| Organisatie | OVER-gemeenten |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid OVER-gemeenten |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid OVER-gemeenten |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-08-2023 | nieuwe regeling | 28-06-2023 |
Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 2016 en is niet meer actueel. In de afgelopen jaren zijn er diverse wijzigingen doorgevoerd in wet- en regelgeving.
Het voorliggende beleid voldoet aan onder meer de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet en de in 2022 gewijzigde Gids Proportionaliteit. Het herziende beleid is in lijn gebracht met de gewijzigde wet- en regelgeving én jurisprudentie waarbij het actuele model van de VNG als basis gebruikt.
OVER-gemeenten (hierna ‘OVER’) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Een eenduidig inkoop-en aanbestedingsbeleid helpt OVER om een doelmatig inkoper te zijn en dit op een rechtmatige en integere wijze te doen. Het draagt bij aan mogelijke besparingen en levert verbetering van de kwaliteit van de opdrachten op. Denk hierbij aan efficiënte en innovatieve oplossingen.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in OVER plaatsvindt. OVER streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient OVER continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeenten.
De Gemeenten hebben ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen en deel te nemen in Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (hierna ‘RIJK’). Om een goed inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het Inkoop-en aanbestedingsbeleid van OVER-gemeenten, door RIJK een procedurehandboek opgesteld. Dit procedurehandboek is opgesteld voor alle deelnemende RIJK-gemeenten om de onderlinge samenwerking op elkaar af te stemmen. Het handboek maakt onderdeel uit van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid van OVER-gemeenten. Gehanteerde uitgangspunten opgenomen in het beleid zijn specifiek en prevaleren boven het procedurehandboek.
Daarnaast gaat OVER bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2 Gemeentelijke doelstellingen
OVER wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit de collegeakkoorden concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door OVER restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
a Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
OVER kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
b Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
OVER neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
OVER streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. OVER past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Bij Inkopen van Leveringen en Diensten dienen ‘VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten’ van toepassing te worden verklaard (of een van onderstaande voorwaarden). Dit is belangrijk omdat er dan bij eventuele geschillen eenvoudiger beroep kan worden gedaan op herstel, schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.
Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijkse Bestuur (DB) van OVER-gemeenten voorafgaand aan de beslissing om tot aanbesteding van een opdracht over te gaan. Daarnaast geldt dat dit ook alleen mogelijk is voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Gestimuleerd wordt dat OVER en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Om klachtenafhandeling bij aanbestedingen zo laagdrempelig, gemakkelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen, biedt OVER via Stichting RIJK de optie aan Ondernemers om hun klachten via klachten@stichtingrijk.nl in te dienen. Het betreft hier alleen aanbestedingen die door OVER zijn geïnitieerd en zijn begeleid door Stichting RIJK. Indien de aanbesteding rechtstreeks via OVER is verlopen, is het mogelijk om via antwoord@over-gemeenten.nl een klacht in te dienen.
4 Ethische en ideële uitgangspunten
a OVER-gemeenten stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
OVER heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waar- door bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b OVER-gemeenten contracteert enkel met integere Ondernemers.
OVER wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.
Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. OVER kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
a Bij Inkopen neemt OVER Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in acht
Dit betekent dat OVER ook let op de effecten van de inkoop op het milieu, de ecologie (o.a. CO2 uitstoot, voetafdruk) en circulariteit (minder materiaalgebruik en sluitende kringlopen), maar ook sociale aspecten meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). OVER stimuleert daarom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
OVER heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft OVER als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam en circulair beleid door Ondernemers stimuleren. OVER vergroot de impact van duurzaam en circulair inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor duurzaam en circulair inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van duurzaamheid en circulariteit. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
b OVER wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeenten, op maatschappelijk of sociaal vlak. OVER wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. OVER kan social return inzetten voor:
Binnen de regio Zaanstreek-Waterland geldt één uniform social return beleid.
Inkopen vinden plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
OVER acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. OVER kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a OVER acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
OVER streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. OVER moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b OVER-gemeenten kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van OVER door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. OVER kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a OVER heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en OVER moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
b OVER heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. OVER houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan OVER doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c OVER heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan OVER opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
d OVER heeft oog voor MVO/CSR beleid van de ondernemer.
Bij Inkopen geeft OVER de voorkeur aan ondernemers die zich bewust zijn van hun ecologische impact, en dit proberen te verminderen. Dit kan zich uiten in een eigen MVO of CSR1 beleid. Maar ook door bijvoorbeeld het verduurzamen van het gebouw (zonnepanelen, groendak) of het productieproces.
OVER kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. OVER zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
OVER hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
OVER heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Bij het uitbesteden van haar taken heeft OVER te maken met het Aanbesteden.
In de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn drempelwaarden (drempelbedragen) vastgelegd. Een overheidsopdracht die evenveel meer bedraagt dan het betreffende (Europese) drempelbedrag moet verplicht Europees aanbesteed worden. De Europese Commissie stelt elke twee jaar nieuwe drempelwaarden vast.
Het is van belang per Opdracht te bezien, welke Aanbestedingsprocedure het meest geschikt en proportioneel is. De gekozen Aanbestedingsprocedure wordt vervolgens objectief, transparant, niet-discriminerend, met gelijke erkenning, evenredig en zorgvuldig uitgevoerd.
OVER hanteert als uitgangspunt dat alle opdrachten met optimale marktwerking worden aanbesteed. Alle Inkopen en Aanbestedingen worden uitgevoerd conform wet- en regelgeving en bestaande jurisprudentie.
In de Aanbestedingswet wordt bij het bepalen van de inkoopprocedure een relatie gelegd met de Gids Proportionaliteit. OVER volgt de Gids Proportionaliteit bij de keuze van de meest passende Aanbestedingsprocedure.
Bij de afweging van de keuze wordt rekening gehouden met de aspecten zoals die zijn vastgelegd in de Gids Proportionaliteit. Dat zijn:
Onderstaande figuren uit de Gids Proportionaliteit geven handvatten bij het afwegen van de keuze voor de Aanbestedingsprocedure. In beginsel hanteert OVER een Aanbestedingsprocedure in het groen of oranje gebied. Indien blijkt dat dit niet aansluit bij de aard van de opdracht, de marktsituatie, bedrijfsmatige- en/of maatschappelijke belangen én de totale (geraamde) opdrachtwaarde ligt onder de Europese drempelbedragen, dan kan OVER ervoor kiezen om een (enkel- of meervoudig) onderhandse Offerteaanvraag uit te voeren. In dit geval moet de keuze voor de procedure deugdelijk worden gemotiveerd en vastgelegd in een inkoopstrategie of uitgangspuntennota en onder de aandacht van de Concern Controller en de Contactpersoon Inkoop worden gebracht voordat de opdracht in de markt wordt geplaatst. Afwijkingen mogen nooit in strijd zijn met wet- en regelgeving.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag (1 op 1)
OVER vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag (aanbesteding)
OVER vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Nationaal openbaar aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen kan OVER nationaal aanbesteden.
Bij Nationale aanbestedingsprocedures worden alle Ondernemers naar aanleiding van een aankondiging op het nationaal aankondigingsplatform in de gelegenheid gesteld om in te schrijven op de aanbesteding.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal OVER in beginsel Europees aanbesteden. OVER hanteert de gedragslijn dat wanneer de totale opdrachtwaarde het Europese drempelbedrag nadert veiligheidshalve Europees wordt aanbesteed.
Bij Europese aanbestedingsprocedures worden alle Ondernemers naar aanleiding van een aankondiging op het nationaal en Europees aankondigingsplatform in de gelegenheid gesteld om in te schrijven op de aanbesteding.
5.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
OVER bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert OVER een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). OVER wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6 Organisatorische uitgangspunten
De gemeenten hebben ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK).
RIJK voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel aan diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.