Controleverordening Helmond 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de gemeenteraad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;

• d.

  college: het college van burgemeesters en wethouders;

• e.

  deelverantwoording: een in opdracht van de gemeenteraad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• f.

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• g.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met het auditcomité de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het strategiedocument wordt vastgesteld volgens het geldende inkoopprotocol. Onderdeel van het strategiedocument zijn het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant (digitaal) beschikbaar zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen tijdig aan de gemeenteraad zodat de raadsbehandeling vóór uiterlijk 15 juli kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging van) het auditcomité, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de manager financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. Hierbij wordt de geldende wet- en regelgeving (b.v. privacy) in acht genomen.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  De gemeenteraad kan de accountant opdracht geven bepaalde specifieke thema’s in de controle te betrekken en de gemeenteraad daarover te informeren. Voor zover mogelijk worden deze vastgelegd in het jaarlijkse auditplan van de accountant.

• 2.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de gemeenteraad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 4.

  Het college draagt de zorg voor de wettelijke verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan: de betreffende ambtenaar, de manager van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller, de manager financiën en eventueel andere betrokken ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de gemeenteraad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant is aanwezig bij de bespreking van het verslag van bevindingen bij de behandeling in het auditcomité.

Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking oude verordening

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. De verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en volgende jaren.

• 2.

  De controleverordening gemeente Helmond van 14 november 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekening tot en met het verslagjaar 2022.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Controleverordening Helmond 2023’.