Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Tubbergen

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 4.

  Het college kan besluiten om op een andere locatie en een ander tijdstip te vergaderen.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft het betreffend lid daarvan kennis aan de voorzitter of de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft de secretaris daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

• 3.

  Indien op voorhand bekend is dat in een bepaalde periode niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig zal zijn en het gewenst dan wel noodzakelijk wordt geacht dat er toch besluiten worden genomen, treft het college daartoe adequate maatregelen.

Artikel 4 Agenda

• 1.

  De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor elke vergadering, als regel drie maal 24 uur van tevoren voor de leden op het gemeentehuis dan wel via digitale weg ter inzage.

• 2.

  Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. Deze toezending kan digitaal gebeuren.

• 3.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige terinzagelegging als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk was doch waarvan behandeling ter vergadering geen uitstel duldt, kunnen met goedvinden van het college alsnog ter vergadering aan de orde gesteld worden.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de aan de secretaris opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Quorum

• 1.

  In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten als ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

• 2.

  Als een kwartier na aanvang van de vergadering minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Het eerste lid is op die vergadering niet van toepassing.

• 3.

  Het college kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenheden beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. Besluiten worden dan genomen met een meerderheid van stemmen. Wanneer bij stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij naar het oordeel van de voorzitter besluitvorming geen uitstel duldt. In laatstgenoemde situatie wordt direct opnieuw gestemd. Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 3.

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • a.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • b.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4.

  Een collegelid onthoudt zich van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel indien de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn. De secretaris tekent dit aan in de verslaglegging. Op (eigen) verzoek verlaat het collegelid de collegevergadering tijdens de beraadslaging en besluitvorming over dit onderwerp.

Artikel 9 Parafenbesluiten

• 1.

  Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste drie leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

• 2.

  Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

• 3.

  Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 4.

  De secretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenbesluiten aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de parafenbesluiten.

Artikel 10 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aanwezige en de afwezige leden;

  • b.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden vermeld als toepassing is gegeven aan artikel 8 lid 2.

• 4.

  Stemverhoudingen of aantekeningen kunnen, in andere gevallen dan artikel 8 lid 2, op verzoek van een lid van het college worden vermeld.

• 5.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6.

  De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

• 7.

  Ten aanzien van de openbare besluitenlijst kan een embargo worden opgenomen.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Vergaderingen vinden in beginsel plaats met gesloten deuren. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Besluitvorming buiten vergadering

• 1.

  Besluitvorming buiten vergadering is mogelijk, mits op basis van een voorstel en mits alle collegeleden zonder voorbehoud met het voorstel hebben ingestemd.

• 2.

  Van de instemming van alle collegeleden moet blijken uit een schriftelijk stuk waarin het voorstel is opgenomen en waarop elk lid zijn paraaf heeft geplaatst. Deze instemming kan ook op digitale wijze gedaan worden.

• 3.

  Het besluit wordt geacht tot stand te zijn gekomen op het tijdstip waarop alle collegeleden met het voorstel hebben ingestemd. Dit tijdstip wordt door of in opdracht van de secretaris op het in het vorige lid bedoelde stuk vermeld.

• 4.

  Een besluit komt niet tot stand buiten vergadering indien een collegelid te kennen heeft gegeven niet met het voorstel in te stemmen of behandeling ter vergadering wenselijk te achten.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling.

• 2.

  Op dat moment vervalt het op 19 maart 2013 vastgestelde reglement.

• 3.

  Gelijktijdig met de toezending aan de gemeenteraad wordt de tekst van dit besluit opgenomen in het Gemeenteblad.