Inkoopbeleid VRU 2023

De VRU leeft de bestaande wet- en regelgeving na en voldoet aan de beleidsuitgangspunten van het inkoopbeleid. Door in te kopen conform wet- en regelgeving worden bepaalde risico’s tot een minimum beperkt. Bijvoorbeeld het risico om met juridische procedures geconfronteerd te worden door op een verkeerde manier aan te besteden.

De VRU koopt effectief en efficiënt in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde (organisatie)doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten. De VRU houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot de opdrachten. Door het vastleggen van wederzijdse verwachtingen worden geschillen rondom contractuele verplichtingen zo veel als mogelijk voorkomen. Daarmee heeft dit inkoopbeleid ook als doel om continue bijdrage te leveren aan het algehele prestatieniveau van de VRU.

Doelmatigheid wordt ook nagestreefd door waar mogelijk centraal in te kopen (bijvoorbeeld via raamovereenkomsten) of door aan te sluiten bij (raam)overeenkomsten van andere aanbestedende diensten. Ook gezamenlijk inkopen met andere aanbestedende diensten draagt hieraan bij. Eventuele lopende samenwerkingsverbanden kunnen worden voortgezet.

De VRU wil een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn. Dat betekent dat op een bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt ook tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de (organisatie)doelstellingen, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Ondernemer en in wederzijds respect tussen de VRU en de Ondernemer. De VRU spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Bij de inkoop kan de VRU ook interne- en andere maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Hiermee wordt een zo goed mogelijke prijs-/kwaliteit verhouding nagestreefd binnen het beschikbare budget en draagt daarmee bij aan het creëren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde.

De VRU heeft een verantwoordelijkheid bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De VRU zal bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de VRU en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de VRU.

Zowel de VRU als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De VRU verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de VRU hiertoe ook digitaal aanbesteden onder de Europese drempel. De VRU maakt waar dat proportioneel is gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

De VRU leeft actuele wet- en regelgeving na en koop in volgens onderstaande juridische uitgangspunten. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de VRU restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. Voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet: de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Ook vindt continue interpretatie plaats in de Nationale en Europese rechtspraak.

• •

  Burgerlijk wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Gids proportionaliteit: de (herziene) Gids Proportionaliteit 2022 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• •

  Aanbestedingsreglement werken: in het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

•  

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De VRU neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht die voortvloeien uit de wet- en regelgeving:

• •

  Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non- discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn

• •

  Proportionaliteit(evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De beginselen van proportionaliteit worden toegepast bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de VRU.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De VRU neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

De interne regels en procedures die voor inkopen binnen de VRU gelden zijn:

• •

  Inkoopbeleid2023: het is vanzelfsprekend dat het verplicht is om het eigen inkoopbeleid te volgen. Afwijken van dit inkoopbeleid kan in specifieke situaties noodzakelijk zijn voor zover de wet- en regelgeving dit toestaat.

• •

  Mandaat- en volmacht regelingen van de VRU: inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de VRU. De VRU is slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging

Vaststellen inkoopdrempels VRU

Voor inkoop onder de Europese drempels stelt de algemeen directeur interne drempelbedragen vast voor de in te kopen diensten, leveringen en werken. Daarbij wordt rekening gehouden met de Gids Proportionaliteit. Hij kan daarbij nadere voorwaarden en voorschriften stellen, in ieder geval met betrekking tot afwijken van deze interne drempels. Deze interne drempels een daarbij behorende voorwaarden en voorschriften worden als bijlage bij dit Inkoopbeleid VRU 2023 gevoegd.

Afwijken inkoopdrempels VRU

Afwijken van de inkoopdrempels is slechts mogelijk als dat op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. De volgende argumenten zijn in ieder geval gegrond mits deze voldoende gemotiveerd worden in een afwijkingsverzoek:

• 1.

  de afwijking is strikt noodzakelijk als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de VRU, maar aan onvoorziene omstandigheden. Met het werk, de levering of de dienst moet er een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen zijn;

• 2.

  er is sprake van aanvullende diensten, leveringen of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst, levering of het werk te kunnen verlenen;

• 3.

  maar één opdrachtnemer komt in aanmerking. (heeft alleenrecht-Octrooi of Auteursrecht- of beschikt over specifieke technische- of artistieke kwaliteiten);

• 4.

  in het geval van wettelijk gedwongen winkelnering;

• 5.

  er zijn andere zwaarwegende redenen om af te wijken van het inkoopbeleid.

Bij het afwijken van de interne drempels moet rekening gehouden worden met de geldende wet- en regelgeving. Het indienen van afwijkingsverzoeken is aanbestedingsrechtelijk alleen mogelijk indien de geraamde waarde van de betreffende opdracht onder de Europese drempelbedragen ligt. Het toepassen van een overbruggingsovereenkomst geldt ook als afwijking van inkoopprocedures waarvoor een afwijkingsbesluit nodig is.

De VRU streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Inkoop stelt deze documenten beschikbaar. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Ditzelfde geldt indien gebruik wordt gemaakt van een externe inkoopdienstverlener om het inkoopproces te begeleiden. Daarnaast worden in beginsel de volgende inkoopvoorwaarden toegepast:

• •

  Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) voor leveringen;

• •

  Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARVODI) voor diensten;

• •

  Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) voor IT-opdrachten.

Gestimuleerd wordt dat de VRU en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bij elke aanbesteding wordt door de VRU in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar en hoe mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor Europese aanbestedingen is een klachtenreglement en een klachtenprocedure opgesteld. Dit document wordt als bijlage gepubliceerd met de aanbestedingen. Dit is een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen.

Integriteit

De VRU stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Alle medewerkers en overige voor de VRU werkzame personen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De VRU contracteert slechts integere Ondernemers

De VRU wil slechts zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij aanbestedingen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De VRU kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

Duurzaam inkopen

De VRU heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRU als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen.

In de bestuursagenda 2024-2027 zijn doelen gesteld ten aanzien van duurzaamheid. Als overheidsorganisatie committeren we ons aan de landelijke afspraken op het gebied van duurzaamheid. We maken werk van de CO2 reductie en vermindering van het klimaatgebruik door ons wagenpark te verduurzamen. Ook stellen we duurzaamheidseisen aan onze leveranciers en beperken zelf ons materiaalgebruik.

Inkoop kan een bijdrage leveren aan deze doelstellingen. Binnen duurzaam inkopen onderscheiden we vier thema’s: klimaat, circulariteit, natuur en sociaal. Door duurzaamheid standaard onderdeel te maken van onze inkopen dragen we bij aan de duurzaamheidsambities van de VRU en aan het beleidsbeginsel duurzame Bedrijfsvoering en welzijn van medewerkers.

De algemeen directeur draagt er voor zorg dat er een actieplan duurzaam inkopen wordt opgesteld. In het actieplan duurzaam inkopen wordt concreet invulling gegeven aan duurzaam inkopen en hoe de vier voorgenoemde thema’s zich vertalen naar de praktijk. Dit actieplan kan elk gewenst moment worden bijgesteld als interne- en/of externe invloeden hier aanleiding toe geven. Hiermee sluit het actieplan altijd aan op de dagelijkse praktijk. De afweging van duurzame keuzes worden in het aanbestedingsproces gemotiveerd op het startformulier. Hiervoor vindt consultatie en/of afstemming plaats tussen de projectleider en de budgetverantwoordelijke directeur.

Social return

Het uitgangspunt is dat de inzet van social return passend is bij de waarde en de aard van de opdracht. Indien passend, moeten Ondernemers die een opdracht voor de VRU willen doen, (in)direct een bijdrage leveren aan de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen. De VRU maakt in dat geval afspraken met Ondernemers over social return. Het doel van die afspraken is mensen die al lang zonder baan zitten aan het werk te helpen. In de voorbereidingsfase wordt bepaald of er een social return verplichting wordt opgenomen en zo ja, welke vorm past bij de betreffende aanbesteding.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen.

Bij aanbestedingen met een geraamde opdrachtwaarde hoger dan het drempelbedrag voor Europees aanbesteden¹ (€ 215.000 excl. btw) is het verplicht het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) te publiceren met de aanbesteding. In het UEA zijn dwingende uitsluitingsgronden opgenomen met betrekking tot schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten door Opdrachtnemer.

Naast de verplichte uitsluitingsgronden in het UEA dient de VRU bij elke Europese aanbesteding te onderzoeken of er risico’s zijn op schending van de sociale normen in de keten. Indien er een risico is op schending van de sociale normen in de keten, dan dient de VRU de Inschrijver te verplichten om zich in te spannen om deze risico's te voorkomen of te verkleinen en actie te ondernemen om schendingen aan te pakken. Het gaat hierbij om het nastreven van verbeteringen in de keten en niet om het op voorhand uitsluiten van producten met hoge risico's waar juist potentie voor verbetering is. Als de toepassing van Internationale Sociale voorwaarden echter ten koste gaat van de gewenste/vereiste kwaliteit dan kan de verantwoordelijke directeur deze niet van toepassing te verklaren.

Bij aanbestedingen van diensten met een geraamde opdrachtwaarde lager dan het drempelbedrag voor Europees aanbesteden wordt per geval in overleg met inkoop bekeken of het toepassen van Internationale Sociale voorwaarden proportioneel is ten opzichte van de aard en omvang van de betreffende opdracht en zo nodig toegepast.

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

De VRU acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De VRU streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De VRU moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s)) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De VRU kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de VRU door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De VRU kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

Regionaal inkopen

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de VRU moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Regionaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt er (indien mogelijk en indien geschikt) minimaal één regionale ondernemer geselecteerd om in te schrijven. Onder regionale Ondernemers worden Ondernemers uit de provincie Utrecht verstaan.

Combinaties en onderaanneming

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De VRU kan bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog houden door het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Naast de wettelijke verplichting om inschrijvingen in combinaties toe te staan bij Europese aanbestedingen (zie art. 2.52 lid 3 Aw), staat de VRU ook om combinaties en onderaanneming toe bij enkelvoudige, meervoudige en nationale aanbestedingen.

Gebruik van percelen(regeling)

Ook kan gebruik gemaakt worden van percelen in aanbestedingen en kan gebruik gemaakt worden van de percelenregeling. Bij de percelenregeling worden één of meerdere percelen uitgezonderd van de aanbesteding en worden eenvoudig enkelvoudig gegund. Bijvoorbeeld sociale ondernemingen, startups en kleinbedrijven kunnen op deze manier eenvoudig gecontracteerd worden door middel van een inschrijftraject dat voor beide partijen aanzienlijk minder lasten met zich meebrengt.

Het gebruik van percelen is verplicht bij Europese aanbestedingen als dit leidt tot een grotere toegankelijkheid voor MKB-bedrijven. Indien een opdracht niet wordt verdeeld in percelen, dan dient dit gemotiveerd te worden in de aanbestedingsdocumenten. Waar mogelijk is ook oog voor de percelenregeling die de mogelijkheid biedt om een deel van de opdracht 1 op 1 te gunnen.

De aanbestedingskalender wordt op de website van de VRU geplaatst. Met deze aanbestedingskalender geven we zoveel mogelijk inzicht in de aanbestedingen die in voorbereiding zijn. Op deze manier hebben alle partijen tijd om zich voor te bereiden op aanbestedingen waarin zij mogelijk interesse hebben.

De VRU zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

De VRU hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Veiligheidsregio´s of aanbestedende diensten. De samenwerking is facultatief en wordt in ieder geval geadviseerd als het de VRU gemotiveerd wat oplevert. Bijvoorbeeld op het gebied van tijd, kennis, geld of om tactische- of strategische redenen. Per inkoopbehoefte wordt afgewogen welke meerwaarde de samenwerking heeft en of er ook samengewerkt wordt.

Indien de VRU kiest voor uitbesteden hanteert zij op basis van de objectieve raming de inkoopprocedure. De interne drempelbedragen onder de Europese drempel zijn opgenomen in bijlage 1. Deze drempelbedragen bepalen in beginsel de procedure, tenzij hiervan gemotiveerd wordt afgeweken, zoals omschreven in paragraaf 3.4. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden bepaald door de Europese Commissie.

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De VRU wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De VRU behoudt zich het recht voor om een opdracht tot het moment van definitieve gunning niet te gunnen, onder andere als de inschrijfsom hoger is dan de vooraf opgestelde raming.

De VRU bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de VRU een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De VRU wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen die hieronder worden toegelicht.

De inkooporganisatie binnen de VRU is vormgegeven door middel van een gecoördineerd inkoopmodel. Dat houdt in dat:

• •

  het inkoopbeleid door Inkoop op centraal niveau wordt opgesteld, regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast. De vaststelling vindt plaats door het dagelijks bestuur;

• •

  het inkopen vindt decentraal plaats. Dat wil zeggen op directieniveau en onder de verantwoordelijkheid van de betreffende inkopende directie;

• •

  directie overschrijdende inkoopbehoeften worden VRU-breed opgepakt, waarbij per situatie wordt bepaald welke directie de projectleidersrol vervult.

Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoopbeleid is betrokkenheid van de directie, budgethouders, projectleiders, inkoopadviseurs en business inkoopvoorbereiders essentieel. Hun rol en verantwoordelijkheid is hieronder in hoofdlijnen uitgewerkt.

Verantwoordelijkheid budgethouder

De directie is budgetverantwoordelijk en beheerder van de in te kopen goederen en/of diensten. Dat betekent dat de directie bepaalt wat er ingekocht wordt en zelf kan sturen op de inhoud. Daarmee is ze verantwoordelijk voor (de uitvoering van) haar inkoopactiviteiten en het opvolgen van de wets- en beleidsregels en de bepalingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen.

Verantwoordelijkheid projectleider

Voor elk inkooptraject boven de EU drempel wordt een projectleider aangesteld. Onder de drempel wordt dit per geval bekeken. De projectleider is verantwoordelijk voor de projectorganisatie, voldoende tijd, de beschikbaarheid van informatie, financiële middelen en de kwaliteit van het eindresultaat. Hieronder vallen onder meer het betrekken van stakeholders, zorgen voor de nodige besluitvorming en het ophalen en uitwerken van eisen en wensen en het toetsen van de inkoop aan de (beleids)doelstellingen.

Verantwoordelijkheid inkoopadviseurs

De inkoopadviseurs van het team inkoop in de directie Bedrijfsvoering hebben een ondersteunende rol. Zij adviseren en begeleiden de directies bij aanbestedingsprocedures.

Inkoop ondersteunt de projectleider die toetst of wat hij wil inkopen ook is waar de organisatie behoefte aan heeft en bijdraagt aan onze (beleids)doelstellingen. Inkoop denkt waar mogelijk mee en geeft hierover (ongevraagd) advies. Samen wordt gekeken naar het te volgen aanbestedingstraject dat is afgestemd op het product/dienst en de markt. Hiermee wordt de maximale waarde op alle fronten behaald, wat resulteert in doelmatig inkopen.

Inkoop toetst de juiste toepassing van het VRU inkoopbeleid tijdens het proces en zorgt voor de naleving van de uitgangspunten zoals deze zijn beschreven in de Aanbestedingswet. Hiermee wordt de rechtmatigheid van alle vergeven opdrachten gewaarborgd.

Vanuit Inkoop zijn standaarddocumenten beschikbaar die bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen gebruikt moeten worden. Inkoop verzorgt met input van de projectleider voor de uitwerking van deze documenten. Het inkoopdossier wordt door inkoop gedocumenteerd in het document management systeem. Inkoop heeft een adviesfunctie. De directie kan en mag echter altijd van het gegeven advies afwijken, zolang niet in strijd met de wet.

Verantwoordelijkheid business inkoopvoorbereiders Brandweer

De inkoopvoorbereiders zijn de verbinding tussen inkoop en Brandweerrepressie. Zij halen informatie op en stellen aan de hand daarvan de functionele behoefte voor de inkoop op. Dit resulteert onder andere in een programma van eisen. Ook bereiden ze het inkoopproces voor en voeren hier de regie op.

De Rijksoverheid heeft de actieagenda Beter Aanbesteden opgesteld. Een van de resultaten is een evaluatieformulier dat door de aanbestedende dienst na afloop van de aanbesteding aan iedere inschrijver kan worden gestuurd. Inschrijvers geven zo een beoordeling over onder meer de gehouden aanbestedingsprocedure, de selectie- en gunningcriteria en kunnen verzoeken om een gesprek met de aanbestedende dienst. Het doel is dat hiermee een kwaliteitscyclus ontstaat die zowel voor Ondernemers als de aanbestedende dienst leidt tot beter resultaat.

Het aanbieden van het bovenstaande evaluatieformulier wordt verplicht gesteld voor alle Europese aanbestedingen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt deze verplichting slechts als er duidelijk aanleiding is voor evaluatie. Verbeteringen die voor ons relevant zijn worden besproken en waar mogelijk doorgevoerd.

Indien relevant worden Europese aanbestedingen ook intern geëvalueerd en wordt hiervan verslag gelegd. Hierdoor ontstaat een kwaliteitscyclus om de inkooppraktijk verder te professionaliseren.