| Organisatie | Schiedam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Financiële verordening gemeente Schiedam 2023 |
| Citeertitel | Financiële verordening gemeente Schiedam 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Schiedam 2017.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-08-2023 | nieuwe regeling | 06-07-2023 | 23VR038 |
2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Planning en controlcyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de producten uit de planning en controlcyclus:
De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor de begroting in die raadsperiode vast. Tevens wordt daarbij aangegeven over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
De raad stelt op voorstel van het college naast de op grond van het BBV verplichte kengetallen en beleidsindicatoren, per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.
Artikel 4. Kaders en inrichting begroting en jaarstukken
Het college biedt jaarlijks uiterlijk voor behandeling door de raad in de maand juli ter vaststelling aan de zomernota met een voorstel voor het beleid, de prioriteiten in de programma’s en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming (inclusief de toe te passen wijze van indexering van de bestaande budgetten en openstaande investeringskredieten).
In de zomernota en de begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van het voorzieningenniveau en de financiële positie. Dit inzicht betreft in aanvulling op het BBV in ieder geval de schuldpositie (netto schuldquote) en de solvabiliteitsratio op basis van een meerjarige balansprognose. Bij de vaststelling van de zomernota worden de omvang van de voorgenomen investeringen en de financieringsbehoefte bepaald.
In aanvulling op het BBV worden in de begroting en de jaarstukken in het overzicht van incidentele baten en lasten per programma als belangrijke afzonderlijk te specificeren posten in ieder geval toegelicht de incidentele baten en lasten van € 250.000 of groter. Overige posten worden als een totaalbedrag opgenomen of incidenteel toegelicht wanneer daarvoor een bijzonder openbaar belang is.
Artikel 5. Uitvoering en autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een raadsvoorstel met financiële dekking voor aan de raad. In het voorstel wordt tevens inzicht gegeven in het effect op de solvabiliteitsratio en de netto-schuldquote wanneer het investeringskrediet hoger is dan € 3 miljoen.
Ten behoeve van een soepele voortgang in de bedrijfsvoering en/of besluitvormingstrajecten kan het college in afwijking van de begroting uitgaven doen en inkomsten verantwoorden zonder voorafgaande autorisatie van de raad en vindt autorisatie achteraf plaats mits dit gebeurt binnen de in lid 6 genoemde grenzen en voorwaarden. Voor eenmalige lasten of baten minder dan € 5.000 welke aan de criteria van lid 6 voldoen, is geen autorisatie vooraf of achteraf noodzakelijk.
De raad stelt de volgende grenzen en voorwaarden ten aanzien waarvan het college bevoegd is te besluiten om af te wijken van de begroting zoals bedoeld in lid 4 en uitgaven te doen en inkomsten te verantwoorden.
De afwijkingen worden per programma gemeld in het eerstvolgende planning en controldocument waarmee autorisatie en begrotingswijziging plaats kan vinden.
De wijze waarop de raad met de autorisatie van de kredieten voor de grondexploitaties wil omgaan alsmede keuzes op basis van stellige uitspraken of aanbevelingen van de commissie BBV, worden vastgelegd in een nota grondbeleid. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid ter vaststelling aan. [Kadernota_Grond_2020].
Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie
Het college rapporteert in de loop van het begrotingsjaar de raad door middel van één beleidsrijke bestuurlijke rapportage over de verwachte realisatie en effecten van de uitvoering van het beleid en de begroting. Gerapporteerd wordt over de afwijkingen van het beleid zoals dat is vastgelegd in de begroting. De periode waarover gerapporteerd wordt alsmede wanneer deze aan de raad wordt aangeboden, wordt opgenomen in het overzicht als bedoeld in artikel 2.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college leningen, kapitaalverstrekkingen, waarborgen en garanties aan derden wil verstrekken groter dan € 250.000.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 10. Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk in de eerste raadsvergadering na afloop van het boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
Artikel 11 Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording zoals bedoeld in artikel 9 (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 13. Waardering & afschrijving vaste activa
Het college biedt periodiek de raad ter vaststelling aan een beleidsnota over investeringen in vaste activa en over de wijze waarop deze worden gewaardeerd en afgeschreven. [Nota investeren, waarderen en afschrijven].
Het college zorgt voor een adequaat risicomanagementsysteem om effectief en systematisch om te gaan met (de kansen) en bedreigingen die de realisatie van organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Het is gericht op proactief handelen voor zowel de korte termijn (de begroting), de langere termijn (via scenarioverkenningen) en wanneer zich al dan niet onverwachte gebeurtenissen voordoen. Het college betrekt daarbij o.a.: publieke waarden, continuïteit, financiën en imago van de gemeente.
Artikel 15. Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen
In de jaarstukken wordt jaarlijks de geactualiseerde stand van zaken voor de reserves en voorzieningen gemeld. De mutaties van de reserves in de jaarrekening vinden plaats tot het maximum waarvoor deze geautoriseerd zijn in de begroting behoudens ingeval het een systeemreserve betreft. Blijken de werkelijke lasten/baten die aan een reserve zijn gekoppeld in een boekjaar hoger of lager te zijn, dan wordt het werkelijke bedrag gemuteerd. De rapporteergrenzen van artikel 5 lid 7 zijn van toepassing.
Bij de berekening van het noodzakelijke weerstandsvermogen gaat het om risico’s met een financieel gevolg ná het toepassen van beheersmaatregelen. Bij toepassing van het risicomanagement dient eerst bekeken te worden in hoeverre beheersing mogelijk is, alleen het restant dat overblijft zal afgedekt moeten worden via het weerstandsvermogen.
Artikel 16 Kostprijsberekening en tarieven
De in lid 1 bedoelde kostprijs geldt als uitgangspunt voor de conform artikel 17 vast te stellen en te hanteren tarieven dat deze kostendekkend zijn en/of marktconform. Dit laatste geldt niet voor tarieven van bepaalde economische activiteiten van de gemeente die door de raad zijn aangewezen als van algemeen belang of door de raad uitgezonderde tarieven van heffingen. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente geleverde goederen, werken en diensten.
Aan de kostprijs worden overheadkosten toegerekend. Dit geschiedt op basis van een procentueel aandeel in het geraamde saldo van lasten en baten van de totale overheadkosten van uitsluitend de eigen organisatie en gebaseerd op de inzet van betrokken personeel en/of de financiële omvang van het taakveld. Teamleiders en managementassistenten worden daarbij altijd als overhead aangemerkt.
Artikel 18. Financieringsfunctie
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid. Het college legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Het college zendt het Treasurystatuut na vaststelling ter kennisgeving aan de raad. [Treasurystatuut 2022]
Artikel 19. Leningen, revolverende fondsen en garanties uit hoofde van de publieke taak
Uitgangspunten omtrent het verlenen van gemeentegaranties worden door het college uitgewerkt in beleidsregels. [Beleidsregels gemeentegarantie2009]
5. Financieel beheer en interne controle
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college zorgt voor een adequaat debiteurenbeheer waaronder toereikende invordering en een voorziening voor oninbaarheid.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording en neemt het college maatregelen tot herstel en informeert de raad daarover.
Artikel 24. Financiële organisatie
Het college zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams; [Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022]
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; [Treasurystatuut 2022]
Artikel 25. Inkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. [Inkoop en aanbestedingen Schiedam]
Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverlening
Het college zorgt voor naleving van de Europese, nationale en eigen regels voor steunverlening en toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. [Algemene Subsidieverordening Schiedam 2017].
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 6 juli 2023.
De griffier,
M.J.W. Tobeas
de voorzitter,
J.G. Bijl
Dit is aanvullend op de gehanteerde begrippen in o.a. het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
Artikel 2. Planning en controlcyclus
Dit betreft het jaarlijkse planningsoverzicht van het college voor de raad. Daarmee heeft de raad inzicht in de data waarop de onderscheiden stukken uit de planning en controlcyclus worden aangeboden en ter vaststelling kunnen worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning.
Dit artikel regelt de inrichting van de programma’s van de begroting en de jaarstukken.
Artikel 4. Kaders begroting en jaarstukken
Hierin staan uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen in de Gemeentewet en het BBV.
Lid 1 bepaalt dat de raad voorafgaand aan het opstellen van de begroting een kaderstellende zomernota van
het college vaststelt. Daarin staan de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren. De vastgestelde kaders geven de richting aan het college voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Om voldoende tijd te hebben om de begroting op basis van ondermeer de kaders op te stellen, is opgenomen dat uiterlijk in de maand juli de nota door de raad behandeld kan worden.
Lid 4 geeft aan dat een bedrag van tenminste € 500.000 in de begroting opgenomen worden voor onvoorzien uitgaven. Gemeenten zijn verplicht om een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen. Er is hiervoor geen vaststaande norm. Het bedrag is niet bedoeld om omvangrijke afwijkingen binnen de begroting op te vangen. Daarvoor dient de beschikbare weerstandscapaciteit. Voor een beroep op de post onvoorzien moet er sprake van zijn dat de beoogde uitgave onvoorzien, onuitstelbaar en onvermijdbaar is. Het genoemde bedrag is gebaseerd op een onvoorzienbaar bedrag van € 6,25 per inwoner en een inwoneraantal van 80.000. Het college is bevoegd vooraf te beschikken over de post en de raad autoriseert achteraf conform artikel 5 lid 6.
Lid 5 bevat als aanvullend kader voor het opstellen van de begroting dat de onderhoudsbudgetten worden geraamd op grond van recente (bijgestelde) onderhoudsplannen zoals die door de raad tenminste eens in de vijf jaar zijn vastgesteld. De bedoelde plannen worden genoemd onder a, b en c. Hiermee kan de raad de kaders voor het toekomstige onderhoudsniveau vaststellen.
Lid 6 geeft als er geen onderhoudsplannen zijn voor de kaderstelling een alternatief.
Lid 7 geeft aan dat in de jaarstukken inzicht geboden moet worden in het verloop van de beschikbaar gestelde investeringskredieten.
Lid 8 geeft aan hoe eventuele budgetoverheveling rechtmatig kan plaats vinden.
Lid 9 geeft aan welke incidentele baten en lasten afzonderlijk gespecificeerd en toegelicht moeten worden in de begroting en de jaarstukken.
Artikel 5. Uitvoering en autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten
Lid 1: geeft aan dat de autorisatie door de raad plaatsvindt op programmaniveau. Bij het vaststellen van de begroting worden lasten en baten per programma en de investeringskredieten geautoriseerd. Voor de autorisatie van de investeringskredieten is het efficiënt deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen. Het college kan vervolgens overgaan tot uitvoering.
Lid 2 bepaalt dat de raad voor bepaalde investeringskredieten eventueel kan aangeven dat die niet meteen worden geautoriseerd en eerst op een later moment via een apart voorstel naar de raad gaan voor het dan beschikbaar stellen van het krediet. In dat laatste geval is het college nog niet bevoegd om verplichtingen voor deze kredieten aan te gaan. De raad moet dit dan bij de besluitvorming over de begroting expliciet aangeven. De niet uitgezonderde kredieten worden met het vaststellen van de begroting geacht te zijn beschikbaar gesteld door de raad. Voor deze kredieten wordt geen apart voorstel aan de raad meer voorgelegd. Het college is dan bevoegd om, na vaststelling van de begroting, deze kredieten te gaan uitvoeren.
Lid 3: Gedurende het jaar kunnen er nieuwe investeringsvoornemens op tafel komen die bij het opstellen van de begroting niet voorzien waren. Dit lid regelt de autorisatie. Ten behoeve van inzicht in de effecten van voorgenomen investeringskredieten op de financiële positie van de gemeente is opgenomen bij bedragen hoger dan € 3 miljoen het effect op de solvabiliteitsratio en de netto-schuldquote moet worden vermeld.
In principe besluit de raad over iedere euro in de begroting. Om te voorkomen dat het college voor iedere euro afwijking eerst met een voorstel naar de raad moet, is in deze leden een beleidskader voor het college opgenomen. Daarmee kan het college bevoegd, praktisch en efficiënt werken. In dit beleidskader stelt de raad de regels vast voor het college om te kunnen handelen op het terrein van rapporteren en begrotingsafwijkingen. Voor eenmalige lasten of baten minder dan € 5.000 welke aan de criteria van lid 6 voldoen, is geen autorisatie vooraf of achteraf (begrotingswijziging etc.) noodzakelijk. Dit soort eenmalige bedragen komen beperkt voor waardoor er ook weinig risico is op een hoog totaalbedrag. Wel bespaart dit administratieve en bestuurlijke lasten.
Lid 8. Een bijzondere aanpak geldt de kredieten voor de grondexploitaties. De wijze waarop de raad met de autorisatie keuzes en transparantie wenst om te gaan, is opgenomen in de Kadernota_Grond_2020. De paragraaf Grondbeleid (verplicht op grond van het BBV) kent minimale kwaliteitseisen. De aanvullende eisen staan in artikel 20 lid 2 letter d.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages.
Lid 1 en 2: Op basis van de bestuurlijke rapportage wordt de raad geïnformeerd over de uitvoering van het vastgestelde beleid en de begroting en met name over eventuele afwijkingen in het lopende beleid en de begroting. Onderwerpen voor nieuw beleid lopen mee op de integrale afwegingsmomenten (zomernota en begroting) dan wel ingeval van spoed middels een apart raadsvoorstel.
Lid 3 geeft aan dat de raad met financiële rapportages wordt geïnformeerd over de budgettaire effecten van de genomen besluiten en de financiële positie.
Lid 4 Borduurt voort op de wettelijke bevoegdheid van het college volgens artikel 160 gemeentewet en zulks ter uitvoering van de vastgestelde begroting. Voor het doen van uitgaven die in de begroting geraamd zijn, en dus geautoriseerd zijn door de raad, kan het college ter uitvoering verplichtingen aangaan.
Lid 5 regelt dat de raad voorafgaand aan een besluit van het college eventuele wensen of bedenkingen kan bepalen i.v.m. een mogelijk financieel gevolg vanwege het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties. De informatie gebeurt achteraf indien het onder de gestelde grens blijft (zie art. 19 lid 4).
De bepaling ontslaat het college niet van de wettelijke informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd dat ze een aandeel hebben in het plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden, dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt doorvertaald. Maar het kan ook zijn, dat de overschrijding niet tot aanvullend beleid van het Rijk of Europa leidt.
Gemeenten krijgen in het voorjaar van het rijk bericht of het gemeentelijk aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten is gewenst. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten met een individueel EMU-saldo hoger dan de gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken.
Burgemeester en wethouders informeren de raad als de gemeente van het rijk een bericht heeft ontvangen dat het toegestane EMU-tekort voor alle gemeenten dreigt te worden overschreden. Als daarop actie nodig is van de gemeente, doen burgemeester en wethouders een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Artikel 9 Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Burgemeester en wethouders leggen verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 e.v. voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.
Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:
begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;
voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;
misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in het eerste lid opgenomen dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).
In het tweede lid stelt de raad de verantwoordingsgrens vast, waarboven burgemeester en wethouders moeten rapporteren aan de raad (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Gekozen is voor 1% omdat dit ook door de accountant en de Commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) gehanteerd wordt.
Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).
Artikel 10 Voorwaardencriterium
In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.
Artikel 10 geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeenteraad moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan de raad moet worden aangeboden.
Artikel 11 Begrotingscriterium
Artikel 11 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.
De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.
Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.
Aan Burgemeester en wethouders wordt opgedragen om regels op stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Artikel 13. Waardering & afschrijving vaste activa
Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Gemeenten moeten deze aanpassen aan de eigenheid van hun gemeente. In de Nota investeren, waarderen en afschrijven 2023 is dit opgenomen. Het in lid 2 genoemde meerjareninvesteringsplan is opgenomen in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen van de begroting.
Risico ́s nemen is voor de gemeente onvermijdelijk. Bij het nemen van risico ́s hoort nadrukkelijk ook een gedegen beheersing van de risico ́s. Die beheersing, risicomanagement genoemd, heeft als doel om bewust en verantwoord om te gaan met risico’s. Risicomanagement moet tevens bijdragen aan het vergroten van het risicobewustzijn van organisatie en bestuur en zorgdragen dat een goede balans bestaat tussen risico’s nemen en risico’s beheersen.
Artikel 15. Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen
Binnen de reserves wordt onderscheid gemaakt naar de algemene reserve en bestemmingsreserves. Voor het gebruik van reserves is altijd een expliciet raadsbesluit vereist. Bestemmingsreserves zijn afgezonderde vermogensbestanddelen met een specifieke bestemming voor bepaalde doeleinden. De beleidsruimte inzake reserves is zeer groot. De raad kan op basis van eigen keuzes en afwegingen bepalen of reserves worden ingesteld. Ook beslist de raad over de afzonderlijk zichtbaar gemaakte mutaties via de resultaatbestemming bij zowel de begroting als de jaarrekening. De bestemming kan te allen tijde (door de raad) veranderd worden. Reserves behoren tot het eigen vermogen van de gemeente. De raad heeft sturingsmogelijkheden op de vorming van reserves. Reserves kunnen gebruikt worden als incidenteel dekkingsmiddel, kapitaaldekkingsreserve voor incidentele investeringen en risicobuffer.
Lid 1: De sturing van de raad op de bestemmingsreserves is vrij en kan gericht zijn op het doel, de voeding, de minimale en maximale omvang en de maximale looptijd van een reserve. Bij onttrekkingen aan een bestemmingsreserve kan in verband met het budgetrecht van de raad dit in principe nooit hoger zijn dan hetgeen daarvoor in de begroting is geraamd (behoudens afwijkingen conform art. 5 lid 6 en art. 15 lid 7).
Lid 2 geeft aan dat het ‘risicodeel’ van de algemene reserve (de ‘Risicoreserve’) minimaal de hoogte moet hebben van de bij begroting en jaarrekening geïnventariseerde risico’s plus factor en vast bedrag.
Lid 5 geeft ingeval beleidsvoornemens niet conform het instellingsbesluit leiden tot daadwerkelijke uitvoering en besteding van middelen, dat de bestemmingsreserve dan vervalt en wordt toegevoegd aan de algemene reserve. Het gevaar bestaat immers dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan maar waar tegenover geen voornemens tot besteding conform de bestemming meer bestaan.
Lid 6 geeft aan dat wanneer erfpachtgronden opnieuw in erfpacht worden uitgegeven en er geen bewerking van de grond heeft plaats gevonden door sloop, sanering, herverkaveling e.d. en er dan sprake is van waarde-toename, dat dit dan aan beide zijden van de balans opgenomen wordt. Aan de creditzijde wordt een herwaarderingsreserve ingesteld waarin de waardetoename gestort moet worden en waaruit dus geen uitgaven gedaan mogen worden. Er is immers geen geldstroom aan te pas gekomen. De (hogere) erfpachtcanons als gevolg van de waarde-toename worden geraamd en verantwoord in de baten en lasten. Bij verkoop van grond speelt dit niet. Wanneer sprake is van waarde-afname bij heruitgifte dient hiervoor dekking aangewezen te worden.
Lid 7 geeft aan dat de raad bepaalde bestemmingsreserves kan aanwijzen als systeemreserve. Daarbij worden individuele mutaties die het gevolg zijn van de toepassing van het bestaande beleid niet afzonderlijk volgens het normale budgetrecht vooraf door de raad geautoriseerd, maar achteraf via verantwoording in de jaarstukken. Het kan gaan om reserves die zijn ingesteld voor risicovolle beleidsterreinen, waarbij de uitvoering slechts beperkt beïnvloedbaar is voor de gemeente en het saldo per jaar kan fluctueren van positief tot negatief. In jaren dat er een positief saldo is wordt de reserve gevoed, zodat er een buffer is voor jaren dat er een negatief saldo is. Daarnaast kunnen er systeemreserves zijn die het karakter hebben van een fonds. Ook hier worden overschotten in enig jaar aan de reserve gedoteerd om daarmee uitgaven in andere jaren mogelijk te maken, maar hier is geen sprake van een risico.
Lid 8 geeft aan dat het budgetrecht van de raad van toepassing op de dotatie aan de voorziening. De besteding van de voorziening is aan het college.
Lid 9 geeft aan dat aan de vorming en instelling van een onderhoudsvoorziening een actueel meerjarig plan ten grondslag moet liggen. Uit een dergelijk plan blijkt de omvang van de voorziening.
Lid 10 In de jaarstukken wordt de werkelijke stand van zaken van de reserves en voorzieningen geactualiseerd.
Lid 11 geeft de weg bij tussentijdse bijstelling van het beleid.
Lid 12 Geeft aan dat het risicomanagementsysteem van artikel 14 gericht moet zijn op beheersing van de risico’s en dat pas daarna de berekening van het noodzakelijke weerstandsvermogen kan gebeuren.
Lid 13 Geeft aan hoe het weerstandsvermogen berekend moet worden (Kadernota financieel beleid 2016).
Artikel 16 Kostprijsberekening en tarieven
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de werken, goederen en diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. Dit artikel geeft de kaders voor de extracomptabele bepaling van de kostprijzen daarvan.
Lid 1 geeft het onderscheid aan tussen de 2 soorten kostenverhaal.
Lid 2 bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de werken, de goederen en de diensten samenhangen. Uitgangspunt voor de tarieven kostendekkend en/of marktconform behoudens door de raad aangewezen economische activiteiten als van algemeen belang (Wet markt en overheid) of door de raad uitgezonderde tarieven.
Lid 3 bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229 b Gemeentewet biedt.
Lid 4 geeft aan op welke wijze de toedeling van de overheadkosten wordt bepaald.
Artikel 17 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet).
Lid 1 bepaalt dat de raad, op voorstel van het college, de tarieven jaarlijks vaststelt.
Leden 2 en 3: Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen. Bepaald wordt dat de raad de kaders voor de prijzen voor gemeentelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed vaststelt. Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijke besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet). Vandaar dat de collegebesluiten tot vaststelling of wijziging van prijzen ter kennisname aan de raad wordt aangeboden.
Artikel 18 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat.
Lid 1 bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie door het college.
Lid 2 geeft de kaders voor het financieel beleid, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen.
Lid 3 geeft aan dat het college een treasurystatuut moet vaststellen met daarin transparant weergegeven hoe het college omgaat met de kaders en richtlijnen uit de financiële verordening. Om de gestelde kaders te kunnen controleren wordt het statuut ter kennisname aan de raad gestuurd.
Artikel 19 Leningen, revolverende fondsen en garanties uit hoofde van de publieke taak
Lid 1: Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd.
Lid 1: In het BBV staat welke informatie de verplichte paragrafen minimaal moeten leveren. Om inzicht te krijgen in de veelheid aan gemeentelijke subsidieverlening is de paragraaf Subsidieverlening ingevoerd. Op één plek in de begroting wordt daarmee het totale beeld van de gemeentelijke subsidies gepresenteerd. In artikel 3.5 van de Wet open overheid is voorgeschreven dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
Lid 2 geeft per paragraaf aan welke aanvullende informatievraag de raad in ieder geval definieert.
In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken een grotere rol gekregen. De commissie BBV doet hierover een aantal stellige uitspraken:
Burgemeester en wethouders geven in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten burgemeester en wethouders hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Overigens adviseert de commissie BBV ook om afspraken te maken tussen raad en burgemeester en wethouders over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Daarnaast adviseert de commissie BBV om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. Burgemeester en wethouders moeten in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording van artikel 9 zijn opgenomen.
Hier worden de algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie.
Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De zorgplicht van het college voor een adequaat debiteurenbeheer is hierin vastgelegd.
De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën. Het college wordt opgedragen om maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel 24. Financiële organisatie
In lid 1 worden de uitgangspunten voor de financiële organisatie gegeven. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente.
Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. Dergelijke besluiten zijn in het verleden genomen. De regels bedoeld onder de letters a en b kan het college gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit. De regels bedoeld onder letter c kunnen opgenomen worden in een mandatenregeling en/of regeling voor budgethouderschap. De regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie, zoals wordt bedoeld onder letter d, worden in een apart treasurystatuut vastgelegd. Zie artikel 18 Financieringsfunctie. De regels voor letter e kunnen worden opgenomen in cluster- teams- en taakplannen en in de teamsbegroting (afgeleide van programmabegroting en taakveldenramingen.
Onder letter f wordt het college opgedragen om te zorgen voor en het vastleggen in een besluit van het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording kan worden voldaan. Onder letter g is opgenomen dat dit ook geldt voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Lid 2 geeft aan dat de betreffende besluiten ter kennisgeving aan de raad worden aangeboden. Deze betreffen bevoegdheden van het college.
Artikel 25 Inkoop en aanbesteding
Dit artikel draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. Bij een inkoopreglement kan men denken aan bijvoorbeeld het uitvaardigen van de regel dat buro-artikelen ingekocht worden bij de leverancier bij wie de gemeente een raamcontract heeft afgesloten. De regels in een dergelijk inkoopreglement moeten natuurlijk wel Europa-proof zijn. Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld.
Artikel 26 Subsidieverstrekking en steunverlening
Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen zijn de Europese staatssteunregels, de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang, de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening van de gemeente van toepassing.
Het artikel stelt dat het college beheersmaatregelen neemt, die er voor zorgen dat deze regelgeving wordt nageleefd. Ten aanzien van de eigen subsidies zou in deze gedacht kunnen worden aan het inrichten van een paragraaf Subsidies.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. Aangezien besluitvorming pas na 1 januari kan plaats vinden wordt terugwerkende kracht gegeven aan de bepalingen van deze verordening.
De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus geen algemeen verbindend voorschrift in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden. Wel zal deze na vaststelling de oude verordening van 2017 op www.overheid.nl vervangen.
Artikel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.
Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).