| Organisatie | Roermond |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Roermond 2023 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-09-2023 | nieuwe regeling | 01-06-2023 | 31506-2023 |
De gemeente Roermond (hierna te noemen de gemeente) spant zich continu in om de inkoop- en aanbestedingspraktijk verder te professionaliseren. De gemeente wil daarbij een deskundige partner zijn voor de partijen waar zij mee samenwerkt. Daarbij wil zij ruimte bieden voor alternatieve ideeën en initiatieven van inwoners en ondernemers. De gemeente streeft ernaar om een duurzame, energiezuinige en klimaat neutrale gemeente te worden.
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van in ieder geval portefeuillehouder, budgethouder en inkoopprofessional essentieel.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkopen in de gemeente plaatsvindt. Dit beleid is gebaseerd op het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid en is toegespitst op de Roermondse situatie. Met deze aanpassingen is de kern van het modelbeleid ongewijzigd gebleven. Voor de toekomst worden aanpassingen in het model in het oog gehouden.
De gemeente is continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in haar inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid en uitgangspunten van de gemeente. Voor de gemeente zijn dat onderstaande documenten of hun opvolgers:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Gemeentelijke inkoopdoelstellingen
De Gemeente wil met het inkoop- en aanbestedingsbeleid de onderstaande doelstellingen realiseren:
De gemeente leeft de wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen in (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te borgen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving overeind blijft. De voor het inkoop- een aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving c.a. volgen uit:
Algemene beginselen bij inkopen
Algemene beginselen van het (Europese) aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat regeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en vertegenwoordiging.
De gemeente probeert geschillen met ondernemers in onderling overleg op te lossen. Hierdoor voorkomen we dat geschillen onnodig aan de rechter worden voorgelegd. In de offerteaanvraag neemt de gemeente op hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens behandelt.
Gemeente maakt gebruik van het klachtenmeldpunt van Inkoopcentrum Zuid. Voor meer informatie zie http://www.inkoopcentrumzuid.nl/producten-en-diensten/klachtenregeling.
Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
Bestuurders en ambtenaren van de gemeente handelen integer. Zij houden zich aan de vastgestelde gedragscodes en handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente contracteert enkel integere ondernemers
De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen. Leidend hiervoor is het geldend gemeentelijk Bibob beleid.
Als gedurende de looptijd van de overeenkomst twijfels ontstaan met betrekking tot de integriteit van de opdrachtnemer wordt hier nader onderzoek naar verricht. Indien inderdaad blijkt dat sprake is van integriteitsschending wordt de overeenkomst voortijdig beëindigd.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op mensen, planeet en economie (people, planet en profit) meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd. De gemeente stimuleert daarom dat sociale, ecologische en economische aspecten onderdeel uitmaken van haar inkopen.
De gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van MVI door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De gemeente streeft ernaar dat inkopen ook een social return oplevert
Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (social return) opleveren voor de maatschappij.
Bij inkopen wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De gemeente zet social return in voor:
De gemeente heeft hiervoor de regionale Uitvoeringsafspraken social return d.d. 8 november 2016 vastgesteld.
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN
Door MVI draagt de gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. MVI draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht onevenredig is.
De gemeente vindt het belangrijk om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot:
Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met stichting MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Dit geldt ook omgekeerd dat ondernemers voor hun bestaanszekerheid niet afhankelijk zijn van de gemeente.
De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen en relatiebeheer.
Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag wordt gevolgd, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie van partijen moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig kansen laten liggen. ‘Lokaal inkopen’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVI worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De gemeente kan haar inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en inkopen bij sociale ondernemingen.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
De gemeente is lid van de vereniging Inkoopcentrum Zuid. Daar waar dit mogelijkheden biedt voor de gemeente sluit zij aan bij de gezamenlijke aanbestedingen welke door Inkoopcentrum Zuid worden geïnitieerd en uitgevoerd.
Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. De gemeente kiest een bepaalde inkoopprocedure aan de hand van een schriftelijke motivering welke is vastgelegd in een inkoopstrategie. Bij deze afweging maakt de gemeente gebruik van de aspecten met betrekking tot keuze aanbestedingsprocedure uit de Gids Proportionaliteit.
De inkoopstrategie worden voorafgaand aan de start van een inkooptraject schriftelijk goedgekeurd conform de geldende mandaatregeling. Voorafgaand aan deze goedkeuring wordt de inkoopstrategie met de portefeuillehouder besproken. Verder wordt het programma van eisen van iedere inkoop- en aanbesteding ter kennisgeving aan de portefeuillehouder aangeboden en worden alle gunningsbesluiten vooraf met de portefeuillehouder besproken.
De gemeente hanteert een drempel van € 10.000 voor Leveringen, Diensten en Werken waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de gemeente en ondernemers.
In onderstaande tabel is opgenomen wanneer een verkorte inkoopstrategie wordt opgesteld en wanneer een standaard inkoopstrategie.
Schriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategie | > € 10.000 - < € 40.000 (en alleen bij enkelvoudige procedure) | > € 10.000 - < € 150.000 (en alleen bij enkelvoudige procedure) |
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. Deze raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Op deze wijze kan door de budgethouder worden beoordeeld of de raming binnen het beschikbare financiële budget past. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking, ook op de lange termijn. De gemeente betrekt geen ondernemers in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Bij de gemeente worden de verantwoordelijkheden zo laag als mogelijk in de organisatie weggelegd. Concreet betekent dit voor inkoop dat voor enkelvoudige of standaard meervoudige onderhandse procedures de clusters zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het inkoopproces. Hierbij worden de clusters door de inkoopprofessionals van de gemeente gefaciliteerd met duidelijke procesbeschrijvingen en actuele standaarddocumenten om de professionaliteit van het inkoopproces te borgen.
Bij openbare (Europese) aanbestedingen en inkopen waar sprake is van een bovengemiddeld hoog afbreukrisico of bijzondere complexiteit, worden multidisciplinaire teams samengesteld waaraan tenminste een materiedeskundige en een inkoopprofessional deelnemen. Binnen deze teams is de materiedeskundige eindverantwoordelijk voor de beantwoording van de “wat”-vraag. De inkoper is eindverantwoordelijk voor de “hoe” vraag ofwel het inkoop- en aanbestedingsproces. Deze laatste verantwoordelijkheid houdt ook in dat de inkoper de opsteller is van alle aanbestedingsdocumenten inclusief de inkoopstrategie en correspondentie. Deze verantwoordelijkheden omvatten de stappen van het inkoopproces binnen een dergelijke aanbesteding: specificeren, selecteren en contracteren.
Bij ieder inkoopproces, eenvoudig of complex, is het uitgangspunt steeds een zakelijke doch faire opstelling, waardoor we ons als gemeente profileren als een attractieve zakelijke partner voor ondernemers.