Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2022 (Reglement van orde college 2023)

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

• 5.

  Als de secretaris verhinderd is, wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor kennisgeving aan de raad van de regelingen als bedoeld in de voorgaande leden zowel als van besluiten tot wijziging daarvan.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel op dinsdagochtend 10.00 uur en voorts zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien de voorzitter of een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep van deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De uitnodiging wordt – zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren – op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden in het gemeentehuis met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders beslist.

Artikel 3. Verhindering

• 1.

  Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

• 2.

  Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.

• 3.

  Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in de vergadering.

Artikel 4. Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris een agenda digitaal aan de leden ter beschikking gesteld, met vermelding van de te behandelen onderwerpen. Ook de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld. Stukken met een vertrouwelijk karakter worden op een vertrouwelijke agenda geplaatst.

• 2.

  Op de daaropvolgende maandag wordt er (voor zover noodzakelijk) met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo's)

• 3.

  Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien:

  • a.

    de portefeuillehouder het voorstel in het portefeuillehouderoverleg heeft besproken en akkoord heeft bevonden;

  • b.

    de gemeentesecretaris het voorstel akkoord heeft bevonden.

• 4.

  De burgemeester kan zelf onderwerpen aan de agenda toevoegen en ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

• 5.

  In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de voorzitter, onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.

Artikel 5. Verslaglegging en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • a.

    De namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    De namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    Een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst). Besluiten met een vertrouwelijk karakter worden op een aparte besluitenlijst vermeld.

  • d.

    Een kort, zakelijk verslag van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

• 3.

  Stemverhoudingen en stemverklaringen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  Indien het college contrair besluit aan het ambtelijk advies wordt hiervan een aantekening gemaakt in de besluitenlijst.

• 5.

  De besluitenlijst en het verslag worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld .

• 6.

  Het college maakt de vastgestelde besluitenlijst, behoudens het bepaalde in het volgende lid, openbaar aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, alsmede door plaatsing op de internetpagina van de gemeente.

• 7.

  Het college laat de openbaarmaking van de besluitenlijst achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waarvan op grond van artikel 87 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen verzet.

Artikel 6. Stemmingen en parafenbesluiten

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  Indien een lid van het college dat verlangt, vindt de stemming bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbevelingen van personen geheim plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van de Gemeentewet. Bij een geheime stemming wordt gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4.

  Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt al dan niet in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit. Indien de stemmen voor de tweede maal over hetzelfde voorstel staken, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 5.

  Parafenbesluiten, welke door alle leden buiten de vergadering voor akkoord zijn geparafeerd, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het voorstel, tenzij één van de leden staande de vergadering het besluit alsnog ter bespreking opvoert. Parafenbesluiten worden vermeld in de besluitenlijst en geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening door de secretaris.

Artikel 7. Werkwijze bij onvoldoende quorum

• 1.

  Indien er onvoldoende quorum is ex artikel 56 Gemeentewet én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid.

• 2.

  In de eerstvolgende vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is, wordt van de uitoefening van het onder lid 1 beschrevene mededeling gedaan.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 9. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 10. Uitleg van het reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college.

Artikel 11. Intrekking en inwerkingtreding

• 1.

  Het reglement van orde van het college 2022 wordt ingetrokken.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2023.