Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023

Gegevens van de regeling
Organisatie	Brunssum
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023
Citeertitel	Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Deze regeling vervangt de Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018.

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
03-08-2023			nieuwe regeling	11-07-2023 gmb-2023-332068	202317071

De Raad der Gemeente Brunssum;

Gehoord het Presidium van 28-03-2023;

Gelezen Min BZK Handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid december 2020;

Besluit:

Vast te stellen de Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023:

Artikel 1 Algemene bepalingen

1.
Tenminste een keer per jaar wordt een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.
2.
De datum wordt in overleg met de burgemeester vastgesteld rekening houdende met de gesprekken die de comissaris van de koning met de burgemeester gepland heeft.
3.
Indien ten minste een derde van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
4.
In het eerste jaar van de ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na 6 maanden een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.
5.
Het klankbordgesprek is het reflecteren op het wederzijds functioneren van de burgemeester en gemeenteraad. Het gesprek dient geen politiek of beleidsinhoudelijk doel.

Artikel 2 Samenstelling commissie

1.
Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt voor de duratie van de raadsperiode de commissie klankbordgesprekken burgemeester ingesteld.
2.
De commissie bestaat uit raadsleden, bij voorkeur fractievoorzitters, door de raad benoemd.
3.
Iedere fractie heeft de mogelijkheid om een commissielid voor te dragen.
4.
Er worden geen plaatsvervangende leden aangewezen. In geval van een vacature kan de raad voorzien in nieuwe benoeming.
5.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
6.
De griffier is secretaris van de commissie.
7.
De voorzitter van de commissie treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon naar buiten.
8.
Wanneer de commissie uit minder dan de helft van de in de gemeenteraad vertegenwoordigende fracties bestaat, vervalt het mandaat van de commissie.

Artikel 3 Voorzitterschap

1.
De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.
2.
De voorzitter leidt de voorbereidende bijeenkomsten en het klankbordgesprek.

Artikel 4 Quorum

1.
Voorbereidende bijeenkomsten en het klankbordgesprek vinden alleen dan plaats wanneer teminste de helft van de leden aanwezig zijn.
2.
Mocht het quorum niet bereikt worden, stelt de griffier alle betrokkenen hiervan tijdig in kennis.
3.
Hierop ontvangen betrokkenen zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

Artikel 5 Voorbereiding en inhoud

1.
De leden komen bijeen om het klankbordgesprek met de burgemeester voor te bereiden.
2.
De leden van de commissie en de griffier hebben volledige geheimhoudingsplicht over hetgeen hen tijdens het voorbereidende gesprek ter kennis is gekomen.
3.
De voorzitter van de commissie legt op verzoek van het Presidium verantwoording af aan het Presidium over het functioneren van de commissie.
4.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar:
- a.
  Wanneer het klankbordgesprek zal plaatsvinden.
- b.
  Bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- c.
  Dat de burgemeester thema's en onderwerpen die hij/zij aan de orde wenst te stellen aan de commissie kan melden.
5.
De raads- en collegeleden worden in de voorbereiding van het gesprek met de burgemeester in de gelegenheid gesteld om bevindingen te ventileren.
6.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 6 Het klankbordgesprek

1.
Het klankbordgesprek vindt plaats in beslotenheid.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie alsook de burgemeester de mogelijkheid hun mening en zienswijzen ten aanzien van de geagendeerde thema's nader toe te lichten.

Artikel 7 Geheimhouding

1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2.
De vergaderstukken worden per vergadering uitgereikt en na afloop ingenomen. Verslagen en bijbehorende stukken worden na vaststelling in een gesloten enveloppe in het archief gedeponeerd door de griffier.
3.
De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, op grond van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
4.
De geheimhoudingsplicht brengt met zich mee dat verslaglegging en informatie alleen kan worden ingezien door zittende leden van de commissie, de burgemeester en de griffier.
5.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
6.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de personen waarmee voorbereidende gesprekken gevoerd worden.

Artikel 8 Conclusies

1.
Door de voorzitter worden de conclusies van het gesprek in conceptvorm opgesteld en, de burgemeester schriftelijk gehoord hebbende, door de commissie vastgesteld.
2.
De conclusies worden schriftelijk aan de burgemeester bericht.
3.
Verslaggeving van de klankbordgesprekken kan alleen worden ingezien door de burgemeester, leden van de commissie en de raadsgriffier. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.
4.
Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
5.
Bij de herbenoeming van de burgemeester worden het verslag en de conclusies van het laatst gehouden klankbordgesprek verstrekt aan de vertrouwenscommissie.

Artikel 9 Archivering

1.
De griffier draagt er zorg voor dat na afronding van de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2.
De griffier draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

1.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Inwerkingtreding

1.
De verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 in te trekken
2.
De verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023 treedt in werking na publicatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 juli 2023.

De Raad voornoemd,

,voorzitter

,griffier