Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Alphen aan den Rijn 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant

  Een door de raad aangewezen registeraccountant of accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  Accountantscontrole

  De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant;

• c.

  Deelverantwoording

  Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• d.

  Managementletter

  Een verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• e.

  Accountantsverslag of verslag van bevindingen

  Betreft een rapportage van de accountant over bevindingen over de jaarrekeningcontrole en wordt na afloop van de accountantscontrole afgegeven;

• f.

  Rapportagegrens

  Grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen worden gerapporteerd;

• g.

  Verantwoordingsgrens

  Grensbedrag in euro’s, gebaseerd op een wettelijke procentuele bandbreedte van de totale lasten inclusief reservestortingen, waarboven bevindingen invloed hebben op de strekking van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording;

• h.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

  Het overeenstemmen van financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving;

• i.

  Rechtmatigheidsverantwoording

  Een door het college afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening in de paragraaf bedrijfsvoering waaruit blijkt in welke mate rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om financiële rechtmatigheid;

• j.

  Auditcommissie

  De auditcommissie ingesteld bij de Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant;

• 2.

  De aanwijzing van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar. Deze periode wordt in het contract met de accountant vastgelegd;

• 3.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor;

• 4.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportagegrens) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang basis en goedkeuringstoleranties(en afwijkende rapportagegrens);

  • c.

    de minimale inrichtingseisen voor de accountantsrapportages;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar

   

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 5.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren;

• 6.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten;

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is;

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4 Inrichting accountants- controle

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

  • b.

    de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de Auditcommissie, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging.

Artikel 5 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole;

• 2.

  Het college draagt zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn;

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

• 4.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek;

• 5.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering;

• 6.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni, volgend op die van de jaarrekening, aan de raad;

• 7.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 6 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente;

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen;

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7 Rapportering en toleranties

• 1.

  Het college hanteert een door de raad ingestelde jaarlijkse rapportagegrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording zoals genoemd in het normenkader. De accountant hanteert deze rapportagegrens zoals genoemd in het normenkader;

• 2.

  Het college hanteert een door de raad ingestelde verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van het percentage van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves, zoals genoemd in het normenkader. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, op basis van de controletoleranties zoals beschreven in het normenkader;

• 3.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

• 4.

  De managementletter en het accountantsverslag worden voor hoor en wederhoor aangeboden aan de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging;

• 5.

  De managementletter, het accountantsverslag en de accountantsverklaring worden voor verzending aan de auditcommissie en de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren;

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaande aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de auditcommissie en de raad.

Artikel 8 Normenkader

Het normenkader geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheid toetst en waarmee de accountant tot een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening kan komen. Dit normenkader geeft tevens de goedkeuringstoleranties door raad vast te stellen weer, de rapporteringstolerantie waarboven accountant vermeld in rapport van bevindingen en de eenheid waarover goedkeuringspercentages gelden, bijv. Programma of taakveld. De raad stelt dit normenkader jaarlijks vast.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en volgende jaren;

• 2.

  De verordening Controleverordening gemeente Alphen aan den Rijn, vastgesteld in de raadsvergadering van Alphen aan den Rijn op 2 januari 2014 wordt met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2014 vervallen verklaard, met dien verstande dat zij geldig blijven respectievelijke gemeenten Alphen aan den Rijn van het verslagjaar 2014 tot en met 2022.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Alphen aan den Rijn 2023”.