Organisatie | Dronten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Dronten 2023 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente Dronten 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-07-2023 | Nieuwe regeling | 25-08-2023 |
Het college wordt bij de uitoefening van zijn bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De organisatie is daarbij gebonden aan landelijke regels en lokale regels, vastgesteld door de raad en het college. De voornaamste regels in dit kader zijn de Gemeentewet, de financiële verordening, het organisatiebesluit, de mandatenregeling (inclusief volmacht en machtiging) en de budgethoudersregeling.
Deze ‘regels’ vormen de basis voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden met als doel om in control te komen en te blijven.
De afspraken tussen de raad en het college met betrekking tot o.a. de financiële verantwoording zijn vastgesteld in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Dronten 2023.
De mandatenregeling regelt de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid.
De budgethoudersregeling beschrijft de rollen tot het beheer van een budget, door middel van het aanwijzen van budgethouders. Hieronder leest u, wat dat voor een budgethouder inhoudt. De rollen van de budgethouder zijn gemandateerde bevoegdheden. Daarmee ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
De budgetverantwoordelijkheid houdt in dat de budgethouder of budgetbeheerder binnen de grenzen van het budget kan bepalen op welke wijze hij/zij invulling geeft aan de taken en te leveren prestaties van de betreffende doelstelling. Een budget is dus niet alleen geld, maar ook een inhoudelijke opdracht. Indien een andere aanwending wordt voorgesteld, is toestemming nodig van het teammanager. Verantwoording hierover vindt plaats via de planning- & controlcyclus of separate besluitvorming door college of raad.
Om de taak uit te kunnen voeren, zal de gemeentesecretaris via de hiërarchie om informatie vragen. Daarmee dient iedere ‘laag’ van budgethouders op de hoogte te zijn van wat in haar budgetten speelt, dus ook van de budgetten die hij/zij heeft door gemandateerd.
financiële administratie: het systematisch tijdig, juist en volledig verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeente Dronten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
taakveld: de som van diverse activiteiten om te komen tot een voorgenomen resultaat dat binnen een programma leidt tot een prestatie. Tevens is dit het beheers- en verantwoordingsniveau van het college en de directeur en teammanagers. Het college behoudt de vrijheid om de taakvelden te ordenen naar de programma’s van de raad. De taakvelden worden voorgeschreven in de financiële regelgeving (BBV).
budgethouder: een door het college c.q. directeur en teammanagers aangewezen medewerker van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van exploitatiebudgetten of investeringsbudgetten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten. De budgethouder wijst voor zijn budgetten de budgetbeheerders aan en zorgt ook voor vervanging bij diens afwezigheid.
investeringsbudget: dit budget is niet direct binnen de exploitatie te vinden en kan over meerdere jaren lopen. De werkelijk gerealiseerde kosten worden geactiveerd. Over deze geactiveerde kosten wordt vervolgens afgeschreven. Deze kapitaallasten (afschrijving en rente) zijn vertaald in de exploitatie.
Artikel 2.2: Rollen budgethouder
De budgethouder mag het coderen en paraferen van nota’s met een vast repeterend bedrag zoals energienota’s en aanslagen wegenbelasting, door-mandateren aan een aan te wijzen subbudgethouder conform artikel 2.1 sub d.
Vanuit de haar toegewezen rol is de budgethouder belast met:
Artikel 3: Vervanging bij langdurige afwezigheid
Budgetten worden gemandateerd aan budgethouders. De budgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid vervangen.
Artikel 4: Budgetverschuivingen
Voor afwijkingen in investeringsbudgetten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld.
Tegenvallers op investeringsbudgetten: investeringsbudgetten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere investeringsbudgetten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend investeringsbudget te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend investeringsbudget zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming door de raad wordt een verhoging in het investeringsbudget door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.
Artikel 6: Informatieverstrekking
De teammanager van Financiën, Planning en Control & Inkoop draagt er zorg voor, dat de directeur en teammanagers, de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.