Artikel 1 Begripsbepaling
- 1.
In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
- a)
- b)
commissie: ethische commissie data en technologie;
- c)
college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen;
- d)
intern ethisch team: het team ambtenaren dat de organisatie adviseert over ethische vraagstukken;
- e)
ethisch afwegingskader: door het college vastgesteld ethisch afwegingskader bestaande uit publieke waarden die het vertrekpunt vormen van het gesprek over het gebruik van data en technologie.
Artikel 2 Het doel van de commissie
- 1.
De commissie kan zowel gevraagd als ongevraagd het college adviseren over ethische vraagstukken rondom data en technologie.
Artikel 3 De taken van de commissie
- 1.
De commissie zorgt ervoor dat alle (relevante) overwegingen en dilemma’s rondom technische en datagerelateerde vraagstukken boven tafel komen, zodat het college een zo compleet mogelijke afweging kan maken.
- 2.
De commissie adviseert vanuit haar expertise over nieuwe technologische ontwikkelingen en plannen van de gemeente Groningen. Dit doet ze gevraagd en ongevraagd.
- 3.
De commissie voorziet adviezen van het interne ethisch team van een reactie.
- 4.
De commissie denkt mee en adviseert over het ethisch afwegingskader.
- 5.
Leden van de commissie waken voor belangenverstrengeling in hun mogelijke zakelijke relaties met de gemeente Groningen.
Artikel 4 Samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie bestaat uit minimaal zeven leden inclusief de voorzitter.
- a.
De leden worden in eerste instantie voor een periode van één jaar benoemd.
- b.
De benoeming kan maximaal twee maal worden verlengd voor een periode van maximaal twee jaar.
- 2.
Het college benoemt de leden van de commissie.
- 3.
De leden worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, of op grond van maatschappelijk kennis en ervaring.
- 4.
De leden van de commissie kunnen tussentijds ontslag nemen of ontslagen worden.
Artikel 5 De voorzitter
- 1.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel 6 Taken voorzitter
- 1.
De voorzitter zit de vergaderingen voor.
- 2.
De voorzitter bereidt in overleg met de ambtelijk secretaris de agenda voor en bewaakt deze tijdens de vergaderingen.
- 3.
De voorzitter stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de ambtelijk secretaris een vergaderkalender samen.
- 4.
De stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter ondertekend en door de secretaris medeondertekend.
Artikel 6 De secretaris
- 1.
Het college wijst de ambtelijk secretaris en de plaatsvervangend ambtelijk secretaris van de commissie aan.
- 2.
De secretaris is geen lid van de commissie.
Artikel 7 Taken ambtelijk secretaris
- 1.
De secretaris stelt voor aanvang van het kalenderjaar in overleg met de voorzitter een vergaderkalender samen.
- 2.
De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voorafgaand aan iedere vergadering een agenda samen.
- 3.
De secretaris verzendt de uitnodigingen en adviesverzoeken voordat de vergaderingen plaatsvinden.
- 4.
De secretaris maakt een verslag van de vergadering en zendt deze gelijktijdig met de uitnodiging van de volgende vergadering aan de leden.
Artikel 8 Vergoeding commissieleden
- 1.
De leden van de commissie ontvangen een vaste vergoeding van €104,31 per bijeenkomst.
Artikel 9 Werving van de commissieleden
- 1.
De werving van de commissieleden kan plaatsvinden via uitnodiging of via een open selectieprocedure.
Artikel 10 Samenkomst commissie
- 1.
De commissie komt minimaal vier keer per kalenderjaar bij elkaar.
- 2.
Eén keer per jaar gaat de commissie in gesprek met de wethouder ICT.
Artikel 11 Externe expertise
- 1.
De commissie kan zich laten informeren door experts over een bepaald onderwerp.
- 2.
Deze experts zijn geen lid van de commissie, maar worden als adviseur gevraagd wanneer de commissie daar behoefte aan heeft.
Artikel 12 Betrekken inwoners en maatschappelijke organisaties
- 1.
De commissie kan inwoners en maatschappelijke partners vragen om hun input. De secretaris van de commissie begeleidt dit proces.
Artikel 13 Uitbrengen advies door commissie
- 1.
De commissie brengt een gemotiveerd advies uit.
- 2.
In principe worden adviezen door de commissie in consensus opgesteld en anders bij meerderheid van stemmen.
Artikel 14 Jaarverslag
- 1.
De commissie brengt één keer per jaar een verslag uit aan het college over haar werkzaamheden, met een evaluatie van het afgelopen jaar.
Artikel 15 Openbaarheid
- 1.
De inhoudelijke discussies van de adviescommissie zijn vertrouwelijk.
- 2.
Het jaarverslag van de commissie wordt openbaar gemaakt.
- 3.
Het college zal een grote mate van openheid hanteren over ontwikkelingen zodat de commissie haar adviserende rol vroegtijdig en optimaal kan vervullen.
- 4.
Van de commissieleden wordt verwacht met gepaste terughoudendheid in het openbaar naar buiten te treden over de verkregen informatie.
Artikel 16 Huishoudelijk reglement
- 1.
De commissie kan desgewenst een huishoudelijk reglement vaststellen.
- 2.
Na vaststelling stuurt de secretaris een afschrift van het reglement aan het college.
Artikel 17 Status van het advies
De adviezen van de commissie zijn niet-bindend. Het college kan gemotiveerd afwijken van het advies.
Artikel 18 Slotbepaling
- 1.
Dit instellingsbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 2.
Dit instellingsbesluit wordt aangehaald als Instellingsbesluit ethische commissie data en technologie gemeente Groninen.