Nota investeren, activeren, waarderen en afschrijven vaste activa Metropoolregio Eindhoven 2023

Voor u ligt de nota investeren, activeren, waarderen en afschrijven vaste activa van Metropoolregio Eindhoven. In deze nota is het begrip investeren toegelicht en zijn de gedragsregels vastgelegd over de wijze waarop wordt omgegaan met het activeren van uitgaven, maar ook het waarderen, afschrijven en presenteren van de activa. De nota geeft hiervoor kaders en beoogt daarmee het kunnen volgen van een bestendige gedragslijn.

De nota vloeit voort uit de “Financiële verordening Metropoolregio Eindhoven”. Op grond van deze verordening dient de voorliggende nota minimaal eenmaal per vier jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd te worden.

De gedragsregels die hierna zijn uitgewerkt, zijn gebaseerd op de Notitie materiële vaste activa (november 2019) van de Commissie BBV. (BBV = Besluit Begroting en Verantwoording. De commissie BBV publiceert regelmatige stellige uitspraken waaraan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen gehouden zijn bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening.)

Onder investeren wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De investeringen worden op de balans verantwoord. De lasten voortvloeiende uit de investeringen in materiële vaste activa, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente, verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten. De Metropoolregio Eindhoven kan zelf de financiële grens bepalen die getrokken wordt waarboven objecten als investeringen worden beschouwd.

Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:

• • leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of

• • leiden tot een levensduurverlenging; en/of

• • aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften die invloed hebben op de waarde en de levensduur).

Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.

Op de balans maken de investeringen in objecten voor eigen gebruik, die lang mee gaan, deel uit van de vaste activa en wel het onderdeel materiële vaste activa. Volgens artikel 35 BBV worden deze investeringen als volgt op de balans opgenomen:

• a. investeringen met een economisch nut;

• b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

• c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

•  

Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Iets dat te koop c.q. te verkopen is, maakt het nog niet “verhandelbaar”. Verkeersvoorzieningen (bijvoorbeeld verkeerslichten) worden gekwalificeerd als ‘inrichting van de openbare ruimte’ en zijn vergelijkbaar met straatverlichting, afvalbakken, bankjes, speeltoestellen etc. Al deze goederen leveren geen geld op, maar hebben een maatschappelijk nut en zijn derhalve investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Tot 1 januari 2017 moesten alleen investeringen met een economisch nut worden geactiveerd en konden investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte geactiveerd worden. Met ingang van 1 januari 2017 moeten alle investeringen, die vanaf het begrotingsjaar 2017 of later gereedkomen, geactiveerd worden.

Investeringen worden geactiveerd als:

• • deze een nut hebben van 3 jaar of meer;

• • de totale bruto investering meer dan € 5.000 bedraagt.

Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd Dit betekent de bruto-methode. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten op de investering in mindering worden gebracht. Hier is sprake van de netto-methode.

Het Dagelijks Bestuur kan besluiten om aanschaffingen, die gezamenlijk worden gedaan en tezamen hoger in aanschafwaarde zijn dan € 5.000, te activeren hoewel de individuele delen een lagere waarde vertegenwoordigen.

Bij het waarderen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden.

Voor de Metropoolregio Eindhoven zijn de volgende waarderingsgrondslagen relevant:

• • activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs;

• • bijdragen van derden, die in directe relatie staan tot het actief, moeten in mindering worden gebracht op de investering;

• • reserves in mindering brengen op de boekwaarde van een investering is niet toegestaan; reserves mogen wel worden gebruikt ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten;

• • bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is;

• • een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de op dat moment aanwezige boekwaarde.

Investeringen verliezen naar mate de tijd verstrijkt hun waarde. Deze waardevermindering noemen we ‘afschrijven’. Afschrijven is het op een methodische wijze boekhoudkundig verwerken van de waardevermindering van kapitaalgoederen.

Binnen de Metropoolregio Eindhoven worden een tweetal afschrijvingsmethoden toegepast, namelijk de lineaire en de annuïtaire afschrijvingsmethode.

Lineaire afschrijving

Ieder jaar wordt hetzelfde bedrag (of percentage van de aanschafwaarde) afgeschreven.

Annuïtaire afschrijving

Bij annuïtaire afschrijving is er sprake van een jaarlijks gelijkblijvende annuïteit. Deze annuïteit bestaat uit rente en afschrijving. De rente wordt berekend over de boekwaarde. Door de afschrijving vermindert de boekwaarde en daarom vermindert ook de rentecomponent. Vanwege de gelijkblijvende annuïteit neemt de afschrijving ieder jaar toe. Bij deze methode zijn de afschrijvingen aan het begin laag en aan het einde hoog.

De Metropoolregio Eindhoven hanteert de volgende uitgangspunten voor het afschrijven van investeringen:

• • afschrijving vindt plaats met ingang van het boekjaar na aanschaf of ingebruikname;

• • op gronden wordt niet afgeschreven;

• • de lineaire afschrijvingsmethode wordt als standaardmethode gehanteerd;

• • voor het kantoorgebouw RHCe geldt de annuïtaire afschrijvingsmethode;

• • bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijvingslast wordt rekening gehouden met de restwaarde van een investering;

• • in de onderstaande tabel zijn voor de diverse investeringen de afschrijvingstermijnen en de afschrijvingsmethode vermeld:

In gevallen waarin dit statuut niet voorziet is het Dagelijks Bestuur gemandateerd beslissingen te nemen, welke met motivatie aan het Algemeen Bestuur ter kennis zullen worden gebracht.

De Nota investeren, activeren, waarderen en afschrijven treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2023 en zal minimaal elke vier jaar worden beoordeeld en waar nodig geactualiseerd.