Organisatie | Metropoolregio Eindhoven |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023 |
Citeertitel | Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | algemeen |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-07-2023 | Archiefverordening Metropoolregio Eindhoven 2023 | 05-07-2023 |
Hoofdstuk III De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de regionale organen
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van de regionale archiefbewaarplaats alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk regionaal orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer na opheffing en de bewaring na opheffing van de onder het betreffende regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een regionaal orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het regionaal orgaan berustende archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan.
Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een regionaal orgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan het algemeen bestuur, het interbestuurlijke archieftoezicht en publicatie.
Het dagelijks bestuur doet tenminste tweejaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de streekarchivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de regionale en gemeentelijke organen
De streekarchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor zover die archiefbescheiden berusten of behoren te berusten onder de regionale organen en de gemeentelijke organen.
De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen conform het acquisitieprofiel van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die naar zijn oordeel daartoe gekwalificeerd zijn.
De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de zorgdrager.
Als onderdeel van de uitvoering van het strategisch informatieoverleg:
De streekarchivaris wordt door de zorgdrager betrokken bij het ontwerpen van selectielijsten. Indien een selectielijst in gemeenschappelijkheid met andere gemeenten wordt ontworpen en er wordt volstaan met de inzet van een andere gemeentearchivaris, wordt de streekarchivaris voor aanvang van het ontwerpen over het voornemen geïnformeerd en wordt de streekarchivaris advies gevraagd voordat het definitieve ontwerp wordt vastgesteld.
De streekarchivaris wordt door de zorgdrager in de gelegenheid gesteld te adviseren over voorgenomen verzoeken van de zorgdrager aan gedeputeerde staten betreffende een machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden. De zorgdrager geeft daarbij gemotiveerd aan hoe veelvuldig archiefbescheiden nog worden gebruikt of geraadpleegd.