Controleverordening VRU

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.2. van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;

• b.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.7 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;

• c.

  openbaar lichaam: het openbaar lichaam, bedoeld in artikel 2.1 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;

• d.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder bestuursbesluiten;

• e.

  getrouwheid: omvat de vraag of de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geeft: zijn alle transacties zoals ze hebben plaatsgevonden juist en volledig in de jaarrekening verwerkt;

• f.

  rechtmatigheidsverantwoording: in dit onderdeel in de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium; deze criteria zijn in art. 3 van deze verordening toegelicht.

• g.

  begrotingsrechtmatigheid: financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

• h.

  misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

• i.

  oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

• j.

  voorwaarden: het betreft de verschillende verordeningen en besluiten door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) als bedoeld in artikel 213, tweede lid, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 2.

  Het dagelijks bestuur bereidt, indien nodig, in overleg met het algemeen bestuur, de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

• a.

  omschrijving van het takenpakket;

• b.

  specificatie van de werkzaamheden;

• c.

  de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole;

• d.

  de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het dagelijks bestuur in de bedrijfsvoeringsparagraaf;

• e.

  de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur;

• f.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• g.

  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; en

• h.

  de frequentie en inrichtingseisen van eventueel aanvullende tussentijdse rapportering.

• i.

  accountantscontrole uit te voeren volgens een Normen- en Toetsingskader vastgesteld door het algemeen bestuur.

Artikel 3: Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het dagelijks bestuur neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 4.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden de navolgende rechtmatigheidscriteria, bedoeld in de Kadernota rechtsmatigheid 2022 van de Commissie BBV, onderkend:

• a.

  calculatiecriterium;

• b.

  valuteringscriterium;

• c.

  adresseringscriterium;

• d.

  volledigheidscriterium;

• e.

  aanvaardbarheidscriterium;

• f.

  leveringscriterium;

• g.

  begrotingscriterium;

• h.

  voorwaardencriterium, en

• i.

  misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium.

• 7.

  De in het vijfde lid onder a tot en met f genoemde criteria worden gecontroleerd door de accountant.

• 8.

  De in het vijfde lid onder g tot en met i genoemde criteria worden gecontroleerd door het dagelijks bestuur.

Artikel 4: Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft.

• 2.

  In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven over het aspect rechtmatigheid.

• 3.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 4.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 5.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole zoekt de accountant aansluiting bij het systeem van interne controle van het openbaar lichaam. Ook vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, de algemeen directeur en/of diens plaatsvervanger en de concerncontroller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het dagelijks bestuur vastgestelde mandaatbesluiten.

• 6.

  De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de vigerende verordening gedragscode vastgesteld door Nederlands Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Artikel 5: Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het openbaar lichaam.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6: Goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens

• 1.

  Als goedkeuringstoleranties worden aangehouden de in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden opgenomen goedkeuringstoleranties.

• 2.

  De verantwoordingsgrens is 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves.

• 3.

  De rapportagetolerantie is dat dat minimaal elke ontdekte fout of onzekerheid boven € 100.000 wordt geapporteerd.

• 4.

  Bij overschrijding van de rapportagetolerantie vindt rapportering plaats door dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur in het verslag van bevindingen.

• 5.

  Het dagelijks bestuur kan alsdan de afwijkingen corrigeren. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet meer wenst te herstellen, dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 6.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang, aan de controller en de algemeen directeur, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van het openbaar lichaam.

• 7.

  De accountant legt de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren voordat verzending aan het algemeen bestuur plaatsvindt.

Artikel 7: Overige controles en opdrachten

Het dagelijks bestuur of de concerncontroller kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 8: Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Het dagelijks bestuur, de algemeen directeur of de concerncontroller kan alsdan de afwijkingen corrigeren. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de controller en de algemeen directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van het openbaar lichaam. Hierbij past de accountant zo nodig het beginsel van hoor en wederhoor toe.

• 3.

  De accountant legt de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren voordat verzending aan het algemeen bestuur plaatsvindt.

Artikel 9: Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening VRU, vastgesteld door het algemeen bestuur op 13 december 2013, wordt ingetrokken.

Artikel 10: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.

Artikel 11: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening VRU”.