| Organisatie | Recreatieschap Stichtse Groenlanden |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer Stichtse Groenlanden 2023 |
| Citeertitel | Beheerregeling informatiebeheer Stichtse Groenlanden 2023 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-08-2023 | nieuwe regeling | 20-06-2023 |
Informatiebeheer: het beheer van en het toezicht op de archiefbescheiden en binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overbrengen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie;
Artikel 2 Aanwijzing beheersregels en bevoegdheden
De bepalingen van de provincie Utrecht die zijn neergelegd in de bij of krachtens de archiefverordening neergelegde regels voor het informatiebeheer, zijn voor de taken die de provincie Utrecht voor Stichtse Groenlanden uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van Stichtse Groenlanden, met dien verstande dat voor Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten gelezen dient te worden: respectievelijk het dagelijks en algemeen bestuur van Stichtse Groenlanden.
De bepalingen van Staatsbosbeheer die zijn neergelegd in de geldende archiefbeheersregels, zijn voor de taken die Staatsbosbeheer voor Stichtse Groenlanden uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van Stichtse Groenlanden, met dien verstande dat voor de directeur en de Raad van Toezicht gelezen dient te worden: respectievelijk het dagelijks en algemeen bestuur van Stichtse Groenlanden.
Artikel 3 Aanwijzing archiefbewaarplaats en archivaris
Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de provincie Utrecht, die wordt beheerd door de aangewezen provinciearchivaris van Utrecht.
Artikel 40 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat in een gemeenschappelijke regeling een voorziening dient te worden opgenomen voor de zorg voor archiefbescheiden. Deze voorziening is opgenomen in artikel 24 van de Gemeenschappelijke regeling recreatieschap Stichtse Groenlanden 2023. Daarin is bepaald dat het dagelijks bestuur een regeling vaststelt voor het informatiebeheer. Met deze Beheerregeling informatiebeheer wordt uitvoering gegeven aan die bepaling.
Onder de Archiefwet 2021 zal naar verwachting in de gemeenschappelijke regeling één van de deelnemers aangewezen moeten worden, als verantwoordelijk overheidsorgaan voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefdienst. Dit dient te gebeuren binnen twee jaar na inwerkingtreding van die wet. Vooruitlopend daarop is deze beheerregeling zodanig geformuleerd dat deze toepasbaar blijft onder de bepalingen van de Archiefwet 2021.
De taken van Stichtse Groenlanden worden in de praktijk uitgevoerd en ondersteund door de provincie Utrecht en Staatsbosbeheer. In de praktijk is het informatiebeheer van deze partijen leidend. Om die reden wordt door Stichtse Groenlanden aangesloten op de regelgeving, afspraken en processen voor het informatiebeheer die gelden bij onderscheidenlijk de provincie Utrecht en Staatsbosbeheer. Deze worden daarom van overeenkomstige toepassing verklaard op het informatiebeheer voor Stichtse Groenlanden. Gedoeld wordt daarmee op de geldende archiefverordening van de provincie Utrecht, de geldende archiefbeheersregels van Staatsbosbeheer, en hieraan gerelateerde besluiten zoals een besluit vervanging archiefbescheiden. Ook zullen de selectielijsten van de onderscheidenlijke partijen worden gehanteerd, waarin de bewaartermijnen voor archiefbescheiden zijn opgenomen.
Tevens wordt aangesloten op de mandaten die bij de uitvoerende partijen zijn verleend voor besluiten en verklaringen onder de Archiefwet. Dit betreft onder meer het vervangen van papieren documenten door scans, het vernietigen van archiefbescheiden na verstrijken van de bewaartermijn, en het migreren en converteren van digitale informatie. Het dagelijks bestuur kan evenwel beslissen om verklaringen zelf op te maken, zoals bij de overbrenging van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.
Als archiefbewaarplaats voor Stichtse Groenlanden is aangewezen de provinciale archiefbewaarplaats van Utrecht. Dit is in lijn met het bepaalde in artikel 40 van de Archiefwet. De provinciearchivaris die deze bewaarplaats onder de wet beheert, wordt aangewezen door het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief.
De archivaris is als beheerder van de archiefbewaarplaats, tegelijk toezichthouder onder de Archiefwet voor het informatiebeheer van de provincie Utrecht, en in die hoedanigheid tevens voor Stichtse Groenlanden. De toezichthouder voor Staatsbosbeheer is de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE). De archivaris kan het toezicht niet opdragen aan een inspecteur bij IOE, maar kan omwille van doelmatigheid toezichtbevindingen wel baseren op bevindingen van IOE alsmede op de interne kwaliteitszorg voor het informatiebeheer van Staatsbosbeheer.
Bij de provincie Utrecht en Staatsbosbeheer wordt verslag uitgebracht over de staat van het informatiebeheer. Gedeputeerde Staten betrekken het jaarverslag van de provinciearchivaris bij de verantwoording aan Provinciale Staten. Als uit die verslaglegging of anderszins aandachtspunten of tekortkomingen blijken die van invloed zijn op het informatiebeheer voor Stichtse Groenlanden, dan doet de archivaris hiervan mededeling aan de bestuurssecretaris of het dagelijks bestuur. Als deze bevindingen of aanbevelingen van de archivaris hiertoe aanleiding geven, dan kan het dagelijks bestuur deze betrekken bij de verantwoording aan het algemeen bestuur.
De archivaris voorziet het dagelijks bestuur in ieder geval van een tweejaarlijkse verslaglegging over de toezichtactiviteiten en bevindingen, alsmede over het beheer van overgebrachte permanent te bewaren archieven bij Het Utrechts Archief. Het dagelijks bestuur kan deze bevindingen betrekken bij de verantwoording aan het algemeen bestuur.