| Organisatie | Smallingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Smallingerland 2023 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Smallingerland 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt alle budgetregelingen van eerdere datum.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 12-06-2023 | 2023-032292 |
Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland;
Gelet op artikel 23 van de Financiële verordening Smallingerland en de artikelen 10:1 tot en met artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op het Organisatiebesluit Smallingerland, het Uitvoeringsbesluit Organisatie en het besluit Mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland;
Vast te stellen de Budgethoudersregeling gemeente Smallingerland 2023
In deze regeling wordt verstaan onder:
College: het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland.
Algemeen directeur: De gemeentesecretaris in zijn rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie en leidinggevende van teammanagers.
Concerndirecteur: Lid van het directieteam en leidinggevende van teammanagers.
Directieteam: Organisatorische eenheid dat het college adviseert en de ambtelijke organisatie aanstuurt.
Team: Organisatorische eenheid die is belast met de ontwikkeling en uitvoering van taken en opgaven onder aansturing van een teammanager.
Teammanager: Leidinggevende die de medewerkers van een team aanstuurt.
Ambtelijk opdrachtgever: Een lid van het directieteam voor zover het een team overstijgend programma of project betreft en een teammanager voor zover het een project binnen het eigen team betreft.
Opdrachtnemer: De medewerker die is aangewezen om uitvoering te geven aan een programma (programmamanager) of project (projectleider).
Programma: Onderwerp dat door het college of het directieteam is benoemd tot een tijdelijk geheel van samenhangende projecten en activiteiten, gericht op het bereiken van één of meer strategische doelstellingen. Het gaat dan om doelen die tijdelijk extra, speciale aandacht vragen.
Project: Onderwerp dat door het college of het directieteam is benoemd als resultaatgerichte, in de regel team overstijgende samenwerking, respectievelijk door de teammanager als het een opdracht binnen het eigen team is, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld.
Budgeteindverantwoordelijk: Het lid van het directieteam of de teammanager, die, in de hoedanigheid van ambtelijk opdrachtgever, eindverantwoordelijk is voor een bepaald budget en voor alle facetten die verband houden met de uitvoering van het programma of het project behorend bij het budget.
Budget(ten): Door de raad beschikbaar gestelde hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel.
Investeringskrediet: Een budget voor het realiseren van een investering.
Beheersing: Het beheren van de middelen binnen de kaders van de budgetten.
Hoofdbudgethouder: De algemeen directeur die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente, exclusief budgetten van de gemeenteraad.
Deelbudgethouder: De concerndirecteur die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een deel van het totale budget van de gemeente.
Budgethouder: De medewerker die verantwoordelijk is voor budgetbeheersing, rechtmatig en doelmatig handelen t.a.v. zijn budget(ten) of investeringskrediet(en) die aan hem zijn toegekend.
Budgetbeheerder: De medewerker die voor de beheersing van een deel of delen van een budget die door de budgethouder aan de budgetbeheerder zijn toegewezen.
Taakveld(en): Een uniforme set van 48 taakvelden, die binnen de Iv3 geclusterd zijn in 9 hoofdstukken (hoofdstuk 0 t/m hoofdstuk 8).
Iv3: (Informatie voor Derden (Iv3)) Een informatiesysteem, waarin staat welke financiële informatie de gemeente, provincie en gemeenschappelijke regeling moet verstrekken enn op welke manier (o.a. de verdeling in taakvelden).
BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
PenC-cyclus: De planning-en-controlcyclus (PenC) met als doel beheersing te krijgen over het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente en inzicht te krijgen in hoeverre de gemeente haar (financiële) doelstellingen bereikt en welke middelen daarbij nodig zijn.
Begrotingswijziging: Een door de raad genomen besluit tot wijziging van het volume van de begroting of de verdeling van budget(ten) over de programma’s, gedurende het lopende begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 18 van het Besluit Begroting en Verantwoording.
Administratieve begrotingswijziging: Een door het college, algemeen directeur, concerndirecteur of teammanager genomen besluit tot wijziging van budget(ten) binnen een programma of een opgave gedurende het lopende begrotingsjaar.
Mandaatregeling: de regeling Mandaat-, volmacht- en machtiging van de gemeente Smallingerland; daarin is onder andere opgenomen, door wie, tot welk bedrag verplichtingen mogen worden aangegaan.
De teammanager(s) of ambtelijk opdrachtgevers hebben binnen vastgestelde kaders, de integrale eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de producten binnen hun team en/of project en zijn op tactisch/operationeel niveau eindverantwoordelijk voor het realiseren van de gezamenlijke doelstellingen.
De teammanager kan een budgethouder aanwijzen voor de coördinatie zoals omschreven in lid 4 in desbetreffende taakveld. Deze budgethouder coördineert en zorgt voor integrale afstemming tussen de andere budgethouders binnen dit taakveld en is aanspreekpunt voor de informatieverzameling voor o.a. de P&C cyclus.
BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN
Het college is bevoegd tot het verschuiven van budgetten tussen taakvelden binnen een programma of opgave. Van deze wijzigingen worden administratieve begrotingswijzigingen gemaakt. Voor het verschuiven van budgetten tussen programma’s of opgaven is conform artikel 5 van de financiële verordening autorisatie van de gemeenteraad noodzakelijk.
Bij afwezigheid van de budgethouder of budgetbeheerder gaan zijn/haar verantwoordelijkheden over op de officieel aangewezen plaatsvervanger. Mocht er geen plaatsvervanger zijn of ook deze is afwezig, dan gaan de verantwoordelijkheden over op het hoger liggend mandaatniveau. Van budgethouder, naar desbetreffende teammanager, van teammanager naar de deelbudgethouder, van deelbudgethouder naar hoofdbudgethouder, van hoofdbudgethouder naar college.
Vastgesteld door het college van burgemeester
en wethouders in hun vergadering van 12 juni 2023.
secretaris,
Siebren van der Berg
burgemeester
Jan Rijpstra
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP DE BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE Smallingerland
De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. In de programmabegroting zijn de budgetten per programma opgenomen die daarna onderverdeeld zijn in thema's en taakvelden. Het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de begroting binnen de programma’s en heeft dus het budgetrecht binnen een programma. De regeling budgethouders spitst zich toe op de uitvoering van de dit budgetrecht dat per taakveld is ingedeeld. Kortom, de regeling is er uiteindelijk ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad. De regeling beoogt het budgethouderschap duidelijk te regelen. De Raad is en blijft verantwoordelijk voor het wijzigen van de programmabegroting. Deze bevoegdheid kan op grond van de Gemeentewet niet aan het college worden gedelegeerd. Wijzigingen van de begroting binnen de programma’s zijn, op grond van de door de Raad vastgestelde financiële verordening excl. artikel 212.
De mandatering van bevoegdheden in de organisatie kan in twee hoofdgroepen worden onderscheiden:
In de regeling mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland is bepaald dat een functionaris op grond van mandaat bevoegd is een financiële verplichting aan te gaan, voor zover het aan de betreffende functionaris toegekende budget(mandaat) toereikend is. Hiervoor is het budget(mandaat) leidend. Kenmerkend voor alle vormen van mandaat is dat de mandaatgever zijn bevoegdheid en verantwoordelijkheid volledig behoudt.
De budgetverantwoordelijkheid is vervolgens te onderscheiden in;
De budgetverantwoordelijkheid, dat is de verantwoordelijkheid om als budgethouder ervoor te zorgen dat de afgesproken prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen (doelmatigheid), het daadwerkelijk bereiken van de beoogde maatschappelijke effecten (doeltreffendheid) en ervoor te zorgen dat de realisatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving (zowel nationale als Europese) en de gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten (rechtmatigheid).
Zowel deze bevoegdheid als de verantwoordelijkheid zijn in de budgethoudersregeling opgenomen. Het college mandateert via deze budgethoudersregeling de uitvoering van de begroting aan de ambtelijke organisatie. In deze regeling is rekening gehouden met onze organisatiefilosofie:
We willen een meer procesgerichte organisatie met verantwoordelijkheden laag in de organisatie en minder hiërarchische aansturing. Daarom ligt het aanwijzen van teammanagers als budgethouder en taakveldcoördinator bij de deelbudgethouder. De teammanager kan binnen zijn eigen team budgethouders en budgetbeheerders aanwijzen, waardoor het budgetbeheer laag in de organisatie kan worden belegd. Via de mandaatregeling is ook de ondertekening van opdrachten en/of overeenkomsten laag in de organisatie mogelijk.
Het besturingsmodel van integraal management komt tot uitdrukking doordat is opgenomen dat de budgethouders integraal verantwoordelijk zijn voor hun budget. Dit wordt onderstreept door de begripsomschrijving van een budget als samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen.
Deze budgethoudersregeling is bedoeld om taken, bevoegdheden en omgangsregels in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken.
Gemeentewet, de bevoegdheid van het college. De mandaatstructuur die hierbij wordt gehanteerd ziet er als volgt uit:
De definities zijn grotendeels overgenomen uit het Organisatiebesluit van de gemeente Smallingerland. Voor wat betreft de budgethouder of –beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van de begroting.
De aanwijzing van taakveldcoördinatoren, budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus de bevoegde personen kunnen overgaan tot aanwijzing. Volgens de regeling kunnen teammanagers mensen van hun eigen team aanwijzen als budgethouder en budgetbeheerder en de deelbudgethouder team overstijgend.
Een speciale budgethouder is de griffier die uit hoofde van zijn functie de ‘eigen’ budgetten van de gemeenteraad beheert en daarvoor in principe geen verantwoording is verschuldigd aan de gemeentesecretaris maar aan de gemeenteraad.
De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de beheersing van de begroting voor zover het betrekking heeft op zijn/haar portefeuille. De concerndirecteur kan binnen de taakvelden en tussen de kostenplaatsen tussentijds wijzigingen aanbrengen voor zover het saldo van de begroting hierdoor niet wijzigt. Als het verschuivingen tussen taakvelden binnen een programma betreft die geen invloed hebben op het saldo van de begroting, dan is het college bevoegd. Randvoorwaarde daarbij is dat de verschuiving geen invloed heeft op de te realiseren prestaties en producten maar het een andere inzet van middelen is om de tussen de Raad en het college afgesproken doelen en maatschappelijke effecten te bereiken. Deze verschuivingen door concerndirecteur of college vinden plaats door middel van door hen goedgekeurde administratieve begrotingswijzigingen. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. Daarvoor is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.
De teammanager blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn team, zowel de inkomsten als de uitgaven. (Ambtelijk) opdrachtgevers blijven eindverantwoordelijk voor de beheersing van hun budgetten, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De algemene regels over mandaat (Algemene wet bestuursrecht) zijn van toepassing.
Het artikel legt in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Verder regelt dit artikel de wijze van aanlevering van nota’s. Voordat een factuur door de budgethouder en budgetbeheerder voor betaling geaccordeerd kan worden zal deze voorzien moeten zijn van een codering inclusief prestatieverklaring door een andere medewerker. Zowel het akkoord van de budgethouder als het akkoord voor levering van de prestatie door de budgetbeheerder worden zichtbaar gemaakt in de digitale workflow voor facturen in de financiële administratie.
De controle op de prestatielevering en de codering van de factuur is zichtbaar door middel van een digitaal akkoord van de ‘codeur’ en het akkoord van de budgethouder om de uitgaven ten laste van zijn of haar budget te brengen wordt zichtbaar gemaakt door middel van een digitaal akkoord van de ‘controleur’. Voor facturen geldt dus altijd een ‘vier-ogen-principe’. Het akkoord van de codeur en controleur dat zichtbaar is in de digitale workflow geeft aan dat is vastgesteld dat:
Belangrijk is dat er functiescheiding is tussen de persoon die een opdracht geeft (budgethouder of budgetbeheerder) en de persoon die vaststelt dat de prestaties zijn geleverd.
De budgethouder en –beheerder worden geacht een dusdanige administratie te voeren dat achteraf zichtbaar en controleerbaar is op grond waarvan een factuur is goedgekeurd (en de prestatie levering is vastgesteld).
Dit artikel geeft het college de machtiging tot het budgettair neutraal overhevelen tussen taakvelden binnen een programma of opgave.
Hier staan een aantal afspraken die ook in het kader van de PenC-cyclus zijn vastgelegd. Maar voor uitvoering van deze regeling zijn ze ook bepalend: de algemeen directeur verantwoordt zich bij het college, de concerndirecteur verantwoordt zich bij de algemeen directeur, de teammanagers bij de concerndirecteur.
Hier staat dat alle financiële informatie technisch beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.