen voor de taakrealisaties en daarover verantwoording aflegt.

Wij werken met passie, klantgerichtheid, integriteit en kwaliteit.

1.3.1. Verhoudingen.

• •

  Een wethouder is verantwoordelijk voor de politieke sturing van de beleidsvoorbereiding. De wethouder bepaalt in die zin de inhoud van een voorstel aan het college.

• •

  De ambtenaar levert ondersteuning bij de beleidsvoorbereiding en heeft daarbij een eigen professionele verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht.

1.3.2. Uitvoeringsoverleg.

Uitvoeringsoverleg is het formele overleg tussen de portefeuillehouder en vertegenwoordigers van de organisatie gericht op het voorbereiden van de besluitvorming en het bespreken van de voortgang van de producten en de projecten. Aan dit overleg neemt vanuit de organisatie het betrokken afdelingshoofd deel of laat deze zich door een of meer medewerkers vertegenwoordigen.

1.3.3. Overleg college en management.

Voor de strategische programmasturing, de bevordering van de samenwerking en/of de bespreking van specifieke thema’s vindt geregeld overleg plaats tussen het college en het MT.

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen takentoewijzing kent en daarover een verantwoordingsplicht aan de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur heeft.

• b.

  taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

• c.

  middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

  • -

    het personeels- en organisatiebeleid;

  • -

    het financiële beleid;

  • -

    het beleid ten aanzien van de juridische kwaliteitszorg;

  • -

    het informatiebeleid;

  • -

    het dienstverleningsbeleid;

  • -

    het automatiseringsbeleid;

  • -

    het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

  • -

    het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,

  • -

    alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

• d.

  budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• e.

  juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke - , nationale - en Europese wet- en regelgeving.

• f.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke - , nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende afdelingen:

• a.

  afdeling Bedrijfsvoering;

• b.

  afdeling BOMIL;

• c.

  afdeling Inwonerszaken;

• d.

  afdeling FAZA / Openbare Werken.

De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer en de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de geldende “Verordening Brandveiligheid en Hulpverlening Brandweer gemeente Meerssen”.

Bij het formeel in werking treden van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Regionale Brandweer / GHOR Zuid-Limburg vervalt dit artikel per datum inwerkingtreding.

De algemene taak van de afdeling bedrijfsvoering is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  versterking van de integraliteit van het bedrijfsvoeringsproces;

• b.

  versterking van het daarbij behorend instrumentarium betreffende Financiën, Juridische control, HRM, Informatisering, Interne controle en Communicatie;

• c.

  versterking van de planning en control-cycli;

• d.

  bevordering kwaliteit van de dienstverlening opgezet vanuit samenhang in vraagpatronen;

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De algemene taak van de afdeling BOMIL is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  ontwikkeling van de kwaliteit van de leef – en woonomgeving;

• b.

  aanbieding van planconcepten, uitvoeringsprogramma’s en diensten terzake planontwikkeling / vergunningverlening RO/Wonen/Grondzaken/EZ/Revitalisering kernen/Recreatie & Toerisme/Natuur en Landschap/Demografische ontwikkelingen;

• c.

  netwerken/partnerships overheden/bedrijven;

• d.

  monitoring kwaliteitsaspecten leefomgeving en demografische ontwikkelingen;

• e.

  planmatige aanpak beheer / ontwikkeling buurten en wijken

• f.

  bevordering kwaliteit van de dienstverlening opgezet vanuit samenhang in vraagpatronen;

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De algemene taak van de afdeling Inwonerszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  aanbieding van planconcepten /uitvoeringsprogramma’s en klantgerichte diensten aan burgers /doelgroepen/instellingen op het terrein van Welzijn/Onderwijs/WMO/Burgerzaken;

• b.

  monitoring van de kwaliteitsaspecten zorgverlening in relatie tot demografische ontwikkelingen

• c.

  bevordering kwaliteit van de dienstverlening opgezet vanuit samenhang in vraagpatronen

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

De algemene taak van de afdeling Faza / Openbare Werken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

• a.

  operationele regie over aanleg, beheer en onderhoud van infrastructurele werken, groenvoorzieningen, sportvelden, gemeentelijk vastgoed en gladheidsbestrijding;

• b.

  verzorging van receptiediensten, documentaire informatievoorziening, facilitaire ondersteuning, gegevensbeheer, automatisering, plaatselijke belastingen;

• c.

  bevordering kwaliteit van de dienstverlening opgezet vanuit samenhang in vraagpatronen

alsmede het daarover verantwoording afleggen.

• 1.

  Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3, 3a, 3b en 3c zijn de afdelingen ingedeeld in taakvelden.

• 2.

  Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie betreffende afdelingen en taakvelden of de toewijzing / onttrekking van taken aan afdelingen en taakvelden doet het college vooraf advies inwinnen van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur.

• 3.

  De Gemeentesecretaris / Algemeen directeur kan in overleg met het Managementteam de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en taakvelden nader preciseren c.q. wijzigen en daartoe aanwijzingen geven.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden en na overleg met het college algemene aanwijzingen geven aan de hoofden c.q. individuele aanwijzingen geven binnen de organisatie om de kwaliteit van gemeentelijk beleid / dienstverlening en de samenhang van gemeentelijk beleid / dienstverlening te verzekeren.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelenbeheer van de gemeente bij de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur. Hij geeft aanwijzingen over het beheer aan het Hoofd Bedrijfsvoering.

• 3.

  Onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd wordt het dagelijks beheer van een taakveld uitgeoefend.

• 5.

  De verantwoordelijkheid voor de taakvelden ‘personeel en organisatie’, ‘brandweer’(*) en voor het taakveld ‘strategische bestuursadvisering’ berust bij de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur.

• 6.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten, volmachten en/of machtigingen aan de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur en deze vervolgens ondermandaat / volmacht / machtiging aan de afdelingshoofden. Binnen de kaders van de rechtmatige uitoefening van taken en met inachtneming van de mandaatregeling kan door de afdelingshoofden ondermandaat / volmacht / machtiging worden verleend aan de afdelingsmedewerkers.

(*) Per datum inwerkingtreding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Regionale Brandweer / GHOR Zuid-Limburg komt deze verantwoordelijkheid te berusten bij de regionale brandweercommandant.

• 1.

  Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies treasurer, administrateur, en kassier. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

• 2.

  De functies van Hoofd Bedrijfsvoering en die van administrateur zijn onverenigbaar met die van treasurer en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies treasurer, de kashouder en de kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

• 3.

  De functies treasurer en administrateur worden exclusief aan de afdeling Bedrijfsvoering toegewezen.

• 1.

  Bij afwezigheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur vormt het daartoe aangewezen afdelingshoofd het ambtelijke aanspreekpunt. De Gemeentesecretaris / Algemeen directeur wordt tijdens de collegevergaderingen waargenomen door de adviseur bestuur.

• 2.

  Het college wijst het hoofd Bedrijfsvoering aan als plaatsvervanger van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur voor het beheer van de middelen.

• 3.

  Het afdelingshoofd wijst bij zijn afwezigheid een plaatsvervanger aan voor de dan lopende zaken. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie binnen het managementteam op basis van onderlinge vervanging waargenomen door een ander MT-lid.

• 4.

  Bij afwezigheid van de treasurer, van de administrateur respectievelijk de kassier regelt het Hoofd Bedrijfsvoering de vervanging.

• 5.

  De Gemeentesecretaris / Algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 6.

  De afdelingshoofden, de treasurer, de administrateur en de kassier worden op voordracht van de Gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 7.

  Alle medewerkers worden benoemd in algemene dienst.

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college over hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en met inachtneming van hetgeen daarover reeds is bepaald in voornoemde instructie voor de gemeentesecretaris berust de dagelijks leiding van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur. Deze draagt daarbij in het bijzonder de zorg voor:

• a.

  de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsmonitoring;

• b.

  implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid;

• c.

  de behandeling van burgerreacties, van klachten, van verzoeken, van bezwaar – of beroepschriften en de behandeling van andere juridische procedures;

• d.

  de aansturing van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie;

• e.

  de vereiste maatregelen gericht op een adequate bedrijfsvoering en dienstverlening;

• f.

  de ondersteuning van de bestuursorganen in nauwe samenwerking met de raadsgriffier.

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en onder aansturing van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur draagt het afdelingshoofd Bedrijfsvoering de zorg voor:

  • a.

    het financiële middelenbeheer en de ontwikkeling van afdelingsplannen;

  • b.

    het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;

  • c.

    de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en door de raad vastgestelde beleid bestuursopdrachten aan het college;

  • d.

    de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de geldende “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Meerssen” in acht;

  • e.

    de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij met name het gestelde in artikel 5 van de geldende “Controleverordening gemeente Meerssen” in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;

  • f.

    de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

  • g.

    het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfsvoeringstechnische aspecten.

• 2.

  Het Hoofd Bedrijfsvoering treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur en geeft rechtstreeks leiding aan het treasurybeheer en de administratie over het middelenbeheer, de administratieve organisatie, het planning en control systeem, de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, en de voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur en met inachtneming van hetgeen daarover is bepaald in de vastgestelde Gedragscode Management Team draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de efficiënte uitvoering van de takentoewijzing, voor de mede-ontwikkeling van het afdelingsplan, voor de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van taken, voor de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, voor het doen agenderen van voorstellen met organisatiebrede gevolgen in het Managementteam-overleg, de directe aanpak en registratie van binnengekomen klachten, alsmede het opvolgen van de aanwijzingen van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het treasurybeheer, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan.

• 3.

  Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

  • -

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • -

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,

• alsmede aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris /Algemeen directeur draagt het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering de zorg voor:

  • a.

    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- , verbeter- en middelenplannen;

  • d.

    het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel;

  • e.

    het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

  • f.

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris/ Algemeen directeur draagt het hoofd Bedrijfsvoering de zorg voor de afdrachten van sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW - voorbelasting en BTW - compensatiefonds en ook de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.

• 1.

  Het voeren van de financiële administratie van de gemeente is opgedragen aan de administrateur. De administrateur neemt hierbij de functionele richtlijnen en aanwijzingen van het hoofd Bedrijfsvoering in acht.

• 2.

  De administrateur draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in de financiële administratie.

• 3.

  De administrateur draagt de zorg voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur, het hoofd bedrijfsvoering en de overige afdelingshoofden.

• 1.

  Het Hoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. Het hoofd Bedrijfsvoering geeft daartoe aanwijzingen over het treasurybeheer aan de betrokken medewerkers binnen zijn afdeling.

• 2.

  Het treasurybeheer wordt uitgevoerd binnen de kaders van de “Wet Financiering decentrale overheden” en de geldende “Financiële verordening gemeente Meerssen” en het vastgestelde “Treasurystatuut gemeente Meerssen”.

• 3.

  Het hoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid voor het treasurybeheer berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers van de afdelingen. De kassiers zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige gelden aan de medewerkers belast met het treasurybeheer en voor een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten.

• 1.

  De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties;

  • b.

    de per afdeling verbijzonderde administraties.

• 2.

  De afdeling Bedrijfsvoering voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde administraties.

• 3.

  Iedere afdeling voert de door het Hoofd Bedrijfsvoering toegewezen per afdeling verbijzonderde administraties.

• 4.

  Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten”, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen, zoals vastgesteld door de afdeling Bedrijfsvoering.

• 1.

  De Gemeentesecretaris / Algemeen directeur en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk managementteam.

• 2.

  De Algemeen directeur is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

• 3.

  Bij afwezigheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur treedt het daartoe aangewezen afdelingshoofd op als waarnemend voorzitter van het gemeentelijk managementteam. Ingeval van afwezigheid van een lid van het gemeentelijk managementteam wordt hij in beginsel waargenomen door een collega afdelingshoofd.

• 4.

  De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.

• 6.
  • a)

    De voorzitter formuleert, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de besluitvorming van het managementteam.

  • b)

    Indien geen consensus bestaat in de vergadering neemt de voorzitter een besluit.

Met inachtneming van het bepaalde in de geldende Gedragscode Management Team en in de instructie voor de gemeentesecretaris heeft het gemeentelijk managementteam als taak het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

• b.

  het vaststellen van de inhoud en de bevordering van de kwaliteit / routing van afdelingoverstijgende bestuurlijke adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de Gemeentesecretaris / algemeen directeur.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de gewenste inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De Gemeentesecretaris / Algemeen directeur draagt zorg voor de tijdige en efficiënte uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  de kadernota

• b.

  minimaal één bestuursrapportage (BERAP)

• c.

  de programmabegroting inclusief het beleidsplan en het investeringsplan;

• d.

  de productraming;

• e.

  de jaarrekening en het jaarverslag.

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

• 2.

  Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming van de gemeente ontwikkelt de afdeling Bedrijfsvoering in overleg met de afdelingshoofden resp. met de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur een uniform afdelingsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In het te ontwikkelen afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 1.

  Een budgethouder informeert het afdelingshoofd tijdig over de verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden steeds van tevoren voorgelegd aan het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het te ontwikkelen afdelingsplan.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het te ontwikkelen afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en de aanbestedingsregels.

• 1.

  Door het college vastgestelde budgetten in de productraming en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden overschreden tenzij daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.

• 2.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

• 3.

  Meevallers op specifieke inkomsten mogen binnen een begrotingsprogramma zonder voorafgaande toestemming van het college doch in overleg met de portefeuillehouder worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

• 4.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

• 5.

  De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden bij het indienen van de ontwerp - begroting en de BERAP aan het college voorgelegd.

• 6.

  Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.

• 7.

  Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden maandelijks aan het college voorgelegd.

• 1.

  Iedere afdeling legt door middel van de BERAP en de jaarstukken verantwoording af over de takenuitvoering en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan het hoofd Bedrijfsvoering.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

• 1.

  Het Hoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate uitoefening van het taakveld juridische zaken. Onder zijn eerste verantwoordelijkheid vindt de juridische controlling plaats. Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering wordt onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden zorg gedragen voor:

  • a.

    het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur en de afdelingen;

  • c.

    het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  • d.

    het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving inclusief het aanbestedingsbeleid;

  • e.

    de behandeling van bezwaar - / beroepschriften;

  • f.

    het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • g.

    de implementatie van algemene wetgevingstrajecten;

  • h.

    het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen;

• voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

• 2.

  Het Hoofd Bedrijfsvoering deelt aan de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur periodiek zijn bevindingen mee over de naleving van de juridische controlling waaronder de naleving van de gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdelingen.

Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de Gemeentesecretaris / Algemeen directeur de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van specifieke gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen terzake de juridische controlling worden nageleefd;

• b.

  de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Naast de organisatieonderdelen genoemd in vorenstaande artikelen is er een door de gemeenteraad ingestelde raadsgriffie. Onder leiding van de griffier ondersteunt deze logistiek, inhoudelijk en procesmatig de raad, de raadscommissies, onderzoekscommissies en het raadspresidium. De organisatie van de raadsgriffie is geregeld in de Instructie Raadsgriffier.

• a)

  Ondersteuning van de raad geschiedt in eerste instantie door de raadsgriffier of bij afwezigheid de plv. raadsgriffier (tevens commissiegriffier).

• b)

  In de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is geregeld in welke gevallen de raad of leden van de raad een beroep kan/kunnen doen op bijstand vanuit de ambtelijke organisatie.

• c)

  In het Handvest Actieve Informatieplicht is de informatievoorziening van de raad door het college geregeld.

• 1.

  De gemeentelijke organisatie heeft een ondernemingsraad in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (Wor).

• 2.

  In de ondernemingsraad komen in ieder geval die dienstaangelegenheden aan de orde die vallen onder de informatieplicht, de instemmings- en adviesbevoegdheid als bedoeld in de artikelen 24, 25 en 27 van de Wor.

• 3.

  De algemeen directeur / gemeentesecretaris fungeert voor de ondernemingsraad als bestuurder in de zin van de Wor.

• 1.

  In het Georganiseerd Overleg (GO) vindt arbeidsvoorwaardenoverleg plaats tussen de portefeuillehouder personeelszaken als vertegenwoordiger van het college en de werknemersverenigingen met leden onder het gemeentepersoneel.

• 2.

  Het overleg in het GO betreft het vaststellen, wijzigen of intrekken van arbeidsvoorwaardenregelingen of -beleid, voor zover de gemeente daartoe autonome bevoegdheid bezit, dan wel verplicht is nadere uitwerking te geven aan de uitkomst van het arbeidsvoorwaardenoverleg op landelijk niveau.

• 3.

  In het GO wordt voorts overleg gevoerd over privatiseringen, waaronder begrepen uitbesteding van werk en reorganisaties; dit overleg betreft met name de werkgelegenheidseffecten en de regeling van de sociale gevolgen door middel van het sociaal statuut en een daarop gebaseerd sociaal plan.

• 1)

  Dit besluit treedt in werking op de 8e dag na die van de bekendmaking.

• 2)

  De geldende organisatieverordening van de gemeente Meerssen wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Meerssen 2008”.