Budgethoudersregeling gemeente Dronten 2023

Artikel 1: Begripsbepalingen

• a.

  delegeren: het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid.

• b.

  mandateren: het overdragen van bevoegdheden zonder verantwoordelijkheid.

• c.

  mandatering: het aanwijzen van personen voor het doen van verrichtingen.

• d.

  financiële administratie: het systematisch tijdig, juist en volledig verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeente Dronten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• e.

  financiële beheersing: het rechtmatig, doeltreffend en doelmatig handelen op het geheel van inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een raadsprogramma, taakveld en of project.

• f.

  programma: Een programma is een geheel van activiteiten om de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

• g.

  taakveld: de som van diverse activiteiten om te komen tot een voorgenomen resultaat dat binnen een programma leidt tot een prestatie. Tevens is dit het beheers- en verantwoordingsniveau van het college en de directeur en teammanagers. Het college behoudt de vrijheid om de taakvelden te ordenen naar de programma’s van de raad. De taakvelden worden voorgeschreven in de financiële regelgeving (BBV).

• h.

  kostencategorie: of kostensoort. De totale kosten kunnen onderverdeeld worden in verschillende kostensoorten. Enkele voorbeelden zijn salariskosten, afschrijvingen, drukwerk etc.

• i.

  budget: de middelen die via de programmabegroting zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. Het betreft zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringsbudgetten en grondexploitaties.

• j.

  college: het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Dronten.

• k.

  teammanager: leidinggevende van een organisatorische eenheid (team) binnen de gemeente Dronten.

• l.

  opgaveleider: de medewerker die als gevolg van een schriftelijke mandatering de taak van budgethouder vervult bij een projectmatig uit te voeren activiteit of een specifiek doel uitvoert.

• m.

  budgethouder: een door het college c.q. directeur en teammanagers aangewezen medewerker van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van exploitatiebudgetten of investeringsbudgetten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten. De budgethouder wijst voor zijn budgetten de budgetbeheerders aan en zorgt ook voor vervanging bij diens afwezigheid.

• n.

  budgetbeheerder: de medewerker wordt door de budgethouder aangewezen. De budgetbeheerder heeft als taak, de prestatie die gefactureerd wordt, te beoordelen op juistheid ten aanzien van geleverde hoeveelheid, prijs en kwaliteit om de beoogde doelstelling te behalen.

• o.

  investering: van een investering is sprake als het gaat om een, meestal qua omvang wat grotere, uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

• p.

  investeringsbudget: dit budget is niet direct binnen de exploitatie te vinden en kan over meerdere jaren lopen. De werkelijk gerealiseerde kosten worden geactiveerd. Over deze geactiveerde kosten wordt vervolgens afgeschreven. Deze kapitaallasten (afschrijving en rente) zijn vertaald in de exploitatie.

• q.

  reserve: een reserve is eigen vermogen, er zijn twee soorten reserves namelijk de algemene reserve en de bestemmingsreserve. De raad bepaalt waarvoor een bestemmingsreserve wordt aangelegd en bepaalt ook de hoogte en inzet van de reserves.

• r.

  voorziening: een voorziening is vreemd vermogen. Het betreft uitgaven die in de toekomst moeten worden gedaan en waarvan het moment en omvang redelijk in te schatten is. Waarvoor een voorziening moet worden getroffen is bepaald in de financiële regelgeving (BBV).

• s.

  verplichting: Een verplichting is een plicht of verantwoordelijkheid om op bepaalde manier te handelen of te presteren jegens een derde.

Artikel 2: Budgethouder

Artikel 2.1: Aanwijzing van budgethouders

• a.

  De griffier is verantwoordelijk voor de budgetten die vallen onder de gemeenteraad, de raadsgriffie en de rekenkamer.

• b.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de programmabegroting inclusief de tussentijdse wijzigingen, vastgesteld door het college en de raad.

• c.

  De directeuren, teammanagers en degene die een specifieke project trekken.

• d.

  De budgethouder kan voor de aan hem/haar toegewezen budgetten, een subbudgethouder aanwijzen. De aanwijzing als subbudgethouder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan door middel van het formulier in bijlage 1.

• e.

  De budgethouder meldt de wijzigingen, voortkomend uit lid d aan de financieel adviseur van zijn team.

• f.

  Het team Financiën, Planning & Control en Inkoop verwerkt de aanwijzing van subbudgethouder zo spoedig mogelijk in de financiële administratie.

Artikel 2.2: Rollen budgethouder

De budgethouder mag het coderen en paraferen van nota’s met een vast repeterend bedrag zoals energienota’s en aanslagen wegenbelasting, door-mandateren aan een aan te wijzen subbudgethouder conform artikel 2.1 sub d.

Vanuit de haar toegewezen rol is de budgethouder belast met:

• a.

  een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen en in de jaarrekening opgenomen realisaties;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• e.

  het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

• f.

  het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor verplichtingen en facturen, waardoor er functiescheiding bestaat tussen beoordelen van de prestatie, de taak van de budgetbeheerder en autoriseren van de factuur.

• g.

  het naleven van de inkoop- en aanbestedingsregels van de gemeente Dronten.

• h.

  het, conform een door het team FPCI opgesteld format, leveren van een bijdrage aan de Planning en Control cyclus voor de budgetten waarvoor de budgethouder verantwoordelijk is.

Artikel 2.3: Rollen budgethouders en aangaan verplichtingen

• a.

  De budgethouder is namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven binnen de aan hem/haar toegewezen budgetten en investeringsbudgetten.

• b.

  Een budgethouder mag een verplichting, tot maximaal het grensbedrag Europese aanbesteding levering/diensten per verplichting, aangaan zonder toestemming van burgemeester en wethouders.

• c.

  De budgethouder handelt volgens het vastgestelde gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 3: Vervanging bij langdurige afwezigheid

Budgetten worden gemandateerd aan budgethouders. De budgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid vervangen.

Artikel 4: Budgetverschuivingen

• a.

  De budgethouder is bevoegd om binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen tussen taakvelden binnen hetzelfde programma.

• b.

  De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  • 1.

    rente;

  • 2.

    verrekeningen met reserves en voorzieningen;

  • 3.

    kapitaallasten;

  • 4.

    interne doorbelastingen.

• c.

  Voor afwijkingen in investeringsbudgetten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld.

  • 1.

    Meevallers op investeringsbudgetten: is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het exploitatievoordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op investeringsbudgetten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.

  • 2.

    Tegenvallers op investeringsbudgetten: investeringsbudgetten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere investeringsbudgetten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend investeringsbudget te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend investeringsbudget zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming door de raad wordt een verhoging in het investeringsbudget door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

Artikel 5: Verantwoording

• a.

  De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen voor de budgetten die aan hem/haar zijn toegewezen.

• b.

  Op de inhoud en frequentie van het in lid a bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing en de gesprekken met de financieel adviseur.

• c.

  Bij afwijkingen die dermate groot zijn, dat er politieke importantie ontstaat en waarbij niet gewacht kan worden op het eerstvolgend verantwoordingsdocument, zal deze afwijking proactief gemeld moeten worden door de budgethouder.

Artikel 6: Informatieverstrekking

De teammanager van Financiën, Planning en Control & Inkoop draagt er zorg voor, dat de directeur en teammanagers, de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

Artikel 7: Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na goedkeuring door het college.

• 2.

  Deze regeling treedt in de plaats van de “Regeling budgetbeheer gemeente Dronten 2016” die met ingang van de inwerkingtreding van de regeling als bedoeld onder lid 1 wordt ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling budgetbeheer gemeente Dronten 2023”.

Dronten, 25 juli 2023

Burgemeester en wethouders van Dronten.

J.D. Pruim

secretaris

drs. J.P. Gebben

burgemeester