Organisatieverordening gemeente Hellendoorn 2023

Artikel 1 Indeling in organisatorische eenheden

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Hellendoorn is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming “team”. De teams staan onder leiding van een manager. Daarnaast kunnen eenheden rechtstreeks door de algemeen directeur/gemeentesecretaris worden aangestuurd.

• 2.

  Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 3.

  Het managementteam bestaat uit de algemeen directeur/gemeentesecretaris (voorzitter), de managers en de programmamanager “Samen doen".

• 4.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris stelt, na advies van het managementteam, het aantal en de taken van de teams en de naamgeving daarvan vast.

• 5.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris stelt de benodigde hulpstructuren vast na een voorstel van de manager. De hulpstructuren kunnen zijn een opzichter, een coördinator en een manager zwembad.

• 6.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris kan besluiten tot het instellen van een project- of programma-organisatie voor een bestuurlijke opdracht die teamoverstijgend is. Hiervoor wijst de algemeen directeur/gemeentesecretaris een project- of programma-eigenaar aan.

Artikel 2 Verantwoordelijkheden algemeen directeur/gemeentesecretaris

• 1.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie ten opzichte van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester en handelt daarbij overeenkomstig de Instructie voor de secretaris van de gemeente Hellendoorn.

• 2.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris is in het bijzonder verantwoordelijk voor:

  • a.

    het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    het ontwikkelen en realiseren van het beleid, de producten en diensten met de inzet van de daartoe benodigde middelen;

  • c.

    de kwaliteit (tijdigheid, compleetheid en integraliteit) van de ambtelijke adviezen en voorstellen;

  • d.

    de juiste uitvoering van besluiten van de gemeenteraad, de bestuurscommissie(s), het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;

  • e.

    de doelmatigheid en doeltreffendheid in het functioneren van de organisatie;

  • f.

    het signaleren van alle ontwikkelingen in het bestuur en beleid, die een bestuurlijke interventie vragen en het tot stand komen en actueel houden van een strategische visie;

  • g.

    het tijdig en compleet doen aanleveren van de benodigde gegevens voor het opstellen van de documenten voortvloeiend uit de planning- en controlcyclus;

  • h.

    invulling geven aan de personele gesprekscyclus met de managers en overige rechtstreeks door hem aangestuurde personen.

• 3.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris stelt, na advies van het managementteam, zo nodig regels vast voor de taken en de werkwijze van managers, opzichters, coördinatoren, manager zwembad en projectleiders/programmaleiders.

• 4.

  Bij afwezigheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris neemt de eerste loco-secretaris zijn taken waar en indien beiden afwezig zijn neemt de tweede loco-secretaris de taken waar.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden managementteam

Het managementteam is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ontwikkeling van een strategische visie op hoofdlijnen;

• b.

  de brede concernsturing en heldere programmering;

• c.

  het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie als geheel in het verlengde van de geformuleerde organisatiedoelen;

• d.

  de beleidscoördinatie en beleidsintegratie bij teamoverstijgende aangelegenheden;

• e.

  de organisatie (opdrachtgever) van strategische opgaven (programma's, projecten);

• f.

  de ontwikkeling en vormgeving van het middelenbeleid (personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, en huisvesting);

• g.

  een voldoende planning van activiteiten, uitvoering daarvan en control met inachtneming van het vastgestelde beleid;

• h.

  de onderlinge samenwerking en teamoverstijgende verbindingen tussen teams en andere organisatie-eenheden;

• i.

  het tot stand brengen van een organisatiecultuur en het ontwikkelen van een managementstijl waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en met plezier kunnen werken en waarbinnen de afgesproken resultaten kunnen worden behaald;

• j.

  de oriëntatie op maatschappelijke ontwikkelingen en vertaling hiervan naar de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden manager

Een manager is verantwoordelijk voor:

• a.

  het algemeen beheer van zijn team;

• b.

  het ontwikkelen en realiseren van het beleid, de producten en diensten met de inzet van de daartoe benodigde middelen, zoals die in het teamplan zijn vastgelegd;

• c.

  de kwaliteit (tijdigheid, compleetheid en integraliteit) van de ambtelijke adviezen en voorstellen van zijn team;

• d.

  het middelenbeleid (personeel, informatievoorziening, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) binnen zijn team;

• e.

  de juiste uitvoering van besluiten van de gemeenteraad, de bestuurscommissie(s), het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, voor zover die binnen de verantwoordelijkheid van het team vallen;

• f.

  de doelmatigheid en doeltreffendheid in het functioneren van zijn team;

• g.

  invulling geven aan de personele gesprekscyclus met de medewerkers van zijn team;

• h.

  de verdeling van de taken en de werkwijze binnen zijn team.

Artikel 5 Verantwoording en rapportage

• 1.

  De algemeen directeur/gemeentesecretaris legt periodiek verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door het uitbrengen van rapportages.

• 2.

  De managers leggen periodiek verantwoording af aan de algemeen directeur/ gemeentesecretaris door het uitbrengen van rapportages.

Artikel 6 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatieverordening gemeente Hellendoorn 2023.

III. Dit besluit treedt in werking op de dag, volgende op die van zijn bekendmaking.

Het college van burgemeester en wethouders,

De wnd. secretaris, de burgemeester,