Organisatie | Alphen aan den Rijn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Raadsreglement van orde Alphen aan den Rijn 2023 |
Citeertitel | Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Alphen aan den Rijn 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt het Reglement van orde van de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn 2020, laatstelijk gewijzigd in de vergadering van 10 december 2020.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-08-2023 | nieuwe regeling | 25-05-2023 |
[Deze bekendmaking is slechts een tekstplaatsing. De oorspronkelijke publicatie is op 17 augustus 2023 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2023, 361096.]
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
raadscommissie: commissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet; een informatiemarkt is bijzondere vorm van een raadscommissie en heeft tot doel informatieoverdracht en gelegenheid tot het stellen van vragen, door zowel raads- en raadscommissieleden alsook belangstellenden, zoals inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven, verenigingen en andere instellingen, waarbij per onderwerp vorm en inhoud worden bepaald. Verwezen wordt naar de begripsbepalingen van raadscommissielid en commissielid zoals opgenomen in de Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn;
Artikel 4. Het fractievoorzittersoverleg
De raad heeft een fractievoorzittersoverleg, bestaande uit de fractievoorzitters, de raadsvoorzitter, de griffier of diens plaatsvervanger.
Het fractievoorzittersoverleg dient als klankbord voor de voorzitter van de raad en daarnaast heeft het de taak om huishoudelijke zaken die de raad betreffen te regelen. Daaronder ook de vaststelling van de procedures ter behandeling van de begroting, rekening en kadernota/perspectiefbrief, gehoord de Auditcommissie.
Artikel 5. De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen
De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken:
het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen, alsmede voor informatiemarkten en raadswerkgroepen en raadsklankbordgroepen. De agendacommissie maakt daarbij, binnen de wettelijke mogelijkheden, een keuze uit een fysieke of een digitale vergadering;
Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden; Benoeming wethouders
Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens mondeling advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. De (kandidaat-) wethouder verleent alle medewerking aan een door de burgemeester, namens de raad, opgedragen risico-analyse integriteit, voorafgaand aan zijn benoeming. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.
Het lid of de leden van de kandidatenlijst die door het centraal stembureau verkozen zijn verklaard, dan wel leden van meerdere kandidatenlijsten die door het centraal bureau afzonderlijk verkozen zijn verklaard en gezamenlijk zijn gaan optreden, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.
Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen
Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel 8. Vergaderfrequentie; oproep en voorlopige agenda
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert daarover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de agendacommissie. Voorts vergadert de raad, indien de voorzitter het nodig oordeelt of tenminste een vijfde van het aantal raadsleden schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.
De voorzitter zendt ten minste vijf dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda, zoals vrijgegeven door de agendacommissie, met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk VA van de Gemeentewet bedoelde informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden met uitzondering van de in hoofdstuk VA van de Gemeentewet bedoelde informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
Artikel 10. Ter inzage aanbieden van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal op de website van de gemeente geplaatst, met inachtneming van artikel 19, lid 2 Gemeentewet en het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden geplaatst op de website, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
Het college en de burgemeester zijn bevoegd om te besluiten om informatie, waarop geheimhouding is opgelegd en aan de raad is verstrekt, uitsluitend met een ander te delen indien dit noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over hun besluit en welke informatie aan wie is verstrekt en de reden daarvan.
In die gevallen waarin de raad, of het college op grond van het voorgaande lid, besluit om informatie waarop geheimhouding rust aan anderen te verstrekken, dan gebeurt deze verstrekking onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door een ieder die kennis van die informatie draagt, tot dat de raad deze opheft.
Artikel 15. Primus bij hoofdelijke stemming
Alvorens de aangekondigde onderwerpen aan de orde te stellen, deelt de voorzitter mede, bij welk lid van de raad de hoofdelijke stemming zal beginnen. Daartoe wordt bij loting een volgnummer van de presentielijst aangewezen; bij het daar genoemde lid begint de hoofdelijke stemming.
Artikel 17. Bijdrage aan de raadsvergadering door derden
Ingeval een onderwerp, zonder voorafgaande behandeling in een raadscommissie, is geagendeerd voor de raad of wanneer een voorstel is gewijzigd na commissiebehandeling, geldt er bij dat agendapunt spreekrecht voor inwoners overeenkomstig de bepalingen in artikel 17 van de Verordening op de raadscommissies.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten.
Artikel 22. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
Artikel 24. Stemming over personen
Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd.
Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje als bedoeld in artikel 30, lid 2 Gemeentewet wordt verstaan:
Paragraaf 4. Samenvattend verslag
Artikel 28. Samenvattend verslag
Een samenvattend verslag bevat in ieder geval:
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen
Voor de afloop van de besloten vergadering kan de raad overeenkomstig hoofdstuk VA van de Gemeentewet beslissen om geheimhouding aan de raad of van de raad verstrekte informatie op te heffen.
Artikel 32. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89 vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden
Artikel 37. Initiatiefvoorstel
Een voorstel wordt, nadat het college schriftelijk wensen en bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, via de Agendacommissie op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep daarover reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.
Artikel 40. Schriftelijke vragen
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn ingediend. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stelt de burgemeester of het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.
Artikel 41. Vragen van raadsleden aan het college of de burgemeester
Het lid van de raad dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vraag, ten minste 8 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de griffier. De voorzitter kan na overleg met de agendacommissie weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Vastgesteld door de raad van Alphen aan den Rijn in de openbare vergadering van 25 mei 2023,
de griffier, de voorzitter,
drs. J.A.M. Timmerman, mr. drs. J.W.E. Spies
Toelichting op het Raadsreglement van orde 2023
In dit document is in belangrijke mate aangehaakt bij de relevante modellen van de VNG. Toegevoegd zijn natuurlijk de bepalingen, die meer expliciet een uitwerking geven aan ons gekozen vergadermodel.
Verder volgt een toelichting op artikelen, waar dat toegevoegde waarde heeft.
De burgemeester is voorzitter van de raad, zoals in de Grondwet en Gemeentewet dwingend voorgeschreven. Hij heeft het recht om aan de beraadslagingen in de raadsvergadering deel te nemen en leidt de vergadering.
Aangegeven wordt dat onder “schriftelijke stukken” ook verstaan wordt “digitale verzending van stukken”.
Artikel 4Het fractievoorzittersoverleg
Het fractievoorzittersoverleg zal, onder voorzitterschap van de raadsvoorzitter, fungeren als klankbord voor de burgemeester en heeft verder als taak om huishoudelijke zaken, die de raad betreffen, te regelen. Uitgegaan wordt van een vergaderfrequentie van één keer per kwartaal of vaker indien noodzakelijk. Dit overleg is niet openbaar. Het verslag wordt vertrouwelijk aan de leden van de raad beschikbaar gesteld. Dat houdt ingevolge de Algemene wet bestuursrecht in dat een ieder die bij de uitoefening van de taak van een bestuursorgaan betrokken is, en het vertrouwelijk karakter kent dan wel redelijkerwijs kan vermoeden, verplicht is tot geheimhouding daarvan.
Artikel 5De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen
De agendacommissie vervult een belangrijke coördinerende rol bij de agendering van onderwerpen in de raadscommissies en de raad. De agendacommissie bewaakt daarbij de voortgang van de raadsplanning, heeft aandacht voor een adequate informatievoorziening naar de raad uit gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen, en zorgt voor een evenwichtige beoordeling van verzoeken tot agendering van één of meer fracties uit de raad. Op dit moment is het wettelijk niet toegestaan om raadsvergaderingen digitaal te laten plaatsvinden. Voor de overige vergaderingen geldt in het algemeen dat fysiek vergaderen de voorkeur heeft. Toch kunnen er redenen zijn om te kiezen voor een digitale vergadering. De agendacommissie maakt bij de agendering van onderwerpen hierover een afgewogen keuze.
Dit overleg is niet openbaar. Het verslag wordt vertrouwelijk aan de leden van de raad en de raadscommissies beschikbaar gesteld. Dat houdt ingevolge de Algemene wet bestuursrecht in dat een ieder die bij de uitoefening van de taak van een bestuursorgaan betrokken is, en het vertrouwelijk karakter kent dan wel redelijkerwijs kan vermoeden, verplicht is tot geheimhouding daarvan.
De voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie en heeft geen stemrecht.
Artikel 6Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden; Benoeming wethouders
Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming. Na de periodieke raadsverkiezing geschiedt dat voor alle gekozen raadsleden; incidenteel gebeurt dat wanneer er tussentijds een vacature in de raad ontstaat.
Vervolgens vindt de procedure tot onderzoek geloofsbrieven plaats met inachtneming van het gestelde in de Kieswet. Ook is in dit artikel geregeld dat bij voorgenomen benoeming van een wethouder er door de raad onderzoek naar de vereisten, zoals gesteld in de Gemeentewet, wordt gedaan. De plicht om een VOG die niet ouder is dan drie maanden te hebben is opgenomen in artikel 36a Gemeentewet. Daarmee wordt dit door de commissie geloofsbrieven meegenomen in de toets of aan de benoemingsvereisten is voldaan.
Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden benoemde raadsleden, die bij de verkiezing op één kandidatenlijst hebben gestaan, als een fractie beschouwd. Zij voert als naam voor die fractie de naam, zoals die boven de kandidatenlijst op het stembiljet heeft gestaan.
In dit artikel wordt ook aangegeven hoe te handelen bij afscheiden uit een fractie of bij toetreding van een of meer raadsleden tot een andere fractie.
Artikel 8Vergaderfrequentie; oproep en voorlopige agenda
Bepaald is dat de raadsvergaderingen in den regel plaats vinden op de laatste donderdag van de maand, behoudens op donderdagen, die als algemeen erkende feestdagen in de kalender staan. Aanvangstijd en beoogde eindtijd zijn ook vastgelegd. Ingeval de beoogde eindtijd overschreden dreigt te worden zal de voorzitter een ordevoorstel doen. Dat kan zijn het schorsen van de vergadering en hervatten op een dan te bepalen datum en tijdstip, dan wel de beslissing om de resterende agendapunten toch nog die avond af te handelen omdat de gezamenlijke verwachting is dat dit in korte tijd nog zal kunnen.
In het derde lid is de in Alphen gebruikelijke minimale termijn van verzending van de oproep met de voorlopige vergaderagenda vastgelegd te weten vijf dagen voor de raadsvergadering. Deze termijn werkt in de praktijk, aangezien de onderwerpen en de daarbij behorende stukken al ruim daarvoor beschikbaar zijn gekomen voor commissiebehandeling. De raadsleden kennen derhalve de onderwerpen ruim te voren. Fractiebespreking is dan goed mogelijk.
Artikel 9 Aanvullende agenda; vaststellen agenda
De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In voorkomende situaties bijvoorbeeld een spoedeisende raadsbespreking van een actualiteit kan de voorzitter een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Ten alle tijden zal de raad bij aanvang van zijn vergadering de agenda definitief moeten vaststellen. Dat is ook het moment voor een individuele raadslid om een motie aan te kondigen over een onderwerp, dat niet geagendeerd is. Ook kan het individuele raadslid om toevoeging van een agendaonderwerp dan wel het afvoeren van een onderwerp vragen. De raad moet daarover beslissen. Langs deze route kan een raadslid dus invloed uitoefenen op de agenda. Hij kan ook in eerdere fase aan de agendacommissie vragen om een onderwerp op te voeren, met dien verstande dat het dan meer gericht zal zijn op het agenderen van een onderwerp voor een raadscommissie.
Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’(artikel 19, tweede lid, van de wet. Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).
Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het tweede lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd.
Indien het gaat om geheime stukken, waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schriftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).
In het 4e lid van dit artikel is aangegeven welke onderwerpen in ieder geval geagendeerd zullen worden. Daar wordt ook aangegeven dat er hamerstukken kunnen zijn en bespreekstukken. De afspraak is dat het stellen van informatieve vragen door de raadsleden over onderwerpen die niet behoren tot de agenda van die raadsvergadering wordt beperkt tot maximaal 5 vragen. Het duiden of een onderwerp nader debat in de raad nodig heeft of niet, geschiedt aan de hand van de conclusies ter zake van de raadscommissies.
Artikel 10 Ter inzage aanbieden van stukken
Zodra de raad geheime informatie heeft ontvangen, is alleen de raad nog bevoegd om deze geheime informatie met anderen te delen dan waarmee deze informatie reeds was gedeeld. Bij deze anderen gaat het om anderen dan de organen van het gemeentebestuur, zoals fractieondersteuners of raadscommissieleden. Informatie over grondexploitaties van de gemeente waarop geheimhouding is opgelegd, wordt door de raad ‘standaard’ beschikbaar gesteld voor de raadscommissies, tenzij de raad anders beslist.
Ook kan de raad nadere regels opnemen in de verordening (of eventueel via afspraken of een machtiging) over het uitbreiden van de kring van geheimhouders. Een concreet voorbeeld is dat de raad kan regelen dat het college ná het verstrekken van de informatie aan de raad, zelf de kring van geheimhouders mag uitbreiden. Bijvoorbeeld door toe te staan dat het college stukken waarop geheimhouding is opgelegd met anderen deelt als dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente nodig is. Denk aan het delen van de geheime informatie voor het vragen van extern juridisch advies.
De voorzitter bepaalt de zitplaatsen van allen, die aan de raadsvergadering deelnemen, waarbij hij vooraf overleg voert met het fractievoorzittersoverleg. Dat is gericht op draagvlak voor de indeling.
Artikel 14 Opening vergadering; quorum
De Gemeentewet bepaalt, dat de voorzitter de vergadering opent op het vastgestelde tijdstip, indien het vereiste minimale aantal raadsleden aanwezig is. Indien dat minimum na een kwartier gewacht te hebben er nog niet is, zal de voorzitter dan de conclusie trekken dat de vergadering niet door kan gaan. De dag en tijdstip van de nieuwe vergadering wordt, zoals in de Gemeentewet staat, door de burgemeester belegd.
Artikel 17Bijdrage aan de vergadering door derden
Deelname aan de beraadslaging door de wethouders en de burgemeester is gebaseerd op artikel 21 van de Gemeentewet. Maar de raad kan ook aan anderen toestemming geven aan de beraadslaging mee te doen. Gedacht kan hier worden aan de gemeentesecretaris en de griffier om als adviseurs een bijdrage aan de beraadslagingen te geven.
In het 3e lid van dit artikel wordt het spreekrecht voor inwoners geregeld. Onder inwoners worden ook vertegenwoordigers van ondernemingen en organisaties verstaan. Uitgangspunt hierbij is dat het inspreken met name plaats moet vinden bij de behandeling van raadsvoorstellen in de raadscommissies. Dan is de mening vorming in de beginfase en kan de inspraak daarop invloed uitoefenen. Maar in een enkel geval komt een onderwerp zonder voorafgaande commissiebespreking rechtstreeks op de raadsagenda. In die gevallen levert het 3e lid een titel om over zo’n voorstel in te spreken in de vergadering van de raad. Voor de wijze van aanmelden en de duur van het inspreken wordt verwezen naar het ter zake gestelde in de Verordening op de raadscommissies.
Op deze lijst komen de aan de raad gerichte brieven etc. Daarbij wordt op voorstel van de agendacommissie aan de raad geadviseerd op welke wijze het ingekomen stuk verder het proces in zal gaan. Is het uitsluitend informatief, dan ligt “voor kennisgeving aan nemen” in de rede. Of een ingekomen stuk wordt ter behandeling in handen van het college gesteld. Dit gebeurt veelal met brieven over onderwerpen, die tot de competentie behoren van het dagelijks bestuur. Ook kan geadviseerd worden het onderwerp in een vergadering van een raadscommissie te agenderen.
Om de actualiteit in het beschikbaar stellen van ingekomen stukken te borgen, worden brieven e.d. binnengekomen tot en met de woensdag vóór de vergaderdonderdag nog op de lijst van ingekomen stukken van die vergadering geplaatst. Dat betekent dat er nog stukken toegevoegd kunnen worden aan de lijst, nadat de agendacommissie deze in haar reguliere vergadering heeft kunnen beoordelen. Die nadien toegevoegde stukken zullen nog per e-mail aan de leden van de agendacommissie worden voorgelegd om instemming te vragen voor de procesadvisering.
Artikel 22 Stemming; procedure hoofdelijke stemming
In dit artikel is geregeld hoe te handelen wanneer na beraadslaging om stemming wordt gevraagd. Indien dat niet het geval is zal de voorzitter concluderen dat een voorstel is aangenomen.
Wordt hoofdelijke stemming gevraagd door een raadslid of door de voorzitter verlangd, dan moet dat ingevolge het bepaalde in de Gemeentewet ook zo gebeuren. Bij hoofdelijke stemming wordt ieder ter vergadering aanwezig raadslid, beginnend bij het raadslid dat daartoe door loting is aangewezen (artikel 15 RvO) één voor één gevraagd hun stem uit te brengen door “voor” of “tegen” uit te spreken. Andere woorden of toevoegingen zijn niet toegestaan. Hoofdelijke stemming is verplicht wanneer er sprake is van een voorstel tot uitgaaf bij dringende spoed ( artikel 209 Gemeentewet) en er nog geen goedgekeurde begroting of begrotingswijziging ligt.
Artikel 24 Stemming over personen
Uitgangspunt in de Gemeentewet is dat stemming over personen bij benoemingen, voordrachten of aanbevelingen met behulp van behoorlijk ingevulde stembriefjes plaats vindt. Immers, stemmingen over personen dienen geheim te blijven. In dit artikel wordt uitvoerig beschreven hoe een schriftelijke stemming plaats dient te vinden en wat onder een behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan.
Een stemming kan plaatsvinden op basis van een aanbeveling of te wel een nominatie, dan wel op basis van een voordracht. Dat laatste kan alleen wanneer het doen van een voordracht bij wet of verordening is geregeld. Bij een voordracht is de schriftelijke stemming beperkt tot de naam of keuze uit de namen, die op de voordracht staat/staan vermeld.
In alle andere situaties is er sprake van een aanbeveling of kandidaatstelling. In die situaties kan de schriftelijke stem uitgebracht worden op de naam of keuze uit de namen van de aanbeveling, maar kan er ook op een ander persoon gestemd worden.
Deze keuzevrijheid is van belang bij de constatering dat bij stemming over wethouderskandidaten, een raadslid, die door zijn of haar fractie wordt aanbevolen, mee mag doen aan deze schriftelijke stemming. Er is dan sprake van een vrije stemming. Alleen als er sprake is van een voorstel en het raadslid behoort tot de personen, tot wie de keuze door een voordracht of bij het stemming is beperkt, is deelname aan die stemming verboden vanwege persoonlijk belang.
Artikel 25 Herstemming over personen
Bij stemmingen over personen en geen van de kandidaten behaalt de volstrekte meerderheid, wordt in dezelfde vergadering overgegaan tot herstemming, op de wijze zoals in dit artikel is geregeld.
Artikel 26Beslissing door het lot
Na het herstemmen op grond van het vorige artikel en de stemmen op de twee resterende kandidaten zouden dan staken, volgt terstond een beslissing door het lot.
Artikel 27 Staken van stemmen bij overige stemmingen
Indien bij overige stemmingen het aantal voorstemmers gelijk is aan het aantal tegenstemmers, en er is sprake van een voltallige raad ( hiervan kan sprake zijn wanneer er een vacature is in de raad), dan is het voorstel verworpen.
Is de raad niet voltallig (hiervan kan sprake zijn wanneer een of meer raadsleden verhinderd zijn) dan wordt bij het staken van de stemmen de beslissing over het voorstel uitgesteld tot een volgende vergadering. Wanneer ook in die vergadering de stemmen staken, dan is het voorstel verworpen, ook indien de raad in die vergadering weer niet voltallig zou zijn.
Artikel 28Samenvattend verslag
Een samenvattend verslag bevat de essentiële gegevens van een raadsvergadering. Wie aanwezig zijn, welke raadsleden afwezig zijn, onderwerpen die aan de orde zijn geweest en uitslagen van stemmingen en de genomen besluiten. Een woordelijk verslag van de beraadslaging is niet nodig. Wanneer behoefte bestaat de discussie na te gaan, biedt de geluids- en beeldregistratie voldoende mogelijkheid.
Artikel 29 Toepassing reglement op besloten vergaderingen
In artikel 23 van de Gemeentewet is bepaald dat de vergadering van de raad in het openbaar wordt gehouden. Wanneer echter door tenminste een vijfde van het aantal leden, dat de presentielijst heeft getekend, daarom wordt verzocht of wanneer de voorzitter het nodigt oordeelt, kan de raad besluiten dat met gesloten deuren, dus in beslotenheid verder vergaderd wordt. Dat betekent dus dat de raad in openbaarheid moet besluiten om over te gaan in een besloten vergadering.
Wanneer dat het geval is, is het reglement van orde overeenkomstig van toepassing, voor zover niet strijdig met het besloten karakter van de vergadering.
Het bijwonen van een besloten raadsvergadering door raadscommissieleden is in beginsel niet toegestaan. Dat zij beëdigd zijn en daarmee “naar eer en geweten” hun politieke werk zullen doen, is voor hun aanwezigheid bij besloten raadsvergaderingen geen acceptabele verklaring dan wel legitimatie. De beëdiging geldt voor de benoeming tot raadscommissielid en dus voor het commissiewerk. Formele geheimhouding in en door de raad is dus van een andere orde. Het is verstandig als algemene regel uit te gaan dat de besloten raad toegankelijk is voor raadsleden en beroepshalve betrokkenen (zoals betrokken ambtenaren, collegeleden en eventuele adviserende externe partij). Maar, afhankelijk van de zaak, kan de raad vooraf beslissen dat een besloten raadsvergadering wél toegankelijk kan zijn voor raadscommissieleden.
Voor de afloop van de besloten vergadering kan de raad besluiten om geheimhouding van aan de raad of van de raad verstrekte informatie op te heffen.
Artikel 32 Samenvattend verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet kan geheimhouding op informatie worden opgelegd door de raad, het college, de burgemeester en een commissie. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad verstrekte informatie vervalt, indien de raad de verplichting tot geheimhouding opheft (artikel 89, vierde lid Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende informatie dan actief openbaar gemaakt moet worden. De Woo is nog steeds op deze informatie van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Woo worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende informatie. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.
Artikel 33 Toehoorders en pers
Van het op andere wijze verstoren van de orde is ook sprake wanneer aanwezigen het hinderlijk geluid van mobiele telefoons e.d. niet uitzetten.
Artikel 34Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een gemeenteraad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening te worden gehouden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat inwoners die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.
Artikel 35 Amendementen en subamendementen
Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.
Ofschoon amendementen in de vergadering worden ingediend, is het goed gebruik dat indieners deze ruim (enkele dagen) voor de vergadering al beschikbaar stellen voor beoordeling en het verkrijgen van medestanders.
Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats.
Ofschoon moties in de vergadering worden ingediend, is het goed gebruik dat indieners deze ruim (enkele dagen) voor de vergadering al beschikbaar stellen voor beoordeling en het verkrijgen van medestanders.
Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.
Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. De mogelijkheid van het vragen van verlof voor het houden van een interpellatie ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.
Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid, maar zal de raad daarbij het recht van een individueel raadslid respecteren.
Artikel 40Schriftelijke vragen
Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het vijfde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven
Artikel 41 Vragen van raadsleden aan het college of de burgemeester
Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht.
Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. Veelal fungeert de rondvraag in de raadsvergadering als een mogelijkheid tot het stellen van vragen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenhalfuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
Het karakter van het vragenhalfuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.
Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenhalfuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsvergadering worden gehouden. Wel is het voor de herkenbaarheid voor de inwoners raadzaam om het vragenhalfuur op een vast tijdstip te houden.
In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen –ten minste 8 uur voor aanvang van het vragenhalfuur- vanwege het feit dat collegeleden zich kunnen voorbereiden op beantwoording in de raadsvergadering.
In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingen- of te wel informatieplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De Gemeentewet bevat aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden.
Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid.
De actieve informatieplicht die het college heeft, is gebaseerd op het ongevraagd verstrekken van alle inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.