Reglement auditcommissie SamenTwente

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• -

  De leden: de leden van de auditcommissie.

• -

  De commissie: de auditcommissie.

• -

  De voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of diens vervanger.

• -

  Het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van SamenTwente.

• -

  Het algemeen bestuur: het algemeen bestuur van SamenTwente.

• -

  De accountant: de accountant van SamenTwente benoemd door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 213 lid 2 gemeentewet.

• -

  Collegelid: lid van de aan SamenTwente deelnemende colleges van burgemeester en wethouders.

• -

  De concerncontroller: de concerncontroller van SamenTwente.

Artikel 2. Samenstelling en ondersteuning

• 1.

  De commissie bestaat uit tenminste drie leden .Bij voorkeur is minimaal één lid tevens lid is van het algemeen bestuur.

• 2.

  Het algemeen bestuur benoemt en ontslaat de leden.

• 3.

  De leden zijn collegeleden.

• 4.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van collegelid, door (tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van het algemeen bestuur.

• 5.

  In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 6.

  Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 7.

  De leden bepalen onderling wie voorzitter en vicevoorzitter is. De voorzitter is bij voorkeur lid van het algemeen bestuur.

• 8.

  De secretariële ondersteuning wordt geleverd door SamenTwente.

Artikel 3. Adviseurs

De commissie beschikt over één vaste adviseurs, te weten de concerncontroller. Afhankelijk van de agenda kan de commissie andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie:

  • a.

    adviseert het algemeen bestuur over de jaarrekening o.a. door:

    • i.

      bespreking van de door het dagelijks bestuur versterkte rechtmatigheidsverantwoording;

    • ii.

      bespreking van de door de accountant uitgebrachte tussentijdse rapportages en controles, accountantsverklaring van de jaarrekening en het hierbij horende accountantsrapport;

    • iii.

      bespreking van de door de accountant uit te voeren (indien gewenst) specifieke controles.

  • b.

    kan te allen tijde de accountant opdracht geven tot aanvullend onderzoek in directe relatie tot de controlebevindingen van de accountant.

  • c.

    adviseert het algemeen bestuur over de accountant door:

    • i.

      de evaluatie van het functioneren van de accountant na afloop van de contractperiode dan wel alvorens tot verlenging van de contractperiode over te gaan;

    • ii.

      in overleg met het dagelijks bestuur, de aanbesteding van de accountantscontrole en selectieprocedure van de accountant voor te bereiden;

  • d.

    adviseert het algemeen bestuur over ontwikkelingen in de planning & control cyclus (en de daarbij behorende stukken) en de rapportages daarover.

• 2.

  het algemeen bestuur kan de commissie aanwijzingen en (aanvullende) opdrachten geven voor de uitoefeningen van haar taken.

Artikel 5. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig acht.

• 2.

  Als er minder dan twee leden aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden. Er wordt dan een nieuwe datum vastgesteld.

• 3.

  De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, alleen de commissieleden hebben stemrecht. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 6. Voorzitter

• 1.

  De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter. Een agenda en bijbehorende stukken dienen bij voorkeur ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie. Hieronder wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    het voorbereiden van de (concept)agenda;

  • b.

    het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen;

  • d.

    het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

• 3.

  De voorzitter treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie.

Artikel 7. Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 2.

  De adviezen van de commissie zijn openbaar tenzij de commissie anders bepaalt. Op grond van de belangen genoemd in artikel 5.1 en artikel 5.2 van de Wet open overheid kan de commissie geheimhouding opleggen en opheffen over het in de commissie behandelde en de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeerregel

• 1.

  Het reglement van de auditcommissie, vastgesteld bij besluit van het algemeen bestuur van Regio Twente van 27 oktober 2016 wordt ingetrokken.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de datum van bekendmaking.

• 3.

  Dit reglement wordt aangehaald als Reglement auditcommissie SamenTwente.