| Organisatie | Regio Gooi en Vechtstreek |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol Regio Gooi en Vechtstreek Begrotingsjaren 2023 t/m 2026 |
| Citeertitel | Controleprotocol Regio Gooi en Vechtstreek Begrotingsjaren 2023 t/m 2026 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Controleprotocol |
Geen
Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-07-2023 | 01-01-2023 | Controleprotocol Regio Gooi en Vechtstreek Begrotingsjaren 2023 t/m 2026 | 28-07-2023 | 23.0001734 |
Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het dagelijks bestuur aan zet. Vanaf verslagjaar 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, waarmee zij verantwoording aflegt over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Dit past in de tijdgeest, waarbij de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Hiermee is het dagelijks bestuur zich nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw tot stand is gekomen. Hiermee kan het algemeen bestuur vaststellen dat de accountantsverklaring niet zomaar is opgesteld. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel geworden van de jaarrekening.
De Regio heeft de interne controle en administratieve organisatie versterkt ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor is een meerjarig intern controleplan opgesteld met een verbijzondering op de jaarlijkse Verbijzonderde Interne Controle. Deze zal jaarlijks worden geüpdatet. Tegelijkertijd zullen de accountantscontroles ten behoeve van begrotingsjaar 2023 worden uitgevoerd op basis van een normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de controles dient het algemeen bestuur een aantal zaken nader te regelen voor de accountantscontrole op getrouwheid en voor de controle op rechtmatigheid door dagelijks bestuur. Dit gebeurt op hoofdlijnen in dit Controleprotocol.
Dit Controleprotocol richt zich op de verslagjaren 2023 tot en met 2026 op basis van de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is nadere aanwijzingen te geven aan de accountant en het dagelijks bestuur over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Voor de opdrachtverlening aan de accountant inzake boekjaren 2023 tot en met 2026 kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Bij de opdrachtverlening wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer aan de orde is bij de rechtmatigheidscontrole. De bij de jaarlijkse controle te hanteren normen en het toetsingskader worden jaarlijks door het dagelijks bestuur vastgesteld. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, het bestuur, de algemeen directeur en de concerncontroller. Voorafgaand aan de verzending van de voorlopige jaarrekening naar de gemeenten is de accountant aanwezig ter vergadering van het algemeen bestuur voor het uitbrengen van de eerste controlebevindingen
Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat de bevoegde organen van de Regio qua taken op zich nemen. Dit betekent dat alle handelingen van de bevoegde organen van de Regio moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving. De rechtmatigheid omvat getrouwheidsaspecten en bevat aspecten met een duidelijke relatie met het financiële beheer, waarbij verantwoord moet worden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen dat zij in overeenstemming zijn met de begroting en met de toepasselijke wettelijke regelingen en de besluiten van de bevoegde organen van de Regio. Het betreffen de financiële beheershandelingen
2. Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole
De accountantscontrole van de jaarrekening 2023 en verder richt zich op het afgeven van een oordeel over:
De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarin de volgende getrouwheidscriteria zijn betrokken:
De bovenstaande getrouwheidscriteria zijn identiek aan voorgaande jaren en worden afgedekt door een getrouw beeld van de accountantsverklaring.
Het dagelijks bestuur legt in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over de volgende drie criteria:
Deze criteria worden nader toegelicht in hoofdstuk 3.
2.1. Controle op getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur in de jaarrekening bevat beweringen dat transacties en (financiële) beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving, die is opgenomen in het normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten. Indien bij de accountantscontrole een afwijking op de rechtmatigheidsverantwoording geconstateerd wordt, kan dit invloed hebben op de strekking van de controleverklaring van de accountant.
Het kader voor de controle van de jaarrekening bestaat enerzijds uit de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en anderzijds uit het normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole. Single Information en Single Audit (SiSa) maakt, indien dit op grond van die regeling van toepassing is, eveneens deel uit van de controle van de jaarrekening.
2.3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheers-handelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.
De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties opgenomen. Een lagere tolerantie is verplicht volgens de Wet normering topinkomens (WNT).
Goedkeuringstoleranties controle accountant
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som aangeeft van getrouwheidsfouten en/of -onzekerheden in de controle van de jaarrekening, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring door de accountant. De accountant controleert ook de getrouwe weergave van de rechtmatigheidsverantwoording, als zijnde onderdeel van de jaarrekening.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties accountantscontrole opgenomen zoals door het algemeen bestuur vast te stellen Controleprotocol Begrotingsjaren 2023 tot en met 2026. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn ongewijzigd ten opzichte van het Controleprotocol Begrotingsjaren 2022 tot en met 2024. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de Regio. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld.
Het kan voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de rechtmatigheids-verantwoording van het dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring van de accountant toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Rapporteringstolerantie getrouwheidscontrole accountant
De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.
Voor de rapporteringstolerantie stelt het algemeen bestuur als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid gelijk aan, dan wel groter dan € 50.000 rapporteert. Dit is ongewijzigd ten opzichte van het Controleprotocol Begrotingsjaren 2022 tot en met 2024.
Deze tolerantie is afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. De goedkeuringstolerantie wordt vastgesteld op basis van de gerealiseerde bedragen in de jaarrekening. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (deskundigheidsoordeel).
3. Algemene uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidscriteria waarop het dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft zijn:
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.
“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maximale bedragen voor de lasten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma (ervan uitgaande dat het algemeen bestuur de begrotingsbedragen op programmaniveau heeft vastgesteld), het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”
Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid), aangezien het budgetrecht van het algemeen bestuur in het geding is.
Volgens artikel 28 van het BBV dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. In de nieuwe situatie betrekt het dagelijks bestuur alle begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Het kan hier ook gaan om begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen waarbij het dagelijks bestuur binnen het door het algemeen bestuur uitgezette beleid is gebleven. Het is aan het algemeen bestuur om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Overwegingen die daarbij meegenomen kunnen worden zijn bijvoorbeeld:
Het is van belang dat dagelijks en algemeen bestuur eenduidige afspraken maken op welke wijze begrotingsoverschrijdingen in deze nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2023.
Indien het algemeen bestuur de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, is ook ingestemd met alle begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen. Voor deze werkwijze kan worden gekozen, waarbij geen aparte begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. De algemene lijn is dat begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders passen niet separaat worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het is immers vrijwel altijd zo dat de realisatie afwijkt van de begroting. Aangezien de toelichting op de jaarrekening een redengevende verklaring moet bieden voor de afwijkingen, zal het separaat opnemen van de overschrijdingen die passen binnen het van tevoren door het algemeen bestuur vastgestelde beleidskader in de rechtmatigheidsverantwoording geen toegevoegde waarde opleveren. Een goede toelichting op het niveau waarop budgetten worden geautoriseerd (veelal op het niveau van programma of programmaonderdeel) volstaat dan.
Wel is het belangrijk dat via de rechtmatigheidsverantwoording inzicht wordt gegeven op het totaalniveau van de afwijkingen ten opzichte van de begroting (op het niveau van programma of programmaonderdeel en investeringen op het niveau van door het algemeen bestuur vastgestelde investeringsbudgetten) – indien de afwijkingen op totaalniveau de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens overschrijdt - , aangezien deze formeel wel onrechtmatig zijn
Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Het gaat erom dat bepalingen in wet- en regelgeving worden nageleefd. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
Voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De Regio stelt via de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2023 en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole.
3.3. Misbruik en oneigenlijk gebruik – criterium (M&O-criterium)
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving.
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Het gaat er dus om hoe we kunnen bereiken dat de middelen alleen worden aangewend voor degenen die daar recht op hebben.
Het gaat bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Wanneer het dagelijks bestuur concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat de er geen M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd, vermeldt het dagelijks bestuur dit in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen worden, voor zover zij niet het getrouwheidsaspect raken, betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.
Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de Regio zelf. Het gaat hierbij om verordeningen en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Het normenkader wordt ieder jaar geactualiseerd en vastgesteld door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur verstuurt het vastgestelde normenkader minimaal ter kennisneming door naar het algemeen bestuur.
4.1. Externe wet- en regelgeving, verordeningen en besluiten
Bij wettelijke bepalingen zijn alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Andere besluiten van het algemeen bestuur, dus niet zijnde verordeningen, met een kader stellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader.
Het is niet mogelijk dat het algemeen bestuur haar eigen verordeningen buiten beschouwing mag laten bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan het algemeen bestuur besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving.
4.2. Herstelbare fouten/tekortkomingen
In geval van herstelbare fout of tekortkoming is er geen sprake van onrechtmatigheid als de tekortkoming tijdig is hersteld. Dit betreft voor de externe wetgeving vóór 31 december van het desbetreffende begrotingsjaar en voor de interne wet- en regelgeving vóór de datum van het opstellen van de jaarstukken (i.c. de jaarrekening). Immers, in de jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over alle baten-, lasten en balansmutaties die betrekking hebben op het verslagjaar.
4.3. Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording dagelijks bestuur
De verantwoordingsgrens is een door het algemeen bestuur vastgesteld percentage, waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheids-verantwoording. De verantwoordingsgrens moet vallen binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de Regio, inclusief de dotaties aan de reserves.
Het algemeen bestuur is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden. Blijven de fouten en onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens, dan worden er geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Wel blijft het relevant om alle afwijkingen te vermelden in toelichting in de jaarrekening.
4.4. Onderbouwing percentage rechtmatigheidsverantwoording
De werkzaamheden in het kader van de interne beheersing moeten voldoende zekerheid geven aan het dagelijks bestuur dat de afwijkingen van de rechtmatigheid niet uitkomen boven de verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording die met het algemeen bestuur is afgesproken. De accountant toetst de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Indien de accountant constateert dat deze niet getrouw is, kan dit invloed hebben op de strekking van de controleverklaring door de accountant.
De keuze van het percentage rechtmatigheidsverantwoording is gebaseerd op de mate van interne beheersing van de organisatie. De organisatie werkt aan de continue verbetering van de interne beheersing, er is sprake van een groeiproces. De rechtmatigheidsverantwoording zal een kwaliteitsimpuls geven aan de interne processen en beheersing. Gekozen is voor een percentage rechtmatigheidsverantwoording van 3%.
De hierbij voorgestelde overlegstructuur is als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (hard closure) over ten minste de eerste helft van het betreffende controlejaar. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht, die wordt verstrekt aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur biedt deze ter kennisneming aan het algemeen bestuur aan.
Overeenkomstig artikel 213 leden 2 en 4 van de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur in afschrift aan het dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover kan waarborgen.
5.3.Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in paragraaf 2 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.