Organisatie | Laarbeek |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Laarbeek 2023 |
Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Laarbeek 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling Laarbeek 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-08-2023 | nieuwe regeling | 18-07-2023 | 21605-2023 |
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Artikel 2. Uitoefening bevoegdheden
Indien de uitoefening van de in bijlagen opgenomen bevoegdheden, het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget, zoals opgenomen in de gemeentelijke beleids- en beheersbegroting of beschikbaar gesteld via afzonderlijk krediet en met inachtneming van de in het register opgenomen bijzondere bepalingen.
Artikel 3. Mandaat aan gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het college gezonden, tenzij het om een concrete, individuele aangelegenheid gaat.
Artikel 4. Mandaat aan overige medewerkers
De in het vorige lid genoemde functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van hun team, tot de aan hen opgedragen opgave, project of tot hun eigen werk-/beleidsterrein en, voor zover aan de orde, de aan hen toegekende budgetten.
De afdelingshoofden zijn bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hen ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan de gemeentesecretaris gezonden, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.
Artikel 5. Mandaat griffie en rekenkamercommissie
Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de griffier en de voorzitter van de rekenkamer-commissie voor:
De afdelingshoofden controleren - bij wijze van steekproef - regelmatig de onder hun leiding in (onder)mandaat, genomen besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijk handelen.
Artikel 11. Ondertekeningsmandaat
Gemandateerd genomen besluiten worden, indien aan de orde, in de ik-vorm opgesteld en als volgt ondertekend:
namens burgemeester en wethouders van Laarbeek,
Functieaanduiding van de mandataris
namens burgemeester van Laarbeek,
Functieaanduiding van de mandataris
Gevolmachtigde rechtshandelingen worden ondertekend als volgt:
Functieaanduiding van de gevolmachtigde
Deze mandaatregeling en het bijbehorende register zijn openbaar en zijn te raadplegen in het Gemeenteblad via overheid.nl.
Artikel 15. Wijzigingen in wet- of regelgeving
De in het register opgenomen (onder)mandaten, worden geacht te zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen voor zover en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.
Artikel 16. Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Waar in deze regeling mandaat staat, dient – tenzij nadrukkelijk anders is bepaald – daaronder tevens volmacht (bij rechtshandelingen) en machtiging (bij feitelijke handelingen) te worden begrepen.
Artikel 17. Inwerkingtreding en overgangsbepaling
Op de dag van bekendmaking vervalt het Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling Laarbeek 2017, tenzij de met dit besluit ingetrokken mandaten zien op situaties, procedures en besluiten, die zijn of worden afgehandeld op grond van deze regeling, deze vervallen van rechtswege nadat de situaties, procedures en besluiten niet meer aan de orde zijn of afgehandeld zijn.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek in de vergadering van 18 juli 2023
Het college van burgemeester en wethouders,
gemeentesecretaris
J.W.M. van de Ven
burgemeester
F.L.J. van der Meijden
De burgemeester,
F.L.J. van der Meijden
Mandaatregister, behorende bij de Mandaat regeling gemeente Laarbeek 2023
BIJLAGE 1. Bevoegdheden die voorbehouden blijven aan het college van burgemeester en wethouders en niet voor mandaat aan de gemeentesecretaris in aanmerking komen
Bevoegdheden die ingevolge de mandaatregeling niet voor mandaat aan de gemeentesecretaris in aanmerking komen en daarmee voorbehouden blijven aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Laarbeek:
Ten aanzien van de gemeentesecretaris uitvoering geven aan:
| |||
Het vaststellen van het functieniveau van de gemeentesecretaris. | |||
BIJLAGE 2. Bevoegdheden die voorbehouden blijven aan de burgemeester
Bevoegdheden die ingevolge de mandaatregeling niet voor mandaat aan de gemeentesecretaris in aanmerking komen en daarmee voorbehouden blijven aan de burgemeester van gemeente Laarbeek:
BIJLAGE 3. Bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Bevoegdheden die ingevolge de mandaatregeling niet voor ondermandaat in aanmerking komen en daarmee bij de gemeentesecretaris dienen te berusten:
Uitoefenen bevoegdheden die voortvloeien uit de Wet op de Ondernemingsraden. | |||
Het aanwijzen van twee lokale feestdagen/verplichte sluitingsdagen. |
BIJLAGE 4. Bevoegdheden voorbehouden aan de afdelingshoofden
Bevoegdheden die ingevolge de mandaatregeling niet voor ondermandaat in aanmerking komen aan de medewerkers en daarmee bij de afdelingshoofden blijven berusten:
BIJLAGE 5. Bevoegdheden voorbehouden aan de coördinatoren
Bevoegdheden die ingevolge de mandaatregeling gemandateerd worden aan de coördinatoren en niet voor ondermandaat in aanmerking komen aan de medewerkers
Het aansprakelijk stellen van derden voor schade toegebracht aan gemeente eigendommen. | |||
Besluiten tot aangaan en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten (in de zin van de AVG). |
Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)). Bestuursorganen zijn bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester.
Het mandaat kan vervolgens worden verleend aan een wethouder, een medewerker of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie. Denk aan mandaat aan de directeur van de Omgevingsdienst. Deze functionarissen heten ook wel de gemandateerden en de bestuursorganen die mandaat verlenen worden de mandaatgevers genoemd.
De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. De mandaatbevoegdheid wordt altijd uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde bestuursorgaan. Dit houdt ook in dat bijvoorbeeld bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de medewerker die het besluit feitelijk heeft genomen.
De besluiten worden dus toegerekend aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde uitvoeren. Dit houdt ook in dat een medewerker die mandaat heeft, alsnog naar het bestuursorgaan kan gaan voor besluitvorming.
Methodiek traditioneel mandaat
De methodiek die traditioneel binnen de meeste gemeenten wordt gehanteerd, is het vaststellen van een brede gemeentelijke mandaatrefgeling, waarin alle gemandateerde bevoegdheden expliciet worden benoemd in een register. Dit gebeurt vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd.
Meestal zie je bij deze gemeenten vervolgens zeer uitgebreide mandaatregisters. Deze methode heeft zowel positieve als negatieve aspecten.
Positieve aspecten zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregisters, dan is dus uitsluitend het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen.
Negatieve aspecten van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatregisters snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling met registers vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.
Bovendien past deze traditionele methodiek niet zo goed bij de uitgangspunten van integraliteit, onderlinge vervangbaarheid en bij het neerleggen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie, teneinde de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.
Enige jaren geleden zijn enkele gemeenten overgestapt op een andere wijze van mandateren. Dit betrof de methodiek van het zogenaamde ´omgekeerde mandaat´.
Bij deze methodiek worden alle bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders / dan wel van de burgemeester / gemandateerd tot op medewerkerniveau. Tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester. Deze voorbehouden zijn vervolgens opgenomen in “tenzij” registers die in aparte bijlagen aan de mandaatregeling zijn toegevoegd.
Binnen onze gemeentelijke praktijk wordt hiermee een nieuwe stap gezet om de beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast is de mandaatregeling thans minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving. De methodiek van het omgekeerd mandaat sluit tot slot naadloos aan bij de organisatiestructuur die binnen de gemeentelijke organisatie is vastgesteld.
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden moeten alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht worden genomen.
Om een bevoegdheid te mandateren is echter geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is namelijk toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb).
Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal moeten worden nagegaan of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen, tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit.
Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg, is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen, impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
In deze artikelen worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan alle medewerkers, echter via de gemeentesecretaris, de afdelingshoofden en de coördinatoren. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau.
Dit mandaatbesluit beoogt dus een grotere flexibiliteit te verlenen aan de organisatie.
Omdat de organisatie mogelijk nog niet helemaal klaar is voor het ‘loslaten’ op alle niveaus, is er gekozen voor een stelsel waarin de afdelingshoofd het mandaatniveau in zijn eigen afdeling kan bepalen. Hiermee zijn bevoegdheden of voorbehouden aan het afdelingshoofd, of worden (onder-)gemandateerd aan de coördinatoren of medewerkers.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat zij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder haar ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. Hiervoor geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
Dit mandaatbesluit beoogt een maximale flexibiliteit te verlenen aan de organisatie. Omdat de organisatie mogelijk nog niet helemaal klaar is voor het ‘loslaten’ op alle niveaus, is er gekozen voor een stelsel waarin het afdelingshoofd het mandaatniveau in zijn eigen team kan bepalen. Hiermee zijn bevoegdheden of voorbehouden aan het afdelingshoofd, of worden (onder-)gemandateerd aan de coördinatoren of medewerkers.
Het afdelingshoofd blijft als mandaatgever verantwoordelijk voor de uitvoering van het door hem/haar verleende ondermandaat. Aan het ondermandaat mag het afdelingshoofd voorwaarden verbinden, waardoor het afdelingshoofd de mogelijkheid heeft te sturen op processen en het uitvoering geven aan het vierogen-principe.
Het mandaat is ook gekoppeld aan de werkzaamheden en de beschikbare budgetten. Er zijn twee type van vervangende mandatering. De horizontale en de verticale. Omdat de verticale mandatering impliciet geregeld is, is alleen de horizontale mandatering benoemd. De horizontale mandatering beoogt de mogelijkheid van onderlinge vervanging en waarneming en daarmee de slagvaardigheid van de organisatie te waarborgen. Horizontale vervanging is ook in ondermandaat mogelijk. Dit is bewust gedaan omdat dit beter aansluit op de lijn van de jurisprudentie.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kan worden gedacht aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling of afstemming wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld ten aanzien van het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek-gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook is een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook opgenomen in een artikel waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.
Op basis van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het college of de burgemeester. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken functionaris mag worden verwacht dat hij/zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan.