Aanwijzing categorieën van gevallen voor verzwaard adviesrecht door de gemeenteraad, verplichte participatie en delegatiebesluit Omgevingsplan Terneuzen

Bijlage 1 Overzicht van categorieën van gevallen voor verplichte participatie en adviesrecht van de gemeenteraad in het geval van initiatieven die niet passen in het omgevingsplan (buitenplanse omgevingsplanactiviteiten)

Overzicht categorieën van gevallen voor verplichte participatie en adviesrecht van de gemeenteraad in het geval van initiatieven die niet passen in het Omgevingsplan (buitenplanse omgevingsplanactiviteiten)

1 Participatie is verplicht: Wanneer de participatie niet gekoppeld is aan het adviesrecht van de raad is de initiatiefnemer verplicht om omwonenden te informeren (participatieniveau 1) en/of te raadplegen (participatieniveau 2). Het niveau is afhankelijk van de impact van het initiatief.

2 Participatie is zondermeer verplicht als de participatie gekoppeld is aan het verzwaarde adviesrecht van de gemeenteraad. De initiatiefnemer van deze buitenplanse omgevingsplanactiviteit is verplicht om belanghebbenden te consulteren (participatieniveau 3). Ook de gemeente wordt bij de participatie betrokken.

ᶾ Per initiatief wordt aan de intaketafel beschreven wat de verwachte impact is. Zie ook de handreiking participatie.

Bijlage 2 Handreiking participatie

Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij?

Wanneer je een plan (ook wel ruimtelijk initiatief genoemd) hebt om iets te gaan bouwen of verbouwen kom je al vlug bij de gemeente terecht. Omdat een ruimtelijk initiatief gevolgen kan hebben voor de omgeving, vinden we het belangrijk dat je overlegt met je buren en misschien nog wel met meer personen of instanties. Hieronder leggen we uit hoe je dat het beste doet.

Handreiking participatie

Stel, je hebt een plan. Je wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij je huis plaatsen of een speelterrein in de wijk. Of misschien heb je beroepsmatig een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie of een zonnepark.

Om plannen van de grond te krijgen, is het belangrijk om te weten wie je erbij kunt, of zelfs moet, betrekken. Wie je bij jouw plan betrekt, is afhankelijk van hoe groot jouw plan is. Het kan dus goed zijn dat je bij ieder plan andere mensen/partijen betrekt. Dat noemen we ook wel participatie.

Heb je een plan dat gericht is op het verbeteren van je buurt of wijk, dan is het goed om te weten dat er voor alle wijken een wijkcoördinator binnen de gemeente is waarmee je kunt overleggen. Wanneer je een plan hebt, kun je gebruik maken van de checklist die bij deze handreiking hoort.

Wie gaat iets van mijn plan merken?

Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op jouw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. En, je hebt eventueel de gemeente nodig voor een vergunning.

Denk bij grotere plannen aan een grotere cirkel van belanghebbende personen, organisaties en bedrijven.

Bespreek jouw plan

Nadat je in kaart hebt gebracht wie er iets van jouw plan gaat merken, is het verstandig het gesprek hierover met hen aan te gaan. Zo kom je erachter wat zij ervan vinden. Bovendien kun je dan eventueel aanpassingen doen aan de hand van hun opmerkingen. Hierdoor wordt het plan beter en heb je veel minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: je buren voelen zich gehoord en jij kunt verder met je plan. Je creëert hiermee draagvlak voor je plan.

Mensen betrekken bij jouw plan of idee, oftewel: participatie

Wanneer je mensen betrekt bij jouw plan, dan noemen wij dat participatie.

Anderen ‘participeren’ dan namelijk in het proces om het plan uit te werken. Participatie kan verschillende vormen hebben:

Mensen laten weten dat je een plan hebt;

Mensen laten meedenken over jouw plan;

Mensen laten meewerken aan jouw plan;

Welke vorm van participatie je kiest, is afhankelijk van het formaat en de impact van het plan. Ga je een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan je buren. Bij het voorbeeld van een appartementencomplex met zorgfunctie zijn er nog veel meer betrokkenen die misschien hun mening willen geven.

Ook de gemeente wil de mening van anderen over een plan graag weten.

De meningen van inwoners maken een plan vaak beter. Inwoners weten namelijk het best welke knelpunten of kansen er kunnen zijn en hoe het plan beter ingevuld kan worden. En wanneer inwoners participeren bij een plan, zijn de keuzes in dat plan voor hen ook beter te begrijpen.

Is participatie altijd verplicht bij plannen van inwoners?

Deze handreiking gaat over grote en kleine plannen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Het gaat van het plaatsen van een dakkapel tot aan het bouwen van een appartementencomplex.

Het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij jouw plan (participatie) stimuleren we en bevelen we aan, ook als dat niet verplicht is. De praktijk bewijst namelijk dat dit tot betere eindresultaten leidt. In onze afweging om medewerking te verlenen aan een plan, kan participatie dan ook zeker een rol spelen. Het gesprek aangaan over jouw plan doe je op de manier die jou het beste lijkt. Je kunt hierbij de checklist gebruiken die bij deze handreiking hoort.

Voor plannen die niet passen in het Omgevingsplan en die een grote impact hebben, vinden we participatie zo belangrijk dat we het verplicht stellen. Plannen die niet passen in het Omgevingsplan zijn namelijk voor omwonenden of nabijgelegen instanties niet voorspelbaar en kunnen om die reden wellicht tot onrust leiden. In de bijlage bij deze handreiking vind je een omschrijving van zogenaamde ruimtelijke initiatieven waarvoor participatie verplicht is.

Vooroverleg is belangrijk!

Dien je een aanvraag voor een omgevingsvergunning bij ons in voor een plan dat niet past in het Omgevingsplan en je hebt niet of onvoldoende aan participatie gedaan? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. Daarom is het belangrijk dat je een plan eerst met ons bespreekt. Samen bespreken we de stappen die je moet nemen om jouw plan mogelijk te maken.

Check vooraf of een omgevingsvergunning nodig is

Om te bepalen of je voor jouw plan een vergunning nodig hebt, kun je bij ons terecht. Bij fysieke vergunningen, zoals een boom kappen of iets bouwen, kun je hiervoor ook een vergunningcheck doen via www.omgevingsloket.overheid.nl. Op de website vind je ook informatie over of je met jouw plan ook aan participatie moet doen.

Heb je een vergunning nodig? Dan geef je bij het aanvragen van de vergunning aan of je participatie hebt toegepast. Oftewel, heb je met jouw buren en andere betrokkenen gesproken over jouw plan? Wat waren de reacties en wat heb je daarmee gedaan? Tijdens de vergunningverlening is dit voor de gemeente belangrijk om te weten. Ook als het niet verplicht is om je plan te bespreken met je buren en andere betrokkenen, is het namelijk verstandig om dat wel te doen.

Krijg je altijd een vergunning als je met omwonenden en andere betrokkenen gesproken hebt over je plan?

Nee, het is niet zo dat je dan altijd de vergunning krijgt. Dat hangt ook af van andere eisen die verbonden zijn aan de vergunningverlening. Bij het bouwen is dat bijvoorbeeld het Omgevingsplan.

Dus, goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Bovendien blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid van bezwaar en beroep gewoon bestaan.

Hoe organiseer je dit alles?

De gemeente heeft een checklist gemaakt. Hier staan allerlei aandachtspunten in waarover je moet nadenken. Je kunt de checklist gebruiken om de participatie rondom je plan te regelen.

De checklist is niet bedoeld als een verplicht stappenplan. Je kunt de onderdelen naar eigen inzicht gebruiken. De gemeente werkt zelf ook met deze checklist.

Let op: participatie is vormvrij maar niet vrijblijvend!

Wanneer jouw plan valt onder de categorie plannen waarbij participatie verplicht is, dan moet dit ook gebeuren. Hoe je dat doet, is vormvrij. In de bijlage geven we een aantal voorbeelden van participatievormen waaraan je, afhankelijk van de impact van jouw initiatief, kan denken. Heb je vragen?

Als je meer informatie of tips wilt, dan denken we graag met je mee. Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 14 0115 (vanuit het buitenland + 31 115 455 000) of e-mail: omgevingsvergunningen@terneuzen.nl.

Bijlage 2a Valt mijn initiatief onder een categorie waarbij participatie verplicht is?

Wanneer je een initiatief hebt, waarbij je één of meer vergunningen nodig hebt, kan dit invloed hebben op de mensen en bedrijven in jouw omgeving. Het is daarom belangrijk om je omgeving zo vroeg mogelijk bij jouw plannen te betrekken. Hierdoor wordt het plan beter en heb je veel minder kans op klachten of bezwaren achteraf.

In een aantal situaties vinden wij het belangrijk dat je je directe omgeving betrekt en hebben we dat zelfs verplicht gesteld. Dit is het geval als jouw plan niet past in het omgevingsplan en het gaat om:

• Toevoegen van extra woningen voor permanente bewoning buiten de bebouwde kom;

• Uitbreiding bedrijventerrein;

• Hogere milieucategorie bedrijfsactiviteit;

• Nieuwbouw maatschappelijke, recreatieve of sportvoorziening of winkelcentrum;

• Infrastructurele werken met veel impact;

• Kunstwerk in de openbare ruimte;

• Antennemast hoger dan 40 meter;

• Projecten met betrekking tot energieopwekking, zoals biomassacentrale, zonne- of windmolenpark;

• Huisvesting ten behoeve van flexbewoning;

• Voorzieningen ten behoeve van shortstay op specifieke locaties/complexen;

• Toevoegen van een extra bouwlaag op bestaande bouw, waarbij het aantal woningen toeneemt;

• Overige activiteiten waarbij – naar de mening van het college- sprake is van maatschappelijke onrust of politiek gevoelige initiatieven.

Zelf impact bepalen

Je kunt ook zelf al een beeld schetsen van de impact van jouw initiatief. Deze impact is van belang voor het bepalen welk soort participatie bij jouw initiatief past. Via bijgevoegde quickscan kun je hier een beeld van krijgen.

Neem contact met ons op

Wij adviseren je sowieso met klem om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen, zodat we samen met jou na kunnen denken over de verdere aanpak van het initiatief.

Bijlage 2b Quickscan bepaling impact

Het niveau van participatie voor een omgevingsinitiatief is sterk afhankelijk van de impact van dat initiatief. Het bepalen van impact kan door te kijken naar verschillende aspecten van een initiatief, zoals:

de omvang;

het (maatschappelijk/individueel) belang;

de mate van hinder;

de (maatschappelijke/politieke) aandacht.

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen, schat je in wat de impact van jouw initiatief zal zijn. De onderstaande vragen kun je meenemen in het door jouw op te stellen participatieplan.

Wat is de omvang van mijn initiatief?

Stedelijke ontwikkeling: een grootschalige wijziging meestal met meerdere functies (bijv. wonen en werken) en infrastructurele wijzingen. Gevolgen voor een grote groep mensen. Bijvoorbeeld een groot bedrijventerrein, zonnepark.

Herstructurering: herontwikkeling van een gebied met meerdere kavels, gebouwen en functies. Bijvoorbeeld sloop en nieuwbouw of transformatie van bestaande bebouwing inclusief aanpassing openbare ruimte.

Functiewijziging: de bestemming van bestaande bebouwing (meestal één gebouw of op één perceel) verandert door het initiatief. Bijvoorbeeld een woning wordt een winkel of een bedrijfspand wordt omgevormd tot woningen.

Wat is het maatschappelijk/individueel belang?

Hoe groot is de bijdrage aan de ambities van de gemeente Terneuzen?

Groot; draagt bij aan het algemeen belang en de samenleving of aan de samenleving op stedelijk niveau, bijvoorbeeld klimaatopgave en grootschalige sport- of culturele voorzieningen.

Behoorlijk; draagt bij aan een belangrijke opgave, zoals bijvoorbeeld woningbouw of een school.

Weinig; vrijwel niemand anders dan de initiatiefnemer heeft profijt, zoals bijvoorbeeld een woning of een zaak aan huis.

Wat is de mate van hinder?

Geeft het initiatief overlast of hinder voor de omgeving, waardoor weerstand kan ontstaan tijdens of na realisatie?

Bij soort hinder denk dan aan:

Overlast (geluid, geur, trilling);

Uitzicht (uitstraling, schaduw);

Praktisch (parkeren, toegankelijkheid);

Ideëel of principieel (natuur, milieu, cultureel, gezondheid, levensbeschouwing);

Financieel/economisch (omzetverlies door concurrentie, waardeverlies woning).

Breng hierbij in kaart:

Hoe lang duurt de hinder?

Wie ervaren de hinder?

Is toegestane hinder in regels vastgelegd?

Bepaal vervolgens de mate van hinder:

Veel

Behoorlijk

Nauwelijks

Is er sprake van maatschappelijke aandacht?

Krijgt het initiatief (naar verwachting) veel aandacht in de politiek en/of (negatieve) aandacht in de (sociale) media? Bepaal dit bij voorkeur door gesprekken met de gemeente te voeren.

Groot: het initiatief (of vergelijkbare initiatieven) heeft al geleid tot grote politieke spanning en/of negatieve aandacht in de (sociale) media.

Behoorlijk: het initiatief vraagt naar verwachting om politieke aandacht en leidt mogelijk tot (negatieve) aandacht in de (sociale) media.

Weinig: het initiatief vraagt naar verwachting om enige politieke aandacht, maar leidt naar verwachting niet tot (negatieve) aandacht in de (sociale) media.

Niet of nauwelijks: het initiatief vraagt naar verwachting niet om politieke aandacht en leidt niet tot (negatieve) aandacht in de (sociale) media.

Resultaat

Aan de hand van de uitkomsten van de antwoorden op deze vragen kan er een niveau voor participatie passend bij de impact van jouw initiatief worden gekozen. Doe dit bij voorkeur in samenspraak met de gemeente. Welke participatieniveaus er zijn, vind je in de volgende bijlage.

Bijlage 2c Quickscan bepaling impact

Heb je geconcludeerd dat jouw initiatief is aangemerkt als plan waarvoor participatie verplicht is? Dan moet je bepalen welk niveau van participatie hierbij hoort.

Voor ruimtelijke initiatieven die niet passen binnen het omgevingsplan zijn er de volgende participatieniveau ’s:

Niveau 1 - Weinig participatie (informeer de omgeving)

Je initiatief heeft weinig impact op de omgeving. Bekijk wie direct betrokken zijn, bijvoorbeeld de directe omwonenden. Ga in gesprek over je initiatief.

Niveau 2 - Participatie (raadpleeg de omgeving)

Je initiatief heeft een gemiddelde impact op de omgeving. Betrek de directe omgeving en andere belanghebbenden. Ga in gesprek over je initiatief en luister naar de mening van anderen.

Niveau 3 - Veel participatie (consulteer de omgeving)

Je initiatief heeft veel impact op de omgeving. Breng de belanghebbenden uit de omgeving in kaart, informeer hen en laat de omgeving meedenken over het initiatief.

Voor initiatieven die ook aan de gemeenteraad moeten worden voorgelegd, hebben we participatie verplicht gesteld en is dit participatieniveau wenselijk. Dit geldt bijvoorbeeld voor de initiatieven zoals genoemd in bijlage 2a.

Bijlage 3 Checklist participatie

Ik heb een plan, wat moet ik doen?

In Terneuzen vinden we het belangrijk dat je de omgeving betrekt bij plannen in de leefomgeving. Denk daarbij aan bouw- of verbouwplannen. De regels waar een plan aan moet voldoen, staan in het Omgevingsplan. Als een nieuw plan daar niet in past dan worden omwonenden verrast door die ontwikkeling. Daarom is het belangrijk om ze tijdig te informeren en te betrekken.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van belanghebbenden en ze over je plan mee te laten denken. Wij begrijpen dat dit iets nieuws is. Om je een beetje op weg te helpen, hebben wij naast een handleiding ook deze checklist voor je gemaakt.

Probeer de vragen zo concreet en volledig mogelijk te beantwoorden. Het beantwoorden van alle vragen is geen verplichting. Het spreekt voor zich dat voor een klein plan de beantwoording van deze vragen minder ver hoeft te gaan dan bij een groter plan. Houd in de verslaglegging rekening met de privacy van de mensen waarover je het hebt. Bij een groter plan is het zeker verstandig om eerst na te gaan of er voor jouw plan verplicht aan participatie moet worden gedaan. In dat geval verzoeken wij je om contact op te nemen met de gemeente.

Checklist

Waar gaat het over?

Wat is de bedoeling van jouw plan? (Wat wil je bereiken?)

Wat wil je precies gaan doen en hoe wil je dat aanpakken?

Hoe zorg je ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij/zij nodig heeft?

Gevolgen van jouw plan?

Wat zijn de gevolgen van jouw plan voor je omgeving?

Voor wie gaat jouw plan iets veranderen/betekenen?

Over welke zaken in jouw plan kunnen zij meedenken of ideeën inbrengen?

Participatieplan

Aan de hand van je antwoorden op de vragen hierboven maak je een participatieplan. In dit plan beschrijf je:

Welke personen en/of organisaties moeten worden betrokken.

Hoe je deze betrokkenen gaat benaderen.

Op welke wijze je de inbreng van betrokkenen verwerkt.

Hoe je de reacties aan de verschillende mensen terugkoppelt.

Nadat je hebt bepaald wie je gaat betrekken en hoe je dit gaat doen, is het verstandig om dit plan met de verschillende betrokken personen/organisaties te delen. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is.

Logboek

In een logboek leg je vast welke stappen je hebt ondernomen. Geef hierin ook aan wat je met de reacties van betrokkenen hebt gedaan.

Werkwijze en verslag

Bespreek jouw initiatief met betrokkenen volgens je participatieplan.

Wat vinden de betrokkenen samen belangrijk?

Hoe past jouw plan binnen dit gezamenlijke belang?

Pas jouw plan, indien nodig en mogelijk, aan de gezamenlijke wens aan.Vertel hoe het eindresultaat tot stand is gekomen en waarom je eventueel niet tegemoet bent gekomen aan een gezamenlijke wens.

Laat betrokkenen aangeven of ze het eens zijn met de aanvraag.

Verwerk de uitkomsten in een verslag en voeg dit samen met het logboek bij je aanvraag om een omgevingsvergunning.

Aanvraag indienen

Stuur bij de vergunningaanvraag het participatieplan, het logboek en het verslag mee.

Bijlage 4 Delegatiebesluit Omgevingsplan Terneuzen 2022

Dit is een afzonderlijk besluit dat we apart publiceren.